孫文靖

檔案收集是豐富館藏檔案資源的重要途徑，是檔案工作最艱巨的首個工作環(huán)節(jié)。它是檔案管理工作的起點，也是檔案管理后續(xù)工作的支柱。所以檔案收集工作決定了檔案管理工作的質(zhì)量。隨著國家檔案法規(guī)文件的陸續(xù)頒布實施，檔案收集工作與過去相比有了很大的改進，但現(xiàn)實工作情況遠遠沒有那么樂觀，這是各單位檔案工作中存在的一個突出的現(xiàn)實問題。

一、檔案收集工作存在的問題

1.歸檔種類不齊全。

現(xiàn)在很多單位的基層檔案室只把文書檔案的收集作為首要任務，對科技檔案（基建檔案、設備檔案、科研檔案等）、專門檔案的收集則比較忽視，尤其是聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更沒有得到有效重視。這樣就導致單位內(nèi)庫存檔案種類單一，很多有重要保存和利用價值的檔案沒有得到有效管理，極大影響了單位內(nèi)各部門對各類檔案的利用需求。

2.檔案意識不強導致歸檔文件材料不齊全、不完整。

單位內(nèi)各部門工作人員由于檔案工作意識不強，不注意日常工作中原始材料的積累保管，導致很多材料遺失或不知去向，到年終歸檔時只能有多少交多少。有的工作雖然非常重要，但因為沒有注意材料的積累，所以也就無法歸檔。另外，檔案部門由于不了解各業(yè)務部門每年開展的具體工作，所以所謂的監(jiān)督、指導只能流于形式，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的不利局面。

3.檔案收集歸檔范圍無法具體明確。

《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》也對各級機關單位文件材料歸檔范圍進行了正確界定。但是，這一標準太抽象、太籠統(tǒng)。其中重要的、一般的材料如何界定很難具體把握，雖然各機關單位根據(jù)8號令編制了本機關單位的《歸檔范圍和保管期限表》，但內(nèi)容幾乎和8號令沒有什么大的變化，屬于籠統(tǒng)性的指導性文件。尤其是科技檔案、專門檔案的歸檔范圍更籠統(tǒng)，缺乏詳盡細化的內(nèi)容。各單位檔案部門在鑒別歸檔材料是否齊全完整時很難以此作為鑒別的依據(jù)和標準。

4.檔案收集工作考核標準太籠統(tǒng)。

檔案收集工作在檔案工作規(guī)范化管理中，雖然形式上有考核，但是考核標準太籠統(tǒng)。對檔案室檔案收集工作，沒有硬性標準，只是籠統(tǒng)地檢查是否收集齊全完整。而應對檢查的歸檔率實際也是自欺欺人，無非就是把實際歸檔數(shù)視作應當歸檔數(shù)，因此這種考核標準實際意義不大。

5.檔案收集工作有法可依，但執(zhí)法不嚴。

《檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等法規(guī)文件中雖然對拒不歸檔的行為做了規(guī)定，要求對有關責任人員給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴重的，給予降級或者撤職處分。但在實際情形中，由于各單位對檔案工作并沒有真正加以重視，加上檔案材料不及時移交歸檔并未給單位造成眼前的各種損失和不利影響。導致雖然檔案收集工作有法可依，但執(zhí)法卻無法真正落到實處，久而久之，部分工作人員的檔案法制意識就會淡薄，直接影響了檔案的收集歸檔。

6.檔案部門培訓力度不足會影響檔案的收集歸檔。

各單位檔案部門在收集檔案時，通常只是發(fā)個通知告知各業(yè)務部門檔案的歸檔范圍、收集時間，針對性不強，在檔案收集的過程中所起的作用不大。特別是各業(yè)務部門職責和工作性質(zhì)不同，檔案呈多元化態(tài)勢，各部門形成的檔案具有很大的個性。所以在收集歸檔前急切需要檔案部門做專業(yè)的具體指導培訓，而實際中常常缺乏這樣專業(yè)的指導培訓。

二、解決檔案收集工作問題的有效對策

1.加強宣傳教育，強化全員檔案意識。

檔案部門可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡、刊物、報紙等媒介宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀違法的規(guī)定滲透各個業(yè)務部門，引起各業(yè)務部門領導對單位檔案工作的重視，增強全員的檔案積累、保護和收集歸檔意識。另外，檔案工作人員也要經(jīng)常向上級領導匯報單位檔案工作動態(tài)及面臨的困境，爭取得到有關領導的支持。同時做好檔案的利用服務工作，以利用的高效性進行宣傳，引起領導的重視。

2.樹立大檔案的概念，豐富館藏資源。

凡是有保存價值的各種載體、各種形式、各種門類的檔案都要及時收集，除了文書檔案外，基建檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來，門類齊全、資源豐富的庫存檔案才能更好地為單位各項工作服務，才能滿足利用者的查檔需求。

3.完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整。

檔案部門工作人員由于不熟悉各部門業(yè)務工作，所以要在國家有關歸檔范圍指導性文件的參考下，和各業(yè)務部門工作人員溝通協(xié)商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，使其具有操作性和明確性，并建立健全切實可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中。

4.增強檔案人員主動收集意識。

長期以來，檔案收集工作一直處于被動收集的局面，你來交我就收，你交多少我收多少，到時候如果查找不到，就說材料沒有歸檔，似乎與檔案人員毫無責任。這種思想一定要改變，觀念一定要更新，檔案人員要正確認清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，可以通過辦公部門或年初召開單位專兼職檔案人員會議，了解各業(yè)務部門年度工作計劃，掌握主要工作項目和時間安排，便于及時督促相關人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，變過去的被動收集為主動收集，讓部門工作人員時刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。

5.檔案法制建設不容忽視，樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴肅性。

作為上級業(yè)務主管部門和檔案管理的行政部門要加大對所屬各單位檔案執(zhí)法情況的檢查和監(jiān)督，從行政上加強各單位各級領導干部對檔案法規(guī)知識的學習，提高單位內(nèi)依法行政、依法治檔的思想意識。并對各單位檔案工作檢查中出現(xiàn)的違法違紀行為沒有及時依法處理的堅決從嚴予以查處，以此樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴肅性，從而進一步增強單位內(nèi)工作人員的檔案法制和歸檔意識，杜絕各單位檔案拒不歸檔現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案收集工作的有序開展。

6.檔案收集工作考核標準要有明確性，不可籠統(tǒng)無操作性。

在收集工作考核時，要抽樣檢查某個工作項目，并結(jié)合業(yè)務部門針對此項工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，而不是簡單地用一個歸檔率來說明收集材料的齊全完整性。這樣可以避免一些自欺欺人現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案部門和業(yè)務部門工作人員都能從思想上高度重視起來，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進檔案人員對部門相關工作的關注及材料收集工作的督查。

7.加大培訓指導力度，強化收集歸檔工作。

檔案部門每年在年初和年末都要召集單位內(nèi)專兼職檔案人員分別開一次碰頭會。年初就各單位年度重點工作計劃進行調(diào)查摸底，并反復強調(diào)材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關要求，落實好各單位責任人員；年末歸檔前要再次強調(diào)檔案歸檔工作的要求，便于大家及時整改，對于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。

總之，檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個工作環(huán)節(jié)，與檔案工作的其他環(huán)節(jié)相比，它的地位非常特殊，可以說它是當前檔案三大體系建設任務中檔案資源體系建設的重要工作內(nèi)容。檔案收集工作做得不好，就不會有完整的檔案，也就不會有健全的檔案制度。因此，做好檔案收集工作是做好檔案工作的前提。