一、高校采購合同管理的含義和現(xiàn)狀

（一）高校采購合同管理的含義

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。合同一經(jīng)簽訂，只要其合法、有效，即具有法律約束力，合同雙方的權利和義務就被限制在合同上。

高校設備合同管理是指高校對合同進行依法訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。通過審查、監(jiān)督、控制等合同管理的手段對合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止等內(nèi)容進行管理。合同管理是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。加強高校設備采購合同管理，利于保持設備采購各個環(huán)節(jié)相互銜接，規(guī)避風險，有利于保證設備采購計劃順利完成，從而滿足高校的資源配置。

（二）高校設備采購合同管理的現(xiàn)狀

1.合同管理機構不健全。部分高校沒有專門的合同管理機構和人員，合同管理的整體協(xié)調性較差，對合同執(zhí)行的監(jiān)督、審核以及審計能力較弱。目前承擔合同管理職能的主要是設備采購部門，管理部門和執(zhí)行部門未能完全分開，缺乏相互牽制和制衡。

2.合同信息共享性差。合同管理需多部門協(xié)同開展，現(xiàn)實中，各部門只根據(jù)需要建檔或者未作記錄，缺乏一個統(tǒng)一查詢信息的平臺，合同執(zhí)行進度不清晰，而各部門建檔的信息也沒有標準化，合同管理信息共享性差，導致很難及時發(fā)現(xiàn)采購存在的問題。

3.合同簽訂不符合法律規(guī)定。合同主體不符合法律規(guī)定。合同當事人主體合法，是合同得以有效成立的前提條件之一；合同簽訂程序不符合法律規(guī)定，招標程序不符合法定程序所簽訂的合同無效。

4.合同文本不規(guī)范。合同文字不嚴謹、不確切，用詞不準確容易發(fā)生歧義和誤解，導致合同難以履行或容易引起爭議；合同條款不全面或自相矛盾，容易導致合同糾紛。如有的合同未明確合同雙方違約應承擔的具體責任，未對違約金數(shù)額、支付方式和時間進行約定，易產(chǎn)生合同糾紛。

5.合同變更不規(guī)范。合同變更的目的是通過對原合同進行修改，保障合同更好履行和目標實現(xiàn)?，F(xiàn)實中，合同管理部門缺乏合同變更的意識，未及時進行合同變更和簽訂補充協(xié)議或變更協(xié)議，導致合同糾紛。

6.合同質保事項的管理較弱。在合同履約過程中，部分高校對交貨期沒有進行嚴格控制，對一些無故逾期交貨的供貨商沒有追究違約責任；質保期內(nèi)，沒有專人負責對購入設備的維護及保養(yǎng)進行跟蹤管理；質保期滿后退還質保金時，沒有嚴格核實供貨商是否按照合同約定盡到供貨商應盡的責任和義務。

7.合同資料保管不全。合同及相關鑒證資料是合同履行過程中責任劃分的有效依據(jù)，有的合同管理人員對此并不重視，致使有些資料未妥善保管和交接，造成資料遺失，從而致使發(fā)生糾紛時，無法舉證而敗訴。

8.對驗收環(huán)節(jié)重視不夠。有的高校沒有嚴格按照合同約定進行驗收工作，特別是對于大宗或大型設備的購置驗收工作不嚴謹，導致驗收人員對不合格物資出具驗收合格的驗收單，由此給高校造成了損失。

9.索賠管理能力較弱。部分高校未及時進行合同索賠。如：設備款違約拖欠后既沒有妥善處理，也沒有因拖欠事宜訴諸法律，直至起訴時才發(fā)現(xiàn)已超過了兩年的訴訟時效，無法挽回損失。超過了訴訟時效等于放棄債權主張，等于權利人放棄了勝訴權。

二、高校采購合同的“全過程”管理

（一）合同簽約前的管理

1.健全合同管理部門。建立和健全采購合同管理的機構，是加強采購合同管理的組織保證。高校應成立或指定專門的合同管理部門，配備專職或兼職合同管理人員，統(tǒng)一組織本單位采購合同的管理工作。

2.加強采購項目的立項與可行性分析?？尚行苑治鍪峭ㄟ^對采購項目的主要內(nèi)容和配套條件，如用戶需求、資源供應、設備選型、環(huán)境影響、資金籌措等，從預期、經(jīng)濟、成果等方面進行調查研究和分析比較，并對設備采購后以后可能取得的經(jīng)濟效益及社會效益等進行預測，從而提出該設備是否值得購買的咨詢意見。職能部門應該對大型設備購置論證的要點提出指導意見。

3.健全合同管理的相關內(nèi)部控制制度。對高校合同管理存在的風險進行排查，檢查高校的采購合同管理是否設置完善的內(nèi)部控制和管理流程，健全工作以下制度：（1）工作責任制度。具體規(guī)定合同管理部門和人員的職責和權限，明確用戶與采購崗位分離，訂立合同與合同驗收崗位分離，監(jiān)督與驗收崗位分離。（2）授權審批制度。合同簽訂應按照審批權限，審批后訂立。簽訂合同一律由法定代表人或有書面授權委托的授權代理人簽訂，授權代理人或復代理人在規(guī)定的權限、范圍、期限內(nèi)簽訂合同。（3）合同審查制度，規(guī)定合同管理有關部門在合同審查中的職責、程序、內(nèi)容、標準、時限，從而保證合同正確簽訂履行。如對合同主體資信審查和對合同文本進行審查。（4）法律顧問審查制度。高校簽訂合同，必須通過法律顧問依據(jù)法律規(guī)定進行審查，以規(guī)避風險，維護高校的合法權益。

（二）合同簽約過程的管理

1.審查合同主體資格。主要審查：（1）供貨商資信，查閱供貨商《營業(yè)執(zhí)照》，看合同標的是否超出經(jīng)營范圍，如果采購標的物為特種設備的，需要對方提供特種設備制造或者經(jīng)銷許可證等。（2）供貨商履約能力，對供貨商的經(jīng)營狀況、注冊資本、銀行資信、資產(chǎn)負債等情況進行審核。查看供貨商的信用情況、是否存在惡意投標歷史和不良行為記錄等。（3）簽約人資格，確定簽約人是否具有法定代表人資格或合法授權，審查委托代理人資格是否真實、合法、手續(xù)是否齊全。

2.審查采購合同的內(nèi)容。主要審查：（1）標的物、數(shù)量、質量條款。核對設備名稱、技術參數(shù)是否填寫正確，是否和標書及承諾書一致；保修期、技術培訓是否與標書一致；質量標準條款中采用國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準的，要寫明標準名稱、代號或編號。（2）標的物交貨方式。核對到貨時間、付款條件及方式是否和招標或談判一致，以明確界定貨物風險的承擔人。（3）價款的支付方式。價款的支付與供貨進度相匹配，避免預付貨款，減少支付風險。明確裝卸費用等間接費用的支付方。（4）違約責任條款。明確合同雙方的違約責任和懲罰措施，明確罰金的具體計算方法、設定解除合同的條款，在出現(xiàn)合同糾紛時，根據(jù)違約責任約定妥善解決相關分歧，避免出現(xiàn)訴訟。（5）合同爭議解決方式。方式一般有提請人民法院訴訟解決和提交仲裁機關仲裁。（6）合同附件。附件應在合同正式文本中提及，并應視為合同的組成部分，附件同樣需要經(jīng)過雙方簽字或蓋章確認，它與合同正文有同樣的法律效用。

3.審查采購合同的文本。主要審查：（1）文字表述。合同的文字應表述清晰，嚴格準確，避免使用有模棱兩可的詞匯。合同書的內(nèi)容不能隨意涂改，要保證內(nèi)容的嚴肅性和真實性。（2）合同章。查看合同簽訂名稱是否與合同專用章一致。核對供貨商蓋章名稱是否規(guī)范，是否和提供的資質材料一致，聯(lián)系方式是否正確。

（三）合同履約過程的管理

1.合同的進度控制。高校要對采購合同流程進行梳理、優(yōu)化，對每一進度跟蹤檢查。合同管理的基本流程為：根據(jù)招標或談判結果草擬合同→提交審核簽訂合同（進口設備還需簽訂委托進口代理協(xié)議書）→執(zhí)行合同中的條款（進口設備還需辦理免稅申報手續(xù)，辦理商檢證明等）→貨物驗收→固定資產(chǎn)建賬和財務結算→保修維護等。上述進度要執(zhí)行有效的報告制度，定期或不定期分析合同執(zhí)行情況。通過管理信息系統(tǒng)進行權限分配，各項任務的工作事項和進度一目了然，用戶可以隨時查詢到合同執(zhí)行的詳細狀態(tài)，從而進行有效管理，提高效率。

2.貨物的驗收管理。嚴格依據(jù)合同對貨物進行全面驗收，對標的物的質量把關。（1）設備開箱檢驗。進口設備需由商檢部門、設備管理部門、用戶、供貨商同時進行開箱檢驗，重點檢查設備整體外包裝是否完整，設備型號是否相符，數(shù)量是否真確，檢查設備的插座是否符合中國制式，說明書及其警示標識是否齊全等。（2）安裝調試和初驗。安裝調試由供貨商根據(jù)合同規(guī)定負責完成。特殊設備還需由質監(jiān)技術部門對設備的安全性和可靠性進行測試。（3）設備驗收。用戶試運行后一段時間，設備的整機性能穩(wěn)定后，可以申請組織資產(chǎn)管理部門、監(jiān)審部門和財務部門進行設備驗收，大型設備的驗收還需要聘請校內(nèi)外專家組成專家組。驗收要核驗設備能否符合投標文件所承諾的技術和功能要求，對設備的質量，包括對設備技術性能指標進行評價，出具驗收結論。（4）設備建賬。驗收后，資產(chǎn)、財務部門依據(jù)合同檢查驗收單、商檢合格證明和海關報關手續(xù)等資料后建賬。合格證、保修卡、操作手冊、使用指南、維修手冊等資料由用戶妥善保存。

3.貨款支付管理。（1）資金支付嚴格執(zhí)行預算管理。嚴格高校采購預算管理和采購計劃審批，杜絕無預算、無資金、無計劃的設備購置和超預算的設備購置。（2）執(zhí)行采購保證金制度。嚴格執(zhí)行采購項目開標前的投標保證金，采購合同執(zhí)行中的履約保證金和采購完畢后的質保金制度；跟蹤核實在質保期內(nèi)，供貨商是否根據(jù)合同約定對設備進行維護及保養(yǎng)；對各合同的保證金建立記錄表、匯總表、反饋表等，使用經(jīng)濟手段強化合同執(zhí)行力度。（3）嚴格付款流程。價款支付應嚴格審核，堅持驗收后付款；價款支付嚴格按照經(jīng)費審批流程，杜絕超審批權限的付款。

4.合同變更管理。合同變更指對原合同內(nèi)容的修改和變化。引起變更的原因有多種，如更改所購設備型號、供貨時間、質量標準。變更是引起雙方爭議和產(chǎn)生風險的主要原因之一，必須引起合同雙方的重視。在合同執(zhí)行過程中若出現(xiàn)合同變更，應本著解決問題和規(guī)避風險的態(tài)度，首先通過協(xié)商，針對不同情況，采取不同的變更措施，盡量減少變更的風險。合同變更后及時出具變更協(xié)議作為合同附件，此附件與主合同一樣具有法律效率。

5.合同索賠管理。（1）索賠制度是對合同主體合法權益的確認及保護，當事人的索賠請求是以合同條款或法律規(guī)定為依據(jù)的，缺乏權利依據(jù)不能得到賠償。高校在提請索賠時，需要提供充分的證據(jù)、包括法律依據(jù)、事實依據(jù)、在規(guī)定的期限內(nèi)，按照一定的程序，提交與索賠事項相關的證明文件和事實證據(jù)。避免因為索賠程序瑕疵，不能取得賠償或不能取得充分賠償。（2）采購合同的糾紛處理方法包括協(xié)商、調解、仲裁和訴訟，根據(jù)糾紛的大小來決定處理方式。

（四）合同收尾管理

1.合同的履約檢查。通過將履行情況與合同約定情況相比較，找出未盡事宜，及時采取補救措施。主要檢查是否按合同約定方法、時間、地點進行了標地物交付；看價款或酬金支付是否嚴格遵守合同規(guī)定，是否有逾期現(xiàn)象；看貨物包裝是否符合合同要求；如發(fā)生違約或糾紛是否追究對方單位的違約責任，糾紛發(fā)生后是否按合同約定方式或法律法規(guī)方式解決。如需向人民法院起訴或向仲裁機構申請仲裁，是否在有效期內(nèi)辦理起訴或申請仲裁手續(xù)。

2.合同檔案管理。采購合同是高校檔案的重要組成部分，對在維護高校合法權益方面有著重要作用。各高校要建立合同存檔管理制度，加強合同存檔管理的信息化管理，避免合同丟失和合同提取不便；確保存檔合同印章、字跡清楚，做好借出收回記錄；對存檔合同進行分類，方便查找。同時，合同管理部門應對合同并分類統(tǒng)計，準確掌握合同業(yè)務量的基本信息，分析相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)，從而針對性地開展履行監(jiān)督和檢查工作，及時總結合同管理中的經(jīng)驗，提高合同管理水平。

總之，設備采購合同是保證設備采購的質量、進度和售后服務等符合用戶要求的基礎性文件，高校合同管理不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是全方位的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的管理，涉及效益、風險和技術等多個方面，是全過程的管理。

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