[摘 要]自從我們改革開放以來,尤其是加入世界貿(mào)易組織之后,我國的各項事業(yè)不論是在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域亦或是在社會領(lǐng)域都取得了非常顯著地成就。任何事物的發(fā)展都是和其他事物相輔相成的,經(jīng)濟(jì)發(fā)展就需要和我們的檔案信息工作進(jìn)行結(jié)合,只有有效的將兩者融合到一起,才可以保證我們的各項建設(shè)活動有堅實(shí)的基礎(chǔ)保障。筆者基于這種背景,具體的探討了當(dāng)今時代環(huán)境中,企業(yè)如何做好這項工作,目的是為了更好的促進(jìn)進(jìn)步,實(shí)現(xiàn)國富民強(qiáng)的目標(biāo)。
[關(guān)鍵詞]企業(yè) 檔案 現(xiàn)代化管理
自從進(jìn)入二十一世紀(jì)以來,電腦等各項具有高效信息化特點(diǎn)的工作裝置就隨之出現(xiàn)了,此時就出現(xiàn)了形式多種多樣的電子格式的資料,在傳統(tǒng)的工作方式中,我們多是依靠筆和紙張來完成工作,不過在現(xiàn)今的時代中,隨之信息技術(shù)的發(fā)展,我們已經(jīng)將這種傳統(tǒng)的方式改良,而這種變化運(yùn)用到我們的檔案工作中就更加的明顯了。我們?nèi)绾蔚拇_保新時代下檔案工作朝著正確的方向?qū)崿F(xiàn)科學(xué)有效地管理,成為當(dāng)前我們的工作重點(diǎn)也是一大難點(diǎn),需要有關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)真地重視此點(diǎn)。 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化,即應(yīng)用現(xiàn)代管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作實(shí)行科學(xué)管理,提高工作效率和效益,以適應(yīng)社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技發(fā)展對企業(yè)檔案的利用需求。用最簡單明了的語言來說即,花費(fèi)最小的時間以及各項資源,比如資金等等來獲取最好的收效。
一、 檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理現(xiàn)代化的前提以及基礎(chǔ)條件就是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。我們都知道,在過去的方式中,要想開展活動,只能單純的借助紙張以及筆等工具進(jìn)行,通過多年來的工作實(shí)踐我們得到了一系列的完整的工作規(guī)則以及程序等內(nèi)容,但是我們在新時代發(fā)展的這種工作方法卻非常的排斥我們以前總結(jié)得到的那些程序以及規(guī)定等內(nèi)容。舉例來講,現(xiàn)今使用的電子形式主要的是借助電腦等高科技的信息手段來實(shí)現(xiàn)的,我們在對其進(jìn)行整理運(yùn)用到時候只能用磁盤的方法對其進(jìn)行操作,而且它的活動領(lǐng)域除了文件內(nèi)容之外,還涵蓋它的相應(yīng)運(yùn)行體制等。除了這點(diǎn)之外,因?yàn)檫@種方式的獨(dú)特性,我們對其進(jìn)行的各項活動,比如保存或者運(yùn)用等等的相關(guān)方面也和我們過去的方法有非常大的差異。假若企業(yè)檔案部門沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為管理依據(jù),各基層部門及所屬子公司檔案部門各行其是。因此研究和制定具有兼容性和可操作性的管理標(biāo)準(zhǔn),堅決貫徹到檔案管理的每一個環(huán)節(jié),是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門要按照國國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對電子文檔進(jìn)行分類、組卷、著錄、標(biāo)引,保證歸檔文件齊全完整、分類科學(xué)合理,檢索靈活便捷,以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。
二、 檔案信息資源數(shù)字化
我們常常提到的數(shù)字方式具體的指借助電腦一級掃描設(shè)備等先進(jìn)的裝置,把我們實(shí)體保存的各項數(shù)據(jù)以及文件信息等通過電子形式展示給大家。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后,可以通過計算機(jī)進(jìn)行智能化檢索,檢索速度快、范理的目的,通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏,站在一定的高度上來看,能夠取保相關(guān)機(jī)構(gòu)工作所需的數(shù)字形式的信息可以合理的拓展,不管是時間還是地域上的距離,使用人員都能夠通過最有效地時間獲取我們想要了解的文件,這樣就可以打破過去方式中的弊端,也就是不便于管理的問題,因?yàn)樗泻芏嗟膬?yōu)點(diǎn),首先不會像紙張形式的會占用很大的空間,而且它可以容納非常多的內(nèi)容,在傳統(tǒng)的方式里這點(diǎn)是做不到的,最后一點(diǎn)是我們不需要做一些額外的花費(fèi),具有很高的經(jīng)濟(jì)性能特點(diǎn)。除了上面講述的這點(diǎn)內(nèi)容以外,單位所需的信息領(lǐng)域不斷擴(kuò)大。首先,電腦的普遍使用以及其他一些相關(guān)的先進(jìn)技術(shù)的進(jìn)步,帶動了我們過去的以紙張為主的管理方法出現(xiàn)了本質(zhì)上的發(fā)展,因?yàn)槲覀兊南嚓P(guān)活動已經(jīng)慢慢地進(jìn)入一種不需要紙張,非常簡單有效地方式中。 檔案資源共享是檔案管有計劃、分步驟地對現(xiàn)有傳統(tǒng)載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)稱??s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持??s微攝影技術(shù)就是把大量的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化到很小的縮微品上并制成電子文件;數(shù)碼影像則是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對影像的高清晰處理。它們有很多的相同的地方,比如通過電腦對信息進(jìn)行各項確認(rèn)以及保存或者相應(yīng)的其他活動等 。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是它可以從最基礎(chǔ)的源頭上講我們過去的方式中因?yàn)榧垙埖娜萘繂栴}導(dǎo)致我們的空間存在嚴(yán)重的局限性的特點(diǎn),這就很好的將我們在開展工作的時候遇到的很多問題很好的處理。
三、 確保技術(shù)能夠符合時代發(fā)展
檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容,是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等都廣泛運(yùn)用通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)等現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行操作,實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。同時,企業(yè)檔案工作的組織與管理,要運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的原理,遵循檔案工作客觀規(guī)律,研究和處理檔案管理中存在的各種問題,使企業(yè)檔案管理機(jī)制更加科學(xué)和完美。
四、確保基礎(chǔ)設(shè)備符合時代的發(fā)展特點(diǎn)
我們都知道,即使是最優(yōu)秀的員工,如果不給于進(jìn)行工作所必需的條件,那么他就算是有非常驚人的專業(yè)水平,也不可能做好工作。因此,單位應(yīng)該將工作所需的設(shè)備的各項相關(guān)活動放到工作的重點(diǎn)上來抓,只有有了科技含量高的裝置,我們才可以開展有質(zhì)量的工作。 要根據(jù)企業(yè)各職能部門的工作范疇和職責(zé),設(shè)立檔案管理子系統(tǒng),并與檔案部門聯(lián)網(wǎng),使其產(chǎn)生的電子文件能安全及時地通過網(wǎng)傳輸?shù)叫畔⒐芾碇行模儆尚畔⒐芾碇行慕y(tǒng)一鑒定、整理編目,以保證電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。
五、 確保從業(yè)人員具有必備的職業(yè)能力
企業(yè)檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案工作的實(shí)際需要,加強(qiáng)對檔案人員的專業(yè)培訓(xùn),培養(yǎng)他們的知識結(jié)構(gòu),使之具備良好的政治理論水平、業(yè)務(wù)工作水平;強(qiáng)化人才管理,不斷引入競爭機(jī)制,充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性,建立一支適應(yīng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊伍。檔案管理人員也要加強(qiáng)學(xué)習(xí),注重用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)武裝自己,增強(qiáng)自己的工作能力,提升自己的業(yè)務(wù)水平,掌握檔案管理、計算機(jī)管理等技能,以適應(yīng)新時期企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求。
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