摘 要:文章從六個(gè)方面入手對(duì)電子檔案的有效利用問題進(jìn)行探討，包括:加強(qiáng)電子檔案利用中的標(biāo)準(zhǔn)化體系、加強(qiáng)電子檔案利用中使用權(quán)限的控制、加強(qiáng)電子檔案利用中拷貝的提供與回收、加強(qiáng)電子檔案利用中的保密與安全、加強(qiáng)電子檔案利用中的保護(hù)與維護(hù)工作和加強(qiáng)新技術(shù)在電子檔案利用中的作用發(fā)揮。

關(guān)鍵詞:電子檔案 利用 信息技術(shù)

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2012)04(a)-0229-02

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，電子檔案必須逐步替代低質(zhì)檔案，因?yàn)樗鼛Ыo人們的是快捷和方便，節(jié)省了在量的人力和物力，只要從技術(shù)上解決好電子檔案室的安全防范儲(chǔ)存和交換標(biāo)準(zhǔn)化與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，解決好電子簽名和電子支付的法律支持等問題，借鑒電子商務(wù)的運(yùn)行模式，就能夠準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向客戶提供各種方式服務(wù)，使目前的檔案管理工作出現(xiàn)嶄新的局面。以下筆者結(jié)合自身的工作體會(huì)對(duì)電子檔案的有效利用進(jìn)行闡釋。

1 加強(qiáng)電子檔案利用中的標(biāo)準(zhǔn)化體系

電子文件的出現(xiàn)對(duì)檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)，電子文件有區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體文件，過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文，以及圖書、圖紙、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此產(chǎn)生電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等電子文件。電子文件是科技發(fā)展的產(chǎn)物，電子文件信息標(biāo)準(zhǔn)化就是隨著計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的高速發(fā)展、電子文件的廣泛應(yīng)用而提出來的。

隨著計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的高速發(fā)展，人們只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以在極短的時(shí)間內(nèi)把一份電子文件傳遍全世界。在這看似簡單的操作背后，是由一系列嚴(yán)密的電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作支撐的。例如，電子文件制作生成要有代碼標(biāo)準(zhǔn)，其存儲(chǔ)要有機(jī)讀載體的格式標(biāo)準(zhǔn)、信息壓縮存儲(chǔ)的算法標(biāo)準(zhǔn)，其傳輸要有網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，其查找要有檢索語言標(biāo)準(zhǔn)等。因此，電子文件的運(yùn)作和管理必須建立在一整套科學(xué)的、合理的標(biāo)準(zhǔn)化體系之上，其嚴(yán)格程度和對(duì)系統(tǒng)性的要求，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

標(biāo)準(zhǔn)化是電子檔案利用中極為重要的基礎(chǔ)工作，是保證電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下順利互換的前提。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)化體系，我們面對(duì)的將是一個(gè)無序世界。所以，加強(qiáng)電子檔案利用中的標(biāo)準(zhǔn)化體系尤為重要。

(1)電子文件形成標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件不同于紙質(zhì)文件的最大特點(diǎn)是非直讀性，它既看不見也摸不著，是以二進(jìn)制代碼的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)載體中的，人們?cè)谟?jì)算機(jī)屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。電子文件的讀取、還原，都離不開其生成的技術(shù)設(shè)備條件、相關(guān)軟件和元數(shù)據(jù)。在計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的支持下，電子文件還可以包括聲音、影像等多種形式。不過這些信息形態(tài)就計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理來說，也都是二進(jìn)制的數(shù)字編碼而已，只是在輸入和輸出時(shí)，才有其各自的特殊形式。電子文件的形成和處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的。所以，人們傳統(tǒng)的手工方法和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)已不能對(duì)電子文件進(jìn)行有效管理，在電子文件形成時(shí)，就要重視對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的管理，為電子檔案的提供利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(2)電子文件存儲(chǔ)、交換標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展導(dǎo)致電子文件的多樣性，各部門、各行業(yè)可根據(jù)自身的需要選擇不同的軟件系統(tǒng)，由于電子文件形成環(huán)境存在較大差異，而當(dāng)我們需要把電子文件集中保管時(shí)，這種差異:各種軟件、系統(tǒng)由于在運(yùn)行環(huán)境、版本之間不一致而產(chǎn)生彼此間的不兼容就凸現(xiàn)出來。為盡快實(shí)現(xiàn)電子文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，建立一個(gè)通用性強(qiáng)，大多數(shù)軟件都能接受的電子文件信息存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，是解決這一問題的有效途徑。

2 加強(qiáng)電子檔案利用中使用權(quán)限的控制

在電子檔案提供利用中會(huì)涉及到許多方面的人。由于他們各自工作性質(zhì)和責(zé)任的不同，因而對(duì)其進(jìn)行使用權(quán)限的控制是非常必要的。首先，要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。再由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。防止無關(guān)人員對(duì)電子文件系統(tǒng)的非法訪問，防止利用過程中的泄密和損傷信息。在利用中，對(duì)涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能，要拒絕響應(yīng)并給予警告提示。其次，在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開放程度，來確定其使用控制程度，并在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來決定對(duì)他的授權(quán)。

3 加強(qiáng)電子檔案利用中拷貝的提供與回收

電子文件入庫載體不得外借，因此，提供利用電子檔案的主要方式是:提供電子檔案考貝。所謂提供拷貝，就是檔案載體的保管人員，先將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，再由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)，如果利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)，那么檔案載體的保管人員可根據(jù)利用者的需要，提供打印件或縮微品。這種提供電子檔案拷貝必然會(huì)帶來利用時(shí)間與利用地點(diǎn)的分散，若管理不好，將會(huì)造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理，要依據(jù)利用者的需要和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝。對(duì)電子檔案進(jìn)行拷貝，原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過各種技術(shù)手段防止對(duì)所提供的拷貝再復(fù)制。除經(jīng)過編輯公開發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。同時(shí)，還要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)間、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來的拷貝，必須作信息內(nèi)容的消除處理。

4 加強(qiáng)電子檔案利用中的保密與安全

電子檔案在利用中的保密與安全，同紙質(zhì)檔案相比，更加以難以控制。因?yàn)殡娮游募囊粋€(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，或者從一臺(tái)計(jì)算機(jī)傳遞到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)，實(shí)質(zhì)上是在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)字信號(hào)的傳輸處理，只要操作技術(shù)方法得當(dāng)，就可以完全恢復(fù)到與原信號(hào)一樣。例如，在光盤被復(fù)制時(shí)，如果采取較完善的技術(shù)措施，所出現(xiàn)的誤碼率能夠做到不超過10的負(fù)14次方，也就是說相當(dāng)于傳遞200000份《人民日?qǐng)?bào)》的文字信息量，才可能有一個(gè)漢字出錯(cuò)。所以可以做到復(fù)制后得到的電子文件與原來的電子文件無任何區(qū)別。為確保電子檔案在利用中的保密與安全，要根據(jù)電子檔案提供利用的方法，采取安全措施。視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式，并依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理。

電子檔案利用中常用的方法是通信傳輸和直接利用。通信傳輸，這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料。通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來傳輸電子檔案。直接利用，是利用者通過檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。其優(yōu)點(diǎn)是:可為利用者提供技術(shù)支援，同通信傳輸相比減少了大量的管理工作，還可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。無論使用通信傳輸還是直接利用，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容都要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。但需要注意的是，與紙質(zhì)檔案不同，在電子檔案的利用中，利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

5 加強(qiáng)電子檔案利用中的保護(hù)與維護(hù)工作

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，由于電子檔案的特殊性，決定其保管與維護(hù)的困難。電子檔案的載體是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，對(duì)其檢測和維護(hù)，必須要嚴(yán)格控制與管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至于造成難以彌補(bǔ)的損失。即使在良好的保存環(huán)境之下，也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這是由于載體在長期保存的過程中，載體材質(zhì)老化以及磁性材料的自然衰減所致。其中最具代表性的是計(jì)算機(jī)光盤，維護(hù)其安全穩(wěn)定就要注意防止高溫氧化、潮濕霉變、劃痕的損傷等。但是，威脅電子文件安全最為嚴(yán)重的當(dāng)屬于計(jì)算機(jī)病毒。因此，以據(jù)其特性進(jìn)行保護(hù)與維護(hù)，以確保電子檔案的安全可靠，使電子檔案能夠長期地處于準(zhǔn)確提供利用的良好狀態(tài)。保存電子檔案的目的，是使電子檔案能夠處于可靠的提供利用狀態(tài)，起到憑證和查考作用。電子檔案的提供利用，是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作。加強(qiáng)電子檔案的利用工作，不僅可以更加準(zhǔn)確、快捷、安全、完整的向用戶提供各種方式的服務(wù)，人們還可以通過網(wǎng)絡(luò)在異地方便的利用，滿足用戶需要，使電子檔案信息最大限度的發(fā)揮作用。

6 加強(qiáng)新技術(shù)在電子檔案利用中的作用發(fā)揮

因?yàn)殡娮游募某霈F(xiàn)、電子政務(wù)的發(fā)展、網(wǎng)格新技術(shù)的推動(dòng)，檔案利用得到了空前的技術(shù)支持，從而使檔案利用的學(xué)術(shù)討論進(jìn)入了實(shí)際運(yùn)作的重要?dú)v史時(shí)期。當(dāng)前，我們要特別關(guān)注檔案信息資源利用的新亮點(diǎn)，用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案信息的開發(fā)利用，指導(dǎo)檔案公共服務(wù)體系的創(chuàng)新。例如，建立檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過實(shí)體分散、目錄集中的方法匯集起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享;改變單純依靠檔案部門進(jìn)行檔案信息開發(fā)的做法，走聯(lián)合開發(fā)之路，有重點(diǎn)地開發(fā)檔案信息資源;此外，還可以進(jìn)一步改革誠信檔案、人事檔案“、三農(nóng)檔案”和土地房產(chǎn)檔案的利用方式，等等。只要我們把檔案工作的一切著眼點(diǎn)放在利用上，就一定能不斷找到新的利用途徑，開創(chuàng)檔案信息利用工作方面新的未來。

7 結(jié)語

由于電子檔案在種類和數(shù)量上不斷增加，這就要求我們?cè)陔娮訖n案利用上也逐步建立一套行之有效的配套方法。隨著檔案工作呈網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)，檔案利用系統(tǒng)將成為網(wǎng)絡(luò)化檔案管理方式的有機(jī)組成部分，隨之而來的是檔案利用工作與檔案其它工作的聯(lián)系更為密切。因此，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中與檔案管理工作的整體步伐一致，電子檔案的利用方法也將得到越來越廣泛的關(guān)注和發(fā)展。

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