摘要：本文利用匯文圖書(shū)管理系統(tǒng)及Excel的函數(shù)功能，把文獻(xiàn)信息增長(zhǎng)規(guī)律應(yīng)用于測(cè)算圖書(shū)館書(shū)庫(kù)排架，來(lái)計(jì)算不同類(lèi)目圖書(shū)未來(lái)增長(zhǎng)占用架位數(shù)。并具體闡述利用Excel函數(shù)進(jìn)行圖書(shū)排序及架位預(yù)留的方法。

關(guān)鍵詞：架位預(yù)留；Excel宏；函數(shù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 20-0000-02

為便于讀者獲取所需圖書(shū)，圖書(shū)館會(huì)按照一定的順序?qū)︷^藏紙質(zhì)圖書(shū)進(jìn)行組織排架。目前圖書(shū)館最常用的排架方法為分類(lèi)排架法，這種方法是將圖書(shū)按其所屬的學(xué)科體系進(jìn)行排架。圖書(shū)按分類(lèi)排架的優(yōu)點(diǎn)，一是藏書(shū)體系的邏輯性強(qiáng)。二是比較符合讀者取書(shū)的習(xí)慣。隨著圖書(shū)館館藏建設(shè)的發(fā)展，必定會(huì)遇到搬遷、倒庫(kù)、閱覽室調(diào)整、局部布局調(diào)整等情況，為了減少重復(fù)倒架，節(jié)省時(shí)間和體力勞動(dòng)，就要對(duì)各類(lèi)圖書(shū)資料所占架位進(jìn)行計(jì)算，即每一種圖書(shū)資料在書(shū)架上具體位置的設(shè)計(jì)。2010年5月，東北大學(xué)秦皇島分校圖書(shū)館新館落成，圖書(shū)館所有館藏圖書(shū)都需要重新分配館藏空間并進(jìn)行上架。于是如何在搬遷前確定所有圖書(shū)架位成了搬遷工作中最重要的問(wèn)題，這關(guān)系到整個(gè)搬遷及重新上架工作的組織。具體實(shí)施方法如下。

1 架位預(yù)留方法的制定

由于圖書(shū)館的服務(wù)對(duì)象及館藏資源建設(shè)的重點(diǎn)不同，再加上采編部每年對(duì)各大類(lèi)圖書(shū)的采購(gòu)也是動(dòng)態(tài)變化的，例如調(diào)整院系結(jié)構(gòu)及新學(xué)科建設(shè)等，因此各類(lèi)目圖書(shū)文獻(xiàn)的增長(zhǎng)速度也不一樣，造成新增文獻(xiàn)對(duì)預(yù)留空架位的消耗速度不均衡。經(jīng)過(guò)調(diào)研，我館采用統(tǒng)計(jì)近幾年各類(lèi)館藏圖書(shū)的平均增長(zhǎng)率占總增長(zhǎng)率的比例來(lái)推測(cè)將來(lái)的圖書(shū)增長(zhǎng)量，按比例分配預(yù)留架位。其原理如下，各類(lèi)目圖書(shū)的數(shù)量增長(zhǎng)，往往在時(shí)間序列上呈現(xiàn)出一定的趨勢(shì)性，反映出一個(gè)圖書(shū)館的藏書(shū)建設(shè)特點(diǎn)。當(dāng)序列存在明顯的趨勢(shì)成分時(shí)，如果這種趨勢(shì)能夠延續(xù)到未來(lái)，就可以利用趨勢(shì)模型進(jìn)行進(jìn)書(shū)量外推預(yù)測(cè)。

首先根據(jù)新館及老館的空間布局，計(jì)算出當(dāng)前館藏圖書(shū)所需書(shū)架的數(shù)量以及館藏空間最大容積的書(shū)架數(shù)量；這樣就可以預(yù)估出圖書(shū)館藏書(shū)滿架的年限。根據(jù)各類(lèi)圖書(shū)的平均增長(zhǎng)率預(yù)估出該類(lèi)圖書(shū)應(yīng)分配的預(yù)留架位數(shù)目。然后利用匯文系統(tǒng)的館藏統(tǒng)計(jì)功能和Excel的數(shù)據(jù)處理功能相結(jié)合的方法標(biāo)明各類(lèi)圖書(shū)的分配位置。

2 測(cè)算各大類(lèi)圖書(shū)的平均厚度

由于每類(lèi)圖書(shū)的薄厚不一，占架不一，如果統(tǒng)一按照藏書(shū)的平均厚度測(cè)算，對(duì)測(cè)算結(jié)果會(huì)有很大的誤差。所以在搬遷前對(duì)在架的各類(lèi)圖書(shū)進(jìn)行抽樣清點(diǎn)，先測(cè)算各類(lèi)中西文圖書(shū)的平均厚度，據(jù)此推算出各類(lèi)圖書(shū)所占書(shū)架數(shù)量。

計(jì)算方法有兩種，（1）以計(jì)算機(jī)類(lèi)圖書(shū)為例隨機(jī)抽取各類(lèi)藏書(shū)書(shū)架中放滿圖書(shū)的層格，并記錄其容書(shū)的冊(cè)數(shù)，然后計(jì)算該類(lèi)圖書(shū)的平均厚度。（2）將目前計(jì)算機(jī)類(lèi)圖書(shū)在架總長(zhǎng)度記錄下來(lái)，并記錄其容書(shū)的冊(cè)數(shù)，然后計(jì)算該類(lèi)圖書(shū)的平均厚度。由于搬遷工作時(shí)間緊任務(wù)重，所以我館采用了第一種方法來(lái)進(jìn)行實(shí)地測(cè)量，部門(mén)圖書(shū)分類(lèi)匯總?cè)缦卤恚?/p>

3 新館藏地容納圖書(shū)冊(cè)數(shù)

根據(jù)新館藏地的面積，推算出所能容積的書(shū)架數(shù)量；結(jié)合當(dāng)前館藏及文獻(xiàn)增長(zhǎng)率，計(jì)算出搬遷結(jié)束后圖書(shū)的占架率，以此占架率為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)行后續(xù)的圖書(shū)排架操作。

通過(guò)測(cè)量，新老書(shū)架每層隔板長(zhǎng)度為90cm，我們希望圖書(shū)占位在2/3處，為以后的新書(shū)上架留有一定的發(fā)展空間。根據(jù)閱覽室圖書(shū)的平均冊(cè)數(shù)，基本能滿足2/3的要求，但分配到各區(qū)域，情況就比較復(fù)雜了。新館每個(gè)閱覽室面積為370平方米，根據(jù)上述數(shù)據(jù)，每個(gè)閱覽室容納書(shū)架個(gè)數(shù)為67個(gè)，容納圖書(shū)約32000冊(cè)。

4 測(cè)算并確定各類(lèi)圖書(shū)所需書(shū)架數(shù)量

我館采用各類(lèi)圖書(shū)的館藏總數(shù)作為基數(shù)來(lái)確定書(shū)架數(shù)量，具體方法如下：根據(jù)匯文圖書(shū)管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)計(jì)出的各類(lèi)圖書(shū)數(shù)量，結(jié)合各類(lèi)圖書(shū)的增長(zhǎng)率來(lái)分配新書(shū)架數(shù)量。

經(jīng)過(guò)計(jì)算將閱覽圖書(shū)放置進(jìn)三個(gè)閱覽室，分別為社會(huì)科學(xué)圖書(shū)閱覽室、自然科學(xué)及語(yǔ)言類(lèi)圖書(shū)閱覽室、工業(yè)技術(shù)圖書(shū)閱覽室；其中社會(huì)科學(xué)圖書(shū)閱覽室存放A、B、C、D、E、F、G、I、J、K類(lèi)圖書(shū)，自然科學(xué)及語(yǔ)言類(lèi)圖書(shū)閱覽室存放N、O、P、Q、R、S、H、Z類(lèi)圖書(shū)，工業(yè)技術(shù)圖書(shū)閱覽室存放T、U、V、X類(lèi)圖書(shū)。

5 制定詳細(xì)架位圖

雖然匯文系統(tǒng)館藏的統(tǒng)計(jì)功能很強(qiáng)大，但是在索書(shū)號(hào)排序上不能精準(zhǔn)到分類(lèi)號(hào)后面的種次號(hào)，因此需要使用EXCEL中的排序功能。

首先通過(guò)匯文的統(tǒng)計(jì)模塊統(tǒng)計(jì)出新館藏地的圖書(shū)清單，保存為EXCEL表格。表格中的內(nèi)容分為3列，索書(shū)號(hào)通過(guò)復(fù)制占據(jù)第一、三列，館藏圖書(shū)數(shù)量占第二列。由于索書(shū)號(hào)號(hào)中包含的符號(hào)很多，因此需要在EXCEL中自建排序的宏，來(lái)進(jìn)行圖書(shū)的排序。宏的具體工作方法如下：

5.1 對(duì)第三列的索書(shū)號(hào)進(jìn)行篩選，將分類(lèi)號(hào)中包含冒號(hào)、括號(hào)、等號(hào)的圖書(shū)分別提取出來(lái)；剩下的即為不含特殊符號(hào)的索書(shū)號(hào)。

5.2 索書(shū)號(hào)中包含冒號(hào)類(lèi)型的分為兩種，一種為分類(lèi)號(hào)中包含，另一種為種次號(hào)中包含；也需要通過(guò)宏進(jìn)行篩選排序。

5.3 由于EXCEL的排序桶索書(shū)號(hào)排序方式相同是采取對(duì)位排序，因此需要通過(guò)編寫(xiě)宏對(duì)種次號(hào)進(jìn)行加位操作，例如A1/1、A1/2、A1/10分別加位成A1/001、A1/002、A1/010。這樣排序出的結(jié)果才能符合正常分類(lèi)排架的順序。如果該分類(lèi)館藏量很大的話，可以將種次號(hào)加成4位或5位。

5.4 對(duì)剛才整理過(guò)的索書(shū)號(hào)數(shù)據(jù)匯總進(jìn)一個(gè)新的sheet表，對(duì)第三列分類(lèi)號(hào)中的冒號(hào)、復(fù)分號(hào)、小圓點(diǎn)分別替換為三、二、一條豎線，然后對(duì)第三列數(shù)據(jù)進(jìn)行升序排列；此時(shí)第一列的排序結(jié)果即為正常架位順序。

5.5 根據(jù)前期各類(lèi)圖書(shū)所測(cè)平均厚度及書(shū)架的擺放率，計(jì)算出每個(gè)書(shū)架的館藏圖書(shū)容納冊(cè)數(shù)，通過(guò)這幾個(gè)參數(shù)來(lái)模擬細(xì)分圖書(shū)架位，即制定出每一排書(shū)架內(nèi)的每一格所放圖書(shū)的類(lèi)目。

確定好各類(lèi)圖書(shū)需要的書(shū)架數(shù)量后，下一步就是制作詳細(xì)的架位圖。這時(shí)就利用排序后的各類(lèi)圖書(shū)清單，按照各類(lèi)圖書(shū)的平均厚度進(jìn)行計(jì)算，得出每層書(shū)架所擺放圖書(shū)的數(shù)量；利用Excel編制函數(shù)進(jìn)行分層操作，得出每層書(shū)架擺放圖書(shū)的起止索書(shū)號(hào)，通過(guò)這樣的操作制定出詳細(xì)架位圖。按照架位圖的內(nèi)容在各館藏地的每個(gè)書(shū)架甚至?xí)艿拿繉佣假N上寫(xiě)有上架類(lèi)號(hào)的標(biāo)識(shí)，這樣可以避免上架時(shí)的反復(fù)大范圍倒架，起到事半功倍的效果。

6 總結(jié)

架位計(jì)算要細(xì)致，避免重復(fù)勞動(dòng)。因此在架位預(yù)留之間的數(shù)據(jù)采集非常重要，尤其是各大類(lèi)圖書(shū)的平均厚度，必須丈量準(zhǔn)確。這樣才不會(huì)出現(xiàn)以后大批量倒架的局面，節(jié)省人力、物力、財(cái)力。

通過(guò)上述方法可以很好的實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館現(xiàn)有圖書(shū)架位的排序，對(duì)書(shū)架預(yù)留起了很好的輔助作用。但是排序的操作過(guò)程有些復(fù)雜，今后打算在索書(shū)號(hào)排序算法上進(jìn)行優(yōu)化整理，以縮短圖書(shū)預(yù)排架的時(shí)間。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝朝軍.論架位預(yù)留技術(shù)在圖書(shū)館藏書(shū)搬遷中的核心地位與作用[J].科技信息，2008，14.

[2]鄧友誠(chéng).圖書(shū)搬遷之架位預(yù)留技術(shù)研究[J].圖書(shū)館論壇，2010，30（1）.

[作者簡(jiǎn)介]王曉濱，工作于東北大學(xué)秦皇島分校圖書(shū)館，工程碩士學(xué)歷，職稱館員。