奚永旺 阮海紅

(浙江傳媒學(xué)院 浙江杭州 310018)

引言

目前圖書館普遍采取自行采購、集團(tuán)采購、自建數(shù)據(jù)庫等方式，且以購買為主，輔以自建、合建、委托加工及開發(fā)的方式來發(fā)展數(shù)字館藏。電子文獻(xiàn)的采訪由于缺乏計劃、經(jīng)費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)、采訪書目工具，兼之出版發(fā)行市場較混亂多變、系統(tǒng)性不強(qiáng)等問題，使得電子文獻(xiàn)采訪成為一項較浩大且繁瑣的系統(tǒng)工程，實踐中存在很大的盲目與被動。

本文引用柔性管理理論，提出了從電子文獻(xiàn)的全面獲取、有效控制、完善管理和提升服務(wù)四個環(huán)節(jié)來構(gòu)建大/泛在采訪業(yè)務(wù)的設(shè)想，研究探索新視角與新架構(gòu)以促進(jìn)圖書館業(yè)務(wù)的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。

1 電子文獻(xiàn)的獲取

電子資源是指將信息以數(shù)字形式存貯在光、磁等介質(zhì)上，并通過計算機(jī)或類似設(shè)備閱讀使用的產(chǎn)品。通俗而言就是，把文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息存儲在光、磁等非紙介質(zhì)的載體中，并通過網(wǎng)絡(luò)通信、計算機(jī)或通訊終端等方式再現(xiàn)出來的資源。從電子資源發(fā)展現(xiàn)狀及未來前景看，電子資源主要可分為光盤型電子資源和網(wǎng)絡(luò)型電子資源?！?〕而圖書館擁有的電子資源主要指購買的非紙本的各種參考資源，包括電子期刊、電子圖書、各種類型的數(shù)據(jù)庫、電子類參考資源、Internet上的各種資源以及各館自建的專題數(shù)據(jù)庫等。

1．1 業(yè)務(wù)過程探析

傳統(tǒng)意義上電子文獻(xiàn)的獲取是通過代理商購買相應(yīng)的電子文獻(xiàn)資源;或者是數(shù)據(jù)庫代理商提供多種電子文獻(xiàn)。這兩種方式獲得的資源都是由代理商提供，良莠不齊;數(shù)據(jù)種類重復(fù)，質(zhì)量難以過關(guān);缺乏讀者參與，資源利用率低。

1．2 獲取策略研究

隨著個性化特色化圖書館概念的成熟，越來越多圖書館不再滿足由代理商提供電子文獻(xiàn)，而是讓讀者加入到電子文獻(xiàn)獲取的大軍中，并減少圖書館員的參與。學(xué)科導(dǎo)航平臺的推出，讓圖書館可以采取網(wǎng)絡(luò)抓取方式，獲得與本館相關(guān)資源。一是制作電子文獻(xiàn)采購意向表，發(fā)布在圖書館主頁上，讓眾多讀者上網(wǎng)選取適合需求的電子文獻(xiàn)或提供需要的電子文獻(xiàn)目錄。二是在各類圖書館活動中，宣傳電子文獻(xiàn)及其使用，讓讀者充分了解電子文獻(xiàn)，主動投入到電子文獻(xiàn)的選擇與采購中。三是讓圖書館員走出去，主動向讀者推薦電子文獻(xiàn)，滿足其需求。

2 電子文獻(xiàn)的控制

2．1 業(yè)務(wù)過程探析

圖書館需要慎重考慮的，是購買的電子資源存在的版權(quán)問題;另外，買來的電子資源并不是一成不變，數(shù)據(jù)也在實時更新，圖書館員應(yīng)間隔一段時間，查看后臺下載與瀏覽數(shù)據(jù)，從而了解該電子資源的使用情況，為其續(xù)訂做好信息反饋。

2．2 控制策略研究

首先，圖書館員應(yīng)充分利用合同控制。電子資源的版權(quán)是眾多圖書館比較頭疼的問題，容易導(dǎo)致糾紛。解決該問題應(yīng)利用購買合同，與數(shù)據(jù)庫代理商簽好協(xié)議，注明使用年限，寫明免責(zé)申明。其次，試用與購買的電子資源應(yīng)定時進(jìn)行后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計。圖書館員應(yīng)定期通過后臺了解其瀏覽與下載量，獲取相應(yīng)的點(diǎn)擊率。如果點(diǎn)擊率不高，可以取消下次合作。點(diǎn)擊率較高的，應(yīng)適當(dāng)增加電子資源經(jīng)費(fèi)，提高該電子資源的并發(fā)性。

3 電子文獻(xiàn)管理策略

3．1 業(yè)務(wù)過程探析

綜合考察管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容、影響因素以及動態(tài)過程，筆者將電子文獻(xiàn)管理業(yè)務(wù)分層次建模，如下圖所示:

電子文獻(xiàn)管理業(yè)務(wù)三層次模型圖

3．1．1 宏觀層面完成科學(xué)規(guī)劃

宏觀把握國內(nèi)外電子文獻(xiàn)資源的發(fā)展現(xiàn)狀、國內(nèi)各項共建共享服務(wù)工程以及本館的結(jié)構(gòu)性缺藏問題，進(jìn)行學(xué)科考察與學(xué)科權(quán)衡、經(jīng)費(fèi)預(yù)算與成本核算、人員配置與資源整合，注意動態(tài)平衡，實行按需調(diào)整，制定電子文獻(xiàn)采購原則與發(fā)展政策。只有科學(xué)的策略才能保證資金的準(zhǔn)確到位，避免盲目采購引進(jìn)，為讀者學(xué)習(xí)和科研提供合理的文獻(xiàn)保障。〔2〕對數(shù)據(jù)庫的適用學(xué)科與讀者的學(xué)科需求進(jìn)行比較研究，充分考慮重要學(xué)科、重點(diǎn)發(fā)展學(xué)科以及資源短缺學(xué)科等因素，適時調(diào)整、修訂資源發(fā)展政策，保持電子文獻(xiàn)的學(xué)科結(jié)構(gòu)平衡，以適應(yīng)高等教育的發(fā)展、教學(xué)科研需求和電子資源與日俱增的新態(tài)勢，減少發(fā)展管理中較大的隨意性和盲目性，編制一個獨(dú)立的電子資源館藏發(fā)展政策可以更好解決問題?！?〕

3．1．2 中觀層面完善管理體制

不斷完善管理體制，明確管理職能和運(yùn)行機(jī)制，制定一系列管理辦法，執(zhí)行科學(xué)管理工作。成立電子文獻(xiàn)管理的業(yè)務(wù)組織，如館藏發(fā)展專家組、電子資源評價工作組等機(jī)構(gòu)，〔4〕一個運(yùn)行良好的電子資源評價工作組可以調(diào)研和評價電子資源的試用、采購、續(xù)訂等工作，確保各環(huán)節(jié)不偏離發(fā)展規(guī)劃的要求，這樣不但可以監(jiān)督政策的實施，更能從制度和程序上確保電子文獻(xiàn)管理業(yè)務(wù)過程的科學(xué)性和合理性?！?〕圖書館還必須配備專門的用戶數(shù)據(jù)分析人員，負(fù)責(zé)跟蹤、了解用戶需求，以定量分析來幫助調(diào)整資源建設(shè)策略并決定文獻(xiàn)的儲藏?！?〕

3．1．3 微觀層面規(guī)范管理程序

微觀層面的電子文獻(xiàn)管理業(yè)務(wù)體現(xiàn)在大量的圖書館常規(guī)工作中，諸如:周工作流程、登入點(diǎn)管理分工、電子資源維護(hù)工作、期刊列表的平臺以及重新調(diào)配管理等等。以香港中文大學(xué)圖書館電子資源學(xué)習(xí)周工作流程為例，由期刊、編目、系統(tǒng)及參考四個業(yè)務(wù)部門分別負(fù)責(zé)更新及維護(hù)電子數(shù)據(jù)庫及電子圖書數(shù)據(jù)庫網(wǎng)頁;電子期刊及免費(fèi)電子資源的檢索平臺;圖書館公共檢索目錄。從期刊部開始，建立一個EXCEL文檔，包括三項資料記錄:①新增的電子資源;②有待更新的電子資源;③停訂或?？碾娮淤Y源。編目部依據(jù)EXCEL文檔資料建立、更新書目記錄。期刊部開始建立、更新或刪減有關(guān)的點(diǎn)收記錄。參考咨詢部負(fù)責(zé)更新數(shù)據(jù)庫及電子圖書的網(wǎng)頁，系統(tǒng)部負(fù)責(zé)更新電子期刊的A－Z列表，建立遠(yuǎn)端存取連結(jié)及維護(hù)遠(yuǎn)端存取的安全性?！?〕

由于當(dāng)前的電子文獻(xiàn)管理業(yè)務(wù)中存在大量可改善空間，可考慮引入工作流管理理論來規(guī)范管理程序，以幫助實現(xiàn)目標(biāo)管理與績效管理。工作流管理WFM(Work flow Management)是人與電腦共同工作的自動化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在工作流管理下，工作量可以被監(jiān)督，分派工作到不同的用戶達(dá)成平衡，從而達(dá)到資源的高效配置和管理。

3．2 管理策略研究

3．2．1 依托項目管理發(fā)展虛擬館藏

虛擬館藏指在實體館藏的基礎(chǔ)上所做的數(shù)字化資源整合，形式為自建和購買的數(shù)據(jù)庫，包括便捷的檢索平臺和閱讀方式。〔8〕實施項目管理策略可增加圖書館電子文獻(xiàn)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，突破圖書館虛擬館藏發(fā)展瓶頸，完成硬軟件環(huán)境的整體改造與轉(zhuǎn)型升級。浙江傳媒學(xué)院圖書館通過跨部門的團(tuán)隊協(xié)作申報中央地方共建合作項目與省財政資助合作項目，爭取到了數(shù)百萬的項目經(jīng)費(fèi)支持，此外，規(guī)劃并申報“傳媒產(chǎn)學(xué)研數(shù)字化特色資源平臺”，集成多種傳媒特色信息資源與服務(wù)，形成一個以重點(diǎn)學(xué)科服務(wù)為主體的科研支持環(huán)境，以創(chuàng)建媒體資源共享的多功能特色信息科研平臺。還參加教學(xué)條件保障工程教改項目和應(yīng)課程教學(xué)改革的基礎(chǔ)教學(xué)設(shè)施配套改造與保障機(jī)制的建設(shè)研究，實現(xiàn)了圖書館數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)的更新。項目的管理與實施為圖書館電子文獻(xiàn)業(yè)務(wù)管理帶來了很大的變化。

3．2．2 重視OA資源，關(guān)注開放獲取

開放存取(Open Access，簡稱OA)一個被廣泛接受的定義是:網(wǎng)上免費(fèi)獲取，允許閱讀、下載、復(fù)制、傳閱、打印、檢索、建立鏈接、編入索引、軟件中使用，或其他合法的使用，除去上網(wǎng)費(fèi)用，不產(chǎn)生任何費(fèi)用，沒有法律和技術(shù)方面的存取障礙?！?〕因此，充分利用OA期刊可及時緩解外文資源的獲取困難問題，便捷獲取全球OA期刊，更可及時了解、掌握國際先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)水平和科技創(chuàng)新。2007年西安交大圖書館在外文期刊購置過程中，把OA期刊作為重要考慮因素，將OA期刊與現(xiàn)有訂購的品種進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)有幾十種期刊都屬于OA期刊，于是調(diào)整了部分期刊的訂購品種，節(jié)省經(jīng)費(fèi)的同時還收集、整合OA期刊超過了一萬種?！?0〕由于OA期刊品種每年不斷增加，跟蹤品種的變化，獲取新OA期刊網(wǎng)站的期刊品種及相關(guān)信息存在很大的困難，《OA期刊共享集成方案及其關(guān)鍵技術(shù)研究》一文對來源不同、遵循不同協(xié)議的OA期刊的共享集成的關(guān)鍵技術(shù)問題進(jìn)行了研究，并提出解決問題的思路和方案，來實現(xiàn)OA期刊的共享集成，解決OA期刊源的跟蹤維護(hù)問題?！?1〕

3．2．3 強(qiáng)化協(xié)調(diào)配合，實行協(xié)作外包

協(xié)作外包的管理策略可優(yōu)化圖書館電子文獻(xiàn)的處理流程、人力資源分配和讀者服務(wù)。電子文獻(xiàn)數(shù)量的極劇增長與讀者的及時使用已成為圖書館面臨的重大挑戰(zhàn);如何運(yùn)用現(xiàn)有的人力資源和圖書館集成管理系統(tǒng)也已成為電子文獻(xiàn)管理的新命題。根據(jù)香港中文大學(xué)圖書館的統(tǒng)計，該館的電子資源數(shù)量在2006－2007年度比上一年增長了兩倍之多，隨之而來的是復(fù)雜頻繁的資料更新及費(fèi)時失事的聯(lián)系工作，為改善電子資源管理工作，實行了電子期刊的編目工作外包，即將電子期刊的編目及電子期刊A－Z列表的維護(hù)工作外包與Serials Solutions公司，并采用了Innovative公司的電子資源管理系統(tǒng)，讀者通過圖書館的公共檢索目錄可以了解有關(guān)電子資源的同步登入數(shù)量、下載限制、打印限制、及版權(quán)限制等;可以透過新的電子期刊A－Z列表以刊名、刊名關(guān)鍵詞、及ISSN檢索，或以刊名及14個主題瀏覽電子期刊檢索。因此，該館考慮將其他的電子資源維護(hù)工作外包，以進(jìn)一步減省人手，為讀者提供更完善的服務(wù)?！?2〕

4 電子文獻(xiàn)服務(wù)策略

4．1 業(yè)務(wù)過程探析

IS0 2789 Information and Documentation——International Library Statistics第四版中“電子服務(wù)”(electronic service)的定義是指OPAC服務(wù)、圖書館網(wǎng)站服務(wù)、電子館藏的使用、電子文獻(xiàn)傳遞、電子參考咨詢、電子資源的訪問使用和網(wǎng)絡(luò)的用戶培訓(xùn)等?！?3〕電子文獻(xiàn)是開展電子服務(wù)的根本，可細(xì)分為數(shù)據(jù)庫、電子連續(xù)出版物、數(shù)字文獻(xiàn)，數(shù)據(jù)庫分全文數(shù)據(jù)庫、文摘索引數(shù)據(jù)庫及其他類型數(shù)據(jù)庫，數(shù)字文獻(xiàn)包括電子書、電子專利、網(wǎng)絡(luò)視聽文獻(xiàn)和其他電子形態(tài)的報告、預(yù)印本等文獻(xiàn)?！?4〕電子文獻(xiàn)服務(wù)作為一種典型的知識密集型服務(wù)，核心任務(wù)是選擇科學(xué)的分類服務(wù)體系，構(gòu)建有效的服務(wù)集成系統(tǒng)，其中，服務(wù)意識始終滲透起主導(dǎo)作用，電子文獻(xiàn)維護(hù)、推廣與教育構(gòu)成關(guān)鍵的兩大要素。

考察業(yè)界的工作實踐，通常由圖書館各業(yè)務(wù)部門承擔(dān)起電子文獻(xiàn)服務(wù)任務(wù)，皆依托各類電子文獻(xiàn)相應(yīng)開展各類電子服務(wù)，在具體的服務(wù)項目及服務(wù)過程中，也聯(lián)合借助館外機(jī)構(gòu)的資源來共同參與，詳見《電子服務(wù)類別、文獻(xiàn)類別及業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)一覽表》。

電子服務(wù)類別、文獻(xiàn)類別及業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)一覽表

4．2 服務(wù)策略研究

4．2．1 探索合作共建服務(wù)模式

圖書館主頁的可用度與電子資源檢索的穩(wěn)定性極大影響文獻(xiàn)的使用。探索與其他非圖書館的信息機(jī)構(gòu)的合作，比如憑借超星讀秀數(shù)據(jù)庫的搜索平臺，實現(xiàn)館藏書目的資源整合，跨學(xué)科、跨語言的文獻(xiàn)資源搜索平臺的搭建使圖書館館藏建設(shè)不再注重“擁有”，而更注重“獲取”，大大提升信息的提供和控制能力。圖書館與這些商業(yè)機(jī)構(gòu)和信息提供商合作，可節(jié)省本館的采購經(jīng)費(fèi)和館藏資源數(shù)字化的成本，同時館藏信息在Google等搜索引擎中的鏈接，對圖書館館藏是一個很有效的宣傳?！?5〕

4．2．2 推廣數(shù)字閱讀與知識共享

電子文獻(xiàn)服務(wù)的重要策略之一是推動數(shù)字閱讀服務(wù)，促進(jìn)知識共享。關(guān)注新的信息處理、存儲和傳播技術(shù)來提升服務(wù)水準(zhǔn)，構(gòu)筑一個全新的數(shù)字閱讀服務(wù)新平臺。圍繞構(gòu)建適應(yīng)教學(xué)改革需要的教學(xué)環(huán)境保障體系，通過跨學(xué)科發(fā)展合作，為教學(xué)改革實現(xiàn)探究性、互動性、網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)提供現(xiàn)代化的信息平臺。擬定改革目標(biāo)，為社會培養(yǎng)適應(yīng)信息時代的具有數(shù)字閱讀能力的合格人才，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，整合優(yōu)勢資源，積極拓展信息素養(yǎng)教育的新空間，形成創(chuàng)新的學(xué)習(xí)資源中心，依托先進(jìn)設(shè)施，集成多種傳媒特色信息資源與服務(wù)，形成一個以重點(diǎn)學(xué)科服務(wù)為主體的科研支持環(huán)境，創(chuàng)建以學(xué)科資源共享為特色的多功能的數(shù)字化信息平臺，拓展個性化服務(wù)的空間。

4．2．3 策劃學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型電子服務(wù)活動

按照新的知識流程來組建圖書館的管理組織體系，重新設(shè)立服務(wù)崗位，配備專職人員負(fù)責(zé)安排培訓(xùn)任務(wù)，組建圖書館學(xué)習(xí)型組織的館內(nèi)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，建立學(xué)科館員制度，開展數(shù)字參考咨詢服務(wù)。培養(yǎng)一個數(shù)字導(dǎo)讀服務(wù)團(tuán)隊，策劃閱讀推廣活動，熟悉組織流程，引領(lǐng)學(xué)生社團(tuán)開展讀書活動，探索建立圖書館閱讀推廣活動的長效機(jī)制，持續(xù)推進(jìn)學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、服務(wù)型服務(wù)活動。比如，策劃讀書文化節(jié)的數(shù)據(jù)庫電子資源推廣月活動;邀請數(shù)據(jù)庫電子資源供應(yīng)商參加推廣活動;當(dāng)場派發(fā)宣傳資料及指導(dǎo)數(shù)據(jù)庫利用等。啟動電子資源培訓(xùn)計劃，組織系統(tǒng)的面向全校師生進(jìn)行數(shù)據(jù)庫電子資源的專題培訓(xùn)，包括中文期刊數(shù)據(jù)庫、外文數(shù)據(jù)庫、文獻(xiàn)傳遞平臺使用介紹以及畢業(yè)論文寫作與檢索技巧培訓(xùn)等。

5 結(jié)語

基于讀者需求與學(xué)科發(fā)展，圖書館應(yīng)建立規(guī)范、科學(xué)的采購模式，形成合理的決策機(jī)制，在種類不斷趨多且價格連續(xù)趨長的電子文獻(xiàn)資源中實現(xiàn)優(yōu)化選擇，確保以最優(yōu)惠的采訪成本引進(jìn)最需要的數(shù)字資源，實現(xiàn)館藏資源最大化利用。

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