摘 要:利用Access創(chuàng)建期刊稿件管理系統(tǒng)，是期刊出版數(shù)字化的有效管理手段。應(yīng)用Access可以在很短時間內(nèi)建立一套便捷的期刊稿件管理系統(tǒng)?；贏ccess2003版本，給出一個期刊稿件管理系統(tǒng)的創(chuàng)建方法。

關(guān)鍵詞:Access 期刊 稿件管理 數(shù)字化

中圖分類號:G23文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2012)04(a)-0219-02

數(shù)字化出版需要數(shù)字化的管理手段，利用Access創(chuàng)建期刊稿件管理系統(tǒng)，是期刊出版數(shù)字化的有效手段，Access這種Microsoft office自帶的小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，適合數(shù)據(jù)量不是很大的期刊稿件管理。應(yīng)用Access可以在很短時間內(nèi)建立一套便捷的期刊稿件管理系統(tǒng)，操作簡單，但功能強大。涉及到的表、查詢、窗體、報表的建立都有相關(guān)向?qū)В皇谴蠖鄶?shù)使用者都卡在表之間的關(guān)系上。介紹一種自動創(chuàng)建關(guān)系的方法，有一點計算機軟件知識的人，都可以在很短的時間內(nèi)學會并使用。可以完成稿件的登記、查詢、作者信息及文章審閱等功能，如果在局域網(wǎng)共享，整個編輯部均可使用。方便了作者信息庫和稿件登記庫的建立，便于編輯管理作者來稿，有了這個基礎(chǔ)，可以和網(wǎng)頁聯(lián)系起來，方便作者在網(wǎng)上查閱稿件進展情況。

1 建立表對象

1.1 建立稿件登記總表

對于期刊，所需字段并不復雜，所有與稿件有關(guān)的字段都可以放在一個表中。表中主要字段包括:稿件編號;作者姓名;文題;單位名稱;郵編;電話;地址;作者身份證號碼，投稿日期;Email;初審意見;復審意見，是否復審;是否上刊;初審者;復審者等，以及根據(jù)自身期刊的需要專門設(shè)置的字段。

打開Access，新建空白數(shù)據(jù)庫，取名為稿件管理系統(tǒng)，打開該數(shù)據(jù)庫，在彈出的對話框中單擊對象中的表，選擇“使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表”，在表設(shè)計視圖中填入上述字段并設(shè)置屬性，見(圖1)。

選擇稿件編號，單擊操菜單欄中的鑰匙圖標按鈕將稿件編號字段設(shè)為主鍵，數(shù)據(jù)類型設(shè)置為自動編號，格式一欄填上“2012-”0000;索引，有(無重復)。作者姓名;文題;單位名稱;地址;電話;Email;初審意見;復審意見;是否復審;是否上刊，這些數(shù)據(jù)類型均選擇文本型。初審者和復審者設(shè)為數(shù)字型，是為了用數(shù)字代號代替名字。郵政編碼字段設(shè)為文本，為了使用輸入掩碼方式，是向?qū)б蟮?。在常?guī)屬性輸入掩碼處點擊…啟動輸入掩碼向?qū)Вx擇郵政編碼，點擊下一步，在輸入掩碼對話框中輸入6個零“000000”，占位符選擇#，下一步，選擇“像這樣使用掩碼中的符號”。投稿日期字段，選擇日期/時間屬性，默認值鍵入=now()字樣，這樣可以自動顯示投稿時間。

1.2 員工表

按上述方法設(shè)置員工信息表，主要字段包括，員工ID;職務(wù);姓名;Email;地址電話。

2 建立查詢

建立查詢的目的，可以不用再編輯表之間的關(guān)系就可以使各表之間、各查詢之間建立關(guān)系。方便后面信息輸入窗體的建立?？墒褂孟?qū)Ы⒆髡咝畔⒉樵?、稿件登記表查詢和稿件采用情況查詢。

2.1 建立作者信息查詢

點擊查詢，使用向?qū)?chuàng)建查詢，新建，出現(xiàn)圖2對話框。

選擇簡單查詢向?qū)?，點擊確定。出現(xiàn)圖3對話框。

在表/查詢(T)下面的對話框中點擊黑色小三角，選擇“查詢:作者信息查詢”一項，然后點擊可用字段右側(cè)的》按鈕，將可用字段全部放入右側(cè)的選用字段中，見圖4。然后點擊下一步，下一步，出現(xiàn)圖5，點擊完成，然后關(guān)閉，就建成了作者信息查詢表。

(1)稿件登記表查詢的字段可設(shè)置為，稿件編號;作者姓名;文題;單位名稱;地址;電話;初審者。

(2)稿件采用情況查詢的字段設(shè)置為，稿件編號;作者姓名;文題;初審者;初審意見;復審者;復審意見;是否復審;是否上刊;投稿日期。創(chuàng)建方法同上。

3 建立窗體

窗體是輸入數(shù)據(jù)的人機對話界面，可設(shè)置員工窗體;稿件登記窗體;稿件審閱窗體;主切換窗體。以稿件登記窗體為例，打開Access，在對象一欄選擇窗體選項。點擊“使用向?qū)?chuàng)建窗體”，新建，選擇“自動創(chuàng)建窗體:縱欄式”，在“請選擇該對象的數(shù)據(jù)來源表或查詢”對話框中右側(cè)的小黑三角上點擊后，選擇“稿件登記表查詢”一項。然后點擊確定，Access會自動創(chuàng)建一個窗體，保存后再打開，可以在這里簡單輸入一些數(shù)據(jù)，稿件編號會自動出現(xiàn)，相應(yīng)的表中也會同時出現(xiàn)所輸入的內(nèi)容。員工窗體;稿件審閱窗體;都可以按照上述方法創(chuàng)建。

4 報表

報表是方便數(shù)據(jù)打印，可根據(jù)需要設(shè)置相關(guān)報表，均可在軟件向?qū)峦瓿?，格式可以在設(shè)計視圖中調(diào)整為所需要的類型。此項內(nèi)容簡簡單，可以按照向?qū)Р僮?，在此不再贅述?/p>

5 建立主切換窗體

主切換窗體是打開Access時最先出現(xiàn)的主界面，使得其更像一個完整的管理系統(tǒng)。在這一窗體中，將需要分別進行的各種操作界面，以命令按鈕的形式放在一起，便于各界面之間的轉(zhuǎn)換。創(chuàng)建主切換窗體要用到宏，這里的宏可以簡單理解為預(yù)先設(shè)定好的一系列命令的執(zhí)行程序。如設(shè)定打開某界面的宏，在Access對象中選擇宏一項，單擊新建，在操作一項的下拉列表中點擊黑三角處，選擇“OpenForm”意思是打開窗體。在下面的操作參數(shù)的窗體名稱一欄中選擇所要打開的窗體名稱，如“稿件登記窗體”，然后關(guān)閉此對話框，會讓你選擇一個宏名，選擇后確定，Access會保存此宏，在宏對象一欄中就會有顯示。建立了所需要的宏之后，就可以創(chuàng)建主窗體了。仍然是在對象一欄選擇窗體，選擇“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建窗體”，點擊新建后，選擇工具箱中的“太陽小山”工具，在主題方格范圍拉出一個所需大小的方框，出現(xiàn)圖11，可以選擇事先做好的單位圖標，確定后，就可以將圖標置入主題框中。再選擇旁邊的矩形命令按鈕，在主題方格范圍內(nèi)拉出所需的命令按鈕，輸入相關(guān)名稱，點擊設(shè)計視圖，右鍵點擊相關(guān)按鈕，選擇屬性。在屬性對話框中選擇“事件”選項，在其下面的單擊選項框中單擊，出現(xiàn)下拉選項，此時預(yù)先建好的宏名都列在此處。選擇相應(yīng)的宏，如“輸入信息宏”，然后關(guān)閉對話框，再次關(guān)閉窗體，系統(tǒng)會自動保存。再次打開后就會出現(xiàn)，帶命令按鈕和圖表的窗體。點擊相關(guān)命令后，系統(tǒng)會轉(zhuǎn)到相應(yīng)界面。在Access，菜單欄上選擇工具菜單，在其下拉列表中選擇啟動選項。在顯示窗體/頁的下拉菜單中選擇“主切換窗體”一項，然后單擊確定。關(guān)閉數(shù)據(jù)庫，重新啟動后，主切換窗體就會出現(xiàn)。

至此，一個簡單實用的稿件管理系統(tǒng)就基本完成了，整個創(chuàng)建過程中，不用特意設(shè)定表、窗體及查詢對象之間的關(guān)系，只要依次照做下來就可以了。之后還可以設(shè)密碼、權(quán)限等選項，也可以做一些修飾，使系統(tǒng)進一步完善、美觀。