隨著金融電子化進(jìn)程的進(jìn)一步深入，中央銀行各級(jí)分支行的信息化程度得到很大提高，基本建立了方便、安全、高效的金融電子化服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)了基層央行業(yè)務(wù)處理、信息傳遞的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化。電子化應(yīng)用已滲透到央行業(yè)務(wù)的方方面面，極大地提升了央行各類(lèi)業(yè)務(wù)處理效率。同時(shí)，現(xiàn)代化的新設(shè)備、新技術(shù)、新方法，也正源源不斷地進(jìn)入檔案領(lǐng)域。尤其是隨著辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在人行業(yè)務(wù)工作中的普遍應(yīng)用，原來(lái)以紙質(zhì)格式承載的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)報(bào)表以及其他文字資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式所替代。2005年4月1日，《電子簽名法》正式實(shí)施，電子檔案被賦予與紙質(zhì)檔案相同的法律地位，電子檔案的應(yīng)用將取代實(shí)體檔案已成為未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)，因其信息的非人工識(shí)讀性；信息存儲(chǔ)的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的相互繼承性；對(duì)系統(tǒng)依賴(lài)性等特性又決定了它在保存與維護(hù)管理方面的新要求與復(fù)雜性。如何保存、管理維護(hù)電子檔案，使之安全、可靠并永久處于待用可用狀態(tài)，是目前檔案管理工作需著重思考的問(wèn)題。

一、基層人行電子檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前基層人行的電子檔案主要分為以下幾大類(lèi)：一是由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦結(jié)后導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)的正式公文文件。二是電子化的會(huì)計(jì)檔案。三是磁盤(pán)，光盤(pán)上刻錄儲(chǔ)存的文檔、圖片、錄像，以及數(shù)碼設(shè)備記錄的視頻音頻文件等電子資料。前兩部分電子檔案內(nèi)容，涵蓋了當(dāng)前各個(gè)部門(mén)的主要工作，它們得到規(guī)范管理，才能保證檔案資料的科學(xué)、安全、合理應(yīng)用。而其他文字圖像資料，包括反映系統(tǒng)各部門(mén)工作總體狀況和階段性狀況的各類(lèi)工作總結(jié)、匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等，作為對(duì)前兩類(lèi)檔案資料的重要補(bǔ)充，對(duì)工作歷史也起著同樣重要的文獻(xiàn)作用。相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件及其檔案管理已能普遍理解和接受，但電子文件及其檔案管理電子化對(duì)基層人行來(lái)說(shuō)還是一個(gè)新課題，與以前的紙質(zhì)文件為主的檔案管理有著質(zhì)的不同。電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，當(dāng)前檔案數(shù)字化的內(nèi)容既包括檔案目錄的數(shù)字化。也包括載體檔案的數(shù)字化（紙質(zhì)檔案，照片檔案，錄音錄像檔案等）的數(shù)字化。受人員和技術(shù)能力的限制，當(dāng)前檔案數(shù)字化工作進(jìn)展較為緩慢，達(dá)到完全統(tǒng)一歸檔，精細(xì)化管理的難度較大。

二、基層人行電子檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

檔案管理的電子化應(yīng)用在基層央行還處于起步階段，尚缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的軟件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些問(wèn)題。主要是：

檔案管理工作中，重視傳統(tǒng)檔案管理而輕視電子檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。具體表現(xiàn)為一是從事檔案工作人員對(duì)檔案電子化推廣建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)操作應(yīng)用技術(shù)要求更高的電子檔案的比較排斥，二是工作意識(shí)的滯后。對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)的滯后影響電子檔案的進(jìn)一步推廣和發(fā)展，缺少專(zhuān)用的電子檔案管理設(shè)備和專(zhuān)門(mén)的存放電子檔案的場(chǎng)所和裝具。當(dāng)前使用的電子檔案管理系統(tǒng)操作繁瑣復(fù)雜，難以上手。

人員技術(shù)能力不能滿足工作需要。電子文件的歸檔與管理要求文檔人員既要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)也要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需要。但目前基層行檔案管理人員大部分都是兼職，基本上未經(jīng)過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)教育和培訓(xùn)，管理業(yè)務(wù)尚不夠精通，且計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)水平不足，實(shí)際工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤(pán)），造成數(shù)據(jù)損害、損失甚至造成系統(tǒng)的破壞崩潰。電子檔案管理工作需要承擔(dān)的程序和數(shù)據(jù)維護(hù)，包括電子檔案載體和專(zhuān)門(mén)使用的裝具進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)等職責(zé)，只能完全依賴(lài)于科技人員，而科技人員缺乏足夠的檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，不具備檔案管理的經(jīng)驗(yàn)與專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)檔案管理人員遇到的某些問(wèn)題又無(wú)法及時(shí)有效的解決，由于當(dāng)前電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的復(fù)雜性，一旦在管理應(yīng)用上遇到疑難問(wèn)題時(shí)，雙方難以做到“有機(jī)融合”，協(xié)作時(shí)容易出現(xiàn)“斷鏈”。

電子檔案的推廣應(yīng)用使檔案保密工作面臨諸多新挑戰(zhàn)。首先使得保密工作的內(nèi)容拓展。由于信息的記錄載體和傳輸保存手段發(fā)生了巨大變化，檔案保密工作除了要繼續(xù)保證紙質(zhì)檔案的安全外，還要保證無(wú)形的電子檔案信息的安全；既要重視秘密的靜態(tài)管理，又要重視秘密的動(dòng)態(tài)管理，要貫穿于電子檔案信息存儲(chǔ)、處理、傳遞的全過(guò)程。其次使保密工作難度加大。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新的失泄密渠道不斷涌現(xiàn)，失泄密途徑日益增多、失泄密速度變快、且不易被發(fā)現(xiàn)和難于檢查。由于信息的共享性、網(wǎng)絡(luò)傳播的快速性，檔案信息一旦泄密，便可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速傳輸，無(wú)限擴(kuò)散，其惡劣影響面之大，產(chǎn)生后果之嚴(yán)重，無(wú)法估量。電子文件、電子檔案隨時(shí)面臨種種嚴(yán)重復(fù)雜且隱性的泄密風(fēng)險(xiǎn)，大大增加了檔案保密工作的難度。三是保密技術(shù)要求提高，現(xiàn)代數(shù)碼設(shè)備和辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，僅靠傳統(tǒng)的方式和手段已不能滿足保密工作的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)等檔案，只要把檔案鎖好，不丟失，不讓無(wú)關(guān)的人接觸，就可保證不泄密；由于電子檔案在應(yīng)用操作中具有易于修改、下載，復(fù)制，剪輯、粘貼、移動(dòng)和重新編機(jī)組合等特點(diǎn)。因而在發(fā)送、接收，保管、歸檔和提供查閱的等過(guò)程中都容易發(fā)生泄密。這就要求管理人員在每個(gè)環(huán)節(jié)都要具備相應(yīng)的技術(shù)防范措施。

電子檔案管理缺乏統(tǒng)一的制度，操作不規(guī)范。各個(gè)科室對(duì)電子文件資料的重視不足，管理模式較為粗放。在工作活動(dòng)中形成的匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等電子資料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行創(chuàng)建，收集，和保存。而分類(lèi)組合，歸檔立卷，編目著錄等環(huán)節(jié)完全缺失。也未進(jìn)行備案后交給檔案管理人員統(tǒng)一保管，由于電子文件信息與載體的可分理離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整人員變動(dòng)、辦公設(shè)備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長(zhǎng)久保存和開(kāi)發(fā)利用。由于對(duì)非實(shí)體的檔案操作和管理制度相對(duì)缺失，在管理上無(wú)規(guī)章可遵循，使工作人員對(duì)電子檔案的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，要么亂丟亂放、隨意刪除銷(xiāo)毀。要么歸檔不及時(shí)，交接無(wú)手續(xù)，常常處于自主管理和自由處理的狀態(tài)。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策

一是轉(zhuǎn)變觀念，積極推行檔案管理的電子化。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及和辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的辦公形式帶來(lái)了重大變革。日常業(yè)務(wù)處理的電子化產(chǎn)生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當(dāng)前，這種檔案具有比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案大的多存在意義和作用，通過(guò)對(duì)電子檔案的科學(xué)分類(lèi)、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來(lái)許多重要的文字和數(shù)據(jù)、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、全面的憑證與依據(jù)。新時(shí)期的檔案管理工作必然會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，二者結(jié)合將會(huì)越來(lái)越緊密。所以，盡快轉(zhuǎn)變觀念，積極推行辦公自動(dòng)化和檔案管理的電子化，對(duì)提高基層單位管理水平，科學(xué)的分析歷史資料和數(shù)據(jù)，以便及時(shí)、準(zhǔn)確的作出決斷，有著重要的作用。

二是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法規(guī)，并根據(jù)工作實(shí)際。制定電子檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從電子檔案的資料的建立、收集、整理、分類(lèi)、立卷、歸檔、查閱，直到最后的鑒定、銷(xiāo)毀每個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循。進(jìn)一步明確檔案管理負(fù)責(zé)人，兼職、專(zhuān)職檔案工作人員的崗位職責(zé)，并對(duì)電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作程序進(jìn)行定期和不定期的督查和考評(píng)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改，確保各項(xiàng)制度的落實(shí)。制定科學(xué)、合理及符合工作實(shí)際的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，為全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案效用管理奠定基礎(chǔ)。

三是強(qiáng)化對(duì)電子檔案所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件和儲(chǔ)存環(huán)境的建設(shè)與基礎(chǔ)檔案的電子化管理。首先要從實(shí)際需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，引進(jìn)適合當(dāng)前工作特點(diǎn)，操作便捷的檔案管理軟件，組織專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員及時(shí)對(duì)新產(chǎn)生的歸檔文件及相關(guān)資料進(jìn)行電子化處理，并遵循固定的標(biāo)準(zhǔn)格式對(duì)圖片、照片音頻視屏材料以磁盤(pán)和光盤(pán)進(jìn)行鑒定分類(lèi)、著錄標(biāo)引、信息組織、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、已有格式的轉(zhuǎn)換、最后統(tǒng)一納入電子檔案的管理模式。對(duì)以往的各類(lèi)檔案資料盡快通過(guò)掃描，數(shù)碼攝錄等方式進(jìn)行電子化處理，以磁盤(pán)、光盤(pán)為介質(zhì)的形式進(jìn)行歸檔，并分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行著錄編目，設(shè)定查閱權(quán)限、保密級(jí)別和編碼存執(zhí)。采用性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設(shè)備，營(yíng)建適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，強(qiáng)化防磁、防火、防病毒設(shè)施的完善與維護(hù)，保證電子檔案載體和貯存介質(zhì)的安全穩(wěn)定。確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，加強(qiáng)權(quán)限管理，通過(guò)安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、信息隱藏等數(shù)據(jù)確保電子檔案在傳輸和查閱過(guò)程中的安全。

四是強(qiáng)化電子檔案信息的安全管理。設(shè)置分級(jí)管理權(quán)限，杜絕非法訪問(wèn)和隨意刪改等情況發(fā)生，確保檔案信息的原始性與真實(shí)性。建立重要電子檔案數(shù)據(jù)異地備份、事故應(yīng)急系統(tǒng)和災(zāi)難性恢復(fù)系統(tǒng)，制定應(yīng)急管理機(jī)制，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的恢復(fù)。提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)電子文件的保密觀念，充分認(rèn)識(shí)到新形式下保密工作的緊迫性和嚴(yán)峻性。強(qiáng)化對(duì)保密操作規(guī)程和加密技術(shù)的應(yīng)用。進(jìn)一步建立和完善檔案保密的規(guī)章制度，使電子檔案保密工作有規(guī)可依、有章可循。加強(qiáng)電子檔案安全保密的科普宣傳、保密觀念教育、保密技術(shù)教育。定期組織檔案工作人員和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的技術(shù)支持人員，學(xué)習(xí)安全保密技術(shù)知識(shí)，了解泄密的原理及預(yù)防辦法，提高安全保密技術(shù)技能，掌握和使用最新的防竊密技術(shù)，嚴(yán)防電子檔案泄密事件的發(fā)生。

五是重視和加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)。努力推動(dòng)檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，通過(guò)多途徑、多層次的培訓(xùn)教育，使電子檔案管理工作者成為不僅具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)及相關(guān)的管理知識(shí)，又能掌握諸如數(shù)字化技術(shù)、信息存貯技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通迅技術(shù)等技術(shù)。同時(shí)還具有一定的信息處理、分析、利用能力的復(fù)合型人才，能夠勝任電子檔案的建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)等各方面的工作。