摘 要：文章對涉密文件資料管理中存在的問題進行了分析，同時提出了解決問題的辦法與建議。

關鍵詞：保密管理 涉密文件資料 保密觀念

中圖分類號：G203

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）07-237-02

保密工作歷來是黨和國家的一項重要工作，筆者所在的沈陽飛機設計研究所是國家重點科研單位，保密工作具有領域廣泛、點多面廣的特點。特別是在信息化條件下保密工作已不再是傳統(tǒng)的“鎖好柜門”、“關好門窗”、“看好人和物”的輔助性工作，而是要求越來越嚴格，管理難度越來越大。這就要求我們這樣的科研院所在開展保密管理工作時，必須樹立牢固的安全保密觀念，不能心存僥幸，不能有一絲的懈怠。

國家軍工保密資格審查組到我所進行現場審查時筆者有幸被分配到管理組陪同審查，在現場審查期間我們發(fā)現問題最多的是各部門涉密文件資料（載體）的管理。下面就結合本部門的保密管理工作和陪檢中發(fā)現的一些共性問題，談談如何解決保密工作中涉密文件資料管理存在的問題。

一、現階段涉密文件資料管理中存在的問題

各保密單位紙質的涉密文件資料較多，為工作方便大多都存放在個人手中，雖然都建立了保密文件資料目錄臺賬但還是存在著一些問題。

1.部門總目錄臺賬和個人的分目錄臺賬登記的內容不符。以某部門為例：按照保密要求部門留存的涉密文件資料建有總目錄臺賬，個人留存的涉密文件資料要有分目錄臺賬。部門要求每個人在留存涉密文件資料時要先到部門保密員處建立本部門涉密文件資料總目錄，然后每個人再建自己留存的分目錄。在每月單位組織保密自查中都能發(fā)現總目錄臺賬和個人分目錄臺賬登記的內容不符，主要體現在兩個方面：一是總目錄臺賬多于分目錄臺賬，原因是由于個人留存的文件已銷毀（或已存檔），自己只在分目錄臺賬中作了刪除，但沒及時告知部門保密管理員，導致總目錄臺賬多于分目錄臺賬現象發(fā)生；二是總目錄臺賬少于分目錄臺賬，原因是個人收到需要留存的涉密文件資料沒按要求到保密員處建立總臺賬。

2.建立的涉密文件資料臺賬內容不詳細?，F場檢查組要求臺賬的內容包括：文件資料的編號、發(fā)文單位、收文時間、份數（含附件）、文件密級、是否銷毀（或存檔）、銷毀時間、監(jiān)銷人等信息都要在臺賬目錄中體現。大多數臺賬都不符合要求。

3.電子文件資料標密不規(guī)范?，F場檢查組要求保存在電腦中的密級文件要建文件夾，文件夾后要以最高密級標密，文件標題可根據個人工作方便決定是否標密，文件正文必須標密。但是一些標密要求與專家的要求有不一致的地方。

4.涉密文件標密（定密）與涉密文件外帶存在問題。在工作中存在涉密文件資料需要與外單位進行交流，在文件外帶過程中，規(guī)定機密級（含）以上涉密文件要2人共同看管防止泄密事件發(fā)生。但工作中的文件定密可能不準確，有些文件中涉及的內容可能已達到機密級但定為秘密級文件，會造成泄密隱患，1人帶涉密文件外出也同樣存在泄密隱患。

5.涉密文件復印件管理松懈。因工作需要有時確需留存涉密復印件或外來涉密文件復印件，但留存的復印件多數都無文件來源、經手人無登記記錄。

6.復印機存在泄密風險。所有復印機都帶有內存，并且具有一次掃描多次復印的功能。好多使用單位并不知道復印過的信息需要被刪除。

二、解決涉密文件資料管理工作存在問題的辦法和建議

筆者認為，要解決上述涉密文件資料管理存在的問題，必須明確管理部門，落實管理責任，健全管理制度，嚴格管理措施，強化技術防范和監(jiān)督檢查工作，嚴把文件資料的進出口關。凡是各種文件資料的進出均要集中管理，統(tǒng)一建立臺賬，統(tǒng)一辦理借閱，做到涉密文件資料全壽命周期安全可控。

1.建議所綜合檔案室分別為全所各部門建立涉密文件資料臺賬，文件資料的存放可參考收發(fā)報紙雜志那樣分部門存放。

2.各部門收到的文件資料（包括個人收到的）應由部門保密員及時送交所綜合檔案室建立本部門目錄臺賬和按部門存放。建立的部門臺賬內容必須按審查組專家的要求盡可能地詳細，做到閉環(huán)管理。

3.因工作需要有些涉密文件資料要長期參考或查閱的，建議掃描到個人計算機中，按相應密級電子文檔管理，該紙質文件送交所綜合檔案室并按要求建立目錄和存放，個人手中一律不留存紙質文件資料。

4.需要借閱本部門的涉密文件資料，由本人到所綜合檔案室辦理借閱手續(xù)，及時歸還。

5.個人計算機中的涉密文件標密，全所要統(tǒng)一標準。

6.確定定密責任人，由該責任人組織落實定密工作，解決“怎么定密“的問題，建立規(guī)范化的定密程序。包括擬定、審核、批準、變更、解除、爭議處理等定密工作的各個環(huán)節(jié)。

7.涉密文件外帶管理存在的問題，建議保密辦公室結合各部門各專業(yè)的具體工作實際，修改、完善涉密文件資料外帶管理方面的規(guī)章制度，加強制度的可行性與可操作性，提高外帶涉密文件資料的安全性。

8.涉密文件復印件原則上必須銷毀，確實需要保留的復印件，應在涉密文件資料臺賬登記并注明是復印件，并查找出文件來源。需要留存的外來涉密文件復印件或開會帶回的涉密材料，需由經手人在保密員處進行登記，并在備注欄中簡要說明后，再由保密員根據領導指示上報或下發(fā)。

9.關于復印機存在的泄密風險，一般情況下泄密主要是針對使用部門而言的。對于這些部門只要從使用的角度嚴格控制，確保硬盤與外界物理隔絕，是可以避免泄密事件發(fā)生的。在維修過程中，必須要求維修人員當面取下硬盤，絕不可以讓外部人員帶走，報廢時也應將硬盤交保密部門銷毀。另外要保證資料不被外泄，重要信息不在除本單位以外的地方復印，如果是應急情況下則必須要向工作人員提出清除記錄。

10.強化保密技術防范工作?，F在通信、辦公自動化設備、移動存儲介質和計算機信息系統(tǒng)已普遍應用于日常工作中，對信息安全保密提出了更高的要求，要按照《武器裝備科研生產單位保密資格標準》要求，采取人防、技防、物防的措施，加強保密技術防范工作。要完善和落實相關的管理制度，加強內部管理，按照規(guī)定配備必須的防范設備，控制好源頭。

11.強化保密監(jiān)督檢查工作。保密工作的原則是積極防范，不能等出了問題，再來亡羊補牢。因此，要高度重視保密工作的日常監(jiān)督檢查。使保密工作同軍品科研生產同步開展，同步檢查，同步考核，實現保密工作與業(yè)務工作的有機結合。做到強化細節(jié)管理，使工作更具有針對性，強化問題管理，使工作更具有目的性，強化過程管理，使工作更具有實效性。要不斷總結保密工作的經驗，促進保密工作的開展，要定期開展保密檢查和自查工作，使每一個環(huán)節(jié)都有制度管，有人來抓，這樣才能及時發(fā)現和解決泄密隱患。

三、小結

目前一些單位保密管理工作還停留在傳統(tǒng)的紙質文件傳遞方式上，建議應由相關部門開發(fā)一套保密管理辦公平臺軟件，可以提供標準化的保密流程，指導在具體工作中需要注意的保密事項、保密程序，也可以及時掌握包括涉密人員信息、單位計算機信息、辦公自動化設備信息、移動存儲介質等保密相關信息。這樣不但保證了工作中符合保密要求，還能將各種相關保密資料進行自動備份，方便大家在日常工作中對所要掌握的保密知識、保密信息、保密制度等進行學習和查閱。使保密管理工作由復雜變得簡單化，也是既符合安全保密管理的要求，又要使管理變得更簡單方便、有效，并且融入業(yè)務和日常管理的工作流程中。

以上是筆者結合本部門的涉密文件資料管理工作和陪檢中發(fā)現的涉密文件資料管理存在問題的一點思考，但不知道在有關部門的實際工作中是否可以操作，工作起來是否方便。還需要大家共同探索解決好保密管理工作中的一道道難題。

（作者單位：中國航空工業(yè)集團公司沈陽飛機設計研究所 遼寧沈陽 110035）

（責編：若佳）