摘 要：利用自動(dòng)化管理系統(tǒng)加強(qiáng)大學(xué)生管理是一項(xiàng)有效的手段和方法，同時(shí)也正被各所高校所接受，通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)可以完善管理體系，細(xì)化管理內(nèi)容，同時(shí)由于數(shù)據(jù)統(tǒng)一，管理過程開放透明，規(guī)范了工作流程，同時(shí)在管理過程中體現(xiàn)了學(xué)生的主觀能動(dòng)性，這就調(diào)動(dòng)了學(xué)生的積極性，同時(shí)也可以提高學(xué)管人員的素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)更高的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng) 學(xué)管工作 學(xué)管人員

中圖分類號：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（b）-0203-01

利用現(xiàn)代通訊技術(shù)手段加強(qiáng)和完善管理功能是目前高校普遍采用的手段，學(xué)生信息化系統(tǒng)目前在各類教育機(jī)構(gòu)中得到了大量的實(shí)踐與使用，并且還在向著管理的縱深方向發(fā)展。海南政法職業(yè)學(xué)院為了完善管理，引進(jìn)了廣州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院開發(fā)的CRP系統(tǒng)，其中就包括了學(xué)生管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)引進(jìn)使用后感覺具有良好的功能。

1 利用管理系統(tǒng)提升工作效能

在《中共中央國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)大學(xué)生思想政治教育的意見》（中發(fā)[2004]16號文）中第29條“不斷完善大學(xué)生思想政治教育的保障機(jī)制”對創(chuàng)建適合大學(xué)生管理環(huán)境提出了要求，而信息化管理是大學(xué)生能夠快速適應(yīng)的方式。

1.1 效率提升

自動(dòng)化管理系統(tǒng)由于擁有每一名學(xué)生的簡歷和操行等各方面的數(shù)據(jù)，因而可以通過數(shù)據(jù)對其行為進(jìn)行判斷，從而可以節(jié)約大量的調(diào)查時(shí)間，通過對學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比就可知道任何一名學(xué)生近期的情況，這樣可以有針對性地對學(xué)生進(jìn)行管理和幫助，從而避免了因?qū)W生多而出現(xiàn)部分學(xué)生被突視的情況發(fā)生，從而可以實(shí)現(xiàn)全面的管理，從而大大提升了工作效率。

1.2 數(shù)據(jù)統(tǒng)一

信息管理系統(tǒng)最大的好處就是信息的規(guī)范和統(tǒng)一，由于系統(tǒng)全部來自中央庫，系統(tǒng)的判斷都根據(jù)中央庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行，這就防止了出現(xiàn)在不同部門數(shù)據(jù)不同的情況發(fā)生，從而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的規(guī)范性，從而為管理工作提供了準(zhǔn)確的依據(jù)，這為學(xué)生管理工作提供了有效的佐證，并成為相關(guān)政策執(zhí)行的重要條件。

1.3 渠道規(guī)范

利用管理系統(tǒng)可以規(guī)范管理的渠道，由于從事件的源頭開始就有據(jù)可查，因此這給管理工作帶來了方便，但同時(shí)也要求對數(shù)據(jù)的來源進(jìn)行規(guī)范管理，如要求每一位相關(guān)員在值班時(shí)就要按要求寫好各種日志，因此對于及時(shí)記錄這一點(diǎn)就要求不論是管理人員還是教師或是學(xué)生都要求不能拖，如果不能及時(shí)地記錄就要對其進(jìn)行處罰，而處罰的依據(jù)就是系統(tǒng)設(shè)定的時(shí)效，這樣大大加強(qiáng)了工作人員和學(xué)生的紀(jì)律，相關(guān)事件得到了及時(shí)的反饋，做到了人盡其責(zé)，因此渠道得到了規(guī)范。

1.4 工作透明、學(xué)生參與程度高

由于系統(tǒng)對全院是公開性的，事件的處理過程和結(jié)果都可以通過系統(tǒng)進(jìn)行查詢和跟蹤，同時(shí)不同層級的人對于事件處理的權(quán)限不同，如果下一級不能及時(shí)處理事件上一級就不可以進(jìn)行處理，這做到了事件的處理有序，這一點(diǎn)充分體現(xiàn)了工作的透明和公正，信息系統(tǒng)讓學(xué)生在相關(guān)事件中的參與程度遠(yuǎn)超過以前，如教師上完課后學(xué)生應(yīng)及時(shí)給教師進(jìn)行評價(jià)，這即給學(xué)生對教師上課情況提供了回饋的平臺(tái)，同時(shí)又對教師上課情況進(jìn)行了實(shí)際的反遇，得到了學(xué)生的認(rèn)可，同時(shí)也將學(xué)生的思想反映出來，這即有利于掌握學(xué)院的思想動(dòng)態(tài)同時(shí)也有利用于問題的解決，這樣就可以對問題的癥結(jié)進(jìn)行有目的的解決，從而達(dá)到事半功倍的效果。

2 優(yōu)化信息管理系統(tǒng)

學(xué)管工作最大難處就在于能否及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并能夠找到處理的依據(jù)，這一點(diǎn)對于擔(dān)任過學(xué)生管理工作的人都是十分清楚的，而這也正是利用信息管理系統(tǒng)可以進(jìn)行優(yōu)化的過程。

2.1 根據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行管理

由于有了各種平時(shí)的數(shù)據(jù)作為工作參與與依據(jù)，在對比各種情況后可根據(jù)實(shí)際情況抓重點(diǎn)工作，避免以往在處理問題過程中花大量的精力查找相關(guān)文件和數(shù)據(jù)等方面的問題，可以直奔主題，將學(xué)生反映強(qiáng)烈和著急的事情搶先處理，防止了以往根據(jù)自己經(jīng)驗(yàn)判斷事件的輕重緩急的問題，這樣可以將學(xué)生關(guān)注的問題及時(shí)處理完，從而為其他工作爭取了更有利的時(shí)機(jī)，從而防范問題的發(fā)生和將問題處理在萌芽狀態(tài)。

2.2 學(xué)生管理工作細(xì)化

通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)減少了大量的重復(fù)工作后，學(xué)管人員就可以騰出更多的時(shí)間來對大學(xué)生進(jìn)行管理，將學(xué)生管理工作進(jìn)行得更加細(xì)化，根據(jù)數(shù)據(jù)反映出來的情況可以將不同情況的學(xué)生分別進(jìn)行對待，這樣即可以提高工作效率，同時(shí)也可獲得良好的效果，大學(xué)生的思維還處在一個(gè)不穩(wěn)定期，他們所反映的問題其實(shí)就是其心理的真實(shí)反映，因此通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)了解學(xué)生關(guān)注和急需處理的問題也是與其溝通的有效過程，而這一過程正是幫助其向著規(guī)范和正確方向引導(dǎo)的有利時(shí)機(jī)，因此在此過程也可集中管理人員的精神對學(xué)生進(jìn)行相關(guān)的思想和心理教育，幫助其向著社會(huì)有用人才的方向引導(dǎo)。

2.3 有效提升學(xué)管人員水平

通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)的使用，對學(xué)管人員的要求也相應(yīng)提高了，要求每一位學(xué)管人員在懂使用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上學(xué)生利用相關(guān)數(shù)據(jù)分析，針對數(shù)據(jù)所反映出來的問題及進(jìn)進(jìn)行處理，這就要求學(xué)管人員也要不斷提升自己的業(yè)務(wù)及專業(yè)知識(shí)，也只有這樣才能充分利用系統(tǒng)來完善工作。

3 注意事項(xiàng)

3.1 切莫變成自動(dòng)化系統(tǒng)的執(zhí)行機(jī)器

自動(dòng)化管理系統(tǒng)是人開發(fā)出來為人們服務(wù)的，它畢竟不能夠代替人們來實(shí)現(xiàn)各種實(shí)際的功能，作為工具用好了就會(huì)大幅提升我們的工作效率，但這決不能將一切都寄托在管理系統(tǒng)中，學(xué)生工作是一種人與人交流最為有效的過程，因此在利用自動(dòng)化管理系統(tǒng)幫助我們提升工作效率，減少工作盲點(diǎn)的過程中，原有的認(rèn)真總結(jié)、善于觀查、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題的有效途徑是不能放棄和放松的，這仍然要求每一名學(xué)生管理人員要繼續(xù)執(zhí)行原來有效的方法和手段，不斷豐富學(xué)生管理的形式與內(nèi)容，用心做好每一件事，全心全意為學(xué)生服務(wù)，也只有這樣才能體現(xiàn)利用自動(dòng)化管理系統(tǒng)的目的和功效。

3.2 注意緊跟時(shí)代變化

一套自動(dòng)化管理系統(tǒng)不管在開發(fā)時(shí)多么成功，在使用了一段時(shí)間后由于環(huán)境和技術(shù)條件等變化都會(huì)與現(xiàn)實(shí)需求有出入，因此這要求學(xué)管人員在利用自動(dòng)化管理系統(tǒng)幫助自己提高工作效率和完善工作過程時(shí)應(yīng)當(dāng)關(guān)注時(shí)代的變化，大學(xué)生是時(shí)代的代表，他們的思想、心理并不會(huì)因?yàn)橛辛俗詣?dòng)化管理系統(tǒng)就停滯不前，而我們?nèi)孕韪麄兊乃枷胱兓粩喔纳坪透倪M(jìn)自己的工作方法和方式，也只有這樣才能跟得上時(shí)代的步伐，這樣才能做好本職工作。

自動(dòng)化管理的使用大大方便了學(xué)管工作的開展，利用自動(dòng)化管理系統(tǒng)可以對事件的處理和管理達(dá)到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，而在標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)面前學(xué)管人員工作并不會(huì)因此變得簡單，相反很多與我們原來思想沖突的內(nèi)容也會(huì)隨之出現(xiàn)，因此這需要每一位學(xué)管人員要針對事實(shí)的變化和社會(huì)的進(jìn)步，不斷挖掘和改進(jìn)學(xué)生工作方法和手段，努力提升自己的效率為國家培養(yǎng)合格的人才做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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