常方文

（山東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250100）

項目管理軟件在工作計劃管理中的應(yīng)用

常方文

（山東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250100）

將項目管理的思想、方法和工具引入工作計劃管理，能為企業(yè)在動態(tài)和復(fù)雜的環(huán)境下進(jìn)行工作計劃管理提供有力的支撐。實踐證明，項目管理軟件能為企業(yè)提供一種工作計劃管理的有效工具，可以幫助企業(yè)提升管理效力，提高競爭力。

項目管理軟件；工作計劃管理；應(yīng)用

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，各類組織特別是市場經(jīng)營最重要的主體——企業(yè)，對工作計劃管理的要求逐步提高，而項目管理軟件能有效提高工作計劃管理的水平，實現(xiàn)對工作計劃的精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。

一、在工作計劃管理中引入項目管理軟件的必要性

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”；“不謀全局者，不足謀一隅”。隨著企業(yè)間的競爭日趨激烈，工作計劃的重要性日益凸顯，對工作計劃提出了越來越高的要求，主要體現(xiàn)在以下四個方面：

一是工作計劃要有全局性。一個好的工作計劃，不是粗制濫造就可以完成的，需要反復(fù)論證、反復(fù)研究，體現(xiàn)一定層面的頂層設(shè)計，體現(xiàn)工作的梯次推進(jìn)。二是工作計劃要有前瞻性。對計劃要提早謀劃，做到早計劃、早啟動、早研判、早布置，只有這樣才能搶先一步。三是要做好工作計劃的分解。一項計劃確定后要有相應(yīng)的子計劃支撐，做好計劃的分解、尤其是結(jié)構(gòu)化分解，以便于節(jié)點控制。四是要做好工作計劃的精準(zhǔn)控制。計劃的效果執(zhí)行是關(guān)鍵，要做好計劃的有效執(zhí)行，就要對工作計劃涉及的各種資源進(jìn)行合理配置和精準(zhǔn)控制。

工作計劃的以上四點要求，對工作計劃的管理提出了新的要求，簡單的文本表格已無法滿足工作計劃管理的需要。項目管理軟件是微軟辦公軟件的組件之一，是一個功能強、管理細(xì)膩、操作方便的優(yōu)秀項目管理計劃軟件，這個軟件的理論基礎(chǔ)是關(guān)鍵路徑法和計劃評審技術(shù)，它在信息技術(shù)集成、新產(chǎn)品研發(fā)、房地產(chǎn)項目、工程建設(shè)項目、企業(yè)多項目管理

二、項目管理軟件在工作計劃管理中的應(yīng)用—以Microsoft Office Project 2010項目管理軟件為例

（一）創(chuàng)建工作計劃文件

創(chuàng)建工作計劃文件主要有四種方式：從空白模板創(chuàng)建、由已有模板創(chuàng)建、根據(jù)現(xiàn)有計劃文件新建、根據(jù)電子表格（Excel）工作薄新建。如果經(jīng)常利用項目管理軟件進(jìn)行工作計劃的管理、控制，可以根據(jù)現(xiàn)有工作計劃文件建立新的工作計劃文件，其好處是可以利用已有文件格式、信息，省去重新設(shè)計的步驟?，F(xiàn)以新建工作計劃文件為例，說明項目管理軟件項目（計劃）的創(chuàng)建過程。啟動項目管理軟件，創(chuàng)建新的工作計劃文件,在其任務(wù)工作表的空白區(qū)域雙擊鼠標(biāo)，即可打開“任務(wù)信息”對話框。在其中設(shè)置工作計劃的名稱（主要內(nèi)容）、工期、計劃模式和備注等后，單擊“確定”按鈕即可創(chuàng)建工作計劃（任務(wù)）。要修改工作計劃（任務(wù)）的信息，可直接在計劃（任務(wù)）上雙擊鼠標(biāo)，打開“任務(wù)信息”對話框，在相應(yīng)選項卡中修改任務(wù)信息后，單擊“確定”按鈕即可。

創(chuàng)建工作計劃文件，要注意將需要實施的工作計劃全部列上，工作計劃“列全”是工作計劃管理的基本要求。如果一次列不全，還可以通過“插入任務(wù)”的方式進(jìn)行增加，也可將多列的、不需要的任務(wù)進(jìn)行刪除。

創(chuàng)建工作計劃文件，還需要注意項目管理軟件中發(fā)揮著巨大的作用。它將先進(jìn)的項目管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合，幫助企業(yè)規(guī)范項目管理的流程和增強執(zhí)行效果。使用項目管理軟件可以幫助企業(yè)實施項目計劃的優(yōu)化、控制項目進(jìn)度及成本、合理分配項目資源，從而達(dá)成計劃的順利實施。日歷的設(shè)置。項目管理軟件默認(rèn)周六、周日為休息日，沒有考慮法定節(jié)假日的調(diào)休等情況。可以單擊“項目”，點擊“更改工作時間”進(jìn)行日歷的設(shè)置，將法定節(jié)假日調(diào)休、企業(yè)自己的工作安排等情況一并考慮，設(shè)定計劃的工作日歷。

（二）對工作計劃進(jìn)行分解

如果是專項的工作計劃，項目管理軟件在工作計劃中的運用會非常省時省力，工作計劃的分解也相對簡單。如果是綜合的工作計劃，大多數(shù)情況下，會涉及多個方面的工作內(nèi)容，工作計劃的總體設(shè)計就非常重要，既要考慮到單個計劃內(nèi)部的邏輯關(guān)系，又要顧及到各計劃之間的總體關(guān)系與總體平衡。工作計劃設(shè)計的這些要求，在添加工作計劃、進(jìn)行工作計劃（任務(wù)）信息設(shè)置的時候，要進(jìn)行充分的考慮。

計劃的基本信息設(shè)置好后，即可對計劃進(jìn)行分解，這個過程應(yīng)該是逐步細(xì)化、逐步完善的過程，需要列出計劃的所有子計劃。在項目管理軟件中，以摘要任務(wù)和子任務(wù)的形式表示任務(wù)（計劃）的層次結(jié)構(gòu)，可以通過“升級任務(wù)”、“降級任務(wù)”按鈕來實現(xiàn)。例如一家企業(yè)打算提高自己產(chǎn)品的市場競爭力，生產(chǎn)出更加貼近消費者的產(chǎn)品，要進(jìn)行消費者需求調(diào)研，要進(jìn)行“消費者關(guān)注點篩查”這樣一項工作計劃，可以將其分解為“編制與完善篩查方案”、“實施篩查”、“形成篩查報告”、“召開消費者關(guān)注點篩查會議確定篩查結(jié)果”這樣幾個子計劃?！跋M者關(guān)注點篩查”是摘要任務(wù)，“編制與完善篩查方案”、“實施篩查”、“形成篩查報告”、“召開消費者關(guān)注點篩查會議確定篩查結(jié)果”是子任務(wù)。

計劃的分解程度要以工作計劃的可管理、可控制為依據(jù)，以分解到“末端計劃”、可執(zhí)行為原則，但是也不可過于細(xì)分，以分解到3層以內(nèi)為宜，一般不要超過5層。計劃的分解要注意不同計劃之間的“輩分”，同一層次的計劃要有相同的“輩分”，以便進(jìn)行工作計劃的管理和控制。同時，工作計劃的分解一般按時間順序排列，同時要考慮不同計劃之間的邏輯關(guān)系，從而做好不同工作計劃的組合排列、結(jié)構(gòu)化分解和解析。

（三）設(shè)定工作計劃的鏈接關(guān)系

工作計劃的鏈接關(guān)系，是工作計劃本身內(nèi)在邏輯關(guān)系的要求，設(shè)計好工作計劃的鏈接關(guān)系便于工作計劃的總體控制。項目管理軟件中有“前置任務(wù)”一列，可以在這一列設(shè)置需要前置的任務(wù)（計劃），并可以設(shè)置任務(wù)（計劃）的鏈接關(guān)系（相關(guān)性）。雙擊任務(wù)（計劃）域，出現(xiàn)“任務(wù)信息”對話框，單擊“前置任務(wù)”，即可選擇鏈接關(guān)系的類型。

項目管理軟件中的任務(wù)（計劃）共有四種任務(wù)鏈接關(guān)系，分別為完成-開始、開始-開始、開始-完成、完成-完成，表示其中一個任務(wù)（計劃）的開始或結(jié)束時間將取決于另一個任務(wù)的開始或結(jié)束時間，項目管理軟件默認(rèn)的關(guān)系是完成-開始。例如“實施篩查”計劃與“形成篩查報告”計劃就是完成-開始關(guān)系，即表示“實施篩查”計劃完成之后，“形成篩查報告”計劃才能開始。通過對所有計劃進(jìn)行鏈接關(guān)系的設(shè)置，系統(tǒng)將形成整個工作計劃的內(nèi)在邏輯關(guān)系，從而使工作計劃形成一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w。

（四）建立資源表并分配資源

切換到“資源工作表”視圖，逐項列出該項目（計劃）中所有需要用到的工時資源、材料資源、成本資源的情況。一般而言，工作計劃所需求的資源多為工時資源，即工作人員，可以是具體的人，也可以是團(tuán)隊（聯(lián)合工作組）。對團(tuán)隊的工時資源的定義邊界要清晰，要建立在實際的工作計劃之上，以便于工作任務(wù)的分配和工作計劃的執(zhí)行。

資源設(shè)置好后，返回甘特圖視圖，可以在“資源名稱”列對資源進(jìn)行分配。對工時資源的分配，主要是對人（團(tuán)隊）分配工作任務(wù)。完成以上四個主要步驟之后，可以說已經(jīng)編制了一個完整的初步的工作計劃。

（五）對工作計劃進(jìn)行總體的完善與優(yōu)化

工作計劃初步編制好以后，還要統(tǒng)籌考慮工作計劃的周全性和可執(zhí)行性，以及方便的管理控制?？梢酝ㄟ^插入輔助列的方式，進(jìn)行必要的備注與說明。

初步編制的工作計劃，要從整體上看時間的進(jìn)度安排是否滿意，如果不滿意，要縮短工期，可通過“甘特圖向?qū)А卑粹o進(jìn)行計劃關(guān)鍵路徑的顯示，并縮短總計劃中關(guān)鍵計劃的工期。此外，還要切換到“資源工作表”視圖，查看資源是否被過度分配，如果被過度分配，需要對資源進(jìn)行合理的再分配。

[1]九州書源.Project 2010項目管理從入門到精通[M].北京：清華大學(xué)出版社，2012.

[2]孫健敏等譯.管理學(xué)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社，2004.

[3]鐘耕深，徐向藝.戰(zhàn)略管理[M].濟(jì)南：山東人民出版社，2006.

（責(zé)任編輯：胡忠任）

F270.7；F272

A

1008—6153（2013）06—0082—02

2013-11-01

常方文(1977-)，男，山東臨朐人，工商管理碩士，山東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司經(jīng)濟(jì)師。