朱 力

(安徽師范大學(xué) 檔案館，安徽 蕪湖 241000)

在檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系這“三個(gè)體系”中，檔案利用體系是檔案工作的最終環(huán)節(jié)，檔案工作人員所作的一切努力，最終目標(biāo)就是服務(wù)于用戶。高校檔案館作為高校檔案的管理部門，其主要職責(zé)已經(jīng)由收集整理保管本校檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁﹥?yōu)質(zhì)的檔案信息資源為各類用戶服務(wù)。本文以安徽師范大學(xué)檔案館為例，對(duì)近五年(2008年-2012年)的檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并針對(duì)反映出的問題提出相應(yīng)的對(duì)策和可行性方案，以期提高高校檔案利用效率和水平。

一、安徽師范大學(xué)近五年

(2008年-2012年)檔案利用情況

根據(jù)安徽師范大學(xué)《檔案館基本數(shù)據(jù)年報(bào)》報(bào)表之統(tǒng)計(jì)，近五年(2008年-2012年)，檔案利用人次年平均在600人次左右，2010年前，檔案利用卷次明顯偏低，2010年后快速上升并維持在穩(wěn)定水平。

圖表一

圖表二

二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)反映出的幾個(gè)主要問題

一是檔案利用率不高，與館藏近三萬卷檔案的總量相比，每年檔案利用人次和卷次明顯偏低。但隨著檔案數(shù)字化建設(shè)工作的逐漸開展和深入，2010年我校建成了全部館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案查全率和查準(zhǔn)率明顯提高，檔案利用數(shù)量也隨之明顯增加。二是檔案利用水平不高，主要集中在利用學(xué)籍類檔案為學(xué)生辦理學(xué)歷認(rèn)證、出具學(xué)籍證明等常規(guī)利用(歸入其它類)方面，約占利用總數(shù)的50%以上。而能直接體現(xiàn)出檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育方面的檔案利用數(shù)量明顯偏少。三是檔案對(duì)工作查考、編史修志和學(xué)術(shù)研究具有較強(qiáng)的參考作用，每年的檔案利用也維持在穩(wěn)定數(shù)量。這些方面的檔案利用已經(jīng)成為高校檔案利用的新的增長(zhǎng)點(diǎn)，并且日益凸顯其地位和價(jià)值。近年來，我校產(chǎn)生的一系列檔案利用典型事例可以佐證這一判斷，如:2008年時(shí)逢我校80周年校慶，為《安徽師范大學(xué)校史》編寫組提供檔案100余卷;2010年為我校一位資深教授編撰《安徽師范大學(xué)六十年校園變遷》一書提供檔案760余卷;2011年為《安徽省志·教育志》編寫組提供檔案64卷;2012年為《蕪湖民盟史·人物志》編寫組提供檔案53卷等。此外，檔案也日漸成為高校各部門進(jìn)行工作查考的重要幫手，從逐年增加的檔案利用數(shù)量可以看出這一明顯變化。

三、提高高校檔案利用效率和水平的對(duì)策

結(jié)合安徽師范大學(xué)檔案館近五年的工作實(shí)際，筆者總結(jié)了一些提高高校檔案利用效率和水平的有效措施和可行辦法。有些方法在實(shí)踐中取得了明顯效果，有些方法還有待于進(jìn)一步檢驗(yàn)其真正價(jià)值。綜觀之，加強(qiáng)檔案的教育功能、多渠道多形式宣傳檔案工作、加快高校檔案的數(shù)字化建設(shè)、針對(duì)高校需求加大檔案編研力度是提高高校檔案整體利用效率和水平的主要途徑。

(一)強(qiáng)化檔案的教育功能

一是依托校史館加強(qiáng)校史校情教育。“校史館既是校史研究的一個(gè)重要成果，也是傳承大學(xué)文化的一個(gè)重要窗口，更是校史研究發(fā)揮校園文化建構(gòu)功能的一個(gè)重要典型”[1]。近年來，全國(guó)各高校紛紛依托檔案館建立了校史館，作為弘揚(yáng)歷史文化、培育民族精神的重要陣地，校史館無疑肩負(fù)著比展覽校史更為重要的使命，那就是加強(qiáng)檔案的教育功能。筆者認(rèn)為校史校情教育應(yīng)納入高校常規(guī)教育范疇，從我校的實(shí)際工作來看，每年的校史校情教育工作均分群體分層次進(jìn)行:新入職的教師在“入職培訓(xùn)”期間集中參觀校史館;新生入學(xué)軍訓(xùn)期間，即對(duì)所有新生進(jìn)行校史校情教育(含研究生);同時(shí)將校史校情教育納入到科級(jí)以上干部培訓(xùn)班的教學(xué)內(nèi)容;另外每周三為“校史館開放日”，主要接待對(duì)我校校史感興趣的師生及社會(huì)各界人士。如此一來，校史展覽的觀眾覆蓋面由單一的外單位參觀交流延伸至普通學(xué)生百姓，從而使廣大參觀者在了解校史的同時(shí)，也對(duì)校史館展覽的各類檔案形成一個(gè)直觀而感性的認(rèn)識(shí)。

二是開設(shè)檔案公選課加強(qiáng)檔案知識(shí)普及。2008年新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中再次強(qiáng)調(diào)有條件的高校，可以開設(shè)檔案管理選修課或創(chuàng)設(shè)愛國(guó)主義教育基地等。目前，全國(guó)有33所高校開設(shè)有檔案學(xué)(本科)專業(yè)，但均針對(duì)檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生，針對(duì)高校所有學(xué)生開設(shè)檔案管理選修課的學(xué)校還為數(shù)較少，但在已開設(shè)此項(xiàng)選修課的高校調(diào)研中發(fā)現(xiàn)“選修檔案管理相關(guān)課程的幾乎囊括了全校所有專業(yè)的學(xué)生，開班數(shù)量也逐步增加”[2]。需要注意的是，檔案公選課應(yīng)避免過度專業(yè)化，而應(yīng)注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，融知識(shí)性與趣味性于一體，旨在普及檔案知識(shí)和培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)，提高學(xué)生認(rèn)識(shí)和利用檔案的能力和水平。

(二)多渠道多形式宣傳檔案工作

一是做好檔案的常規(guī)宣傳工作。從實(shí)際操作來看，將《檔案館指南》、《全宗介紹》、《檔案利用手冊(cè)》等常規(guī)宣傳冊(cè)縮編、精簡(jiǎn)成一份折疊小冊(cè)子投放在學(xué)生流密集的教學(xué)主樓入口、圖書館入口等處隨學(xué)生取閱，是宣傳檔案工作的行之有效的辦法，通過這一途徑獲知消息而在開放日來校史館參觀的學(xué)生數(shù)量日漸增多。另外，通過學(xué)校宣傳欄進(jìn)行不定期的專題展覽也是一種宣傳途徑，如:我校檔案館利用宣傳欄舉辦的知名校友專題展覽、名師風(fēng)采專題展覽、八十周年校慶專題展覽、劉文典照片展、朱敬文圖片展等。二是利用各種媒體擴(kuò)大檔案的宣傳面。和宣傳冊(cè)、宣傳欄等傳統(tǒng)宣傳方式相比，利用校報(bào)、校園廣播、檔案館網(wǎng)站和電視等傳媒手段進(jìn)行檔案工作宣傳能達(dá)到更好的宣傳效果。不僅普及性廣、影響力大，且直觀性強(qiáng)、有較強(qiáng)的沖擊力和感染力。以我校為例，除了豐富檔案館網(wǎng)站內(nèi)容、及時(shí)更新檔案信息之外，還將檔案館網(wǎng)站在學(xué)生瀏覽量大的各部門、學(xué)生處、團(tuán)委、各院系網(wǎng)站上做了鏈接，以擴(kuò)大檔案館網(wǎng)站的瀏覽量。再與校報(bào)、校廣播站合作，不定期發(fā)表檔案工作類的通訊和報(bào)道(如在校報(bào)上發(fā)表題為“風(fēng)雨兼程八十載，桃李芬芳滿園春”的校慶專稿)。與此同時(shí)，加強(qiáng)與全國(guó)各網(wǎng)絡(luò)媒體、電視臺(tái)的合作，如我校在舉行“國(guó)立安大老校友劉夢(mèng)經(jīng)畢業(yè)文憑補(bǔ)頒及捐贈(zèng)儀式”時(shí)，得到了新聞媒體的廣泛關(guān)注，中國(guó)新聞網(wǎng)、騰訊網(wǎng)、搜狐新聞網(wǎng)、網(wǎng)易新聞網(wǎng)等均做了深入報(bào)道。借80周年校慶之機(jī)，校黨委宣傳部與安徽電視臺(tái)社教(海外)中心聯(lián)合制作了五期校史專題節(jié)目:《半個(gè)世紀(jì)前的文憑》、《關(guān)防傳奇》、《何魯》、《朱湘》和《汪洪法》，在安徽電視臺(tái)公共頻道《舊聞新說》欄目里連續(xù)播出，節(jié)目播出后，取得了很好的反響，使公眾對(duì)我校歷史和檔案工作有了嶄新的認(rèn)識(shí)。

三是舉辦各類主題活動(dòng)深入宣傳檔案知識(shí)。開辦各類主題活動(dòng)作為培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)的有效手段，歷來受到各個(gè)高校的重視，活動(dòng)內(nèi)容也是多種多樣，精彩紛呈。筆者認(rèn)為檔案工作也可以參與其中，聯(lián)合校團(tuán)委、學(xué)生處、校學(xué)生會(huì)等單位或組織舉辦以傳播檔案知識(shí)、揭示檔案工作內(nèi)容、促進(jìn)學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和了解為目的的各類主題活動(dòng) ，例如以“檔案知識(shí)宣傳”為主要內(nèi)容的主題征文活動(dòng)、主題演講比賽或檔案知識(shí)競(jìng)賽等。

(三)加快高校檔案的數(shù)字化建設(shè)

隨著高校檔案信息量尤其是用戶對(duì)檔案利用需求量的急劇增加，數(shù)字化檔案館的本質(zhì)優(yōu)越性愈來愈突出，其高效、便捷、準(zhǔn)確的特性使傳統(tǒng)型檔案館黯然失色，加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和迫切性不言而喻?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計(jì)劃》中明確將“加快檔案信息化建設(shè)”和“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入未來五年工作的重點(diǎn)，目前，全國(guó)各高校大都已著手于這項(xiàng)工程，但基本停留在建設(shè)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的階段，離真正的數(shù)字化檔案館還有不小的距離。以我校為例，2010年完成館藏6個(gè)全宗三萬余卷檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)后，依托檔案管理軟件，在檔案利用方面取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，擺脫了過去手工檢索的各種弊病，一次查全率和查準(zhǔn)率大幅提升。但隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐加快，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)已很難滿足用戶與日俱增的個(gè)性化服務(wù)的需求，建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和構(gòu)建數(shù)字化檔案館的網(wǎng)絡(luò)體系也已提上工作日程。據(jù)安徽省首家建成數(shù)字化檔案館的合肥市檔案局(館)的同行介紹說，數(shù)字化檔案館建成后，能提供先進(jìn)的查詢手段和網(wǎng)上利用方式，并保證信息查詢的快速性、準(zhǔn)確性和完整性，大大提高檔案利用的服務(wù)質(zhì)量，尤其針對(duì)遠(yuǎn)程用戶能發(fā)揮出傳統(tǒng)型檔案館不可比擬的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)。

(四)針對(duì)高校需求提高檔案編研能力

檔案編研工作是開發(fā)檔案信息資源的主要形式，是檔案部門主動(dòng)、系統(tǒng)、廣泛地提供檔案利用的一種有效方式。[3]高校檔案編研因人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識(shí)水平有限等因素，除檔案學(xué)專業(yè)人員的科學(xué)研究和常規(guī)編研成果(如全宗介紹、大事記、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革、各類重要文件匯編等)之外，應(yīng)創(chuàng)新檔案編研思路，圍繞學(xué)校中心工作，從本校實(shí)際出發(fā)，針對(duì)各部門各單位需要，走“小而精”、“小而?！钡穆纷?，注意選題的針對(duì)性和實(shí)效性，從而為整個(gè)學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。例如:我校80周年校慶前夕，編撰了《安徽師范大學(xué)校史》，共45萬字。詳細(xì)記錄了安徽師大80年的風(fēng)風(fēng)雨雨，展示了大量鮮為人知的珍貴史料，佐證了學(xué)校的歷史傳承和歷史積淀。同時(shí)，針對(duì)學(xué)校各單位具體需求，與他們通力合作，完成了《圖書館史》、《數(shù)計(jì)學(xué)院院史》、《安徽師范大學(xué)英才錄》、《統(tǒng)計(jì)報(bào)表專題目錄》、《科研項(xiàng)目專題目錄》、《教授、副教授人名索引》、《副處級(jí)以上干部人名索引》等編研成果。這些編研成果實(shí)用性強(qiáng)，均針對(duì)特定用戶提供定向服務(wù)，有效地提高了我校檔案的利用效率和水平。

綜觀以上四點(diǎn)，筆者認(rèn)為，強(qiáng)化檔案的教育功能是培養(yǎng)師生員工檔案意識(shí)的基本途徑，多渠道多形式宣傳檔案工作是向社會(huì)各界傳播檔案知識(shí)的重要途徑，加快高校檔案的數(shù)字化建設(shè)是滿足各類用戶檔案利用需求的技術(shù)保障，針對(duì)高校需求提高檔案編研能力是提高高校檔案利用效率和水平的必要途徑。四者缺一不可，相輔相成，只有把這四項(xiàng)工作做好做實(shí)，才能真正達(dá)到提高高校檔案利用效率和水平的最終目的。

[1]朱之平，張淑鏘.大學(xué)文化的傳承與展示∶一個(gè)校史研究的視角[J].浙江大學(xué)學(xué)報(bào):人文社會(huì)科學(xué)版，2011(4).

[2]侯希文，張兆基.非檔案專業(yè)開設(shè)《電子文件管理》課程的實(shí)踐與思考[J].檔案學(xué)通訊，2009(4).

[3]黃維川，黃靜，張紹英.新時(shí)期高校檔案編研工作的思考[J].黑龍江史志，2009(19).