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        讓Excel函數(shù)成為財(cái)務(wù)工作的好助手

        2013-04-29 00:00:00崔娜
        經(jīng)濟(jì)師 2013年7期

        摘 要:Excel有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),但由于會(huì)計(jì)人員對(duì)Excel函數(shù)知識(shí)的掌握程度不同,有很多人運(yùn)用得并不是十分靈活,文章通過具體案例分析,探討如何發(fā)揮Excel的優(yōu)勢(shì),提高工作質(zhì)量和工作效率。

        關(guān)鍵詞:Excel 財(cái)務(wù)工作 優(yōu)勢(shì)

        中圖分類號(hào):F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

        文章編號(hào):1004-4914(2013)07-103-02

        財(cái)務(wù)工作除了日常的記賬,編制報(bào)表外,更重要的是根據(jù)計(jì)算出來的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總整理,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)決策。

        現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件只能解決基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編制及簡單的分析,要進(jìn)行數(shù)據(jù)的進(jìn)一步加工處理,跨年的數(shù)據(jù)整理與分析匯總,就有點(diǎn)力不從心了,Excel正好能解決這個(gè)難題。

        Excel是一種功能強(qiáng)大、使用方便,并且以“表格”形式進(jìn)行數(shù)據(jù)綜合管理與分析的電子表格軟件,具有電子表格處理、圖形處理和數(shù)據(jù)庫管理三大功能。能較好地幫助用戶編輯和管理各種類型的電子表格以及自動(dòng)處理,其快捷的制表功能、強(qiáng)大的函數(shù)運(yùn)算功能和簡便的操作方法是會(huì)計(jì)日常工作的好幫手,操作者無需高深的電腦專業(yè)知識(shí),只要熟悉本專業(yè)知識(shí),通過靈活運(yùn)用,就可以解決很多工作難題,提高工作質(zhì)量和工作效率。

        Excel有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),但由于會(huì)計(jì)人員對(duì)Excel函數(shù)知識(shí)的掌握程度不同,有很多人運(yùn)用得并不是十分靈活,下面筆者就舉幾個(gè)具體例子,淺談一下自己膚淺的心得,以此拋磚引玉,和同仁們共同探索共同學(xué)習(xí)。

        一、根據(jù)身份證號(hào)碼提取出生年月、性別、年齡

        首先我們來分析一下身份證號(hào)碼的組成:身份證號(hào)碼一般由18位數(shù)字組成,前6位是地址碼,第7至14位為出生日期碼,第15至17位為順序碼,第18位為校驗(yàn)碼。其中第17位代表性別,如果是單數(shù)為男性,雙數(shù)為女性。

        我們用mid函數(shù)來解決出生年月的問題,mid函數(shù)是從文本字符串中的指定位置起返回指定長度的字符。

        格式:=MID(text,start_num,num_chars)

        text為準(zhǔn)備從中提取字符串的字符串;

        atart_num為準(zhǔn)備提取的第一個(gè)字符的位置,text中第一個(gè)字符為1;

        num_chars為指定所要提取的字符串長度。

        先取一下出生年月,第一個(gè)參數(shù)選擇身份證號(hào)碼,第二個(gè)參數(shù)為7,第三個(gè)參數(shù)為要取的長度,出生年月共8位,所以為8,公式為:

        =MID(“身份證號(hào)碼”,7,8)

        下面我們一起來取一下性別,性別在身份證號(hào)碼的第17位,判斷單數(shù)或雙數(shù)我們用除以2取余數(shù)的方法,余數(shù)為1是單數(shù),余數(shù)為0是雙數(shù),取余數(shù)的函數(shù)是mod,然后再嵌套IF函數(shù)就能實(shí)現(xiàn)。我們一起寫一下這個(gè)公式:

        =IF(MOD(MID(“身份證號(hào)碼”,17,1),2)=1,“男”,“女”)

        取年齡就要用到日期函數(shù)TODAY、DATE和DATEDIF。TODAY函數(shù)是返回日期格式的當(dāng)前日期。DATE函數(shù)是返回代表特定日期的序列號(hào)。如果在輸入函數(shù)前,單元格的格式為“常規(guī)”,則結(jié)果將設(shè)為日期格式。

        格式:DATE(year,month,day)

        DATEDIF函數(shù)是計(jì)算兩個(gè)日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)。

        格式:DATEDIF(start_date,end_date,unit)

        Start_date代表時(shí)間段內(nèi)的起始日期。

        End_date代表時(shí)間段內(nèi)的結(jié)束日期。

        Unit為所需信息的返回類型,“Y”時(shí)間段中的整年數(shù),“M”時(shí)間段中的整月數(shù),“D”時(shí)間段中的天數(shù),“YM”兩個(gè)日期中月數(shù)的差,“YD”兩個(gè)日期中天數(shù)的差,本題用“Y”。

        有了上述這些函數(shù),我們就可以從身份證號(hào)碼中取出年齡了,公式為:

        =DATEDIF(DATE(MID(“身份證號(hào)碼”,7,4),MID(“身份證號(hào)碼”,11,2),MID(“身份證號(hào)碼”,13,2)),TODAY(),“y”)

        二、根據(jù)出庫單流水?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)相應(yīng)類別的出庫金額

        大家都知道求和函數(shù)SUM,如果要根據(jù)指定條件求和用SUM函數(shù)就比校麻煩,還需要和IF函數(shù)嵌套,我們可以用SUMIF、SUMPRODUCT函數(shù)來解決這個(gè)問題。

        例如:已知1月的出庫單流水文件,物資編碼的1-2位表示物資大類,3-4位表示大類下的二級(jí)子類如下表:

        1.求02大類的出庫金額,這是單條件求和,用SUMIF函數(shù):

        格式:=SUMIF(range,criteria,sum_range)

        Range用于條件判斷的單元區(qū)域;

        Criteria確定哪些單元格將被相加求和的條件;

        sum-range 需要求和的實(shí)際單元格。

        02大類是物資編碼的前兩位,可以用LEFT函數(shù)取出前兩位,做個(gè)輔助列,然后用SUMIF函數(shù)。更簡便的方法是使用通配符,公式為=SUMIF(“選擇物資編碼列”,02”*”,“選擇金額列”),計(jì)算出來02大類的出庫金額為28538.29元。

        2.求采一隊(duì)領(lǐng)用02大類的出庫金額,這是兩個(gè)條件的求和,用SUMIF函數(shù)就不行了,要用多條件求和函數(shù)SUMPRODUCT。

        SUMPRODUCT函數(shù)最初的涵義是在給定的幾組數(shù)組中,將數(shù)組間對(duì)應(yīng)的元素相乘并返回乘積之和。

        格式:=SUMPRODUCT(array1,array2,array3,… )

        注意:數(shù)組必須具有相同的維數(shù)。

        用于多條件統(tǒng)計(jì)是SUMPRODUCT的特殊用法,條件之間用“*”,一方面表示“且”的關(guān)系,另一方面也起一個(gè)乘的作用,即將邏輯值運(yùn)算成數(shù)值;邏輯值在數(shù)值運(yùn)算中FLASE相當(dāng)于0,TRUE相當(dāng)于1,F(xiàn)LASE*TRUE=0,F(xiàn)LASE*FLASE=0,TRUE* TRUE=1。

        先做了輔助列,取物資編碼的前兩位,用LEFT函數(shù),假定在第I列做。

        物資編碼,I2:I18=“02”,用數(shù)組公式,返回一組邏輯值

        (B2:B18=“02”)*(C2:C18=“采一隊(duì)”),數(shù)組公式,返回一組0、1表示的值;

        SUMPRODUCT((B2:B18=“02”)*(C2:C18=“采一隊(duì)”))

        =SUMPRODUCT({0,0,0,0,1,1,1,0,0,0,0,0,0,1,1,1,0})

        然后一組0、1的值與出庫金額相乘,就求出我們要的結(jié)果了。

        公式:SUMPRODUCT((B2:B18=“02”)*(C2:C18=“采一隊(duì)”)*(H2:H18)),計(jì)算出來采一隊(duì)領(lǐng)用02大類的出庫金額為7515.66元。

        本題是兩個(gè)條件的求和,如果是多條件的,可以繼續(xù)加,只要把所有的條件都括起來相乘就可以了。

        SUMIF、SUMPRODUCT函數(shù)是最常用的條件求和函數(shù),會(huì)計(jì)人員要掌握好這兩個(gè)函數(shù)并靈活運(yùn)用,會(huì)使日常工作更加方便快捷。

        三、利用財(cái)務(wù)函數(shù)作投資決策

        EXCEL中的財(cái)務(wù)函數(shù),主要有PV現(xiàn)值函數(shù)、FV終值函數(shù)、基于固定利率及等額分期付款方式的一組函數(shù):PMT還款額、 PPMT本金部分IPMT利息部分,NPV凈現(xiàn)值函數(shù)、IRR內(nèi)含報(bào)酬率函數(shù)等。

        1.在連續(xù)5年中,每年年初存入銀行1000元,存款利率為8%,計(jì)算5年末年金終值。要求終值就用到FV函數(shù),

        格式:=FV(rate,nper,pmt,pv,type)

        Rate各期利率;

        Nper總投資期;

        Pmt年金,計(jì)算復(fù)利終值時(shí)可忽略;

        Pv現(xiàn)值,計(jì)算年金終值時(shí)可忽略;

        Type 0代表期末支付;1代表期初支付。

        注意:pmt或pv在該函數(shù)中應(yīng)用負(fù)數(shù)表示。

        在本題中,利率是8%,總投資期是5年,每年年初存入1000元,說明是年金形式的,pmt為1000,現(xiàn)值沒有可忽略,年初存入說明type是1,所以公式為:

        =FV(0.08,5,-1000,,1)

        計(jì)算出來的結(jié)果是5年后可得到6335.93元。

        2.某公司每年年末償還借款12000元,借款期為10年,銀行存款利率為10%,則該公司目前銀行存款至少為多少元。求現(xiàn)在時(shí)點(diǎn)的金額,用現(xiàn)值函數(shù)PV,

        =PV(rate,nper,pmt,fv,type)

        格式參數(shù)與FV基本相同,利率是10%,總投資期10年,年金12000元,終值沒有可忽略,期末付款type是0,當(dāng)為0時(shí)也可忽略不寫。公式為:

        =PV(0.1,10,-12000)

        計(jì)算出來該公司目前的銀行存款至少要有73734.81元,才能滿足還款條件。

        3.某企業(yè)租用一固定資產(chǎn),租金共計(jì)36000元,分五年等額支付,年利率為8%,每年年末支付,計(jì)算各期支付本金及利息。這道題用PMT、PPMT、IPMT這一組等額函數(shù)。

        PMT函數(shù)是基于固定利率及等額分期付款方式,返回投資或貸款的每期付款額。

        格式:=PMT(rate,nper,pv,fv,type)

        PPMT函數(shù)是基于固定利率及等額分期付款方式,返回投資在某一給定期次內(nèi)的本金。

        格式:=PPMT(rate,per,nper,pv,fv,type)

        其中:per:計(jì)算本金數(shù)額的期次

        IPMT函數(shù)是基于固定利率及等額分期付款方式,返回投資在某一給定期次內(nèi)的利息。

        格式:=IPMT(rate,per,nper,pv,fv,type)

        我們可以利用Excel表格建一個(gè)模型,

        每期還款額的公式為=PMT(0.08,5,-36000)

        第一年償還本金的公式為=PPMT(0.08,1,5,-36000)

        第一年償還利息的公式為=IPMT(0.08,1,5,-36000)

        在做模型時(shí),參數(shù)不要用數(shù)據(jù)表示,要用選擇單元格的方式,上面表中的數(shù)據(jù):租金總額、付款期、年利率都是不變的,用絕對(duì)引用單元格。引用年份時(shí)用相對(duì)引用單元格。

        這樣,當(dāng)租金總額、付款期、年利率有一個(gè)或幾個(gè)數(shù)據(jù)變化時(shí),只需在上面的表格中更改,不用動(dòng)下面的公式,便可輕松得到想要的結(jié)果。

        Excel的函數(shù)有幾百個(gè),上述只舉了一些常用的簡單的函數(shù),我們可以看出Excel具有靈活、簡便而功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能,而且Excel數(shù)據(jù)庫便于維護(hù)和更新,財(cái)務(wù)人員通過簡單的操作,就可以從各個(gè)維度、范圍對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析。當(dāng)然,Excel還具備更多的數(shù)據(jù)分析潛能,需要財(cái)務(wù)人員在工作中發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造力,從而提高財(cái)務(wù)分析的效率和作用,讓Excel函數(shù)真正成為我們財(cái)務(wù)工作的好助手。

        參考文獻(xiàn):

        1.趙琳.淺談?dòng)肊XCEL做財(cái)務(wù)報(bào)表分析.山東英才學(xué)院學(xué)報(bào),2012(6)

        2.陳偉.EXCEL構(gòu)建財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)庫.會(huì)計(jì)之友(下旬刊),2009(7)

        3.劉義福.EXCEL2000在會(huì)計(jì)工作中的運(yùn)用.金融會(huì)計(jì),2000(9)

        (作者單位:西山煤電(集團(tuán))有限責(zé)任公司財(cái)務(wù)處 山西太原 030053)

        (責(zé)編:賈偉)

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