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        如何用好職場電子郵件

        2013-02-01 05:33:56張穎異
        職業(yè) 2013年1期
        關(guān)鍵詞:人事

        張穎異

        現(xiàn)代職場中,很多工作離不開電子郵件。但是,電子郵件給我們帶來便利的同時,也會帶來不少煩惱,要想使用好這把職場雙刃劍,需要注意的問題有很多。

        慎重使用企業(yè)郵箱

        彭云是家大型民企公司市場部的職員,公司有自己的企業(yè)信箱,平時工作交流的時候,大家也都是經(jīng)常使用信箱。因此,每天上班的時候,彭云會多次查看自己的信箱。

        彭云一些大學(xué)同學(xué)的單位禁止工作時間上QQ,于是,這些好朋友在網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)有好玩的段子或者笑話的時候,就會復(fù)制下來發(fā)到彭云的信箱,然后發(fā)個手機(jī)短信:發(fā)你信箱一個段子,很逗!彭云就打開信箱來看。一些段子確實很搞笑,彭云自己樂完了,就想把這歡樂讓大家一起享受,于是隨手就把郵件批量轉(zhuǎn)發(fā)了出去。

        有個階段,彭云想找家待遇更好的公司,于是就給很多招聘單位發(fā)去求職信,也有幾家通知彭云面試的,彭云去了后看了辦公環(huán)境、咨詢了具體的工資待遇,發(fā)現(xiàn)還不如目前的這家公司,于是暫時不考慮離職了。不過就在打消了跳槽的念頭之后,她突然意識到,由于圖方便省事,自己發(fā)送求職信的郵箱正是公司的企業(yè)信箱,這要是讓公司發(fā)現(xiàn)就麻煩了。于是,她趕緊把這些求職信從發(fā)件箱里清除掉。

        沒想到幾天之后,公司人事經(jīng)理居然鄭重地找到彭云,對她說:“你近期好像忙于跳槽的事情,職場正常流動公司可以理解。不過,希望你不要占用上班時間。另外,也請不要向同事轉(zhuǎn)發(fā)與工作無關(guān)的內(nèi)容?!?/p>

        彭云灰溜溜地從人事部出來,她明白自己的問題肯定出在公司企業(yè)信箱的使用上。自己群發(fā)郵件時,公司的很多人都會看到。另外,自己的求職郵件雖然在本機(jī)中刪除了,但是,如果人事部門查閱,一定能從公司的服務(wù)器上看到。

        點評:企業(yè)信箱發(fā)出去的信件,盡管及時刪除了,但是,企業(yè)信箱的服務(wù)器依然記錄著你發(fā)信的詳細(xì)信息。因此,不要在上班的時候群發(fā)搞笑段子等,以免領(lǐng)導(dǎo)覺得你整天沒有正事干。更不要用企業(yè)信箱發(fā)送私人信件甚至是求職信。否則你將毫無秘密可言,在職場上非常被動。

        電子郵件也是證據(jù)

        蘭軍是一家公司研發(fā)部的員工。一次,因為感冒很嚴(yán)重,他想在家休息兩天。他首先打電話給自己的部門主管請假,部門主管爽快答應(yīng),批準(zhǔn)蘭軍在家好好養(yǎng)病,并囑咐他一定要向人事經(jīng)理請假,才不會在考勤時出現(xiàn)麻煩。

        蘭軍于是給公司人事經(jīng)理打電話,告訴他自己要請假兩天,部門主管已經(jīng)批準(zhǔn)。人事經(jīng)理當(dāng)時正在超市買東西,接電話后隨口說道:“好,我知道了!”掛完電話后,便忘了此事。月底按照指紋打卡的記錄,人事經(jīng)理給蘭軍計算“曠工兩天”,不但扣除兩天的工資,還罰款五百元。

        得知自己工資數(shù)額不對,被記曠工兩天,蘭軍非常生氣。于是找到人事經(jīng)理對質(zhì),問他為什么給自己算做曠工兩天 。人事經(jīng)理很不高興地說:“沒有請假,兩天沒有來,不算曠工算什么?”蘭軍堅持自己請假了,并拉來部門主管作證。主管只能證明蘭軍確實打過電話向自己請假,卻無法證明蘭軍也向人事經(jīng)理請了假。

        人事經(jīng)理傲慢地說:“你向主管請假了,但是,你的主管沒有和我說啊,你也沒有向我提交假條啊,我向財務(wù)匯報的時候,只能算你曠工?!?/p>

        無論人事經(jīng)理是出于工作疏忽還是蓄意刁難,這種死不認(rèn)賬的態(tài)度讓蘭軍感到非常窩火。他立即查閱公司的有關(guān)規(guī)定,發(fā)現(xiàn)只有正式遞交紙質(zhì)假條或是使用郵箱發(fā)送的書面申請才是有效的。因此即使他找出當(dāng)日與人事經(jīng)理的通話記錄,也無法作為自己請假的證據(jù)。

        點評:職場上,一些涉及考勤及工作責(zé)任的事宜,最好要通過書面形式提交申請,很多時候用電子郵件來落實和證明是被認(rèn)可的。如果發(fā)件箱里留有憑據(jù),維護(hù)自己的職場權(quán)益也會更加容易一些。

        不要私自抄送電子郵件

        林娜和杜苗是家公司策劃部的員工,策劃部經(jīng)理交給她們一項任務(wù),給一家數(shù)碼公司做一款新產(chǎn)品的活動策劃。因為是上班時間,兩人不方便語言交流,于是就以電子郵件的形式討論。關(guān)于怎么做這個策劃,林娜建議開個新聞發(fā)布會,然后邀請一些媒體記者參加,以新聞報道的形式發(fā)些軟性廣告,接著就是在各省晚報以及省級衛(wèi)視連續(xù)打廣告,產(chǎn)生轟炸效果,就能把這款新產(chǎn)品的名氣打出去了。杜苗反對:“如果這么做策劃,成本太大、廣告費太高,數(shù)碼公司肯定通不過的。我覺得還是贊助一些活動,最好是公益性質(zhì)的活動,用這款產(chǎn)品命名活動,既有社會意義,又能給新產(chǎn)品打出名聲,另外,花費還不多?!绷帜确瘩g說舉行活動的方式是慢熱,新產(chǎn)品就要搶占市場,這樣會喪失機(jī)會,如果別的同行廠家生產(chǎn)出類似的同款產(chǎn)品,那就麻煩了。

        兩人誰也說服不了誰,后來,杜苗就把兩人在電子郵件中的爭論分別抄送一份給部門經(jīng)理和老總。老總發(fā)電子信件給林娜,告訴她的方案不可行,因為確實廣告費用太高,客戶肯定不會同意。這時,林娜明白杜苗把她們之間交流的電子郵件內(nèi)容抄送給領(lǐng)導(dǎo)了,她非常生氣,覺得杜苗做事情不敞亮,在背后使手段。杜苗解釋說因為兩個人分歧太大,自然要向領(lǐng)導(dǎo)匯報。林娜生氣地說:“向領(lǐng)導(dǎo)匯報,非常正常也很應(yīng)該,但是我們可以一起向領(lǐng)導(dǎo)說明,你這樣私自抄送郵件,對我也太不尊重了吧!”杜苗啞口無言,她后悔自己因為著急而沒有考慮周全。

        點評:同事之間在工作爭論中的郵件來往,千萬不要背著當(dāng)事人抄送給領(lǐng)導(dǎo),因為被當(dāng)事人知道后,會激起當(dāng)事人的反感,覺得這是背后使手段,會嚴(yán)重?fù)p害同事關(guān)系。

        發(fā)郵件前通知對方

        米琪和小艾是一家集團(tuán)公司的員工。不同的是,米琪在集團(tuán)總部工作,小艾在一家分公司工作。兩人都屬于行政部門,經(jīng)常有一些工作上的電子郵件來往。但是,米琪有時候發(fā)郵件,小艾卻沒有收到,結(jié)果工作就會受到影響。兩人受到行政總監(jiān)的批評時,也都無法證明不是自己的過錯。

        后來,米琪每次發(fā)完電子郵件,都會給小艾打電話:“小艾,電子郵件已經(jīng)給你發(fā)過去了,趕緊看一下,別說沒收到。”小艾雖然答應(yīng)去看,但是心里不由得感覺非常惱火,米琪的話語讓人感覺之前的問題都是自己在抵賴。

        點評:電話通知對方查看電子郵件的時候,不應(yīng)該是用一種推脫責(zé)任的口吻。如果讓對方感到你的意思是“我發(fā)完后,然后打電話告訴你了,你看不看就是你的事情了,與我無關(guān)!”就很容易激起對方的反感,使其感到自己受到了威脅。如果能在發(fā)送電子郵件之前通知對方,簡潔明要地告知郵件的內(nèi)容,并希望對方收到郵件后回復(fù),對方或許更容易接受,在繁多的郵件中先閱讀你的郵件,并及時給予回復(fù)。

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