摘 要:隨著各項制度改革的不斷深入,公共衛(wèi)生檔案管理作為公共衛(wèi)生機構管理工作中的重要組成部分,在日益深化的公共衛(wèi)生改革的大環(huán)境下,盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,以適應經濟快速發(fā)展的需要,要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵是要對檔案管理進行管理創(chuàng)新,本文重點論述了做好檔案管理創(chuàng)新的幾方面工作。
關鍵詞:公共衛(wèi)生 檔案管理 創(chuàng)新模式
中圖分類號:C93文獻標識碼:A文章編號:1674-198X(2012)04(b)-0211-01
公共衛(wèi)生檔案管理作為公共衛(wèi)生機構管理工作的一個重要組成部分,在日益深化的醫(yī)療衛(wèi)生改革的環(huán)境下,面臨著很多新的機遇和挑戰(zhàn),建立檔案管理的現(xiàn)代化是公共衛(wèi)生檔案管理迫在眉睫的任務,要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,必須對公共衛(wèi)生檔案管理進行創(chuàng)新,具體應該做好如下工作。
1 檔案管理的現(xiàn)狀
首先長期以來,由于人們對檔案管理不重視,認為檔案管理就是抄抄寫寫,保管等事物性的工作,不能給單位創(chuàng)造經濟效益,只要檔案不丟失,不泄密,能應付檢查就行了,檔案管理沒有什么重要的事情要做。這種對檔案工作的輕視已無法適應現(xiàn)代檔案管理要求。其次,檔案管理水平不高,管理手段落后,很多工作人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓,對檔案管理的業(yè)務不熟悉,對檔案的收集意識淡薄,不能及時的收集歸檔。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職,對檔案工作精力投入不足。直接導致了一些歸檔的材料不夠真實準確,歸檔材料不能及時、準確地得到補充,使存檔的材料不能真實地反映現(xiàn)實情況,導致檔案的不完整。
1.1 管理意識的創(chuàng)新模式
公共衛(wèi)生檔案現(xiàn)代化管理是一項實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化、現(xiàn)代化的系統(tǒng)工程,它的要求高,標準高,是檔案管理工作對檔案管理工作人員提出的新的課題。檔案管理現(xiàn)代化的形勢,要求檔案管理工作人員必須勤奮工作,刻苦學習新知識、拓展新業(yè)務、掌握新技術,全面提高科學管理檔案的綜合技能。
1.2 創(chuàng)新管理內容模式
對于檔案管理要改變以往自己管自己的現(xiàn)狀,每個單位都應該設立專職機構和專職人員進行專門的公共衛(wèi)生的檔案管理,克服檔案管理分散的弊端,我們必須建立一整套的管理制度和管理方法,確保檔案管理的齊全和完整,對于單位的歷史能夠全面完整的記錄,涵蓋單位各個部門的歷史檔案,保證檔案的真實、準確,也可以更好的維護本單位的形象和榮譽,為公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展做出貢獻,檔案的記載內容會直接關系到檔案的利用效果,創(chuàng)新管理內容模式會有力的促進公共衛(wèi)生檔案管理的發(fā)展。
1.3 創(chuàng)新管理方式模式
首先:公共衛(wèi)生機構檔案的標準管理是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容管理,其中包括分類、編號、案卷目錄等各個項目都要求符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是現(xiàn)代化檔案管理所要求的,要想達到這個要求必須有章可循、有法可依,滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟,從檔案的初步收集、整理到最后歸檔、存入微機,都要做到條理清晰、目的明確,保證檔案的完整,避免漏失檔案的記載內容。
其次:隨著經濟的高速發(fā)展,信息技術的發(fā)展也是日新月異,計算機迅速普及,這就對公共衛(wèi)生檔案管理手段提出了新的挑戰(zhàn),計算機不僅是現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具。用計算機儲存整個單位的各種業(yè)務、各個部門的檔案不僅方便使用者及時查找閱讀,既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力,加快工作效率,還有利于本單位的檔案管理緊跟經濟發(fā)展的步伐,適應經濟社會發(fā)展的需要,應用計算機管理檔案不僅保存信息方便簡單,還有效的節(jié)約了空間,保密性能也很強,所以,各個單位都應該從實際情況出發(fā),創(chuàng)造條件,力爭全用電子計算機管理工具,形成網絡系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理微機化管理。
第三:建立健全檔案管理制度。我們制定的檔案室管理制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際,以適應單位檔案管理的需要。規(guī)章制度的內容要簡明實用。制度必須具有可操作性,其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標,以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。我們制定的規(guī)章制度不僅要約束職工,還應該約束領導,體現(xiàn)制度約束的雙向性。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行,而職工是單位的主要構成群體,是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。制度的執(zhí)行要嚴肅認真。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門,又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現(xiàn)制度的權威性。
第四:加快檔案管理信息化的建設。檔案管理的最終目的就是利用,發(fā)揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此,檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源, 使檔案為各項工作,特別是為預防、教學、科研服務。所以各個單位必須盡快建立信息資源的數(shù)據(jù)庫,使檔案的管理實現(xiàn)信息化、網絡化。同時,在不破壞規(guī)矩的情況下,部分信息對部門和個人開放,建立公開、透明的檔案管理機制。這樣不僅能使大家增強檔案管理的意識,增加檔案管理工作的透明度,還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎。同時,各個單位應該加大對檔案管理資金的投入,力爭建立現(xiàn)代化的檔案管理室,實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的管理,我們還必須加大對檔案室的硬件建設,不僅要建立現(xiàn)代化的檔案室、檔案庫房,還要購買空調、除濕機等現(xiàn)代化的設備,引進計算機管理軟件,建立檔案管理信息儲存和檢索系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理資源的合理配置和利用。改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況,采用專用的軟件進行管理,真正的實現(xiàn)檔案管理的信息化。有條件的單位還可以逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等先進的設備,把自己單位的檔案室建成最先進的信息化管理檔案室。
第五:加大宣傳、培訓力度。首先加大宣傳的力度,提高人民群眾對檔案管理重要性的認識,我們必須做好宣傳,讓人民群眾真正懂得檔案管理的重要意義,認真做好咨詢服務工作,利用多種渠道向群眾宣傳有關檔案管理的知識,使其認識到,檔案管理并不是可有可無的,它在一個單位中占有重要的地位。其次,要做好檔案管理人員的培訓工作,加強檔案管理人員的事業(yè)心和責任感的教育,千方百計提高檔案管理人員各方面的素質,提高檔案管理人員的業(yè)務水平,我們還應該加強檔案管理人員的繼續(xù)教育,創(chuàng)造一切條件對檔案管理人員進行業(yè)務培訓,尤其加強外語、電腦、網絡化等現(xiàn)代知識的培訓,使得檔案管理人員的知識結構和經濟高速發(fā)展的信息社會接軌,以適應經濟快速發(fā)展的需要,當然檔案管理人員自己也必須具有好學上進的精神,努力學習新知識、新技術,不斷改進工作方式和工作方法,創(chuàng)新工作模式,提高工作效率,提高業(yè)務素質。
2 結語
經濟的高速發(fā)展為公共衛(wèi)生檔案管理提供了新的機遇、也提出了新的挑戰(zhàn),公共衛(wèi)生機構檔案管理要適應新時代的要求,為單位的需要服務,努力拓展開發(fā)服務領域,擺脫單純業(yè)務觀點,努力創(chuàng)新檔案管理的模式,使得公共衛(wèi)生的檔案管理呈現(xiàn)出百花齊放,百家爭鳴的管理模式,為公共衛(wèi)生的檔案管理的發(fā)展做出貢獻。
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