摘要：實(shí)踐證明，檔案整理工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，可以完整、系統(tǒng)地反映社會活動、歷史事件和歷史人物的本來面貌，充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用，體現(xiàn)檔案的利用價值。分析了檔案整理工作的程序和內(nèi)容、基本原則以及歸檔文件的整理原則。

關(guān)鍵詞：檔案整理；檔案管理；檔案全宗；整理原則

檔案整理，是通過一系列手段，將收集來的檔案科學(xué)地組織，使之條理化和系統(tǒng)化。一般情況下，收集來的檔案處于相對零亂、無組織狀態(tài)，加上檔案數(shù)量日益增加，成分越來越復(fù)雜，如果不加以整理，就會給日常管理和實(shí)際利用檔案帶來很大的困難。只有整理好的檔案，才能為檔案的保管、統(tǒng)計、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，為準(zhǔn)確地鑒定檔案的價值提供全面、系統(tǒng)的依據(jù)。因此，檔案整理工作是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)，對其他檔案工作環(huán)節(jié)有著很大的影響。

一、檔案整理工作的程序和內(nèi)容

檔案整理工作的基本程序包括以下四個方面：第一方面是檔案全宗的組織及排列；第二方面是全宗內(nèi)檔案的分類；第三方面是檔案案卷的編立和排列；第四方面是檔案案卷目錄的編制等。這是檔案整理工作的主要步驟，這一系列的工作一般由不同的工作部門和人員分別承擔(dān)，但這些工作程序并非在任意情況下都完全按順序一一進(jìn)行。

對于檔案機(jī)構(gòu)來說，在實(shí)際工作中，檔案整理工作的內(nèi)容大體上有三種情況：

1.在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工，等等。

2.對整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。檔案館和檔案室對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高其整理質(zhì)量；另外，某些檔案材料由于保存的時間較長，其自身和檔案整理體系都會發(fā)生某些變化，須對其進(jìn)行調(diào)整。

3.零散文件的整理。檔案館（室）有時也接收和征集一些零散的文件，在這種情況下就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、案卷的編立和排列、編定檔號，編制案卷目錄，等等。

我國檔案室、檔案館的整理工作一般屬于上述第一種情況，但后面兩種情況也經(jīng)常出現(xiàn)，因此，檔案工作人員仍需熟悉和掌握整個檔案整理程序。

二、檔案整理工作的基本原則

一般情況下，檔案整理工作應(yīng)遵循以下三項原則：

1.檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成時間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)。經(jīng)過整理，將有歷史聯(lián)系的檔案組合在一起，能充分體現(xiàn)出檔案形成時的歷史背景和形成規(guī)律，全面反映各種活動的本來面貌，從而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

2.檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)。第一，應(yīng)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，不要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。檔案在整理過程中充分利用原有的整理基礎(chǔ)，體現(xiàn)了對檔案來源的尊重。

3.檔案的整理必須便于保管和利用。一般情況下，檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡潔有效的方法使整理的檔案便于保管和利用。

三、歸檔文件的整理原則

歸檔文件整理，是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。歸檔文件的整理原則有以下幾點(diǎn)：

1.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件之間的有機(jī)聯(lián)系體現(xiàn)了文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，要求我們在文件整理過程中盡量保持這種聯(lián)系，不得人為地任意割裂?！兑?guī)則》所規(guī)定的按照年度、組織機(jī)構(gòu)、問題分類法就是從文件的形成時間、來源、內(nèi)容來集中相關(guān)的歸檔文件，尊重了文件在時間、來源、內(nèi)容方面的聯(lián)系。此外，《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)排列時，按事由結(jié)合時間、重要程序等排列，也體現(xiàn)了對同一事由或問題文件集中排列的要求。

2.區(qū)分不同價值。區(qū)分不同價值是指分析文件的保存價值，劃定保管期限，原則上對于不同保管期限的檔案文件分別集中，區(qū)別對待，體現(xiàn)了檔案分級保管的思想。例如：《規(guī)則》將保管期限作為歸檔文件的分類標(biāo)準(zhǔn)之一，充分體現(xiàn)了區(qū)分文件不同價值，分別集中文件的管理方式。此外《規(guī)則》規(guī)定，短期保存的歸檔文件可以不拆訂，允許在最低一級類內(nèi)直接按文件的形成時間或文號排列。區(qū)分不同價值管理歸檔文件，意味著對價值大、保管期限長的檔案文件重點(diǎn)整理和保管，而對于價值小、保管期限短的檔案文件可以根據(jù)實(shí)際情況，采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧?。這樣，既有利于節(jié)約文書人員和檔案人員的勞動強(qiáng)度和有限的資源，也有利于提高具有長久保存價值的檔案的整理質(zhì)量，為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。

3.便于保管和利用。檔案整理的根本目的，是為了方便其保管和利用。當(dāng)然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價值。如不少單位完全按文件的形成時間或文號對文件進(jìn)行排列，編制大流水號，不強(qiáng)調(diào)事由原則，利用計算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索。這樣確實(shí)很省事，能夠暫時滿足一定的現(xiàn)實(shí)利用需要。但若干年以后，當(dāng)檔案文件移交進(jìn)館后，這種做法的不足之處就會顯現(xiàn)：同一事由的文件被分散，關(guān)鍵詞檢索并不能保證百分百的查全率和查準(zhǔn)率。因此，文書人員和檔案人員在整理文件和檔案時應(yīng)盡量保持檔案文件之間固有的聯(lián)系，不宜隨意分散文件，割裂這種聯(lián)系。

（作者簡介：楊紅華（1972-），女，漢族，吉林通榆人，現(xiàn)任職于吉林省通榆縣廣播電視臺，研究方向為檔案管理。）