吳繼勝

（新邵縣人民醫(yī)院，湖南 邵陽 422900）

淺談如何加強管理提高醫(yī)院辦公室工作效率

吳繼勝

（新邵縣人民醫(yī)院，湖南 邵陽 422900）

隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展與改革開放進程的不斷推進，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)逐漸地發(fā)展起來。而醫(yī)院辦公室的管理工作室醫(yī)院管理工作的核心，在構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系、提升醫(yī)院服務(wù)水平等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的促進作用。本文將從醫(yī)院辦公室的工作與管理的角度出發(fā)，探討如何加強管理以提升醫(yī)院辦公室工作效率。

醫(yī)院辦公室；管理；工作效率；措施

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院內(nèi)部的綜合性工作部門，它在醫(yī)院日常工作中承擔著繁重的工作任務(wù)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革與發(fā)展，人們對醫(yī)院服務(wù)水平與服務(wù)態(tài)度提出了更高的要求。因此，如何加強醫(yī)院的日常管理以提升醫(yī)院辦公室工作效率，是當前人們熱衷研究的一大課題。

1 關(guān)于醫(yī)院辦公室工作職能的概述

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院內(nèi)部行政管理的綜合性職能部門，它的工作職能包括以下三個方面：

首先是醫(yī)院辦公室的行政職能：一是要主管醫(yī)院往來行政公文的收發(fā)、登記、催辦督辦、轉(zhuǎn)遞傳閱以及保密工作，檢查醫(yī)院各個部門年度公文的利用與保管情況；二是要根據(jù)醫(yī)院管理者的指示，擬制定全院的規(guī)章制度，發(fā)布行政事項的通告、通知以及布告；三是要做好會議通知、會場準備與記錄工作，專門負責應急管理工作。

其次是醫(yī)院辦公室的服務(wù)職能：一是負責全醫(yī)院的通訊工作與職工手機虛擬網(wǎng)絡(luò)以及對虛擬網(wǎng)絡(luò)的管理工作；二是要受理醫(yī)院內(nèi)部各個職能部門的報告、指示并及時地反饋給相關(guān)部門；三是負責兄弟單位院級的行政領(lǐng)導或者上級領(lǐng)導的來訪接待工作；四是負責醫(yī)院職工的計劃生育工作；五是負責醫(yī)院內(nèi)部或者外部群眾的來訪與來信事項。

三是醫(yī)院辦公室的管理職能：一是在日常管理中協(xié)助相關(guān)部門做好綜合性的管理工作，在潛移默化中提升醫(yī)院的執(zhí)行能力與管理水平；二是要在平時工作中嚴格貫徹上級的指示與各項政策決議，并負責檢查執(zhí)行情況；三是協(xié)助醫(yī)院高層管理者了解醫(yī)院的運行狀況，并向上級領(lǐng)導提出科學可行的建議與方案[1]。

2 針對加強管理以提升醫(yī)院辦公室工作效率的研究

2.1 措施之一——采取措施創(chuàng)新管理工作的方法、制度與要求

要創(chuàng)新管理工作的方法、制度與要求，就要做到以下三點：

一是要采取措施完善醫(yī)院辦公室的管理方法，根據(jù)醫(yī)院管理項目的內(nèi)容與要求采用調(diào)研、督促與催報的形式進行。醫(yī)院的一些重要決策或者工作在開始執(zhí)行之前，辦公室要在規(guī)定的時間內(nèi)不定期或者定期對相關(guān)承辦部門工作的辦理結(jié)果與情況進行催報。同時，醫(yī)院辦公室室在開展行政管理工作的過程中，調(diào)研與管理要同時進行，為醫(yī)院的管理者進行科學決策提供便利。

二是要采取措施在醫(yī)院內(nèi)部建立健全科學合理的管理制度，將醫(yī)院的管理責任進行合理劃分，并將責任落實到部門或則個人。在實際的管理過程中，醫(yī)院辦公室要根據(jù)不同部門所承擔的不同工作進行重點抽查或者普遍性的檢查。醫(yī)院辦公室可以利用各種座談會與會議對各個部門在落實醫(yī)院重大決策與重要批示的工作進行通報。對于落實工作較好的部門要給予表揚，對于落實工作較差的部門，要予以督促與批評，并將所有部門的落實情況計入績效工資的考核范圍之內(nèi)。

三是要采取措施遵守醫(yī)院的管理要求。醫(yī)院辦公室的工作人員要堅持實事求是、以人為本的原則，以認真負責的工作態(tài)度，做好醫(yī)院的行政管理工作[2]。首先要深入基層進行全面細致地調(diào)研，準確地了解并掌握管理工作中存在的問題與矛盾，對于一些涉及管理秘密的工作要嚴格保密。同時，在日常的管理工作中，辦公室的工作人員要做好與其他部門的溝通與協(xié)調(diào)工作，提升辦公室的工作效率。

2.2 措施之二——采取措施實施三級的管理制度

要提升醫(yī)院辦公室的工作效率，就要在日常管理的過程中，實施三級管理制度：首先要采取措施強化醫(yī)院的醫(yī)務(wù)管理，明確各個部門所需承擔的職責，嚴格遵守管理制度，將醫(yī)務(wù)管理的工作納入績效工資的實際考核之中，從而在最大程度上提升醫(yī)院辦公室的工作效率；其次是強化醫(yī)院的行政例會管理工作，在醫(yī)院行政例會舉行的過程中，辦公室的工作人員要做好會議的記錄與整理工作，及時地歸納與總結(jié)會議中提出的問題，并及時地將領(lǐng)導分配的任務(wù)分配給各個部門，并做好任務(wù)執(zhí)行過程中的檢查工作，對于工作積極、任務(wù)完成質(zhì)量高的部門要予以表揚，對于任務(wù)完成質(zhì)量低的部門要限期整改；三是要高度重視醫(yī)院總值班管理制度，要在平時的工作中，及時地傾聽員工的工作意見與要求，幫助員工解決一些突發(fā)性的事件，穩(wěn)定員工的工作情緒，并將處理意見上報給上級領(lǐng)導，將處理結(jié)果通知各個部門，在部門負責人簽字之后，組織人員進行辦理。

2.3 措施之三——采取措施提升辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)

要提升辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)，就要做到以下三點[3]：

一是做好工作人員的培訓工作，要通過各種各樣的途徑獲取醫(yī)院高層管理者的支持，為人員的培訓、學習與進修創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，并在醫(yī)院內(nèi)部開展豐富多彩的培訓活動，鼓勵工作人員積極地參與。

二是要在日常的工作中加強學習，因為平時的工作較忙，辦公室的工作人員很少有時間參與學習。因此，在平時的工作中，要倡導工作人員抓住一分一秒的時間學習，努力提升他們的工作質(zhì)量與水平以及自身的綜合素質(zhì)。

三是要采取措施優(yōu)化醫(yī)院的資源配置，堅持實事求是、優(yōu)勢互補的原則與工作理念，針對辦公室內(nèi)工作人員的性格與特長，科學合理地劃分每一位工作人員的工作職責，從而在最大程度上提升辦公室工作人員的服務(wù)質(zhì)量與水平。

2.4 措施之四——采取措施更新管理觀念

要更新管理觀念，就需要做到以下三點：一是要采取措施緊抓廣大人民群眾所反映的熱點問題與上級領(lǐng)導所關(guān)注的難點情況，在完成上級領(lǐng)導布置的任務(wù)的基礎(chǔ)上，主動地思考實際工作中需要改善的方面；二是醫(yī)院辦公室要及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在發(fā)展過程中潛在的問題與矛盾，并提出相應的解決措施，為上級領(lǐng)導制定科學的決策提供專業(yè)服務(wù)；三是醫(yī)院辦公室要緊緊把握國家頒布的相關(guān)政策法規(guī)，在保障醫(yī)院改革正常進行的基礎(chǔ)上，主動做好醫(yī)院日常管理的督促與檢查工作，在最大程度上確保醫(yī)院決策落到實處[4]。

2.5 措施之五——利用新技術(shù)創(chuàng)新工作方法

在現(xiàn)代化醫(yī)院的管理過程中，新技術(shù)的應用不僅提升了醫(yī)院辦公室的工作效率，而且簡化了很多工作流程，節(jié)約了成本。比如說，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、先進的辦公軟件等。

隨著時代的發(fā)展與社會的進步，人們對醫(yī)院如何提升醫(yī)院的服務(wù)水平與醫(yī)療水平的關(guān)注度越來越高。而醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院內(nèi)部的重要組成部分，在提升醫(yī)院行政管理水平與改善醫(yī)院內(nèi)部的工作氛圍等方面發(fā)揮著重要的推動作用[5]。因此，在新時期新形勢下，加強醫(yī)院的管理以達到提升醫(yī)院辦公室工作效率的目的，是當前擺在人們面前的一項重大而有緊迫的任務(wù)。

[1]黃皓勤.醫(yī)院辦公室工作的實踐與探索[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學院學報,2011,10(6):10-11.

[2]王巍,林霄,楊思妤,等.5S現(xiàn)場管理在醫(yī)院辦公室工作中的實踐與創(chuàng)新[J].醫(yī)院管理論壇,2011,28(12):57-59.

[3]包黎剛.新形勢下辦公室工作的幾點思考[J].中國美容醫(yī)學,2010, 19(z4):318-319.

[4]王巍.論醫(yī)院辦公室工作的創(chuàng)新實踐[J].醫(yī)院管理論壇,2009,26 (12):13-15.

[5]衛(wèi)剛,秦璞.淺談如何提高醫(yī)院辦公室工作效能[J].中醫(yī)藥管理雜志,2009,17(11):1050-1051.

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