【摘要】水利工程檔案是指水利工程前期、實施、竣工驗收等各個建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式歷史資料的記載。是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、管理、運行、維護(hù)、科研、抗災(zāi)等不同工作的重要依據(jù)。水利工程檔案資料應(yīng)按照完整化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求進(jìn)行整理編制，包括各種技術(shù)文件資料和竣工圖紙及政府辦理的各種報批文件檔案資料應(yīng)與水利工程建設(shè)項目同步進(jìn)行，在水利工程竣工驗收時，承包人要提交一套合格的檔案資料及完整的施工圖紙，作為竣工驗收的條件之一，為今后的維修、管理和改建提供依據(jù)，做好水利工程檔案管理工作至關(guān)重要。

【關(guān)鍵詞】水利；工程檔案；管理

水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。近年來大規(guī)模的水利建設(shè)，對水利工程檔案工作提出了新的更高要求。水利工程建設(shè)的全面推進(jìn)，進(jìn)一步拓寬了水利工程檔案工作領(lǐng)域，豐富了水利工程檔案工作的內(nèi)容，為水利檔案事業(yè)的發(fā)展提供了難得機(jī)遇。同時，艱巨繁重的水利建設(shè)任務(wù)，使水利檔案工作不僅工作量大大增加，工作的難度和深度也同時加大。水利部2005年12月10日印發(fā)的《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號）文件結(jié)合水利系統(tǒng)工程檔案工作的實際，提出了許多明確、具體的要求，為進(jìn)一步加強水利工程建設(shè)項目檔案管理工作，明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為，也為檔案管理工作提出了新的目標(biāo)和任務(wù)。本人至2000年開始參與固原市原州區(qū)水利工程項目建設(shè)管理檔案的收集和整理工作，現(xiàn)就我本人近年在實踐工作經(jīng)驗總結(jié)如下：

1.水利工程檔案包括的內(nèi)容和重要性。

水利工程檔案是指水利工程前期、實施、竣工驗收等各個建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式歷史資料的記載。既包括紙質(zhì)檔案，也包括聲像檔案。既包括工程建設(shè)管理方面的文字資料，也包括工程可研、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等建設(shè)過程中及建成后試運行等方面所產(chǎn)生的文件資料，一般分為前期建設(shè)前期工作材料、工程建設(shè)管理文件材料、施工文件材料、監(jiān)理文件材料、工藝、設(shè)備材料文件材料、可研項目文件材料、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試生產(chǎn)文件材料、財務(wù)、器材管理文件材料、竣工驗收文件材料等。

水利工程檔案是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、管理、運行、維護(hù)、科研、抗災(zāi)等不同工作的重要依據(jù)。

2.項目法人在水利工程檔案管理工作中的作用。

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理根本出發(fā)點，是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。為了達(dá)到這一目標(biāo)，項目法人在項目立項以后，就應(yīng)該做好以下工作：

2.1一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)對檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門指定專門人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。

2.2二是要設(shè)計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分類排列和編目，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。

2.3三是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。

2.4四是建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時應(yīng)對文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.5五是項目法人按照《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》的規(guī)定的統(tǒng)一格式向上級業(yè)務(wù)主管部門報送《水利工程建設(shè)項目檔案管理情況登記表》，國家重點建設(shè)項目，還應(yīng)同時向水利部報送《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記表》。

3.轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理

長期以來，我們對于各級各類檔案的管理工作沒有一種科學(xué)的管理意識，沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了使水利工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我們必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)管理，并根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點，拓寬檔案收集渠道。從實際情況看，水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)難完成；臨時機(jī)構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下收集方法：

3.1追蹤收集。適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。

3.2分階段收集。適用于建設(shè)周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進(jìn)展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

3.3強制性收集。適用于對某些人員分散、臨時機(jī)構(gòu)較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

4.明確檔案資料管理的范圍和要求。

4.1水利工程檔案資料管理的范圍水利工程建設(shè)項目立項、可行性報告、設(shè)計、決策、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、過程中驗收、竣工驗收、試運行等工程在建設(shè)過程中形成，并應(yīng)歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。

4.2檔案資料管理的要求。一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理；二是檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明；三是竣工圖應(yīng)反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說明，同時要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。

5.強化素質(zhì)，提高管理質(zhì)量。

（1）強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。水利工程檔案管理的范圍和要求，對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。

（2）因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個切實的保障。

6.開發(fā)利用檔案信息，更好服務(wù)三農(nóng)

（1）通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作，做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

（2）近幾年我們實施信息化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們水利事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時，他們也會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。