摘 要:國家經濟快速發(fā)展是高??焖侔l(fā)展的基礎。高校擴張、在校人數的增加,高校資金渠道迅速增多,高校的財務核算及管理工作量加大,高校財務會計檔案管理利用的規(guī)范與科學,對高校的決策和發(fā)展有著十分重要的意義。
關鍵詞:高校 財務會計檔案 管理 對策
中圖分類號:F234.3
文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2013)07-084-02
在高校迅速擴張,生源急劇增加情況下,高校經費的來源渠道增多,各類縱向、橫向、專項及其他自籌的經費數量也大量增加,高校財務核算工作亦向精細化發(fā)展。在此情況下,紙質財務檔案數量的增加和電子財務檔案的快速發(fā)展,財務管理檔案亦要求向信息量大、時效性強、查閱方便的方向發(fā)展,對傳統(tǒng)的財務會計檔案管理手段和方法提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。在高校適應整個社會快速發(fā)展的同時利用好財務檔案就尤為重要,筆者就目前高校財務檔案管理的現狀,從高校財務檔案管理的實際出發(fā),提出幾點提高財務檔案利用率的改進建議。
一、高校財務檔案管理的現狀
1.高校財務部門同檔案管理部門缺乏溝通,部分高校財務檔案的管理同學校其他檔案管理脫節(jié)。目前,大部分高校的財務管理檔案都是財務部門自已管理,學校檔案綜合管理部門對財務檔案過問甚少,有的高校名義上統(tǒng)一管理,實際上只是統(tǒng)一存放,形式上統(tǒng)一而已。綜合檔案管理部門的人員對財務檔案缺乏必要的了解,至于財務檔案的利用分類仍是財務部門的事情,更談不上財務檔案發(fā)揮效益,二者管理上缺乏溝通,導致了綜合檔案管理和財務檔案管理上的脫節(jié)。
2.高校財務檔案管理不規(guī)范,離專業(yè)檔案管理的要求相距甚遠。財務人員在日常的工作中注重財務的核算與資金的管理,對檔案的要求只是便于日常工作的需要,對檔案專業(yè)的管理知識知之甚少。有的高校財務部門沒有專職的檔案管理人員,更談不上研究財務檔案的管理、利用,導致規(guī)范、管理、監(jiān)督、利用的脫節(jié),失去了財務檔案的重要性。
3.高校財務人員對檔案管理意識淡薄,缺乏足夠的重視。高校經費的增加致使財務部門的管理、核算工作量加大,同時導致紙質財務檔案數量大量增加。在大部分人的意識中,財務部門主要的工作就是財務的管理和核算,保障教學、科研的正常運轉,在有限的時間內無暇顧及財務檔案的管理利用;還有的高校財務人員少,應付日常的財務核算工作就已忙亂不堪,根本無暇顧及檔案的管理。
4.電子會計檔案管理未得到足夠重視。信息技術的發(fā)展,使人類進入了以互聯(lián)網為主要特征的網絡信息時代。信息技術的發(fā)展帶來管理現代化,要求財務管理人員除了應該具備現代財務管理的理論和方法外,還必須掌握計算機軟件的應用技能。在高等院校的財務管理工作中,會計電算化經過多年的發(fā)展已經得到普及,對提高工作效率,規(guī)范財務管理起到重要作用。但是,相應的電子會計檔案的管理卻未得到足夠重視,沒有相應的人員、設備、制度配套,管理也不規(guī)范。
高校財務檔案管理中存在的問題使財務檔案失去了它的規(guī)范性、嚴肅性和嚴密性,也使高校財務管理的規(guī)范性大打折扣,在學校總結歷史、制定發(fā)展規(guī)劃中起不到應起的作用,在某種程度上使學校蒙受了損失。
二、高校財務檔案管理改進的措施
經濟社會的快速發(fā)展及人們生活水平的提高,對會計工作的要求也越來越高,為適應經濟管理和社會發(fā)展的需要,高校必須不斷改進管理方法,建立新的管理體系,及時、準確、批量地提供高質量的會計信息。就高校財務會計檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化,提出以下幾點建議:
1.加強同檔案權威部門的溝通。檔案本身不僅僅有其重要性,在管理和使用上還有其特殊性、專業(yè)性,在管理規(guī)范上有其專業(yè)標準。隨著社會經濟的全球化發(fā)展和高校外延與內涵的提高,高校檔案的利用率和使用價值越來越高,在對高校檔案利用上也越來越細,這就要求我們高校的檔案管理者在檔案收集、管理上要規(guī)范、科學,同專業(yè)檔案管理部門建立經常性聯(lián)系,提高對檔案管理重要性的認識,實行一把手負責制,明確專人負責財務檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常工作。在規(guī)范化管理的同時建立便于高校檔案利用的新方法,創(chuàng)建有高校特色的檔案管理辦法。
2.建立健全檔案管理制度,努力構建并完善高校檔案管理制度。為了使學校的檔案充分發(fā)揮作用,提高利用率的同時為學校發(fā)展提供詳實、可靠的依據,必須建立健全財務檔案管理制度,制定財務會計檔案工作的總體規(guī)劃,明確崗位職責,規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項程序,制定《財務檔案工作職責》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、保密制度》、《財務檔案查閱制度》等等。
在完善制度建設的同時,強化財務管理人員的素質,提高信息意識、市場意識、現代化意識和法治意識,提高他們的實際工作能力和責任心,具備“德、能、勤、公、廉、儉”六個方面的素質,將財務檔案管理納入學校財務管理工作的總體規(guī)劃中,做到財務檔案管理工作有章可循。
3.優(yōu)化管理手段,充分發(fā)揮財務檔案的作用,服務學校的建設。財務檔案信息化是社會信息化發(fā)展不可缺少的一部分,是檔案工作的基礎,也是檔案工作符合社會發(fā)展需求走向現代化的必由之路。因此,我們在改善財務硬件方面的同時也要改善財務檔案管理工作的硬件設施,財務檔案管理要配備防盜門、空調、溫濕度計、滅火器、窗簾等基本的環(huán)境設施,還要配備計算機、打印機、復印機、去濕機、滅火器、掃描儀等現代化的辦公設備,并對財務檔案基礎信息進行計算機存儲,方便各類檢查對會計數據的查找,為學校決策迅速、及時地提供準確數據。
在財務檔案管理上,要按照相關的要求,首先編制檔案檢索,編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檢索工作;二是利用計算機進行檢索,確保調檔的迅速準確;三是建立財務檔案統(tǒng)計臺賬,如財務檔案查閱登記簿、文書檔案匯總登記薄、財務檔案數量統(tǒng)計臺賬、財務檔案移交清冊等。另外,基建財務檔案需分開編號存放,并將各項基建合同、協(xié)議等資料作為原始憑證一同歸檔。
4.強化電子檔案的建立與保存。由于高校實行財務會計電算化的時間較長,會計檔案和財務軟件的版本也比較多,高校要做好電算化財務會計檔案的收集、保存和利用工作。首先要建立健全法規(guī)和制度,如細化《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》等內部管理制度。其次高校自身要培養(yǎng)復合型人才,既要有專業(yè)的會計知識和檔案管理知識,又要精通信息技術,熟練應用會計電算化軟件。另外,財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以備萬一計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內,在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng);做好檔案的保存,確保財務電子檔案遠離磁場。要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查、復制。
總之,高校規(guī)范財務檔案的管理不僅僅是簡單、快速、方便地查閱相關資料和為學校領導的決策提供依據,我們還可以利用各種基礎的財務數據資料分析學校過去發(fā)展的軌跡,更能分析學校的經濟發(fā)展趨勢及未來,從而找出財務運行中的特點及不足,為學校的長遠發(fā)展規(guī)劃及預防對策提供詳實的數據。
參考文獻:
1.趙愛民.試論如何做好檔案的保密與開放.經濟師,2012(2)
2.王堯,吳加琪.新時期高校檔案工作面臨的問題及改進對策.高教領導參考,2012(13)
(作者單位:齊魯師范學院財務處 山東濟南 250013)
(責編:若佳)