摘要：隨著辦公自動(dòng)化的普及，在辦公業(yè)務(wù)的實(shí)際工作中，如紅頭文件、工作報(bào)告、通知、會(huì)議組成人員名單、工作總結(jié)等等，一般都要求以Microsoft Word文檔格式制作成電子文稿并打印。有些常用文稿只需按照其固定格式完成即可，有些文稿沒有規(guī)范的格式，可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行編輯，但都要符合文稿主題突出、格式規(guī)范美觀等原則。

關(guān)鍵詞：辦公文件；Word；操作技巧

中圖分類號(hào)：TP317.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 (2012) 09-0000-02

Word是Microsoft Office辦公套裝軟件中使用頻率最高、功能最強(qiáng)的一個(gè)文字處理軟件，它可以處理日常的辦公文檔，排版，處理數(shù)據(jù)，建立表格，還可以做簡單的網(wǎng)頁，并且通過其他軟件還可以直接發(fā)傳真等，能滿足普通人的絕大部分日常辦公的需求，極大的方便了文稿的編輯，可以高效率、高水平的處理各種辦公文件、商業(yè)資料以及學(xué)術(shù)論文等。因此，它也是目前最常用的文字處理軟件，其常用功能就能很好地滿足普通文稿的處理需要。作為辦公室工作人員，不需要掌握太多的計(jì)算機(jī)知識(shí)，只要能熟練運(yùn)用Word就可編排出符合要求的文稿。

最近單位要召開“第四十一屆春季田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)暨自治區(qū)經(jīng)濟(jì)和信息化委員會(huì)第一屆職工運(yùn)動(dòng)會(huì)”，組委會(huì)給各部門下發(fā)了一個(gè)《有關(guān)事項(xiàng)說明》的Word打印文件，此文件標(biāo)題不突出、段落設(shè)置不統(tǒng)一、編號(hào)不對(duì)齊，尤其是組委會(huì)成員名單，更是“層次不齊”，視覺效果差，閱讀也不方便。由此，我覺得作為辦公室的工作人員，有必要認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握Word的基本操作方法及其操作技巧，因?yàn)樵诮㈦娮游母鍟r(shí)，有些格式通過Word的基本操作方法去做是非常繁瑣或很難實(shí)現(xiàn)，常需借助Word自帶的功能或一些操作技巧去完成。下面就運(yùn)用Word編寫辦公文件時(shí)需要了解和掌握的一些方法做簡單的小結(jié)。

一、頁面設(shè)置

編寫文件前，不要急于錄入文本，先要進(jìn)行頁面設(shè)置，因?yàn)樵诤笃诟募垙埓笮r(shí)，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進(jìn)行頁面設(shè)置，可以直觀地在錄入和編輯文本時(shí)看到頁面中的內(nèi)容和排版是否合適，避免再作修改。

具體的設(shè)置方法是：第一步，通過“文件”菜單的“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框。第二步，在“頁邊距”選項(xiàng)卡下設(shè)置紙張的邊距、方向、頁碼范圍；在“紙張”選項(xiàng)卡下設(shè)置紙張的大??；在“版式”選項(xiàng)卡下設(shè)置頁眉和頁腳以及頁面的對(duì)齊方式；在“版式”選項(xiàng)卡下設(shè)置頁眉和頁腳以及頁面的對(duì)齊方式；在“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡下設(shè)置每行字符數(shù)、每頁行數(shù)、文字排列方向。最后按下“確定”按鈕即可。

二、文本的錄入

錄入文本時(shí)，采用默認(rèn)設(shè)置。當(dāng)文本輸入到右側(cè)邊界時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)插入一個(gè)“軟回車”，使光標(biāo)到下一行左邊界處，不必按Enter鍵，當(dāng)要產(chǎn)生一個(gè)新段落時(shí)，利用Enter鍵加入“硬回車”符來完成。在輸入文本過程中，不要出現(xiàn)“空格”字符，不要對(duì)輸入文本做任何編輯操作，只有輸入文本工作完成后再對(duì)文本進(jìn)行編輯操作。這樣做就是為了減少在文本編輯過程中出現(xiàn)的不必要的麻煩。

三、字符的格式設(shè)置

字符的格式設(shè)置非常簡單，通過打開“格式”菜單的“字體”對(duì)話框即可完成。但是，我們經(jīng)常要對(duì)編輯好的文檔做一些修改，用Word的基本操作方法比較麻煩，需要使用Word的一些操作技巧，這樣可達(dá)到事半功倍的效果。

[例1]整個(gè)文檔的排版工作完成了，只是要重新調(diào)整文檔中二級(jí)標(biāo)題的字體，用“格式刷”就較繁瑣，因?yàn)槠渌鼉?nèi)容不作修改。而用“選擇格式相似的文本”命令來操作就很快捷，操作方法也很簡單，將光標(biāo)定位在任意一個(gè)二級(jí)標(biāo)題處，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇格式相似的文本”命令，格式相同的文本將同時(shí)選中，隨后再進(jìn)行字體設(shè)置即可。字體設(shè)置方法是通過“格式”工具欄或打開“格式”菜單的“字體”對(duì)話框去重新設(shè)置。

[例2]編輯好的文檔通常要通過“打印預(yù)覽”去看整體效果。有一個(gè)編輯好的文檔，通過“打印預(yù)覽”感覺到整篇文檔的字號(hào)偏大，效果不太好，需要整體縮小字號(hào)。運(yùn)用Word的基本操作方法修改是件費(fèi)時(shí)的工作，因?yàn)楦骷?jí)標(biāo)題以及正文的字號(hào)各不相同，如果采用按下鍵盤組合鍵的方法很快就可完成。

操作方法：先選定整篇文檔，然后通過按下“Ctrl+[”或“Ctrl+Shift+>”快捷組合鍵即可完成。其中，按下一次“Ctrl+[” 或“Ctrl+Shift+>”組合鍵可縮小一個(gè)字號(hào)，按下一次“Ctrl+]”或 “Ctrl+Shift+<”組合鍵可增大一個(gè)字號(hào)。

因此，對(duì)字符的格式設(shè)置，除了要掌握最基本的操作方法外，還是要多總結(jié)和學(xué)習(xí)，掌握一些操作技巧，以便提高工作效率。

四、段落的格式設(shè)置

（一）“首行縮進(jìn)”的設(shè)置

我們在使用Word編寫文檔時(shí)，習(xí)慣將段落的首行前面空兩個(gè)字符，這樣容易分辨段落、方便閱讀，也會(huì)顯得更加整齊、美觀。有的人習(xí)慣用幾個(gè)空格（或空白字符V1）來進(jìn)行首行縮進(jìn)，一般不建議這樣做，因?yàn)橛袝r(shí)候空格鍵有偏差，會(huì)導(dǎo)致各個(gè)段落縮進(jìn)量不同，還有是文本在經(jīng)過多次復(fù)制、修改后會(huì)出現(xiàn)空格多余、缺少現(xiàn)象，不利于文檔的后期處理。

其實(shí)，在Word中有一個(gè)既方便又快捷的方法可實(shí)現(xiàn)每個(gè)段落前面空兩個(gè)字符，即“首行縮進(jìn)”功能。。

操作方法：第一步，文本錄入結(jié)束后，選中要縮進(jìn)的段落或者直接選中全文；第二步，通過“格式”菜單或單擊鼠標(biāo)右鍵，打開“段落”對(duì)話框； 第三步，在段落對(duì)話框窗口的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡下面的“特殊格式”選項(xiàng)下選擇“首行縮進(jìn)”，“度量值”設(shè)置為2個(gè)字符，段落的對(duì)齊方式為“兩端對(duì)齊”；最后，選擇“確定”即可。

因此，對(duì)于段落的格式設(shè)置，我們要掌握Word的自動(dòng)功能，進(jìn)而取代較麻煩的手工操作。

（二）Word自動(dòng)功能的使用與設(shè)置

Word中的自動(dòng)功能雖然強(qiáng)大，但是，有些自動(dòng)功能使用起來反而容易出現(xiàn)問題，所以，我們不僅要學(xué)會(huì)如何使用它，還要學(xué)會(huì)如何取消它。比如在使用Word的自動(dòng)編號(hào)功能過程中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)文本的編號(hào)錯(cuò)亂現(xiàn)象，這時(shí)最好是取消Word的自動(dòng)編號(hào)功能，進(jìn)行手操作。

取消方法：

1.選中操作對(duì)象，按下“Ctrl+ Z”組合鍵即可取消。

2.通過“工具”菜單的“自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，在“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡下取消對(duì)“自動(dòng)編號(hào)列表”復(fù)選框的選擇，最后單擊“確定”按鈕即可。

（三）Word中文字對(duì)齊的方法

Word格式設(shè)置中提供的文字對(duì)齊方式有“兩端對(duì)齊”、“居中對(duì)齊”、“左對(duì)齊”、“右對(duì)齊”和“分散對(duì)齊”，這幾種對(duì)齊方式只是用于常規(guī)操作。利用Word處理文字時(shí)，有時(shí)要求字?jǐn)?shù)不等的多行文字兩端嚴(yán)格對(duì)齊，但在操作過程中卻經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)不齊的現(xiàn)象，而單純用Word格式設(shè)置中提供的文字對(duì)齊方式，不容易實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求。以下幾種方法可輕松解決這一問題。

1.首先選中字?jǐn)?shù)不等的兩行或更多行文字，執(zhí)行“分散對(duì)齊”操作，然后拖動(dòng)“首行縮進(jìn)”和“右縮進(jìn)”，直到符合要求為止。

2.首先選中字?jǐn)?shù)不等的兩行文字，通過“格式”菜單打開“調(diào)整寬度”對(duì)話框，在“新文字寬度”中輸入文字寬度（文字寬度的度量值為“字符”），字符值的多少以兩行文字中字符數(shù)最多的為準(zhǔn)，然后通過拖動(dòng)“左縮進(jìn)”來調(diào)整文字到符合要求的位置。

3.運(yùn)用表格進(jìn)行設(shè)置的效果也很好。具體的操作方法是：第一步，選中字?jǐn)?shù)不等的兩行或更多行文字，通過“表格”菜單的“轉(zhuǎn)換”命令，打開“文本轉(zhuǎn)換成表格”對(duì)話框，將文本轉(zhuǎn)換成表格，這是一個(gè)一列多行的表格。第二步，調(diào)整列的寬度，以適合字符數(shù)最多的一行為標(biāo)準(zhǔn)，然后選中整列后執(zhí)行“分散對(duì)齊”操作。第三步，選中整個(gè)表格將其移動(dòng)到合適的位置。最后，通過“格式”菜單的“邊框和底紋”命令打開“邊框和底紋”對(duì)話框，將表格的所有框線設(shè)置為“無”即可。

五、打印預(yù)覽

Word具有所見即所得的功能，用戶用Word軟件編寫的文檔，通過“文件”菜單的“打印預(yù)覽”命令使得打印效果在屏幕上一目了然。因此，整個(gè)文檔編輯完成后，要通過“打印預(yù)覽”感受整體效果。另外，頁面排版反映了文檔的整體外觀，打印預(yù)覽又能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題或不足，這樣就可以有針對(duì)性的進(jìn)行修改，最終編排出清晰、美觀的版面。

六、結(jié)束語

在使用過程中，我們不難發(fā)現(xiàn)，Word的操作界面直觀、友好，提供了豐富多彩的工具；可以進(jìn)行文字、圖形、圖像、聲音、動(dòng)畫等多媒體混排；自動(dòng)化功能強(qiáng)大，提高了文檔編輯的正確性，為用戶節(jié)省了大量的時(shí)間；它的文件轉(zhuǎn)換兼容性也很強(qiáng)，這為Word軟件和其它軟件的信息交換提供了極大的方便；另外，Word 還有制表功能、模板和向?qū)Чδ堋椭δ?，等等。而文檔寫作是一個(gè)不斷修改的過程，需要我們熟練掌握Word的基本操作技能和操作技巧，了解Word的各種功能，這樣就可以極大的節(jié)約文檔的排版時(shí)間，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾華.論信息系統(tǒng)集成的實(shí)施，計(jì)算機(jī)應(yīng)用，1997:3-5

[2]李長樹.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法與實(shí)施策略，計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究會(huì)，2000（7）:47－50

[3]單振華.中文版Word2003實(shí)例與操作[M].航空工業(yè)出版社，2010

[4]楊秀芳.新編計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].天津科學(xué)技術(shù)出版社，2008

[5]楊振山，龔沛曾.大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)[M].高等教育出版社，2004