摘要：隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)越來越受到人們的重視，眾多中小企業(yè)紛紛利用辦公自動化系統(tǒng)來提高工作效率，提升管理水平，促進企業(yè)的快速發(fā)展。本文分析了中小企業(yè)在實施辦公自動化過程中存在的主要問題，通過利用WSS技術(shù)的特點和優(yōu)勢，實現(xiàn)協(xié)同辦公，探索WSS技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；協(xié)同辦公；WSS

中圖分類號：P208 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2012) 09-0000-02

隨著信息化建設(shè)的快速發(fā)展，當今辦公信息量越來越大，傳統(tǒng)的辦公自動化通常是在單機辦公環(huán)境中，每個人負責一部分，完成后再匯總的這種模式已經(jīng)遠遠不能滿足要求。大量信息已不是個人能有效加工和整理了，辦公對象也從單一面向數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)向面向文檔、多媒體信息等，同時異地辦公的模式也越來越普遍，以上情況表明現(xiàn)代辦公自動化正朝著網(wǎng)絡(luò)協(xié)同方向發(fā)展。實現(xiàn)協(xié)同辦公可以更好地協(xié)助企業(yè)進行信息化管理、提升執(zhí)行管理能力，以滿足眾多中小企業(yè)現(xiàn)代辦公自動化的要求。

一般的辦公自動化系統(tǒng)都是由專業(yè)編程人員開發(fā)的，不僅開發(fā)和維護費用比較高，而且使用相對較為復(fù)雜。利用微軟的WSS（Windows SharePoint Services）服務(wù)可以創(chuàng)建文檔信息和共享協(xié)助的網(wǎng)站，使用戶可以在文檔、任務(wù)和事件上進行聯(lián)機協(xié)作，不僅使用簡單，而且部署和維護也較為容易。

一、構(gòu)建WSS平臺的基本要求

要構(gòu)建Microsoft Office 2007多用戶協(xié)同辦公環(huán)境，需要有WSS服務(wù)的支持，同時還必須有Windows 2008的支持，三者的充分協(xié)調(diào)，為我們提供了一個高效、免費的辦公平臺。

（一）安裝服務(wù)器組件

為保護系統(tǒng)的安全，在安裝WSS前，需要為操作系統(tǒng)安裝最新的補丁程序。為保證WSS的正常運行，需要安裝Internet信息服務(wù)（IIS6）、ASP和ASP.NET組件，此外還需安裝“.NET Framework 3.0功能”和“SMTP服務(wù)器”功能。

（二）設(shè)置DNS服務(wù)器

WSS服務(wù)器應(yīng)作為域成員服務(wù)器，并且服務(wù)器場中的成員必須屬于同一個域，也可以將WSS安裝在獨立服務(wù)器上。為方便用戶能使用域名訪問工作組網(wǎng)站，在DNS服務(wù)器上應(yīng)設(shè)置WSS服務(wù)器域名，使其IP地址指向WSS服務(wù)器。

（三）安裝部署WSS服務(wù)器

系統(tǒng)組件安裝完成后，還需在Windows Server 2008中安裝WSS服務(wù)，SharePoint服務(wù)是實現(xiàn)協(xié)同辦公的核心組件。Windows Server 2003R2中已經(jīng)集成了WSS 2.0服務(wù)，Windows Server 2008中并沒有集成WSS，需要手動安裝WSS 3.0才可以構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部辦公站點。如果WSS安裝在獨立服務(wù)器上，選擇“基本”安裝類型，如果要在域成員服務(wù)器上安裝，選擇“高級”安裝類型，安裝完成后，會自動連接WSS網(wǎng)站主頁，也可以在瀏覽器中輸入WSS服務(wù)器的計算機名或IP地址，WSS服務(wù)器是借助IIS的Web網(wǎng)站來實現(xiàn)的，WSS自動將Web服務(wù)器的默認站點作為WSS網(wǎng)站。

WSS安裝完成后，還需要在WSS服務(wù)器中安裝SQL Server數(shù)據(jù)庫或SQL Server桌面引擎組件，完成服務(wù)器的安裝。

二、安裝和配置WSS協(xié)作平臺

（一）創(chuàng)建用戶賬號

完成了WSS的安裝后，默認情況下，只有Administrator賬戶可以訪問和管理新建的WSS網(wǎng)站。為了增加網(wǎng)站的安全性，每個參與使用的用戶都需要一個合法的帳號才能登錄網(wǎng)站，并可根據(jù)用戶的職位、工作需要建立不同訪問權(quán)限的用戶。

創(chuàng)建用戶賬號可以通過在服務(wù)器的Active Directory端添加用戶，此時該用戶已經(jīng)有了登錄名和密碼，就可在這個基礎(chǔ)上使用WSS網(wǎng)站中的權(quán)限了，也可以在Windows Server 2008服務(wù)器中創(chuàng)建用戶，但這種方法一般不適合用于用戶較多的單位。這里以設(shè)置“工作組網(wǎng)站成員”為例，在WSS添加用戶中，對于域用戶或組，應(yīng)使用“域\\用戶或組”的格式，而如果是本地服務(wù)器的用戶或組，直接鍵入相應(yīng)名稱即可。

（二）用戶訪問授權(quán)

出于管理和安全等方面考慮，WSS將用戶分為讀者、參與討論、設(shè)計、完全控制四種用戶權(quán)限。其中“讀者”用戶對網(wǎng)站只有訪問權(quán)，不能向網(wǎng)站中添加任何內(nèi)容；“參與討論”用戶可以向文檔庫和列表中添加內(nèi)容；但沒有創(chuàng)建列表或文檔庫的權(quán)限；“設(shè)計”用戶除了“參與討論”權(quán)限外還能創(chuàng)建列表和文檔庫，以及自定義網(wǎng)頁的權(quán)限；“完全控制”用戶除了擁有其他網(wǎng)站用戶組所擁有的權(quán)限外，還有管理網(wǎng)站用戶，管理列表和創(chuàng)建WSS網(wǎng)站等權(quán)限。

通常情況下，對于企業(yè)員工及網(wǎng)站的普通訪問者，可以授予“讀者”或“討論參與”權(quán)限，對于部門的網(wǎng)站管理者，可以授予“網(wǎng)站設(shè)計者”的權(quán)限，對于管理員，應(yīng)該授予“完全控制”權(quán)限，以保護WSS網(wǎng)站的安全。

（三）設(shè)置添加權(quán)限

為用戶添加權(quán)限的方法有兩種，第一種方法是在Windows Server 2008中選擇“管理工具”，打開“SharePoint 3.0 管理中心”菜單項。第二種方法是在瀏覽器中輸入WSS服務(wù)器的計算機名或IP地址。在打開的頁面中要求輸入用戶名和密碼，默認狀態(tài)下，只有Administrator賬戶能夠登錄并訪問和管理WSS網(wǎng)站，需要管理員根據(jù)需要，再為不同的用戶賬戶分配不同的權(quán)限。輸入正確后在打開的網(wǎng)頁中點擊右上角的“網(wǎng)站操作”，在下拉列表中選擇“網(wǎng)站設(shè)置”，在“用戶和權(quán)限”欄目下，單擊“人員和組”連接，檢索網(wǎng)站用戶列表，就可以根據(jù)需要添加用戶，并授予權(quán)限。

（四）配置郵件服務(wù)器

電子郵件服務(wù)器是辦公自動化系統(tǒng)中用戶相互聯(lián)系的重要手段，可以使用Windows Server 2008服務(wù)器自帶的SMTP服務(wù)，也可以在服務(wù)器中安裝專業(yè)的郵件服務(wù)器。在網(wǎng)絡(luò)中心的“操作”選項卡中“拓撲結(jié)構(gòu)和服務(wù)”欄目中，可以進行“傳出電子郵件設(shè)置”和“傳入電子郵件設(shè)置”。在“傳出電子郵件設(shè)置”中需要設(shè)置出站SMTP服務(wù)器、發(fā)件人地址、答復(fù)地址和字符集，在“傳入電子郵件設(shè)置”中需要設(shè)置啟用傳入電子郵件、目錄管理服務(wù)、傳入電子郵件服務(wù)器顯示地址、安全電子郵件服務(wù)器。

三、案例應(yīng)用舉例

（一）通知和事件

在WSS網(wǎng)站中，可以輕松地向網(wǎng)站發(fā)布通知和事件等信息，當企業(yè)員工瀏覽該網(wǎng)站時即可看到。

1.通知管理

登錄到WSS主頁以后，單擊“通知”連接，單擊“新建”按鈕，輸入新通知名稱、通知的內(nèi)容和到期日期，單擊“確定”按鈕，即可完成新建通知。當?shù)搅恕暗狡谌掌凇焙?，該通知會自動刪除。此外，還可以對已有的通知進行編輯和刪除操作。

需要注意的是，刪除的通知并沒有徹底從WSS網(wǎng)站中刪除，而是放到了回收站里。在WSS主頁左側(cè)點擊“回收站”鏈接，打開“網(wǎng)絡(luò)集回收站”窗口，此時，可以刪除或還原通知，也可以清空回收站。

2.事件管理

企業(yè)中經(jīng)常會有諸如每月的工資發(fā)放日、每周的例會日、各種法定節(jié)日等事件需要通知，這些都可以通過添加事件進行發(fā)布。而且，由于這些事情每次發(fā)生的內(nèi)容都幾乎相同，不必每次都要重復(fù)添加，可以一次創(chuàng)建好這些事件，并且按照指定的事件發(fā)布即可。

（二）文檔庫

傳統(tǒng)意義上文檔的作用是為我們提供信息，而不斷發(fā)展的辦公需要要求文檔不僅能夠給用戶提供信息，還能及時響應(yīng)用戶的操作要求。許多重要的文檔需要多人參與編寫，如果采用多個作者分頭編寫而后期整合的辦法，不僅后期編輯整理的工作量很大，同時也會因為在編寫過程中缺乏交流溝通而導(dǎo)致諸多問題?？梢越柚W(wǎng)絡(luò)協(xié)助功能來解決。

在管理中心中單機“共享文檔”鏈接，在共享文檔工作區(qū)內(nèi)可以直接新建文檔，也可以上傳已有的文檔，新建或上傳成功后，在文檔名稱的下拉菜單下選擇“管理權(quán)限”菜單，在“操作”下拉菜單中選擇“編輯用戶權(quán)限”，即可選擇設(shè)置對應(yīng)的用戶和權(quán)限。

設(shè)置完成后有權(quán)限的用戶就可以登錄WSS主頁，輸入正確的用戶名和密碼后，在標題欄所有源中輸入提供該文檔人員名稱，即可將自己有權(quán)編輯的文檔都列出來，打開要編輯的文檔，就可以按照本地編輯的習(xí)慣編輯該文檔，編輯完成后點擊“保存”按鈕，即可將修改的文檔更新到服務(wù)器。我們除了可以協(xié)同編輯Word文檔外，還可以協(xié)同編輯列表中的Excel和PowerPoint，實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)遠程共享和協(xié)同處理。

四、結(jié)束語

利用微軟公司的WSS服務(wù)，不需要專門的網(wǎng)頁制作技術(shù)，即可制作出精美的動態(tài)網(wǎng)頁，創(chuàng)建文檔信息和共享協(xié)同的網(wǎng)站，還可以向WSS網(wǎng)站中發(fā)布Office文檔，進行信息共享和聯(lián)機協(xié)作，并且更容易地共享聯(lián)系人和其他信息，隨著我們對平臺的逐漸適應(yīng)，以及對該平臺的潛能和優(yōu)勢的進一步發(fā)揮，相信它將會大幅度地提高我們?nèi)粘５墓ぷ餍省?/p>

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