〔摘要〕隨著信息多樣化、復(fù)雜化的增加與信息管理理論和技術(shù)的發(fā)展，人們對個人信息管理的理論及實踐應(yīng)用，各種個人信息管理的工具應(yīng)運而生。本文運用文獻分析和文獻計量的方法，主要搜集了國內(nèi)外關(guān)于個人信息管理工具發(fā)展歷程與現(xiàn)狀，進一步分析了國內(nèi)個人信息管理工具研究領(lǐng)域的不足與未來發(fā)展方向，以期推動我國個人信息管理工具的開發(fā)與利用，使得個人信息管理更加方便有序。

〔關(guān)鍵詞〕個人信息管理工具；個人信息管理；電子郵件；個人健康電子記錄

〔中圖分類號〕G203〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1008-0821（2013）08-0163-04

近年來，隨著個人信息管理理論的成熟與發(fā)展，個人信息管理的技術(shù)也逐漸在人們生活和工作中發(fā)揮舉足輕重的作用。個人信息管理工具為高效率地查找和利用由個人存儲和使用的信息提供了重要的途徑。但我國個人信息管理工具的使用和發(fā)展仍處于初級階段，大眾還未意識到選擇一種適用于自我習慣于模式的工具來處理日常繁瑣龐雜的信息。對國內(nèi)外個人信息管理工具的使用和發(fā)展進行梳理、歸納和總結(jié)，從而推動我國個人信息管理工具的發(fā)展與進步是必不可少的。不同年代、不同的個體成為個人信息管理工具開發(fā)、選擇與使用的重要影響因素，也是其重大難點。

1個人信息管理工具的發(fā)展歷史與研究現(xiàn)狀

個人信息管理（Personal Information Management，PIM）最早是由凡尼佛·布什（Vannevar Bush）在其1945年發(fā)表的文章“As we may think”中第一次提出的Memex[1]這一概念演變而來的思想[1]。自20世紀80年代以來人們使用PIM這一概念來表示信息流動過程中的一種形式。對于PIM不同的學者給出的含義各有特色，總的來說，PIM是一種關(guān)于信息存儲與訪問的活動。由美國國家科學基金會（NSF）連續(xù)資助專門針對PIM研究的第一屆PIM Workshop 2005的舉辦以來，PIM研究開始引起廣泛的關(guān)注。PIM Workshop 2009對于個人信息管理的定義統(tǒng)一了共識，即認為個人信息管理是一個人在進行一系列活動時的學習與實踐情況，獲取或創(chuàng)建、存儲、整理、保存、檢索、使用以及分發(fā)人們所需要的各種信息，以滿足人們生活中的許多目標并實現(xiàn)人們生活中許多了的角色及履行義務(wù)。

個人信息包括：個人通訊信息（通訊簿、地址簿等），個人身份健康信息（生日、紀念日、健康記錄等），個人賬戶信息（銀行、第三方支付平臺、注冊等），個人文檔（硬盤、紙質(zhì)、手機以及云存儲等）。個人空間（博客、微博等）。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，與個人有關(guān)的信息呈海量增長，而由于各種信息本身具有實效性、動態(tài)性、多樣化、非結(jié)構(gòu)化等特點，人們在查找有用信息的過程中往往將大量的時間和注意力耗費在不必要的信息上。信息冗余、信息過剩與信息短缺、不足的同時存在成為導(dǎo)致個人信息管理低效的重要原因。人們越發(fā)追求更高工作效率和生產(chǎn)率，使得有限的個人資源得到更有效率地利用，人們迫切要求提高個人信息管理能力，個人信息管理工具應(yīng)運而生。

1.1個人信息管理工具的發(fā)展歷史

個人信息管理的過程中，由于個人信息復(fù)雜化與多樣化的不斷升級，各種輔助工具開始出現(xiàn)。如電子郵件，雖然其最初問世時并不是為個人信息管理所設(shè)計的，但是它提供了文件管理、通信管理、待辦事件管理和聯(lián)系人管理等多種功能，成為早期個人信息管理的重要工具之一。由于電子郵件收到容量和網(wǎng)速等各種因素的限制，開始出現(xiàn)了如使用專門的聯(lián)系人管理軟件而不是使用電子郵件的地址工具或即時通訊、博客等方式來替代電子郵件管理個人信息。在后來，人們已不滿足于使用單獨的軟件或工具來管理每一項信息。因此，更加快捷、易于使用的集成工具和一體化的應(yīng)用軟件開始迅速發(fā)展成熟。以下介紹3款早期的個人信息管理工具。

1.1.1Psion

Psion成立于1980年，是一家與Sinclair Research有密切關(guān)系的軟件公司。Psion Organiser（Psion記事簿）是Psion公司于20世紀80年代開發(fā)的一系列袖珍計算機的品牌名。Organiser Ⅱ（1986）是世界上第一款真正意義上的平板電腦。它擁有更加強大的應(yīng)用功能，包括大量的內(nèi)置應(yīng)用程序，一個易于使用的數(shù)據(jù)庫、日記和鬧鐘和以可行的組織者的編程語言（OPL）的形式為特色的終端用戶可編程性，一個基本的語言，能用于編譯為中間代碼，與翻譯器相比，通常用于其他消費者電腦[2]。

1.1.2Sharp Wizard

The Sharp Wizard是由夏普公司發(fā)行的一系列電子記事簿（electronic organizer）。1989年發(fā)布的OZ-7000，它包括記事簿、電話簿和帶有警報和重復(fù)事件的日歷、跨時區(qū)時鐘和計算器。隨后的OZ-8000擁有更大的屏幕與更強的記憶功能。人們可以選擇自己的個人信息進行必要的存儲和檢索[3]。

1.1.3“PDA”（Personal digital assistant，個人數(shù)字助理）

PDA亦稱掌上電腦。顧名思義就是輔助個人工作的數(shù)字工具，主要提供記事、通訊錄、名片交換及行程安排等功能。可以用來管理個人信息，也可以上網(wǎng)瀏覽，收發(fā)電子郵件等[4]。第一款PDA是1992年由蘋果電腦出品的牛頓。1996年，諾基亞推出第一個有完整手機功能的PDA，the 9000 Communicator，成為世界上最暢銷的PDA。同年P(guān)alm公司推出了Pilot 1000和Pilot 5000，延續(xù)了牛頓的理念，強調(diào)PIM（個人信息管理），迅速成為世界上銷量最大的PDA廠商?，F(xiàn)在的主流PDA產(chǎn)品有PALM和POCKET PC兩種操作系統(tǒng)。

目前個人信息化在國外的應(yīng)用已經(jīng)非常普及，發(fā)達國家的家庭和個人已經(jīng)實現(xiàn)了手機、多點PC、PDA、網(wǎng)上服務(wù)器的個人信息數(shù)據(jù)同步處理，在我國因很多原因只局限于手機或PC、服務(wù)器的單點應(yīng)用，且信息記錄、跟蹤、管理的功能單一化，模塊內(nèi)部信息集成度低下，無法實現(xiàn)一體信息平臺。我們?yōu)榱藵M足對信息數(shù)據(jù)的管理不得不為此使用幾個平臺的設(shè)備、去收索挑出幾個不同功能的應(yīng)用軟件、購買多個配套用品，不僅增加各種使用成本，復(fù)雜的操作還要記住幾組密碼，大大降低了我們掌握和使用信息的效率。

1.2個人信息管理工具的研究現(xiàn)狀

目前國外對于PIM的研究和應(yīng)用比國內(nèi)更加普及。以下是筆者通過搜索重要期刊網(wǎng)站上的學術(shù)論文得到的相關(guān)檢索結(jié)果，見表1。

由上表的結(jié)果顯示，國內(nèi)外對于個人信息管理的研究論述文獻較多，而對于個人信息管理工具的研究論述則相對較少。

近年來，個人信息管理（PIM）正成為信息管理研究領(lǐng)域的熱門話題，而定期舉行的個人信息管理專題研討會（PIM Workshop）也成為了各國相關(guān)學者交流思想和研究成果的場所。PIM Workshop不僅交流確認關(guān)于PIM的理論研究成果，也綜合整理了PIM的實踐系統(tǒng)和工具的應(yīng)用成果。

PIM Workshop 2005與會者認為：從事個人信息管理研究的意義在于：如果合適的工具和技術(shù)可以使我們在從事那些繁重、易出錯的信息管理工作時節(jié)省時間，那么我們就可以有更多時間來對手中的信息進行更有創(chuàng)造力、更聰明的使用，從而完成任務(wù)[5]。2006年的PIM研討會重點討論了IR（信息檢索）技術(shù)在我們需要尋找或重新尋找信息來滿足即時需要時所提供的幫助[6]。2008在意大利舉行的第三屆PIM研討會將焦點轉(zhuǎn)向了因各種移動計算設(shè)備工具的出現(xiàn)于發(fā)展而導(dǎo)致的正在消失的傳統(tǒng)的桌面——傳統(tǒng)的桌面計算機以及其他類似的計算工作以及由于移動和基于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的出現(xiàn)而帶來的機遇和挑戰(zhàn)上，以及管理個人信息時所使用的技術(shù)。本次會議提供了一些具體的研究課題。（1）如何理解PIM：人們?nèi)绾卧谧烂嬷夤芾韨€人信息；人們?nèi)绾嗡阉?、檢索信息；人們?nèi)绾握莆战M織信息以及如何對PIM進行研究。（2）PIM中所使用的工具和技術(shù)：移動和基于網(wǎng)絡(luò)的PIM工具；個人信息整合和內(nèi)部數(shù)據(jù)表示；個人信息搜索和檢索工具；個人信息存儲和組織工具；PIM工具評價的方法等。（3）宏觀PIM：組織信息管理；個人信息的隱私與計劃；個人信息的安全、法律與政策研究；（4）特定人群和條件下的PIM（如病人、老年人的PIM）[7]。

2009年會議議題為“個人信息交叉：當個人信息管理空間重疊時會發(fā)生什么”，重點討論了①PIM的分析與評估：如何調(diào)查和構(gòu)建PIM研究模型，如何衡量PIM的實施情況；②PIM的實施：人們通過何種方式、利用哪些工具來實施PIM；③探討PIM的最佳實踐3個人信息管理工具的發(fā)展趨勢[8]。

國內(nèi)外關(guān)于個人信息管理工具使用最多的包括以下幾種，其研究應(yīng)用情況如下：

1.2.1桌面搜索引擎

桌面搜索引擎也稱為個人桌面引擎或個人硬盤搜索引擎，是對個人計算機上存儲的信息進行索引、查找的檢索工具。它不同于企業(yè)搜索引擎或網(wǎng)絡(luò)搜索引擎，主要是面向個人文檔管理的智能搜索工具，在個人信息管理領(lǐng)域中受到用戶的歡迎[9]。近年來，許多大型的信息技術(shù)企業(yè)發(fā)布了不同版本的桌面搜索工具，如Google桌面搜索、Windows桌面搜索、Copernic桌面搜索、百度硬盤搜索、Archivarius 3000、MSN搜索工具、雅虎桌面搜索精靈、88data桌面搜索軟件等。國內(nèi)外學者對于桌面搜索工具進行了相關(guān)的研究。國內(nèi)，CNKI收錄了5篇題名關(guān)鍵詞為桌面搜索工具的文獻。國外，外文期刊網(wǎng)（LALIS）由“desktop search tool”作為關(guān)鍵詞檢索到70條左右相關(guān)文獻記錄。

1.2.2電子郵件（E-mail）

E-mail是最成功的計算機應(yīng)用程序的發(fā)明之一。雖然它最早是用來通信交流，但是現(xiàn)在它的功能也日漸增強。在個人信息管理應(yīng)用方面地位十分重要。對于許多人而言，工作是與人相關(guān)而非孤獨的，而E-mail就是工作與傳送其相關(guān)信息的主要渠道[10]。

E-mail主要進行任務(wù)管理、個人存檔和異步通信，但是由于現(xiàn)在的E-mail用于多重目的：文件傳送和收發(fā)、工作任務(wù)代表團、任務(wù)跟蹤、個人姓名和地址存儲、發(fā)送提醒、尋求幫助、安排約會以及處理技術(shù)支持查詢，人們的郵箱中總是塞滿成百上千的信息，個人訂閱的、外部網(wǎng)站推送的、日常交流收發(fā)的和惡意威脅類的信息，這樣很容易造成郵件超載。Steve Whittaker and Candace Sidner對郵件超載問題進行了深入的研究。他們選取了20位參與者進行了研究。這20名參與者是辦公室的工作者，分別代表四大作業(yè)類型：4名高水平的管理人員；5名第一級經(jīng)理；9名沒有管理責任的專業(yè)工人和2名行政助理。通過整理發(fā)現(xiàn)：參與者通常都高度積極的關(guān)于電子郵件作為交流的工具。他們強調(diào)它如何使他們能夠與他人合作在時間和距離。他們也指出E-mail優(yōu)于其他技術(shù)，如電話，甚至面對面的互動。然而某些個人經(jīng)驗豐富的主要問題在于從眾多積壓的未答復(fù)郵件中及時閱讀和回復(fù)電子郵件與在電子郵件系統(tǒng)中尋找信息。無法有效地管理溝通意味著失去了信息，并減少了響應(yīng)能力。這些對個人及企業(yè)生產(chǎn)力具有明顯的負面影響。因此，人們需要學會管理個人信息和歸檔。文章還依據(jù)用戶是否正在使用文件夾和是否清理收件箱，將用戶采取的策略分成3種：一是沒有使用文件夾；二是頻繁使用文件夾和清理收件箱；三是彈簧清潔工（文件夾用戶只定期清理他們的收件箱）[11]。

1.2.3個人健康電子記錄（Personal Health Electronic Record，PHER）

PHER簡單來說就是關(guān)于一個人健康狀態(tài)的信息集合。你可能用一個盒子或袋子裝著你所有的看病信息，但是PHER的使用使得個人能夠通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備隨時關(guān)注他的健康信息。同時，PHER還能實現(xiàn)與他人共享健康信息的與管理健康信息的功能。其具體功能如下：跟蹤和評估你的健康；做好醫(yī)生訪問；管理相互間的健康訪問；組織信息[12]。越來越多醫(yī)療過程中的數(shù)據(jù)使用電子信息記錄下來。因此，這些數(shù)據(jù)不僅需要完整的保存，也需要科學的管理。ACM SIGKDD International Conference 2011年舉辦的專題研討會提出了關(guān)于醫(yī)學和健康醫(yī)療的數(shù)據(jù)挖掘議程。該會議匯集了數(shù)據(jù)庫知識發(fā)現(xiàn)（KDD）團體和醫(yī)學研究者和實踐者，討論和探索了醫(yī)學界互利的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫知識發(fā)現(xiàn)，為個人健康電子記錄的管理和實踐提供了理論依據(jù)與實踐環(huán)境[13]。

隨著PHER發(fā)展愈發(fā)快速，個人健康電子信息的安全性也引發(fā)人們的廣泛關(guān)注。必須為保證電子的個人健康記錄安全有效做更多的研究[14]。

此外，還有博客、微博、QQ書簽、美味書簽、QQ相冊、Windows Live照片庫和wiki協(xié)作平臺等個人信息管理工具。

2個人信息管理工具的發(fā)展趨勢

個人信息管理的發(fā)展依賴于信息檢索和信息技術(shù)的發(fā)展。信息檢索未來將沿著智能化、可視化、多樣化、簡單化、深入化、友好化和多語種化的方向發(fā)展。未來信息技術(shù)的發(fā)展趨勢必然經(jīng)歷“四化”，即信息化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。個人信息管理也將朝著智能化、可視化、多樣化的方向發(fā)展。

PDA作為最常用個人信息管理工具之一，目前的發(fā)展大致有3個方向：一個方向是走向智能消費電子領(lǐng)域，成為信息家電，如機頂盒、車載電腦、網(wǎng)絡(luò)電話機等；另一個方向則是滿足個人移動辦公的要求，成為集信息處理和數(shù)據(jù)通信功能于一體的手持式電腦設(shè)備；第三個方向是隨著個人消費市場漸趨成熟，針對行業(yè)應(yīng)用的開拓將成為未來的市場焦點。PDA發(fā)展的趨勢和潮流就是計算、通信、網(wǎng)絡(luò)、存儲、娛樂、電子商務(wù)等多功能的融合，從發(fā)展趨勢上來看，PDA的多媒體和無線化的發(fā)展方向越來越明顯[15]。

云計算（cloud computing），分布式計算技術(shù)的一種，其最基本的概念，是透過網(wǎng)絡(luò)將龐大的計算處理程序自動分拆成無數(shù)個較小的子程序，再交由多部服務(wù)器所組成的龐大系統(tǒng)經(jīng)搜尋、計算分析之后將處理結(jié)果回傳給用戶。云計算是應(yīng)用程序和服務(wù)如何通過互聯(lián)網(wǎng)設(shè)計、實現(xiàn)和訪問的一個新的范例。市場上已經(jīng)有可用得云計算服務(wù)，如電子郵件、企業(yè)規(guī)劃軟件、和社交媒體服務(wù)[16]。

云技術(shù)將在以下的個人信息管理工具中得到應(yīng)用。

2.1云電子郵件

Google公司的Gmail電子郵件服務(wù)在推出5年后，終于壯大到足以挑戰(zhàn)微軟Outlook Online和其它在線電子郵件服務(wù)的地步。Gmail提供的云電子郵件服務(wù)，有2G的起始容量和搜索等功能，被認為比傳統(tǒng)電子郵件安全，且容易從遠程使用；傳統(tǒng)電子郵件則儲存在公司擁有的服務(wù)器上。整個歐洲?！霸啤奔夹g(shù)的采用是大量的。77%的企業(yè)正在嘗試或正在使用“云”存儲。而56%的企業(yè)正在利用“云”來提供公司的具體應(yīng)用。

而“云”的困擾也一直存在著，在英國72%的IT決策者相信“云”計算在掌握起來是比較混亂的。在法國這一數(shù)據(jù)是66%，而在西班牙是62%，毫無疑問大家要考慮如何托管和交付“云”的復(fù)雜性。

2.2個人健康電子記錄

一個醫(yī)療DRM方法提出了為保護隱私將健康記錄存儲在基于病人偏好的云存儲，而不需要信任服務(wù)提供者。與當前的服務(wù)器端訪問控制的解決方案相比，這種方法從服務(wù)提供者保護記錄的隱私，并控制其發(fā)布給某個一個授權(quán)用戶之后的數(shù)據(jù)的使用[17]。

以電子形式存儲和維護健康記錄，使其可以通過電子手段使用，一直是近年來不斷增長的趨勢。在病人身體素質(zhì)的信息被收集和管理的企業(yè)（比如一家醫(yī)院），或由病人創(chuàng)建、更新和管理自己的健康記錄個人健康記錄（“PHR”）的地方，這可能是電子健康記錄（EHR）的形式[18]。

3總結(jié)

PIM的時間管理和通信功能主要從PDA到智能手機遷移與RIM（Research In Motion公司），蘋果和其他人，所有制造的智能手機提供最早期，如果沒有掌上電腦的所有功能。許多通信技術(shù)，包括電話，電子郵件，社交媒體，新聞和新聞學，廣播傳輸在一個緊湊的，無處不在的裝置，隨著這些設(shè)備能夠創(chuàng)建，傳輸和發(fā)布語音，文字，照片和視頻，收斂幾乎瞬間是一個發(fā)展，許多社會評論家預(yù)期PIM將徹底改變?nèi)祟惖南嗷ソ涣?，以及與政府和媒體。目前，各種智能手機、PDA和ipad迅速發(fā)展未來個人信息管理工具將逐步走向移動化、智能化、可視化與簡便化。

文章從個人信息管理發(fā)展角度闡述了個人信息管理工具的發(fā)展歷史與現(xiàn)狀，并就當前流行的個人信息管理工具進行了詳細的闡述。并重點綜合整理了電子郵件和個人健康電子記錄等工具的發(fā)展，最后通過對PDA和云技術(shù)的總結(jié)分析了未來個人信息管理的發(fā)展方向。

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（本文責任編輯：王涓）