衛(wèi)生部北京醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，北京 100730

我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的探討

周嬙

衛(wèi)生部北京醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，北京 100730

本文介紹了我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的內(nèi)容，從醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用、管理模式及處理方式等方面探討了如何有效加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理。

醫(yī)療設(shè)備檔案；檔案管理；醫(yī)院信息系統(tǒng)

醫(yī)療設(shè)備檔案是現(xiàn)代化醫(yī)院臨床、教學(xué)、科研的重要信息來源，其有效利用是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，是醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)[1-2]。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的最終目的是完善利用醫(yī)療設(shè)備整個(gè)生命周期過程中的信息資源，發(fā)揮檔案的深層次效能，更好地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為臨床、教學(xué)、科研活動(dòng)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供各種信息資源。因此，科學(xué)規(guī)范地做好我院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作很有必要[3-4]。

1 我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的內(nèi)容

根據(jù)財(cái)政部和衛(wèi)生部的相關(guān)法律法規(guī)，我院要求為單價(jià)在1萬元以上、屬于固定資產(chǎn)的醫(yī)療設(shè)備建立檔案，并且長期保存；如果該醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢，其設(shè)備檔案也要做相應(yīng)處理。我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的內(nèi)容主要包括兩部分：醫(yī)療設(shè)備申購過程中形成的檔案和醫(yī)療設(shè)備使用過程中形成的檔案。

1.1 醫(yī)療設(shè)備申購過程中形成的檔案

這部分主要包括醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)報(bào)告、購置論證表及論證會(huì)議記錄、產(chǎn)品合同、發(fā)票、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、三證（醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、準(zhǔn)字號(hào)的醫(yī)療器械注冊(cè)證）等；進(jìn)行招標(biāo)采購的醫(yī)療設(shè)備，還要保存招投標(biāo)的相關(guān)材料；需要《大型醫(yī)用設(shè)備配置許可證》的醫(yī)療設(shè)備還包括全套有關(guān)材料等。通過外貿(mào)采購的醫(yī)療設(shè)備，還應(yīng)包括機(jī)電設(shè)備進(jìn)口證明、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、外商發(fā)票、外商原產(chǎn)地證書、外商質(zhì)量保證書、外商裝箱/重量體積單、外運(yùn)單據(jù)等；享有國家免稅政策的醫(yī)療設(shè)備，還需附加海關(guān)免稅證明。

1.2 醫(yī)療設(shè)備使用過程中形成的檔案

我院醫(yī)學(xué)工程科有20余名醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員，負(fù)責(zé)保障全院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)還負(fù)責(zé)記錄醫(yī)療設(shè)備使用過程中形成的檔案，主要內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備的定期保養(yǎng)計(jì)劃、醫(yī)療設(shè)備使用情況的記錄、維修維護(hù)情況的記錄、每年的經(jīng)濟(jì)效益分析情況的記錄等[5]。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案的管理模式

我院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理遵循了《中華人民共和國檔案法》、《GB/T 11822-2008 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)法律和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際工作，建立了合適的、科學(xué)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理模式和制度。

2.1 醫(yī)療設(shè)備檔案的紙質(zhì)保管

醫(yī)療設(shè)備檔案管理雖然越來越多地采用了計(jì)算機(jī)化管理模式，但完整的紙質(zhì)資料保管相當(dāng)重要。對(duì)于查閱紙質(zhì)資料的，由檔案管理人員陪同，當(dāng)時(shí)翻查資料，當(dāng)時(shí)回收；對(duì)于借閱資料的，由檔案管理人員認(rèn)真填寫借閱表，包括借閱文件的名稱、借閱時(shí)間、借閱人員所屬科室，并由借閱人簽字，留好聯(lián)系方式，并向借閱人明確歸還時(shí)間，在規(guī)定的時(shí)限前督促歸還，以維護(hù)檔案資料的完整性[7]。

2.2 醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理

醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理不僅可以準(zhǔn)確、快捷地查閱所需資料，節(jié)約人力和時(shí)間，提高工作效率，而且對(duì)于更新管理概念和管理手段、提高醫(yī)療設(shè)備管理人員的素質(zhì)和檔案管理的質(zhì)量起到十分積極的促進(jìn)作用。

為了便于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)和利用，我院規(guī)范了醫(yī)療設(shè)備的術(shù)語，對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化記錄，這是后期對(duì)大量設(shè)備檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)挖掘，使得海量零散數(shù)據(jù)成為有用信息的基礎(chǔ)；我院還將一些難以進(jìn)行數(shù)據(jù)格式化保存的重要文件進(jìn)行了掃描存檔。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案的處置方式

我院醫(yī)療設(shè)備的處置方式可大致分為：調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、捐贈(zèng)、報(bào)廢報(bào)損等，有時(shí)為便于原有設(shè)備的更新、升級(jí)、換代，還有廠家回收的方式[8]，簡(jiǎn)單來說可以歸結(jié)為醫(yī)療設(shè)備的轉(zhuǎn)移和終止，相應(yīng)地，我院醫(yī)療設(shè)備檔案的處置也分為轉(zhuǎn)移和終止兩種方式。一般而言，醫(yī)療設(shè)備轉(zhuǎn)移后，其檔案原件在不違反相關(guān)法律和制度的前提下，也應(yīng)隨設(shè)備一起轉(zhuǎn)移至設(shè)備接收方，轉(zhuǎn)出方應(yīng)保留重要內(nèi)容的復(fù)印件；也可以雙方約定，轉(zhuǎn)出方繼續(xù)保留原件并終止更新內(nèi)容，接收方保留其所需檔案內(nèi)容的復(fù)印件。若醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢，則其設(shè)備檔案隨之終止。對(duì)于已終止的設(shè)備檔案，相關(guān)法律、標(biāo)準(zhǔn)中并沒有明確其保管時(shí)間，我院根據(jù)相關(guān)的檔案管理制度進(jìn)行處置，如隨即銷毀，或根據(jù)實(shí)際需要繼續(xù)保存若干年。一般我院對(duì)已終止的醫(yī)療設(shè)備檔案繼續(xù)保存8年以上時(shí)間，上不封頂，因?yàn)槎鄶?shù)設(shè)備的折舊年限和使用年限約為6～8年，醫(yī)院可以充分利用舊設(shè)備的信息，以便對(duì)做好新設(shè)備的采購、使用、保養(yǎng)等工作提供幫助。

4 小結(jié)

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作對(duì)資源的充分利用和醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，應(yīng)該引起足夠重視[9]。為使檔案信息資源在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用[10]。必須不斷提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，通過多途徑、多渠道利用檔案信息資源，滿足臨床、教學(xué)、科研工作的需要。

[1] 周建學(xué),楊繼慶．探討醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理[J]．中國醫(yī)學(xué)裝備,2011,8(12):69-71．

[2] 曾冬梅,徐勛良．醫(yī)療設(shè)備檔案管理之我見[J]．醫(yī)療裝備,2011, 24(2):67-68．

[3] 鹿泉忠．醫(yī)療設(shè)備檔案的合理利用及信息資源管理的對(duì)策[J]．中國現(xiàn)代藥物應(yīng)用,2008,2(20):1210 -1211．

[4] 華金芬．淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理及其應(yīng)用[J]．醫(yī)療裝備,2010, 23(9):50-52．

[5] 王玉紅．如何健全和規(guī)范醫(yī)療設(shè)備維修檔案[J]．醫(yī)療裝備, 2010,23(1):59-60．

[6] 黃燕,種銀保,胡曉霞,等．醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案管理的實(shí)踐與體會(huì)[J]．醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2011,32(8):118-119．

[7] 劉欣．淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2009, 24(7):89-90．

[8] 馮世領(lǐng),王禹,蔡葵．醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)處置實(shí)踐及問題探討[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2011,26(2):74-77．

[9] 何彩平．醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理[J]．中國醫(yī)學(xué)裝備,2011, 8(12):58-60．

[10] 朱秀蓮．醫(yī)療機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理模式與探討[J]．醫(yī)學(xué)信息, 2007,20(6):961-962．

Discussion of Medical Equipment Archives Management in Our Hospital

ZHOU Qiang
Medical Engineering Department, Beijing Hospital, Beijing 100730, China

This paper introduces the content of medical equipment archives management in our hospital, discusses how to strengthen the management of medical equipment archives in aspects of the effective use, management mode and processing methods in our hospital.

medical equipment archives; archives management; hospital information system

G271；R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.05.037

1674-1633(2013)05-0105-02

2012-07-17

2013-03-27

作者郵箱：zhouqiang@bjhmoh．cn