摘 要：目前各家醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理普遍存在“重購輕管”的現(xiàn)象，且弊病頗多。究其原因，多半是管理者重視程度不夠，疏于管理，放任管理。文章針對這一現(xiàn)狀，分析了醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨的困境，從而找出加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的可行性辦法。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng) 醫(yī)療設(shè)備 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）07-242-02

筆者所在的湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院是一家大型綜合性三級甲等醫(yī)院，擁有床位3000多張，總資產(chǎn)10多個億，僅醫(yī)療設(shè)備總值就有近4個億之多。如此龐大的醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)，如何管好是擺在醫(yī)院管理者面前的問題。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是管好醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)工作，只有做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理才能實現(xiàn)管好醫(yī)療設(shè)備。筆者通過層層剖析，抽絲剝繭，分析困境，探討意義，踐行內(nèi)容，最終探尋出加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的途徑和方法。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的困境

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。對于能給醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)收益的醫(yī)療設(shè)備，歷來醫(yī)院在購置環(huán)節(jié)都投入了較大的精力，多方論證，談判降價，擇優(yōu)購置，盡快到貨驗收使用發(fā)揮效能。但醫(yī)療設(shè)備購回后，使用情況如何，是否充分發(fā)揮效能，是否創(chuàng)造了最大的經(jīng)濟(jì)效益，這一系列問題，往往會被醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽略，存在醫(yī)療設(shè)備中后期管理深度不夠，管理力度不足，管理重要性趨弱的狀況。而能夠真實反映醫(yī)療設(shè)備從購置到使用到維保直至處置等一系列生命周期全過程的醫(yī)療設(shè)備檔案資料也處在疏于管理的窘境。

2.醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識淡薄。醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員多為兼職，很多使用者即為管理者，有時候甚至于設(shè)備有多少臺，管理員就有多少個，人員之多可見一斑。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難度在于，每一位醫(yī)療設(shè)備檔案管理員都肩負(fù)著醫(yī)療設(shè)備檔案生成、管理、歸檔的一系列職責(zé)，要做到每位非專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員都對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理職責(zé)了然于心，對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作盡職盡責(zé)本身就有很大的難度。非專業(yè)就必然有非專業(yè)的缺漏和弊病，非專業(yè)也成為醫(yī)療設(shè)備管理意識淡薄的客觀原因。

3.醫(yī)療設(shè)備資料分散，難于收集。醫(yī)療設(shè)備檔案資料存在于設(shè)備采購部門、醫(yī)學(xué)工程維修部門、設(shè)備存放的每一個臨床、醫(yī)技科室以及檔案部門，它以紙質(zhì)、電子介質(zhì)、圖片資料、影像資料等各種介質(zhì)的形式存在。僅我院上萬元的醫(yī)療設(shè)備就有2000件之多，如此多的分散在醫(yī)院每個角落的醫(yī)療設(shè)備，使得醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集、管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。

4.醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏專業(yè)人員。醫(yī)療設(shè)備檔案管理從始至終僅在檔案部門配有專職的檔案管理員，其他環(huán)節(jié)均為兼職的檔案管理員。分布在設(shè)備購置、維修、使用環(huán)節(jié)的諸多兼職設(shè)備檔案管理員，沒有太多的檔案管理經(jīng)驗，缺乏檔案管理專業(yè)知識，對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理是有心無力，不知如何做好此項工作，不能按檔案管理要求較好的完成醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

5.醫(yī)療設(shè)備檔案管理周期長，管理難度大。醫(yī)療設(shè)備從申購到使用、報廢、處置等一般需要5～10年，如此長的生命周期均是醫(yī)療設(shè)備檔案資料生成的過程。設(shè)備生命周期內(nèi)產(chǎn)生的大量檔案資料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑戰(zhàn)性。

6.醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，是造成醫(yī)療設(shè)備檔案疏于管理，醫(yī)療設(shè)備管理出現(xiàn)疏漏的主要原因。沒有完善的規(guī)章制度，醫(yī)療設(shè)備檔案管理就無章可循，達(dá)不到醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的要求。

7.醫(yī)療設(shè)備檔案借閱使用效能沒有充分發(fā)揮。大多醫(yī)院僅將醫(yī)療設(shè)備檔案作為技術(shù)性資料收集歸類整理，進(jìn)行保管。檔案管理的功能僅局限于為了滿足審計和上級主管部門檢查的需要。檔案借閱，借鑒作用、指導(dǎo)工作的功能沒有充分得到發(fā)揮。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案管理按照檔案生成的時間分為：采購階段檔案管理、使用環(huán)節(jié)檔案管理、設(shè)備處置檔案管理。

1.采購階段檔案管理指醫(yī)療設(shè)備從申購始，到可行性論證、采購直至驗收止的一系列活動中產(chǎn)生的有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的所有資料的收集歸檔管理。這些資料包括：經(jīng)過審批的購置申請、設(shè)備采購小組論證得出的可行性論證報告、醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)全過程的資料（招標(biāo)公告、投標(biāo)保證承諾書、投標(biāo)書、投標(biāo)單位簽到表、評委簽到表、招標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書、中標(biāo)公告等）、雙方簽訂的購銷合同、配置清單、貨物裝箱單、產(chǎn)品進(jìn)口報關(guān)單、商檢報告（進(jìn)口設(shè)備）、驗收報告、合格證、說明書、操作指南、培訓(xùn)證明、設(shè)備安裝照片、安裝場地施工圖、水電暖線路圖、醫(yī)療設(shè)備構(gòu)造線路圖、醫(yī)療設(shè)備技術(shù)參數(shù)、防雷檢測報告、操作人員資格證書等等。

2.使用環(huán)節(jié)檔案管理指醫(yī)療設(shè)備從投入使用開始到設(shè)備處置前所形成的一切資料的收集歸檔管理。這些資料包括：保養(yǎng)記錄本（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱、規(guī)格型號、投入使用時間、放置地點、保養(yǎng)時間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)報告、處理結(jié)果、保養(yǎng)費用、保養(yǎng)技術(shù)人員簽字等）、維修登記本（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱、規(guī)格型號、投入使用時間、放置地點、報修日期、故障原因、維修部件、維修周期、維修配件費用、維修人工費用、維修人員簽字等）、設(shè)備使用情況月報表（內(nèi)容：設(shè)備名稱、規(guī)格型號、投入使用時間、日檢查人次、次檢查費用、操作人員簽字等）。

3.醫(yī)療設(shè)備處置檔案管理指醫(yī)療設(shè)備處置全過程所生成的檔案資料的收集歸檔管理。處置階段檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備報廢申請表（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱、規(guī)格型號、購置時間、數(shù)量、價值、報廢原因、報廢日期、報廢技術(shù)鑒定、財務(wù)部門意見、設(shè)備科室意見、分管院領(lǐng)導(dǎo)意見、院長意見等）、國有資產(chǎn)處置（報廢）申請表、國有資產(chǎn)處置（有償轉(zhuǎn)讓）申請表、國有資產(chǎn)處置（無償轉(zhuǎn)讓）申請表等

以上醫(yī)療設(shè)備生成檔案資料的三個階段，內(nèi)容多，范圍廣，時間跨度長，收集歸檔難度大。做為檔案管理者必須克服所有困難，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平，確保檔案管理資料的真實性、時效性、完整性和系統(tǒng)性。

三、如何提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平

1.健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，做到有章可循。建立規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法及規(guī)章制度，系統(tǒng)化、制度化的管理醫(yī)療設(shè)備檔案。《檔案法》規(guī)定， 檔案工作原則是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，醫(yī)院應(yīng)按照設(shè)備檔案歸檔范圍和立卷歸檔制度及規(guī)范要求， 建立并完善設(shè)備檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等制度。有了健全的、完善的規(guī)章制度，才能規(guī)范我們的行為，才能有理有節(jié)地規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

2.增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)療設(shè)備管理的基礎(chǔ)，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理可以延長設(shè)備使用壽命，做到物盡其用，讓醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮最大效能，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造更大的社會價值。只有每位檔案管理員認(rèn)識到這一點，才能明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理的真正意義，從而增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理意識，克服“重購輕管”的思想，變被動管理為主動管理，形成持續(xù)、長久、良性的醫(yī)療設(shè)備檔案管理構(gòu)架。

3.加大檔案管理人員培訓(xùn)力度。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的復(fù)雜性和特殊性，決定了大量的、非專業(yè)的、兼職的檔案管理員將要參與醫(yī)療設(shè)備的檔案管理。檔案管理是一項持續(xù)性、完整性、時效性、系統(tǒng)性的工作，對檔案管理員有著較高專業(yè)技術(shù)要求，如何使醫(yī)療設(shè)備檔案管理員的專業(yè)水平達(dá)到檔案管理的要求，這就需要通過邀請檔案管理專家開展一系列檔案培訓(xùn)課程來實現(xiàn)，準(zhǔn)確地說，開展檔案管理培訓(xùn)課程是提高檔案管理員水平的最佳、最有效的途徑。與此同時也要發(fā)揮傳幫帶的作用。

4.抓好醫(yī)療設(shè)備檔案資料交接工作。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案交接制度》，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位變動的情況下，應(yīng)及時就醫(yī)療設(shè)備檔案資料進(jìn)行交接。檔案部門參與，列明移交的醫(yī)療設(shè)備檔案資料目錄，逐項清點，交接人員、監(jiān)交人員三方簽字存檔。

5.充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案資料對工作的指導(dǎo)和借鑒作用。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案借閱管理辦法》，積極鼓勵采購部門、使用科室、維修部門等相關(guān)部門借鑒醫(yī)療設(shè)備檔案資料指導(dǎo)工作。落實借閱審簽，歸還簽字制度，保證醫(yī)療設(shè)備檔案資料安全。

6.建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理考核制度。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案管理考核辦法》，就專、兼職醫(yī)療設(shè)備檔案管理員完成的檔案管理工作進(jìn)行考核，工作表現(xiàn)突出的給予獎勵，違規(guī)則處罰，用制度管人，加快推動醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的前進(jìn)步伐。

四、小結(jié)

總之，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性必須深入人心，只有人人重視，全員參與，每位檔案管理員都認(rèn)真遵守《檔案法》，嚴(yán)格按《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)要求實施檔案管理工作，上億元的國有醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)才能發(fā)揮最大效能，創(chuàng)造最大效益。同時，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作也應(yīng)從我做起，從點滴做起，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案對醫(yī)療設(shè)備采購、使用、維修、報廢等各環(huán)節(jié)的指導(dǎo)和借鑒作用，為管好醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮應(yīng)有的效能。

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（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院 湖北十堰 442000）

（責(zé)編：若佳）