【摘要】當(dāng)下，如何加強(qiáng)非公經(jīng)濟(jì)組織的檔案管理，是擺在各級檔案行政部門的新課題，筆者站在企業(yè)檔案管理工作者角度，對此作了有益的思考，并從自己工作實際出發(fā)，概述了轉(zhuǎn)型后糧食中小型企業(yè)在檔案管理中存在的突出問題，提出了解決問題的個人見解。同時，對加強(qiáng)檔案管理，服務(wù)糧食企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有一定的指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】如何加強(qiáng)；轉(zhuǎn)型后；糧食中小企業(yè)；檔案管理

江都區(qū)糧食總公司綜合檔案室成立于1995年，對多年來黨政工團(tuán)等科室在工作中形成的檔案資料實行集中管理，包括全系統(tǒng)的人事檔案、全區(qū)計劃經(jīng)濟(jì)時期的糧籍檔案、總公司財務(wù)檔案及文書公文檔案等。1997年按照上級檔案部門的要求，將部分檔案移交區(qū)檔案館保存并提供社會利用。我公司下屬糧食商貿(mào)網(wǎng)點和糧食加工企業(yè)，長期受國家傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，企業(yè)規(guī)模小，產(chǎn)品附加值低，市場競爭力弱。1998年以來，響應(yīng)國務(wù)院糧食流通體制改革號召和自身生存發(fā)展的需要，全面展開了以企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度變更、企業(yè)人員身份轉(zhuǎn)換為主要內(nèi)容的大規(guī)模的改革。在人員分流，企業(yè)轉(zhuǎn)型、資產(chǎn)重組和職工分流的過程中，形成了大量檔案資料，它反映了糧食行業(yè)這一特定時期企業(yè)體制變遷和人財物變化的真實面貌，這部分檔案，對糧食系統(tǒng)國有資產(chǎn)的管理與監(jiān)督，對總結(jié)經(jīng)驗進(jìn)一步完善糧食企業(yè)經(jīng)營機(jī)制，對切實保障國有下崗職工的切身利益等都有重要的歷史參考價值。因此，在當(dāng)前糧食企業(yè)轉(zhuǎn)型時期，如何克服認(rèn)識水平、管理機(jī)制、財力物力等因素的制約，盡量減少這部分歷史資料的流失，如何加大檔案資料的收集、整理、保管、利用力度，是擺上我們檔案管理工作者面前的一項緊迫任務(wù)。

一、當(dāng)前我區(qū)糧食中小型企業(yè)檔案管理中存在的突出問題

1.檔案意識淡薄。轉(zhuǎn)型后糧食企業(yè)性質(zhì)以股份制、民營、私營居多，我區(qū)作為糧食收購主渠道的糧食購銷企業(yè)，在2000年至2011年期間，也是實行的承包租賃的經(jīng)營模式，企業(yè)負(fù)責(zé)人以企業(yè)的生存發(fā)展為重心，檔案觀念不強(qiáng)，貫徹落實《檔案法》不力，缺乏建檔建制的法規(guī)意識。

2.檔案管理制度不健全。很多單位檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全，檔案管理人員素質(zhì)低，責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積如山，不注重資料收集整理、立卷歸檔工作；我區(qū)絕大多數(shù)基層轉(zhuǎn)型后的糧食企業(yè)無專門檔案管理人員，檔案整理不及時，丟失嚴(yán)重；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機(jī)會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)檔案的真實性和利用價值。

3.檔案硬件投入不足。轉(zhuǎn)型后的非公有制糧食企業(yè)，是社會主義公有制經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，民營企業(yè)管理者，優(yōu)先考慮企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，出于獲取經(jīng)濟(jì)效益回報的目的，在生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)品質(zhì)量、營銷市場，注重資本投入，而對企業(yè)檔案管理的投入相對不足。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進(jìn)步，而運用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的糧食企業(yè)極少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企業(yè)普遍存在著檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案保管條件簡陋等。

4.缺乏檔案專業(yè)技術(shù)人員隊伍。目前企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理水平。

二、加強(qiáng)轉(zhuǎn)型后糧食中小企業(yè)檔案管理的途徑

1.提高認(rèn)識，明確目標(biāo)。做好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)是重要保證，進(jìn)一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。作為區(qū)檔案行政管理部門，有義務(wù)加強(qiáng)對各類企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，做到國有、民營、私企一視同仁，不偏不倚，利用各種媒體工具，切實宣傳好《檔案法》，營造依法治檔的社會氛圍。督促企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感。

2.加強(qiáng)服務(wù)，技術(shù)支持。我區(qū)轉(zhuǎn)型后的糧食企業(yè)分為二類，一類是有規(guī)模的民營企業(yè)，是由國有企業(yè)、集體企業(yè)轉(zhuǎn)制而來，他們的檔案曾在檔案部門監(jiān)管指導(dǎo)下健全起來，有檔案管理的基礎(chǔ)和經(jīng)驗；另一類是是新組建的民營企業(yè)，他們除了重視會計檔案外，其他的檔案仍處在一片空白，檔案行政主管部門應(yīng)幫助引導(dǎo)企業(yè)盡快成立企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專兼職檔案員，除了有檔案室或庫房硬件設(shè)施外，應(yīng)指導(dǎo)企業(yè)收集文件資料，要保證檔案資料齊全、完整歸檔。指導(dǎo)企業(yè)制定本單位的檔案收集、整理、歸檔、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、安全管理應(yīng)急預(yù)案及檔案人員崗位責(zé)任制等各項制度，抓好文書、科技、會計、聲像、電子、實物及各類專項業(yè)務(wù)等不同門類檔案的系統(tǒng)收集和規(guī)范整理工作，確保檔案收集有范圍、歸檔有目錄、借閱有規(guī)定、保管有措施、安全有保障。各糧食企業(yè)要主動爭取檔案行政管理部門的指導(dǎo)和支持，建立定期會商協(xié)調(diào)機(jī)制，及時研究解決檔案工作中的實際問題。各級檔案部門要加大對糧食企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持力度，在人員培訓(xùn)、檔案整理、硬件建設(shè)、開發(fā)利用、達(dá)標(biāo)驗收等方面及時提供指導(dǎo)和服務(wù)。同時，有條件的企業(yè)，要配備計算機(jī)參與錄入紙質(zhì)材料檔案，建立企業(yè)檔案網(wǎng)頁與OA系統(tǒng)相銜接拓寬信息渠道，方便檔案資料的查閱利用。

3.壯大隊伍，配備人才。選優(yōu)配強(qiáng)轉(zhuǎn)型糧食中小企業(yè)專兼職檔案工作者，加強(qiáng)檔案工作人員教育培養(yǎng)，組織專兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其政治理論素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力，實行檔案人員持證上崗。教育企業(yè)檔案管理人員要耐得住“寂寞”，增強(qiáng)服務(wù)觀念，做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業(yè)經(jīng)營管理檔案、音像材料、實物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重點工程、重要領(lǐng)導(dǎo)人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展企業(yè)管理工作服務(wù)，為企業(yè)各項管理工作提供詳細(xì)、可靠的檔案信息資源。同時要落實檔案工作人員政治、生活待遇，充分調(diào)動和保護(hù)檔案干部工作積極性。

4.落實責(zé)任，加強(qiáng)考核。各糧食企業(yè)需將檔案工作列入目標(biāo)責(zé)任制管理考評范圍，進(jìn)行年度專項考核。在檔案目標(biāo)管理工作中做出顯著成績的個人，所在單位按照有關(guān)規(guī)定給予獎勵。建立檔案建設(shè)情況年度通報制度，對未按期達(dá)標(biāo)、檔案建設(shè)整體嚴(yán)重滯后的單位進(jìn)行重點督導(dǎo)，促進(jìn)我區(qū)糧食系統(tǒng)檔案工作再上新水平。

三、在企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中，充分發(fā)揮檔案為民生服務(wù)初步實踐

1.注重反映企業(yè)改制、改革過程中重要檔案資料的收集與整理。我區(qū)糧食系統(tǒng)從2000年以來，以減員增效、資產(chǎn)重組為重點的企業(yè)改革全面展開，通過破產(chǎn)、出售、股份制改革、停產(chǎn)歇業(yè)與兼并，企事業(yè)單位從75個減少到15個，職工人數(shù)從4211人減少到755人，有2287名企業(yè)職工解除勞動關(guān)系離開我系統(tǒng)，我們系統(tǒng)地收集整理了以勞動關(guān)系訂立、變更和解除為重點的歷史檔案資料，多次到本公司相關(guān)科室及改制企業(yè)，特別是那些關(guān)門歇業(yè)的單位，收集清點出一批有價值的檔案資料，整理成冊歸檔，給這些珍貴的檔案安下了家。共整理各類人事用工合同、招工合同、職工下放名冊28冊；從散落的檔案袋中整理出系統(tǒng)外調(diào)進(jìn)調(diào)出和系統(tǒng)內(nèi)調(diào)進(jìn)調(diào)出的介紹信17冊；從各單位及有關(guān)科室收集整理成冊的職工解除勞動合同協(xié)議22冊，避免了原存放在基層各單位的改制資料和解除勞動關(guān)系協(xié)議面臨遺失的危險。企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革，通到國有資產(chǎn)的處置，政策性、敏感性較強(qiáng)，針對這方面的原始資料，我們做到一絲不茍地系統(tǒng)收集歸檔，包括國土、國資、審計、財政等部門的報告、評估、批件等，整理成冊50多件，如實地反映了改革、改制全過程，給領(lǐng)導(dǎo)以清白，給公眾以交待。另外，我們還系統(tǒng)整理收集了基層糧食購銷企業(yè)1—6輪的改革資料，整理歸檔了基層糧食項目建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、倉房維修的規(guī)劃、預(yù)算、招投標(biāo)、施工等文件材料，為糧食企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。

2.發(fā)揮檔案的憑證功能，為企業(yè)職工民生服務(wù)。作為總公司檔案管理工作者，主動發(fā)揮自身特有的優(yōu)勢，把人民群眾的根本利益作為工作的出發(fā)點和落腳點，進(jìn)一步整合資源，規(guī)范服務(wù)，人性化操作，我們做了大量有效的檔案信息開發(fā)和利用工作。2010年我區(qū)出臺《關(guān)于妥善解決市屬企業(yè)失業(yè)醫(yī)療保險有關(guān)問題的通知》，解決失業(yè)退休人員醫(yī)療保險繳費難的矛盾，規(guī)定原國有企業(yè)職工解除勞動關(guān)系后，到達(dá)退休年齡辦理退休參加醫(yī)療保險，可減免一次性醫(yī)療保險費。區(qū)醫(yī)療保險部門在辦理減免手續(xù)時，需當(dāng)事人提供解除勞動關(guān)系協(xié)議，很多同志因丟失無法提供。紛紛到我檔案室來找到依據(jù)。為更好地落實政府這一關(guān)注民生的優(yōu)惠政策，我們不辭辛勞，為268名下崗人員提供了相關(guān)證明資料。再有，原在我系統(tǒng)工作的職工，辦理退休手續(xù)時，為接續(xù)工齡，計算視作養(yǎng)老金繳費年限，尋找原計劃內(nèi)用工合同、招工頂替手續(xù)、下放插隊等資料，近年來，我們?yōu)?24名職工復(fù)印了原始材料，解決了他們的后顧之憂，使他們滿意而歸。據(jù)統(tǒng)計，在提供檔案查找憑證服務(wù)方面，我檔案室每年平均接待檔案利用者共126人次，提供利用檔案資料313卷、冊。復(fù)印檔案、資料1291張。其中為職工解決特殊工種、工齡接續(xù)、工資待遇、退休養(yǎng)老、學(xué)歷認(rèn)定等切身利益問題，占總利用量的87%。這些行之有效的服務(wù)工作，為職工排憂解難、化解矛盾，為促進(jìn)本系統(tǒng)糧食經(jīng)濟(jì)的科學(xué)發(fā)展，營造和諧的社會環(huán)境作出了應(yīng)有貢獻(xiàn)。

總之，轉(zhuǎn)型后糧食企業(yè)的檔案管理，是我國檔案事業(yè)不可或缺的部分，也是檔案行政管理部門檔案工作處于探討的初始階段，任重而道遠(yuǎn)，有賴于企業(yè)管理者共同探索、攜手共建、共享檔案資源，為本企業(yè)服務(wù)，為社會大家庭服務(wù)，為推進(jìn)我國的檔案事業(yè)發(fā)展邁向新的征程。