摘要：圖檔資料是電力設計部門信息管理和運用的重要工具。發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，保障電力設計院生產(chǎn)運維，快捷傳遞交流信息和實現(xiàn)信息共享，本文通過現(xiàn)代檔案管理工作現(xiàn)實問題分析，提出了切實可行的、符合新環(huán)境的有效對策。

關鍵詞：檔案管理；轉(zhuǎn)變；規(guī)范；對策

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 20-0000-02

圖檔資料是電力系統(tǒng)保存設計信息的重要手段，也是管理和檢修設備的重要依據(jù)。隨著信息技術的快速發(fā)展和大規(guī)模應用，人們生活的各個方面發(fā)生了巨大的變化，電力設計院在正常運轉(zhuǎn)過程中，產(chǎn)生的CAD或公文性電子文件越來越多，資料所在空間越來越大，為了縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息和實現(xiàn)信息共享，必須提出切實可行的、符合新環(huán)境的解決方案。

1 現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.1 檔案存儲載體的轉(zhuǎn)變

隨著信息化程度不斷提高，電子文檔以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)，通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，同時節(jié)約了成本，提升了便捷性。

1.2 企業(yè)檔案的分類變化

新環(huán)境下，傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理，在電子檔案管理過程中，一份完整的檔案信息可以分散在幾個管理系統(tǒng)中，信息系統(tǒng)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目，盡管各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

1.3 檔案保存方式上也有所改變

在信息系統(tǒng)中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難接觸到檔案。

大量的電子圖紙不可能最后歸檔，管理者必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家相關政策制定出電力設計院的《電子文件管理辦法》，要求電力圖檔系統(tǒng)使用者在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。使用者可以在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，也要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性。

2 電子檔案目前面臨的問題

2.1 檔案的真實性有待確認

電子文件與紙質(zhì)文件不同，其特性決定文件很容易被第三方修改，且很難追蹤修改信息。計算機創(chuàng)建文件并不像傳統(tǒng)文件的一樣簽字、筆跡容易辨認，創(chuàng)建者可以隨意更改電子文件創(chuàng)建者的相關信息。

2.2 檔案安全性問題突出

由于互聯(lián)網(wǎng)、3G網(wǎng)絡的普及，電子文件很容易分發(fā)出去。此外，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

2.3 檔案保存時間性問題

隨著OA的不斷深人，很多設計院將會實現(xiàn)無紙辦公，日常業(yè)務中所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡中，使用者只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

2.4 檔案內(nèi)容的一致性問題

軟件的兼容性和拓展性會造成電子圖檔的統(tǒng)一性問題，計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

3 建議采取的對策

3.1 加強對電子檔案人才的培養(yǎng)

合格的電子檔案管理人才不僅應該精通業(yè)務，同時對計算機操作和電子檔案的特性要熟悉。目前計算機技術飛速發(fā)展，OA、CRM、HR等大型管理軟件日益普及，電子檔案的管理必須經(jīng)過專業(yè)培訓才行，企事業(yè)單位應送出員工到先進的IT企業(yè)和信息管理咨詢企業(yè)進行進修和學習，使得操作人員在熟悉業(yè)務的同時，精通計算機操作和信息管理。

3.2 完善電子檔案相關的安全法規(guī)

在信息系統(tǒng)中，所有的安全策略實施過程中最主要的因素是人，因此完善員工對電子檔案操作的規(guī)范，強調(diào)安全的責任意識顯得尤為重要。電子檔案在形成和歸檔的過程中有眾多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)的工作人員都有不同的職責，對電子檔案的都有一定的操作權限，即使有比較先進的信息安全技術，但在人為操作層面仍有漏洞，因此，只有通過完善制度最大限度降低人為造成的安全漏洞，才是提升電子檔案系統(tǒng)安全性的根本途徑。

3.3 建立健全電子檔案的工作標準

電子檔案在業(yè)務系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)是一個標準的過程，要有和業(yè)務系統(tǒng)向配套的電子檔案工作標準，嚴格控制檔案從創(chuàng)建、保存、上傳、審批各個環(huán)節(jié)的操作步驟，從源頭上降低任務誤操作造成的風險，形成一套科學、規(guī)范、嚴格的電子檔案管理規(guī)范。

3.4 構建一套統(tǒng)一標準的檔案管理系統(tǒng)

電網(wǎng)系統(tǒng)的檔案安全涉及到國計民生，必須集中一切優(yōu)勢資源來研發(fā)電網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，建議由國家電網(wǎng)策劃、組織和實施電網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)工作，利用國家電網(wǎng)的優(yōu)勢人力、物力和管理資源研發(fā)一套高可靠、高效率、高兼容性、具有嚴格標準的檔案管理系統(tǒng)。

4 典型案例分析：通用圖檔管理系統(tǒng)

該類系統(tǒng)一般采用最新的WEB技術，實現(xiàn)圖檔全程無紙化流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)中采用的先進的工作流機制，對圖檔創(chuàng)建、共享、審核等各個環(huán)節(jié)進行嚴格的權限控制，保障的圖檔的一致性，提升了圖檔修改、查詢效率，在大大提升工作效率的同時，保證了圖檔安全，同時系統(tǒng)中還內(nèi)化一些科學管理理念，確保電網(wǎng)系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。

系統(tǒng)特征：采用微軟.NET等開發(fā)平臺，構建系統(tǒng)表現(xiàn)層；采用B/S架構模式，客戶端瀏覽方便安全，數(shù)據(jù)完整可追溯；所有類型用戶的權限統(tǒng)一集中管理。

系統(tǒng)功能：系統(tǒng)具有對設計圖檔（Auto CAD）、一般圖檔（掃描圖片、文字資料等）集中管理、綜合查詢、瀏覽、在線打印、批量下載等常用功能，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用SQL Server或Oracle系統(tǒng)?？商峁┖炄搿⒑灣?、自動歸檔功能，流程清晰簡捷，便于修改和刪除。

系統(tǒng)版本：分布式版本可以進行分布式部署，適用于省市級電力公司對下屬分公司的圖檔進行集中控制和管理；集中式版本適用于各級電力公司、電廠、電站等，系統(tǒng)可以對圖檔進行科學規(guī)范的管理；普及版本主要強調(diào)對圖檔的管理，適用于所有的CAD設計機構、設計院、電力或工程設計公司等，價格相對較低。

5 結束語

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛的應用，移動互聯(lián)網(wǎng)和傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)同樣成為人們生活中重要的一部分，移動終端和PC終端一樣成為OA、ERP等大型應用系統(tǒng)的重要客戶端，同時也是檔案管理系統(tǒng)應用的重要終端，在大大提升便利和效率的同時，給管理和安全帶來很大挑戰(zhàn)，檔案管理工作必須采用有效措施，從容應對挑戰(zhàn)，化風險為機遇，實現(xiàn)新形勢下管理工作的突破。