摘要：檔案是指單位在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的文字、圖像、聲音等不同形式和載體的文件材料，真實(shí)地記載和反映了單位的各項(xiàng)活動(dòng)，是維護(hù)單位經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。以往檔案管理主要是手工記錄歸檔目錄，檔案以紙質(zhì)的形式保存。隨著計(jì)算機(jī)對檔案管理技術(shù)的日益成熟和完善，很多單位的檔案管理轉(zhuǎn)向了電子化管理，逐步建立計(jì)算機(jī)目錄和檔案信息數(shù)據(jù)庫，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案編目、檢索、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息一體化管理，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)外的檔案信息資源共享，為單位提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。本文在對檔案電子化進(jìn)行初步了解的基礎(chǔ)上，針對目前我國檔案電子化存在的問題，提出電子化管理的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案；電子化管理；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9599 (2012) 09-0000-02

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展對人們的工作、生活產(chǎn)生了極大的影響，科技的進(jìn)步不僅提高了人們的生活質(zhì)量，還對人們的日常工作模式產(chǎn)生了深刻的影響。電子化技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛使用，檔案的電子化管理無論是在檔案的管理質(zhì)量上還是管理模式上，都是以往檔案管理模式所無法比擬的，檔案電子化管理具有極大的優(yōu)勢。

一、檔案電子化管理概述

（一）檔案電子化管理概念。檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段，對檔案資源實(shí)行計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。檔案的電子化管理實(shí)現(xiàn)了多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當(dāng)今各行各業(yè)進(jìn)行檔案管理的趨勢?，F(xiàn)代電子化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。

（二）檔案電子化管理的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質(zhì)媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。首先，檔案的電子化有利于保護(hù)檔案的原件。檔案具有重要的參考價(jià)值，過多的使用和借閱檔案原件會(huì)造成檔案原件的損害，甚至?xí)G失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護(hù)了原件。其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關(guān)鍵字，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)就能迅速調(diào)閱電子檔案或定位該紙質(zhì)檔案存放位置，縮短了查找的時(shí)間，極大的提高了工作效率。再次，節(jié)省人力，減少經(jīng)費(fèi)的支出。原來的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經(jīng)費(fèi)，還造成了管理部門的臃腫。此外，檔案管理的電子化還對資源實(shí)現(xiàn)共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來做分析的，并非用來一味保留的，利用檔案做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)挖掘，這樣我們的檔案才有價(jià)值，我們的信息化也才更有動(dòng)力！

二、我國檔案電子化管理的現(xiàn)狀

隨著改革開放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進(jìn)的技術(shù)早就席卷了我國的大江南北，我國的檔案管理信息化、數(shù)字化在各行各業(yè)檔案管理中已經(jīng)普遍推廣使用。但是，目前我國的檔案電子管理還存在一定技術(shù)上和管理上的問題，需要我們進(jìn)行正確的認(rèn)識。

（一）對檔案電子化管理的認(rèn)識水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢下對檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認(rèn)識具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認(rèn)為把卷內(nèi)目錄用計(jì)算機(jī)打印出來就是檔案管理計(jì)算機(jī)化了；一些人認(rèn)為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問題整個(gè)電子文檔便不復(fù)存在了；有些人認(rèn)為，花十幾萬甚至二三十萬上套檔案管理系統(tǒng)不值得；

（二）檔案保密方面的問題。檔案是單位的寶貴財(cái)富，檔案的保密性與真實(shí)性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實(shí)現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫的安全，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正的常運(yùn)行，都需要有相當(dāng)計(jì)算機(jī)知識的人員來維護(hù)，檔案管理人員目前還沒有達(dá)到較高的計(jì)算機(jī)水平，檔案管理的電子化對他們的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和不便。

（三）檔案電子化管理技術(shù)上的問題。檔案的電子化管理對計(jì)算機(jī)設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，硬件方面，單機(jī)版的需要較高的計(jì)算機(jī)配置，網(wǎng)絡(luò)版的需要服務(wù)器、交換機(jī)、網(wǎng)線等的支撐；軟件方面，需要一支非常專業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)隊(duì)伍，經(jīng)過對檔案工作深刻細(xì)致的調(diào)研，開發(fā)出檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)地、規(guī)范地、簡潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷毀、各種報(bào)表統(tǒng)計(jì)等。此外，檔案的電子化管理國家尚沒有形成統(tǒng)一的規(guī)則，檔案電子化管理的質(zhì)量還有待提高。

（四）電子檔案的法律效力問題。我們知道原始紙質(zhì)的檔案材料經(jīng)相關(guān)部門的蓋章，具有極強(qiáng)的法律效力。在查閱檔案或者傳達(dá)命令時(shí)都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現(xiàn)階段不具有很強(qiáng)的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報(bào)和會(huì)議的通知，對于比較正式的人事任命和處理決定，相關(guān)部門還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關(guān)部門的認(rèn)可，同樣它也不具有很強(qiáng)的法律效力。

三、對檔案電子化管理的幾點(diǎn)思考

時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)阻擋不住信息化技術(shù)前進(jìn)的腳步。同時(shí)在這場信息技術(shù)革命中，各個(gè)行業(yè)都不能置身其外。檔案的管理工作是一件技術(shù)性和保密性極強(qiáng)的工作，廣大的檔案管理部門以及檔案管理人員要在現(xiàn)有管理技術(shù)的水平上加強(qiáng)對檔案管理電子化的認(rèn)識，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善檔案的電子化管理。

（一）檔案電子化管理技術(shù)的提高。廣大的檔案管理部門以及相關(guān)的使用部門之所以不信賴檔案的電子化管理，主要原因還是檔案電子化技術(shù)的不成熟。技術(shù)的革新是檔案信息化的靈魂，檔案電子化缺乏了技術(shù)上的支撐勢必只是一句空話。首先，配備性能良好、質(zhì)量可靠的計(jì)算機(jī)設(shè)備。這是檔案管理部門進(jìn)行電子化管理的保障。其次，設(shè)計(jì)出適合檔案管理部門的檔案信息管理軟件，使檔案管理實(shí)現(xiàn)真正的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化。此外，檔案管理部門還要提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件的正常運(yùn)行。

（二）維護(hù)電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價(jià)值和歷史價(jià)值，檔案電子化管理的安全問題也是檔案電子化管理最要注重的問題。首先，檔案管理部門要保存一套完整的、真實(shí)的紙質(zhì)檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進(jìn)行電子檔案的修復(fù)。其次，管理部門的信息共享機(jī)制要有嚴(yán)格的規(guī)劃和限制，檔案管理部門不能將機(jī)密的檔案發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，建立自己部門的信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對檔案的方便使用，又做到對檔案的嚴(yán)格保密。最重要的是做好數(shù)據(jù)庫備份，常殺病毒，保證數(shù)據(jù)安全的。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員要摒棄以往傳統(tǒng)手工管理的死板模式，傳統(tǒng)管理下的檔案里里外外都是老古董。檔案的利用只限在一定范圍內(nèi)和少數(shù)人之中，對外提供服務(wù)的工作幾乎沒有開展，使許多有利用價(jià)值的檔案成為死檔案，嚴(yán)重制約了檔案工作的自身發(fā)展。在使用新的管理手段時(shí)，要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，管理部門人員要認(rèn)識到電子檔案管理的優(yōu)越性，放下對檔案管理電子化的戒備心理，在這場電子革命中充分實(shí)現(xiàn)管理手段的更新。其次，管理人員要定期進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的管理手段，在運(yùn)用電子化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，做好電子檔案的保密工作。此外，檔案管理人員還要嚴(yán)防檔案管理部門以外人員對檔案的使用，加強(qiáng)本部門的保密制度建設(shè)，嚴(yán)格遵守本部門的使用細(xì)則和信息共享細(xì)則。在做好本職工作的同時(shí)，增強(qiáng)自身素質(zhì)。

（四）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)電子檔案的法律效力。檔案管理的電子化進(jìn)程還是一個(gè)比較漫長的過程。在檔案的電子化管理中，不僅檔案管理部門的人員需要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對電子化技術(shù)的認(rèn)識，相關(guān)部門也要改變傳統(tǒng)的觀念，改變對電子檔案的認(rèn)識。立法工作者還要結(jié)合國外的案例，對我國電子檔案的法律效力做出正確的定位。世界范圍內(nèi)的信息技術(shù)革命是不可避免的，相關(guān)法律部門要配合檔案管理人員做好檔案的電子化管理，增強(qiáng)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理電子化改革的信心。相關(guān)的使用部門也要在認(rèn)定中轉(zhuǎn)變觀念，承認(rèn)電子檔案的效力。

結(jié)語：

檔案管理的電子化是檔案管理部門迎合時(shí)代發(fā)展潮流的重要產(chǎn)物，檔案的電子化管理趨勢不可避免。檔案的電子化管理在檔案的使用、保存以及傳送上都具有極大的便利，是對原有檔案管理模式的更新。由于受以往檔案管理模式的影響，現(xiàn)階段我國范圍內(nèi)的檔案電子化管理還存在一定的問題。檔案電子化管理是一個(gè)復(fù)雜而漫長的過程，相關(guān)的管理部門要在現(xiàn)有管理技術(shù)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變原有的觀念和態(tài)度，增強(qiáng)對檔案管理電子化的認(rèn)識，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、技術(shù)化、便利化。

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