胡淑敏　馬阿美

【摘 要】行政秘書是高校中各項事務(wù)管理的參謀和助手，同時還起了聯(lián)系管理層與師生關(guān)系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘書的工作效率的提高通常面臨一些問題。必須通過組織和個人兩個方面入手解決這些問題，才能在根本上提高行政秘書的工作效率，更好地為學(xué)生和學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】行政秘書；績效；能力

普通高等學(xué)校中行政管理工作發(fā)揮的作用雖然是輔助性的，但卻不可或缺。組織、傳達(dá)、引導(dǎo)和決策等職能的充分發(fā)揮直接關(guān)系到高校辦學(xué)水平和科研成果效益，行政秘書崗位最能體現(xiàn)高校行政管理體系崗位性質(zhì)[1]。

1、高校行政秘書工作性質(zhì)分析

1.1高校行政秘書的工作職責(zé)。通常來看，高校行政秘書的工作主要包括文書、溝通、人力資源和日常行政四個部分構(gòu)成。具體的內(nèi)容有：（1）、文書和文稿的草擬、審校、打印和發(fā)布；整理會議記錄與會議紀(jì)要；檔案的歸檔、登記、審核、保管等。（2）、聯(lián)系行政管理層與師生，公關(guān)、接待等外聯(lián)事務(wù)等。（3）、人力資源方面的相關(guān)工作，辦理入職稱評定、福利事務(wù)等。（4）、協(xié)助行政管理層督促各項工作計劃，管理辦公設(shè)施，處理信息資料，會議籌備，出具院系行政證明等[2]。

1.2高校秘書的工作特點。與高校中其他崗位不同，行政秘書有著自己明確的職責(zé)和作用，同時也形成了這一崗位上明確而清晰的工作特點。綜合性與復(fù)雜性。行政秘書通常對一個組織內(nèi)的各項事務(wù)均有一定了解，其工作范圍也涵蓋了組織活動的各個方面，且內(nèi)容極其豐富。而這些日常事務(wù)并非是以條理清晰分明的形式出現(xiàn)在工作中，而是有較強(qiáng)的隨時性和突發(fā)性。行政秘書多數(shù)時間都會被大量的事務(wù)性工作纏身，必須在有限的時間內(nèi)整理出各種頭緒，體現(xiàn)出較強(qiáng)的復(fù)雜性。

重復(fù)性與時效性。盡管行政秘書的工作內(nèi)容非常豐富，但對于有工作經(jīng)驗的人來說，這項工作仍不免是一些事務(wù)的重復(fù)，并會常常顯得枯燥無味。有些工作十分繁雜且大部分工作時間要求都很緊，因此要提高效率，講求時效。

服務(wù)性與利他性。性行政秘書的工作職責(zé)可以這一崗位的職責(zé)是建立在為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)之上的，因此服務(wù)性成了秘書工作的主旋律。行政秘書所做的工作很多并不能為自己的崗位晉升或薪酬方面帶來直接的改善，但卻無時無刻不在服務(wù)他人。他們的工作自利性弱、利他性強(qiáng)[3]。

行政秘書幾乎沒有時間用進(jìn)行學(xué)習(xí)或者接受更多的培訓(xùn)，這樣就導(dǎo)致他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)長期停留在某一固定水平，無法實現(xiàn)真正意義上的“與時俱進(jìn)”。有些行政秘書中工作中也存在缺乏組織能力，借助模板來完成工作等問題，很難在工作中實現(xiàn)創(chuàng)新之處，也很難高質(zhì)量、高效率地完成各項工作[4]。

2、高校行政秘書效率不高的成因

2.1工作任務(wù)和壓力使其無法深入學(xué)習(xí)和思考。行政秘書要做好對內(nèi)對外的各項服務(wù)，導(dǎo)致其工作任務(wù)重、工作壓力大。高校行政秘書中很少有從秘書專業(yè)畢業(yè)的人，都是在實踐中通過“老帶新”的方式邊學(xué)邊干逐漸熟悉工作的，工作和學(xué)習(xí)的壓力較大。

2.2工作的業(yè)績感和成就感有限。在其單位工作的秘書，通常都有比較明朗的職業(yè)前景。然而這種職業(yè)發(fā)展規(guī)劃在高校里則行不通，因此大大降低了行政秘書對工作的成就感。繁重的工作使他們沒有時間保證教學(xué)和科研工作，其成果數(shù)量及質(zhì)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于與他們同時進(jìn)入學(xué)校在教學(xué)科研崗位上的同行。這會使他們對前景感到茫然，并逐漸缺乏了對秘書工作的積極性。

2.3難以適應(yīng)快速轉(zhuǎn)換的角色。職業(yè)特點和高校的環(huán)境，使高校行政秘書形成了“秘書”、“教師”、“研究者”和“生活人”這四種思考和行為方式存在很大的差異的角色。高校行政秘書每天都必須在這四種角色中頻繁轉(zhuǎn)換，不停地選擇與角色相對應(yīng)的思考和行為方式。因此必然帶來人格沖突，這對高校行政秘書身心健康所形成的危害也是不爭的事實[6]。

2.4職稱晉級困難。行政秘書的外出培訓(xùn)機(jī)會少，且在專業(yè)技術(shù)職稱評聘上處于劣勢。他們平時大都忙于具體事務(wù)，個人學(xué)習(xí)進(jìn)修的時間少，也少有機(jī)會外出參觀考察、學(xué)習(xí)和工作研討，缺少接受系統(tǒng)性，專業(yè)性再教育和職業(yè)再培訓(xùn)的機(jī)會[5]。

3、提高高校行政秘書工作效率的對策建議

要提高行政秘書的工作效率，必須從組織和個人兩個角度入手，共同作出努力。

3.1組織應(yīng)為行政秘書提供成長的機(jī)會和環(huán)境。首先，組織內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和個人要認(rèn)識到行政秘書不是隨意可以替代的工作，同時要在日常和生活和工作中給予一定的支持和尊重。行政秘書并不只能機(jī)械的簡單重復(fù)執(zhí)行上級和師生的任務(wù)，還能夠發(fā)揮出行政管理崗位人員的能動性，出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)提出建議和意見。因此，組織要充分重視行政秘書這種掌握全局的能力，從而為管理層的決策提供良好的依據(jù)。其次，組織要為行政秘書提供培訓(xùn)的機(jī)會，讓其有充分的學(xué)習(xí)機(jī)會和學(xué)習(xí)環(huán)境。不能單純地認(rèn)為事務(wù)性工作人員參加培訓(xùn)工作會耽誤本職工作，僅僅依靠原有的知識結(jié)構(gòu)是無法真正勝任高校行政秘書工作的。因而，行政秘書通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)而增長的知識和技能能夠在今后的工作中很好地運用，以提高效率和水平。再次，應(yīng)建立靈活、合理、人性化的評價機(jī)制。根據(jù)高校秘書工作不易量化的特點建立合理的干部聘任、選拔制度。在進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方面給予優(yōu)惠政策，鼓勵他們安心搞好教學(xué)和管理工作。同時也要提高高校秘書的待遇，使高校秘書崗位成為一個有吸引力的、有前途的崗位，這樣才能夠不斷激勵行政秘書工作的積極性。

3.2行政秘書個人要充分提高自己各項素質(zhì)。行政秘書也要通過學(xué)習(xí)不斷提高自己的各項素質(zhì)和工作能力，除了要具備秘書專業(yè)的相關(guān)知識之外，還要了解所在組織的專業(yè)知識。另外還應(yīng)該了解一些經(jīng)濟(jì)、管理、財務(wù)、心理等方面的知識。首先，應(yīng)該積極主動學(xué)習(xí)文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識。高校行政秘書很多都不是“文秘”專業(yè)的科班出身，不知道秘書工作的一些方法和原則，在工作中會遇到各種困難，影響了工作效率。因此，高校行政秘書學(xué)習(xí)一些秘書專業(yè)的知識是非常必要的[7]。其次，應(yīng)該主動提高能力素質(zhì)。行政秘書的能力素質(zhì)主要包括高效和快捷的學(xué)習(xí)能力、研究能力、創(chuàng)造性思維能力、口語和書面表達(dá)能力、處理突發(fā)事件和危機(jī)的管理能力、組織能力和工作創(chuàng)新能力等。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和職能部門的助手，行政秘書對經(jīng)常性工作和突擊性工作要能夠分清輕重緩急、妥善安排。最后，行政秘書要正確認(rèn)識并承擔(dān)好自己的崗位角色，擺正自己的角色位置，學(xué)會在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，和諧地處理好與上級部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的關(guān)系。此外，還應(yīng)能夠熟練使用計算機(jī)處理日常工作，這不但能提高工作效率和水準(zhǔn)，而且能減輕管理中的部分工作量，為提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]饒舒.高校行政秘書崗位之體析[J].科技信息，2009（12）：401-402.

[2]儲愛霞.高校行政秘書工作探討[J].管理觀察，2008（18）：135-136.

[3]林雋.淺談如何提高高校秘書隊伍建設(shè)[J].河南教育（中旬），2011（8）.

[4]翁曉梅.對高校行政秘書工作現(xiàn)狀及對策的分析[J].華章，2013（05）：126.

[5]許建功.淺析高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀和存在的問題[J].科技視界，2012（21）：45.

[6]余明江.高校行政秘書倦怠情緒探析[J].四川民族學(xué)院學(xué)報，2010，19（05）：103-105.

[7]王翔.高校行政秘書的角色意識[J].高教高職研究，2009（08）：203.