機關(guān)檔案是指各級機關(guān)部門在工作中形成的對國家、社會和機關(guān)各項業(yè)務(wù)工作有查考價值的文字、圖標(biāo)和聲像等不同形式的歷史記錄，它是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。機關(guān)檔案是有密級的，包含了大量涉密文件、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等資料，關(guān)系著國家利益和國家安全，具有重要意義。

保密工作是機關(guān)檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，正確處理機關(guān)檔案資料的利用與保密工作之間的矛盾至關(guān)重要，需要在檔案保密工作中付諸一系列措施。

1 加強制度建設(shè)，完善檔案保密工作管理

加強機關(guān)保密工作制度是完善檔案保密建設(shè)的客觀要求，加強對檔案法制的深入學(xué)習(xí)與輿論宣傳，熟悉國家《保密法》，嚴(yán)格遵守《國家工作人員十條保密守則》及其配套法規(guī)，依法履行保密義務(wù)，并以此作為機關(guān)檔案制定各項制度的依據(jù)，能讓檔案管理者與使用者受到教育，知曉檔案法規(guī)，明確法律責(zé)任與違法行為界限，繼而強化全員的保密意識，增強保密法制觀念。機關(guān)保密制度的建立可以從管理與利用兩方面著手：

1.1 規(guī)范機關(guān)檔案管理制度

日常機關(guān)檔案工作中，應(yīng)該建立相應(yīng)的保密制度，管理人員對秘密檔案材料應(yīng)嚴(yán)加管理，嚴(yán)格傳遞，涉密文件未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大利用范圍，以確保檔案的安全；一切秘密文件、電報、檔案、資料、錄音帶、錄像帶和領(lǐng)導(dǎo)同志的筆記、信件等必須嚴(yán)加保管；收到密件要認(rèn)真核對、登記，及時送領(lǐng)導(dǎo)閱批，或按保密規(guī)定妥善處理，閱批文件要認(rèn)真做到“人離文入柜”，“人離門上鎖”；定期檢查、清理、清退、銷毀文件，銷毀文件要執(zhí)行登記、審批、監(jiān)毀制度，秘密文件的成文草稿或多印件，視同正式文件登記、保管、歸檔或銷毀。

1.2 完善機關(guān)檔案利用制度

機關(guān)檔案利用除制定查閱制度、利用規(guī)章、外借制度、復(fù)制制度外，還要根據(jù)實際情況，對不同層次的使用人員確定不同的使用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷積累、充實和完善，有效地規(guī)范和約束檔案建設(shè)及使用管理中的工作行為，使檔案使用管理始終沿著健康的軌道發(fā)展。

2 明確工作職責(zé)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

保守檔案機密是每個機關(guān)檔案管理人員的神圣職責(zé)。工作人員必須嚴(yán)守黨和國家的秘密，遵守保密守則，嚴(yán)格按照《保密法》要求開展檔案工作，增強保密意識，防止失泄密事故發(fā)生。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。

針對在原來檔案管理過程中不少工作人員容易出現(xiàn)的保密意識淡化、現(xiàn)代保密技術(shù)運用不熟練等問題，我們需要采取一系列措施來強化提高機關(guān)檔案工作人員素質(zhì)。

2.1 重視機關(guān)檔案工作人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)

機關(guān)檔案工作人員要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)。這就要求機關(guān)檔案工作人員樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，提高政治鑒別力和政治敏銳性，恪守檔案工作紀(jì)律，嚴(yán)守黨和國家的機密。

2.2 加強黨員工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)

檔案人員要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)。檔案人員應(yīng)有較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識，即不僅學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的科技知識，如社會學(xué)、情報學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)。

2.3 著重培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理者應(yīng)能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。所以機關(guān)檔案人員不但要繼承傳統(tǒng)檔案工作的理論與觀念，還要有研究、探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)的新情況，利用先進技術(shù)解決新問題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。

檔案人員對檔案的保密安全負(fù)有義不容辭的責(zé)任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。檔案管理人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和高度的保密意識，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，特別是在檔案利用過程中，不僅要嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)，同時這也是政治和紀(jì)律素質(zhì)的最直接體現(xiàn)。

3 正確對待檔案的利用問題

我們在享受公共檔案信息知情權(quán)、使用權(quán)的同時，依法履行對秘密信息的保密是責(zé)無旁貸的義務(wù)。在現(xiàn)實工作中，機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的就是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用不但會失去保的意義，更會失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會造成危害。所以，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。在嚴(yán)格做好保密工作的同時，應(yīng)正確處理好檔案保密和利用的問題，從而使檔案資料得到合理使用的同時，避免負(fù)面作用的發(fā)生。

3.1 加強絕密檔案的日常使用管理

絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

3.2 規(guī)范檔案利用者的使用范圍

檔案利用者傳閱秘密文件、資料要嚴(yán)格實行簽收制度，按規(guī)定范圍單線傳閱，不得橫傳，隨時掛號銷號，及時催閱；不得擅自翻印、摘抄轉(zhuǎn)載、公開引用。嚴(yán)格按照相關(guān)手續(xù)借閱文件，閱讀完畢的文件、資料隨時退還機要、秘書人員或承辦人，密碼電報及絕密文件要當(dāng)天退還機要室；要懂得復(fù)印國家秘密文件、資料，必須辦理審批手續(xù)，復(fù)印件要同原件一樣妥為保管。

4 高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案利用中的監(jiān)督保障工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，是解決檔案利用與保密工作矛盾的有利保障。具體說來，檔案在利用過程中，監(jiān)督者要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護；有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器；對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止撕破或涂改檔案。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是，嘴勤，勤于宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是，眼勤，勤于觀察動態(tài)，將每個利用者于視覺之中；三是，手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。

總之，我們要在檔案工作中不斷地積累經(jīng)驗，根據(jù)本機關(guān)特點制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，加強工作人員的各項素質(zhì)。在嚴(yán)格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

[責(zé)任編輯：王靜]