摘 要：本文以項目軟件工程過程為基礎(chǔ)，首先對系統(tǒng)進行調(diào)研與需求定義，之后針對用戶需求進行業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計與系統(tǒng)分析，再依據(jù)設(shè)計理念進行系統(tǒng)測試與實現(xiàn)、最后進行項目實施及后續(xù)支持描述與優(yōu)化。建立一個以加快響應(yīng)速度，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益為主要目的，基于SAP物料管理為主要內(nèi)容的易于維護的采購平臺。

關(guān) 鍵 詞：ERP；SAP；信息化；采購模塊

一、項目研究背景

目前ERP實施主要強調(diào)將企業(yè)內(nèi)部價值鏈上所有功能活動加以整合，改善企業(yè)的內(nèi)部管理，以降低成本，提高管理效益，并成功應(yīng)用于生產(chǎn)、重工、財務(wù)、銷售等業(yè)務(wù)的管理和控制。但是采購環(huán)節(jié)中尤其是非生產(chǎn)性采購的管理還是一個薄弱點，而非生產(chǎn)性的采購涉及的采購金額在某公司每年都有幾億人民幣。要降低采購運營成本，提高資金利用率，減少庫存，并充分利用集團規(guī)模采購的優(yōu)勢，提高采購信息的溝通效率成為實現(xiàn)這一目標的瓶頸。從企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)技術(shù)角度來分析，由于配件的BOM（Bill of Material），即物料清單，結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜，利用進口專利所附的圖紙和老式的計算機管理軟件已經(jīng)很難滿足其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變更及工藝升級的管理。其次，從企業(yè)供應(yīng)鏈角度來分析，原材料的采購環(huán)節(jié)，半成品的加工環(huán)節(jié)、零配件的組裝環(huán)節(jié)及最后成品的銷售環(huán)節(jié)伴隨著復(fù)雜的工藝路線，協(xié)同作業(yè)存在一定難度，當銷售計劃進行調(diào)整時，生產(chǎn)和采購計劃很難做到即時變更。最后，從企業(yè)財務(wù)角度來分析，由于原材料價格波動較大，生產(chǎn)工藝復(fù)雜及人工投入不穩(wěn)定，所以成本核算環(huán)節(jié)往往不精確，整個產(chǎn)業(yè)的利潤空間需要較為精確的成本發(fā)布作為依據(jù)進行評估核算[1]。

針對以上需求定義，該項目所實施的范圍便確定在ERP領(lǐng)域。ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP（物料需求計劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。

該企業(yè)通過信息平臺的建立，能夠滿足以上所提出的需求和問題。首先，該企業(yè)實現(xiàn)了公司級的數(shù)據(jù)共享，理清了物料結(jié)構(gòu)清單及工藝路線的分配。其次，企業(yè)的信息流向更加趨向合理，計劃更加準確，物流與資金流高度集成，從而加快了物流運轉(zhuǎn)速度，同時減少了庫存占有資金。最后，細化了生產(chǎn)管控的單元，精確地指定了各條工藝所占用的工時及費率，并且實現(xiàn)了原材料價格按期間管理，從而使成本核算更加準確，財務(wù)報表更加清晰，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃層領(lǐng)導(dǎo)提供了有力的決策依據(jù)[2]。

二、ERP的發(fā)展現(xiàn)狀

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計劃）的簡稱，是上世紀90年代美國一家IT公司根據(jù)當時計算機信息、IT技術(shù)發(fā)展及企業(yè)對供應(yīng)鏈管理的需求，預(yù)測在今后信息時代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢和即將發(fā)生的變革而提出了這個概念。 ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。它將包含客戶/服務(wù)架構(gòu)，使用圖形用戶接口，應(yīng)用開放系統(tǒng)制作。除了已有的標準功能，它還包括其他特性，如品質(zhì)、過程運作管理以及調(diào)整報告等[3]。

目前國際上使用的大型ERP軟件有SAP R/3、Orcal 11I；國內(nèi)生產(chǎn)的大型ERP軟件有用友U8和金蝶K3[3]。該課題所選擇的軟件系統(tǒng)為全球最大的ERP軟件系統(tǒng)SAP R/3。

由于ERP軟件的邏輯設(shè)計主要來源于管理需求，所以下面簡單介紹一下ERP概念的發(fā)展情況。

ERP的發(fā)展主要經(jīng)歷了以下幾個階段[4]：

（1）訂貨點法：該思想主要產(chǎn)生于20世紀40年代，主要解決的問題是如何確定訂貨時間和訂貨數(shù)量，目的是為了降低庫存成本及采購費用。軟件設(shè)計主要依據(jù)庫存管理理論。

（2）基本MRP（Material Requirement Planning）即物料需求計劃：該思想主要產(chǎn)生于20世紀60年代，主要解決的問題是如何根據(jù)主生產(chǎn)計劃確定訂貨時間、訂貨品種、訂貨數(shù)量，目的是為了追求庫存成本的降低，同時避免生產(chǎn)頻繁缺貨的情況。軟件設(shè)計主要依據(jù)主生產(chǎn)計劃管理理論及BOM管理理論。

（3）閉環(huán)MRP：該思想主要產(chǎn)生于20世紀70年代，主要解決的問題是如何實現(xiàn)計劃的制定到有效實施的即時調(diào)整，目的是防止計劃偏離實際。軟件設(shè)計主要依據(jù)能力需求計劃管理及車間作業(yè)計劃管理理論。

（4）MRPⅡ：該思想主要產(chǎn)生于20世紀80年代，主要解決的問題是如何實現(xiàn)管理信息系統(tǒng)一體化，目的是追求競爭優(yōu)勢。軟件設(shè)計主要依據(jù)決策技術(shù)、系統(tǒng)仿真技術(shù)、物流管理技術(shù)及系統(tǒng)集成技術(shù)。

（5）ERP：該思想主要產(chǎn)生于20世紀90年代，主要解決的問題是如何在企業(yè)及合作伙伴范圍內(nèi)利用一切可利用的資源，目的是適應(yīng)市場環(huán)境的快速變化。軟件設(shè)計主要依據(jù)混合型生產(chǎn)理論、供應(yīng)鏈技術(shù)、JIT（Just In Time），即準時制生產(chǎn)方式。

三、基于SAP的電子采購系統(tǒng)的功能設(shè)計

ERP系統(tǒng)是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，每個系統(tǒng)都是由相應(yīng)的子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)又可以分為多個模塊。因此功能模塊設(shè)計在設(shè)計系統(tǒng)模塊時，應(yīng)時刻考慮模塊間的內(nèi)聚與耦合關(guān)系，即倡導(dǎo)模塊內(nèi)聯(lián)系越緊越好，模塊間聯(lián)系越少越好的原則[5]。

根據(jù)采購管理子系統(tǒng)分析階段形成的數(shù)據(jù)流程圖及數(shù)據(jù)字典，將采購管理子系統(tǒng)按功能劃分法分為五個模塊，即采購計劃模塊、訂貨管理模塊、收貨管理模塊、請款管理模塊、供應(yīng)商管理模塊。同時各個模塊又都各自包含如下功能模塊圖所示的相對獨立的功能模塊。功能模塊如圖1所示。

項目實施過程中非標準功能的ABAP開發(fā)部分，需要在設(shè)計階段整理出開發(fā)需求清單并著手根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)計程序邏輯。開發(fā)工具分為Web Dynpro和ADD-ON兩種，Web Dynpro主要用于畫面的開發(fā)，開發(fā)者可以對Web畫面的按鈕事件進行編碼，并且對ADD-ON編寫的共通程序進行調(diào)用；ADD-ON主要用來編寫共通程序，例如：系統(tǒng)間的接口，SAP增強功能的開發(fā)，用戶出口等，對于Web Dynpro程序的命名規(guī)則，統(tǒng)一為“ZWVM_名稱”。

對于ADD-ON程序的命名規(guī)則，以“Z”固定開頭，類程序接“CLS_名稱”，API程序接“ZPMM_名稱”，報表程序接“ZPUM_名稱”，ADD-ON表統(tǒng)一格式為“ZTPMMxxx”。Web Dynpro/ADD-ON命名規(guī)則如表1所示。

四、采購管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流圖

采購部門是企業(yè)物資的重要入口部門，是物流的主要部門，與各個部門都有密切的關(guān)系，但主要是完成生產(chǎn)物資的采購，與生產(chǎn)部門、財務(wù)部門和倉庫部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計劃和物料需求計劃制定采購計劃，并形成用款計劃交財務(wù)；再發(fā)出采購訂單（合同），供應(yīng)商按計劃來料，倉庫部門根據(jù)訂單（采購計劃）收料，安排檢驗，合格后辦理入庫業(yè)務(wù)，入庫單據(jù)交財務(wù)，并根據(jù)發(fā)票形成應(yīng)收款。

采購管理子系統(tǒng)的主要設(shè)計功能是依據(jù)物料需求計劃（庫存的訂貨點需求），根據(jù)物料的采購提前期、采購批量來選擇供應(yīng)商，從而制定采購訂單；采購訂單來料后根據(jù)訂單進行驗收、收貨，再送檢驗，合格后分配庫存貨位，登記入庫單。根據(jù)采購業(yè)務(wù)的分析，采購業(yè)務(wù)的ERP管理分為五大子系統(tǒng)，如圖2所示為采購系統(tǒng)第一層數(shù)據(jù)流。

該系統(tǒng)包括供應(yīng)商管理、采購收貨管理、采購訂單管理、采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、采購計劃管理。

這是采購管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，實現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括供應(yīng)商管理、采購收貨管理、采購計劃管理等功能。

根據(jù)各種請購信息，制訂采購計劃，通過詢比議價選擇最優(yōu)供應(yīng)商，然后生成采購單，通過發(fā)單作業(yè)將采購單實際發(fā)出。

采購訂單管理包括采購訂單明細文件、采購訂單主文件等。

收貨檢驗作業(yè)由專門的質(zhì)檢部門做，收貨員根據(jù)采購單編號或直接查找未收完料的采購單，核對正確后開收貨單，此時采購子系統(tǒng)會自動提示有新收貨情況，可重新核對是否無誤并根據(jù)收貨質(zhì)量自動計算此次收體貼的合格率，該合格率可作為供應(yīng)商評估的參考，如圖3所示。

模塊包括供應(yīng)商管理、交貨方式維護、訂貨方式維護、采購員維護、退貨原因維護、采購系統(tǒng)維護。

在一個管理先進的企業(yè)中，供應(yīng)商被看作企業(yè)的一部分，因此對供應(yīng)商的管理是相當重要的。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、商品報價、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個信譽良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長期合作關(guān)系是至關(guān)重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評估流程，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結(jié)合的評估制度，合理公正地評估供應(yīng)商，使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。

退貨時先根據(jù)發(fā)票建立一個退貨請求，貨物出庫，根據(jù)出庫結(jié)果建立退貨說明，并記錄退貨原因等，同時進行采購系統(tǒng)的維護，如圖4所示。

模塊包括采購計劃管理、采購訂單制定、采購訂單審批、采購訂單結(jié)清?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計某段時期的采購情況，生成相應(yīng)文件。根據(jù)采購單制作相應(yīng)付款計劃生成報表，如圖5所示。

模塊包括采購?fù)素洝⒉少徥斋@、驗收入庫。在不同時期生成各自文件。在采購和入庫時期分別生成主文件和明細文件，以便對整個流程進行更好的把握和記錄。

參考文獻

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Design and Implement of Procurement System Based on SAP

Cao Xi1，Pu Qu2

（1.Dalian motor group， Dalian Liaoning 116044；2. Dalian Neusoft University of Information，Dalian Liaoning 116023）

Abstract：Based on the project of software engineering process as the foundation，first of all，it researches the system and definited the requirements，afterwards according to the user demand to design blueprint and system analysis for business.According to the design concept for system testing and implementation，finally the project implementation is processed，and follow-up support description and optimization.To set up a response of accelerate speed，to reduce procurement cost，to improve economic efficiency as the main purpose.Based on SAP materials management as the main contents of the easy maintenance procurement platform.

Key Words：ERP；SAP；Informatization；Purchase module