摘要：本文分析了在單一帳套管理模式下物品管理存在的問題，通過采用多帳套管理模式的解決思路，實現(xiàn)支撐按物品管理特性分類，建立各自獨立的帳套進行零星物品管理的信息系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：帳套；零星物品；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

中圖分類號：TH692 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 20-0000-02

1 前言

帳套在財務(wù)核算中是指記載一個獨立核算的經(jīng)濟實體的所有往來信息的一整套記錄表和統(tǒng)計分析報表。在有多個下屬獨立核算的實體的企業(yè)中，就會建不同的帳套。這些不同的帳套之間的關(guān)系是相對獨立的，對其中的任何一個帳套中的數(shù)據(jù)進行建立、刪除或修改都不會影響其他帳套。

ERP做為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心，引入多帳套管理的思路，對不同部門進行的一些金額小，零散的物品（統(tǒng)稱零星物品）采購，如辦公用品、計算機耗材、安保用品、食堂用品等進行單獨核算管理。從而規(guī)范零星物品日常采購行為，使其采購、庫存、領(lǐng)用、結(jié)算等業(yè)務(wù)全過程信息化管理合理化、規(guī)范化、痕跡化，并有利于對其管理和執(zhí)行進行有效地監(jiān)督。

2 單一帳套管理模式下物品管理存在的問題

2.1 不同的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法分離，增加權(quán)限管理的難度。業(yè)務(wù)人員往往喜歡只看到自己管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都混在一起的情況下，要分離業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)只能是采用數(shù)據(jù)授權(quán)的方式，對每一個操作人員，每一類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行定義和授權(quán)。出于安全的考慮，系統(tǒng)的授權(quán)一般由專門的人員負責(zé)，而零星物品管理涉及的業(yè)務(wù)類型多、操作人員多、人員變動大，從而造成權(quán)限管理的工作量變得非常大，增加了管理的難度。

2.2 增加物品代碼統(tǒng)一維護的難度。由于涉及的部門不同，業(yè)務(wù)類型不同，采用統(tǒng)一物品編碼的方式管理，就需要有專門的人員來負責(zé)人編碼工作，對于這類零散、價值低的物品而言，意義不大。

2.3 影響業(yè)務(wù)單據(jù)編制效率。在編制業(yè)務(wù)單據(jù)選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)信息時，往往默認信息不一定是業(yè)務(wù)人員想要的，而需要在所有列出的涉及零星物品管理的業(yè)務(wù)信息中查找所需信息，影響工作效率。

2.4 月末結(jié)賬環(huán)節(jié)無法靈活處理。各業(yè)務(wù)人員由于工作及其他方面的原因，結(jié)賬的時間可能參差不齊。在同一帳套模式下，要求月末結(jié)賬統(tǒng)一處理。若某一業(yè)務(wù)出現(xiàn)錯誤需進行反結(jié)帳處理時，所有業(yè)務(wù)也必須統(tǒng)一反結(jié)帳。由此，造成業(yè)務(wù)人員工作的極大不便。

2.5 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不便于查詢、統(tǒng)計。由于所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都混在一起，有很多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要通過編制查詢條件來獲得。而業(yè)務(wù)人員的個人能力參差不齊，有很多業(yè)務(wù)人員日常工作時習(xí)慣于用‘一鍵’的方式就能獲得自己需要的數(shù)據(jù)，不是很接受編制條件查詢方式，認為給工作帶來了不便。

3 多帳套管理模式的設(shè)計思路

3.1 遵循信息化建設(shè)數(shù)出一源的原則?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是指企業(yè)中具有共性特征，在所有系統(tǒng)中均會使用到的一些數(shù)據(jù)。

采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)均與企業(yè)ERP一致，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的繼承性和統(tǒng)一性?；A(chǔ)數(shù)據(jù)主要有包括組織機構(gòu)、人員、倉庫、貨位、計量單位、供應(yīng)商、物品分類、物品屬性等。根據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在帳套中使用所覆蓋的范圍，采用三種方法處理：（1）對于帳套內(nèi)所需用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)其范圍涵蓋整個企業(yè)的，則從企業(yè)ERP中全部引用，如組織機構(gòu)、人員、計量單位等信息。（2）對于帳套內(nèi)所需用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只是部分涵蓋整個企業(yè)的，采取部分引用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)中的相應(yīng)數(shù)據(jù)，如倉庫、貨位等信息。避免用戶看到過多的冗余數(shù)據(jù)，增加操作錯誤的概率。（3）對于每個帳套自行管理的專屬物品的小類，在系統(tǒng)中增加相應(yīng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理功能，使其能夠按規(guī)范自行編制分類，避免增加企業(yè)ERP統(tǒng)一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的負擔(dān)。

3.2 物品管理業(yè)務(wù)實現(xiàn)多帳套管理，各帳套之間工作相互獨立，互不影響。每個部門可以建立自己的一個獨立帳套，單獨處理自己的業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)登錄的時候，用戶要選擇進入的帳套，在業(yè)務(wù)單據(jù)錄入和查詢統(tǒng)計等功能中，該用戶僅能看到并操作登錄帳套的業(yè)務(wù)單據(jù)和數(shù)據(jù)。對于不同帳套的登錄人員來說，登錄人員感覺上是在使用兩個不同的系統(tǒng)。

3.3 可靈活配置的權(quán)限管理。通過系統(tǒng)的授權(quán)機制，靈活配置權(quán)限管理。當(dāng)部門業(yè)務(wù)職能發(fā)生變化時，只需將該部門的帳套授權(quán)給另外一個部門即可，不需要再做任何調(diào)整，再比如需要增加一類未用過系統(tǒng)管理的物品，只需要增加一套物品管理帳套，系統(tǒng)也不需要做任何修改即可達到目標。

3.4 業(yè)務(wù)流程設(shè)計。

4 功能實現(xiàn)

4.1 采購管理。主要包括采購申請管理、月度采購計劃管理和年度采購計劃管理功能，物品使用部門向采購主管部門提請采購申請，采購主管部門根據(jù)采購申請編制月度采購計劃，年度采購計劃是指一個采購年度的采購計劃，用戶可以根據(jù)情況編制。

4.2 庫存管理。庫存管理主要包括入庫管理、出庫管理、盤點管理、移倉管理、調(diào)賬管理、報廢管理。庫存管理既管理數(shù)量也管理金額，計價方式采用全月平均計價法。采購物品先辦理入庫，發(fā)生領(lǐng)用的時候做出庫，在需要盤點的時候編制盤點單，在盤點單的基礎(chǔ)上編制盤盈或盤虧單，移倉管理是處理倉庫間物品調(diào)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)，調(diào)賬管理是處理當(dāng)庫存出現(xiàn)零數(shù)量有金額情況時進行金額調(diào)整，報廢管理是處理物品報廢業(yè)務(wù)。

4.3 結(jié)算管理。結(jié)算管理包括采購發(fā)票管理、采購核對管理、沖暫估管理。采購發(fā)票管理負責(zé)實現(xiàn)采購發(fā)票的錄入、修改、查詢。采購核對管理完成采購發(fā)票與采購入庫單自動核對。沖暫估管理實現(xiàn)在采購發(fā)票與采購入庫單核對基礎(chǔ)上沖掉暫估、生成正式采購入庫單。

4.4 查詢統(tǒng)計管理。查詢統(tǒng)計管理包括當(dāng)前庫存、財務(wù)當(dāng)前庫存、業(yè)務(wù)單據(jù)流水賬、采購發(fā)票流水賬等，用戶可以在這些查詢統(tǒng)計數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進行統(tǒng)計匯總。

4.5 合并帳套數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計。將所有帳套的查詢統(tǒng)計數(shù)據(jù)合并，展現(xiàn)給用戶的是所有零星物品的數(shù)據(jù)，財務(wù)、統(tǒng)計部門可以在此基礎(chǔ)上進行匯總統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

5 小結(jié)

在ERP中實現(xiàn)多帳套的零星物品管理應(yīng)用，將物品按管理特性分類，每類物品的日常管理建立各自獨立的帳套進行管理，各帳套之間如同分立的系統(tǒng)一樣，互相不干擾，既保證了各職能部門在系統(tǒng)中只專注于自己負責(zé)管理的物品，又實現(xiàn)了上級管理部門對各帳套合并數(shù)據(jù)報表的需求，增強了系統(tǒng)系統(tǒng)的靈活性的可擴展性。

參考文獻：

[1]周慧濱，王素萍.會計學(xué)原理與實務(wù)[M].北京：北京大學(xué)出版社，2011.