JOE WORTH

Q：如何才能讓公司采購(gòu)變得更為有效呢？

A：有些公司設(shè)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的部門(mén)，負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備和材料；另外一些公司將采購(gòu)任務(wù)賦予內(nèi)部的關(guān)鍵員工。弄清楚哪一種類(lèi)型最適合你的公司，可能是簡(jiǎn)化流程和減少浪費(fèi)的一個(gè)重要因素。

你需要確保數(shù)字的準(zhǔn)確無(wú)誤。你的會(huì)計(jì)制度應(yīng)該捕捉到成本，并將其報(bào)告出來(lái)，這其中包括采購(gòu)的內(nèi)容。這種方式可使你能夠衡量并有效控制成本。

我曾經(jīng)幫助過(guò)一家小型制造商，它將所有的采購(gòu)都一次性地劃分到直接或間接的成本名目之中。在公司剛剛起步的時(shí)候，這是不錯(cuò)的做法。但是在公司壯大之際，他們發(fā)現(xiàn)識(shí)別和衡量這些成本的組成部分是必須的，因?yàn)檫@樣他們就能更好地與供應(yīng)商達(dá)成交易。一年之后，我為其安裝了更強(qiáng)大的會(huì)計(jì)科目表，幫助他們將成本降低了20萬(wàn)美元之多，這個(gè)數(shù)字高于會(huì)計(jì)變動(dòng)所帶來(lái)的應(yīng)付費(fèi)用以及增聘一名采購(gòu)雇員的成本。

你公司的需求越復(fù)雜，成立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)的重要性就越大。如果你對(duì)以下問(wèn)題中的任何一個(gè)給出肯定的答案，你就需要成立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)：

做出采購(gòu)行為時(shí)，你是否會(huì)評(píng)估行情信息？

你是否每季度或每年度就某一個(gè)項(xiàng)目，同你的每個(gè)供應(yīng)商洽談合同？

你是否會(huì)跟蹤每個(gè)供應(yīng)商的表現(xiàn)，以確保他們準(zhǔn)時(shí)發(fā)貨，按正確的方式開(kāi)出發(fā)票？

在評(píng)估公司材料或與供應(yīng)商溝通關(guān)注事宜、具體規(guī)格時(shí)，是否要求采購(gòu)人員具備一定程度的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)？

你購(gòu)買(mǎi)的材料的質(zhì)量是否決定公司產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)？

通過(guò)一種精明的方式設(shè)立采購(gòu)部門(mén)，將避免重復(fù)工作，并在大額采購(gòu)時(shí)，通過(guò)減少運(yùn)費(fèi)的方式，降低成本。而且，建立一支專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)，可以與那些在你需要發(fā)生臨時(shí)變化或緊急訂單增加的時(shí)候，可以靈活應(yīng)變的供應(yīng)商發(fā)展合作關(guān)系。

作為一位小企業(yè)主，必須同時(shí)管理產(chǎn)品、員工、銷(xiāo)售以及市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等方面的工作。或許是時(shí)候設(shè)立一名專(zhuān)職采購(gòu)員了，由其花時(shí)間接近每一個(gè)供應(yīng)商，從而為公司獲得最好的交付服務(wù)、質(zhì)量、價(jià)格及付款條款。 譯| 李桂祥

節(jié)省采購(gòu)成本的兩個(gè)小技巧

善待關(guān)鍵供應(yīng)商

在我曾經(jīng)工作過(guò)的一家印刷公司里，我們小心維護(hù)與紙張供應(yīng)商的關(guān)系，為他們及時(shí)支付款項(xiàng)，并與其保持定期的溝通。當(dāng)“洛陽(yáng)紙貴”之際，我們能夠得到供應(yīng)，而這是我們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手無(wú)法做到的。

設(shè)立“采購(gòu)卡”

為公司設(shè)立一個(gè)單獨(dú)的信用卡或賬戶(hù)，這可以將一切業(yè)務(wù)往來(lái)置放在一張票據(jù)之中，而不論買(mǎi)家是誰(shuí)，都便于跟蹤。