張玉蓮

農(nóng)業(yè)科研項目檔案的動態(tài)管理

張玉蓮

福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)工程技術(shù)研究所

我國現(xiàn)行科研體制以課題、項目為主，科研檔案的管理又以課題、項目成套為其基本特點。科研項目的管理措施和方法既應(yīng)遵循科研檔案自然形成規(guī)律和科研檔案工作的客觀規(guī)律，又須適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。對此，應(yīng)當(dāng)建立項目信息數(shù)據(jù)庫，為推行現(xiàn)代化的辦公自動化管理打下良好基礎(chǔ)，從而提高科研項目管理的效率和質(zhì)量，使項目檔案管理工作真正步入現(xiàn)代化管理軌道。

農(nóng)業(yè)科研項目檔案管理動態(tài)管理

隨著國家對農(nóng)業(yè)科研扶持力度的加大，科研項目立項的增多，科研項目管理難度日益增大。目前，相當(dāng)一部分農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)對科研檔案的管理還停留于上世紀(jì)90年代相對滯后的狀態(tài)，管理手段較為簡單，效率不高，而管理信息往往不能及時反映科研項目的最新動態(tài)。通過現(xiàn)代化的手段，對科研項目進(jìn)行動態(tài)化的跟蹤和管理，對于及時、全面掌握科研項目的情況，提升科研檔案管理的水平至關(guān)重要。

1 農(nóng)業(yè)科研項目檔案管理的關(guān)鍵因素

1.1 項目預(yù)立卷

項目預(yù)立卷工作是科技文件材料隨時收集積累的最有效的形式，它是指科技項目責(zé)任者或業(yè)務(wù)部立卷人員，隨時將科技活動實施前和實施中辦理完畢的文件材料，按照所編的歸卷條款歸入相應(yīng)的卷盒，有預(yù)見性地做好平時文件材料暫存管理的工作。一般來說，在項目合同書簽訂起，就可以開展科研項目檔案的預(yù)立卷工作。做好科研項目檔案的預(yù)立卷工作，可以加強日常管理，防止檔案散失或堆積，保證歸檔文件材料齊全、完整，又可以防止由于提前立卷后的再次歸檔所導(dǎo)致的拆卷工作，能使科研項目檔案管理有條不紊。

1.2 歸檔過程和時間

在整個科研過程中，研究課題從立項到成果鑒定是相對的、動態(tài)的，過程通常比較漫長。據(jù)統(tǒng)計分析，一項農(nóng)業(yè)科研成果平均研制周期為4～6年, 示范推廣期為3～5年, 穩(wěn)定使用期為6年左右。當(dāng)一部分科研項目到了過程中的某個階段后，會由于經(jīng)費、人力、水平等原因被擱置，甚至中斷。而一項科研成果得到鑒定后，也許就告一段落了，但也不排除過了若干時間后繼續(xù)進(jìn)行應(yīng)用或報獎的情況。因此, 相應(yīng)的檔案歸檔時間是不確定的。在項目實施過程中, 要發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研管理人員的前瞻性, 密切關(guān)注項目進(jìn)展的整個過程，按階段分期歸檔。

1.3 項目年終總結(jié)和成果鑒定

科研成果鑒定標(biāo)志著項目研究工作的完成，有關(guān)文件材料已形成，這是科研項目檔案收集的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)抓住這一環(huán)節(jié)，進(jìn)行科研檔案的收集工作。對于研究周期較長的研究項目，還應(yīng)利用年終總結(jié)的機(jī)會，收集已形成的文件材料。

2 建立合理有效的農(nóng)業(yè)科研項目檔案管理機(jī)制

2.1 實行科研項目材料形成部門和課題組立卷和補充制度

科研項目檔案應(yīng)包括管理性文件和科研性文件，分別由科研管理部門和課題組形成、積累。科管部門負(fù)責(zé)科研項目材料形成、制發(fā)和課題立卷歸檔，在下達(dá)課題計劃的同時，必須向課題組明確課題立卷歸檔要求，填寫“科研課題建檔登記表”并定期收集。課題組應(yīng)根據(jù)歸檔要求，做好課題文件材料的積累、整理和補充，確保項目材料的質(zhì)量；科研項目完成或部分完成后，填寫“歸檔說明書”，送科管部門審查，審查合格后，方可準(zhǔn)予鑒定、結(jié)題。

2.2 完整、準(zhǔn)確地收集項目材料，做好前期基礎(chǔ)工作

維護(hù)科研項目檔案的齊全、完整是科研檔案管理工作的基本要求。完整的科研項目檔案包括課題在研究準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵和推廣應(yīng)用等各階段形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。一個科研課題項目基本包括幾個階段：研究準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定驗收、成果獎勵申報、成果推廣應(yīng)用。凡納入科研計劃管理的，有保存價值的檔案都必須按照其形成規(guī)律收集并整理組成有機(jī)整體。在建立項目檔案時，必須抓住課題項目內(nèi)容和特點，瞄準(zhǔn)項目科研、推廣、成果轉(zhuǎn)化等幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，梳理歸并，建卡建檔。

2.3 密切同課題組的關(guān)系，樹立“管理就是服務(wù)”的意識

在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，為專家、學(xué)者排憂解難，在對項目進(jìn)行跟蹤和管理過程中，與項目負(fù)責(zé)人經(jīng)常保持聯(lián)系，及時溝通情況，發(fā)現(xiàn)并幫助項目進(jìn)展中出現(xiàn)的問題。

3 運用數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化手段加強對科研項目檔案的跟蹤和管理

3.1 項目建檔工作應(yīng)強調(diào)對科研項目的過程控制，實行“四同步”管理

科研檔案管理工作是科研活動的重要環(huán)節(jié)，項目材料的形成、積累、整理、歸檔工作必須納入工作程序，納入科研工作計劃，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍?？蒲性假Y料的收集及檔案的規(guī)范管理必須貫穿于科研工作的全過程?！八耐健奔矗罕M量做到下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果與檔案部門出具課題歸檔證明材料同步；從而保證科研項目工作真正步入現(xiàn)代化管理的軌道，使自己做到心中有數(shù)。

3.2 加強項目中期檢查制度和成果鑒定結(jié)項制度

對課題進(jìn)展的各個環(huán)節(jié)實行項目跟蹤，強化動態(tài)管理。年初抓計劃，年底抓匯報，每年舉行1～2次項目進(jìn)展匯報會，對項目進(jìn)展情況、研究計劃、課題組情況、經(jīng)費使用情況、預(yù)期成果等進(jìn)行認(rèn)真評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。在項目檢查之后，認(rèn)真撰寫管理工作總結(jié)，綜合分析，提出批評和建議，及時調(diào)整工作中的偏差。在對科研項目和成果進(jìn)行鑒定和驗收時，科研檔案人員必須參與，并對應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料加以驗收。

3.3 建立項目信息數(shù)據(jù)庫

建立項目信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)科研項目動態(tài)管理的有效方式。應(yīng)定期組織科研管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)、計算機(jī)培訓(xùn)，拓寬知識面，以適應(yīng)新形勢下動態(tài)、全面、現(xiàn)代化的管理，逐步實現(xiàn)科研管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、計算機(jī)化，提高工作效率。福建省農(nóng)科院早在1999年就應(yīng)用Microsoft/Access編寫出一套“農(nóng)業(yè)科研院所科技管理數(shù)據(jù)庫”，運用于日?？蒲泄芾?。近年來，又依托院屬眾多專業(yè)所多年科研生產(chǎn)實踐，以及豐富的信息資源積累，利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、流媒體視頻技術(shù)建立基于數(shù)據(jù)庫、多媒體、遠(yuǎn)程系統(tǒng)、答疑系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)為核心的農(nóng)村科技信息服務(wù)系統(tǒng)。該項成果已獲2007年度福建省科學(xué)技術(shù)二等獎。

實踐證明，運用數(shù)據(jù)庫能起到事半功倍的效果。通過項目信息數(shù)據(jù)庫，將收集到的項目及其基本信息及時、準(zhǔn)確入庫，分成幾個階段，并采用動態(tài)管理機(jī)制，及時對有關(guān)材料進(jìn)行修改、補充和完善。盡可能及時地發(fā)現(xiàn)項目實施過程中存在的問題，及時上報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決問題。

[1] 劉善文, 等. 福建農(nóng)村科技信息化技術(shù)及示范研究[J]. 福建農(nóng)業(yè)學(xué)報, 2007, 22（4）:418-422.