【摘 要】文章回顧了高校檔案管理所處的背景，闡述了我國(guó)高校檔案管理的三個(gè)階段，分析了我國(guó)高校未來檔案管理的特點(diǎn)，文章闡述了我國(guó)高等院校檔案管理未來的發(fā)展趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;高校;發(fā)展趨勢(shì)

0.引言

我國(guó)高等學(xué)校的檔案管理工作，是我國(guó)高等教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校的檔案主要記錄了我國(guó)高等學(xué)校在培養(yǎng)人才、社會(huì)服務(wù)功能、科學(xué)研究以及開展各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容[1]。隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)高等學(xué)校的檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的階段，高科技的發(fā)展使得我們的社會(huì)進(jìn)入了電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的時(shí)期，電子信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)高校檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。如何提升檔案管理水平、最大限度地開發(fā)利用檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案管理工作效能，是高校管理者、檔案工作人員面臨的重大課題[2]。在信息化時(shí)代的背景下，作為我國(guó)社會(huì)主義文化事業(yè)建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料，為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理工作服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用[3]。因此，研究我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀以及未來的發(fā)展趨勢(shì)，更好地促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作為我國(guó)的高等教育服務(wù)，是一個(gè)非常值得研究的問題，本文正是在這種背景下進(jìn)行闡述的。

1.我國(guó)高等院校檔案管理的三個(gè)發(fā)展階段

電子信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著我國(guó)高校的檔案管理工作不斷同世界的先進(jìn)理念接軌，作為我國(guó)高科技研究和教育的前沿機(jī)構(gòu)，我國(guó)高校的檔案管理也走在社會(huì)的前列。我國(guó)高校的檔案管理工作主要經(jīng)歷了三個(gè)階段。

第一個(gè)階段是以紙質(zhì)檔案為主要管理對(duì)象的管理階段，這個(gè)階段起始于上世紀(jì)初，從舊中國(guó)創(chuàng)辦大學(xué)開始一直延續(xù)到90年代末計(jì)算機(jī)大規(guī)模普及之前。在這一階段內(nèi)，我國(guó)高校的相關(guān)文件、學(xué)生的學(xué)籍信息等都是采用紙質(zhì)的形式由學(xué)校的相關(guān)部門進(jìn)行保管。在這個(gè)時(shí)期內(nèi)主要采用的是事后控制的檔案管理方法，各類文件只有在歸檔后，檔案管理部門才能對(duì)檔案進(jìn)行控制和管理。

第二階段主要是紙質(zhì)檔案與電子檔案共同存在階段。計(jì)算機(jī)在社會(huì)范圍內(nèi)的大量普及促使了電子檔案的出現(xiàn)和發(fā)展，特別是近些年網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展使得紙質(zhì)檔案和電子檔案出現(xiàn)了共存的現(xiàn)象，目前我國(guó)絕大部分高等院校的檔案管理均處于這個(gè)階段。目前各大高校均采用紙質(zhì)檔案和電子檔案各執(zhí)一份的情況，同時(shí)擁有紙質(zhì)檔案和電子檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類在社會(huì)活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，都具有歷史價(jià)值和憑證價(jià)值，高校檔案管理工作應(yīng)將電子檔案與同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案一并保存、整合管理[4]。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存在，可以滿足社會(huì)對(duì)于檔案需求的不同形式，電子檔案彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案?jìng)魉偷乃俣葐栴}。這個(gè)時(shí)期檔案的轉(zhuǎn)化方式有兩類，一種是通過掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)檔案掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)進(jìn)而形成電子檔案；另一種則是通過計(jì)算機(jī)將電子檔案打印成紙質(zhì)的形式。

第三種是辦公自動(dòng)化完全普及后的電子檔案管理階段。信息技術(shù)和通信技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展將會(huì)形成完全辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化還依賴于各種管理軟件的不斷開發(fā)和完善，例如教務(wù)系統(tǒng)軟件、學(xué)生管理軟件、財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件等等，同時(shí)由于電子簽名和網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)的不斷發(fā)展以及存儲(chǔ)設(shè)備的發(fā)展，未來的檔案管理將完全實(shí)現(xiàn)電子化。

2.我國(guó)高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

我國(guó)高校計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，同時(shí)由于我國(guó)各大高校正在大力建設(shè)校園網(wǎng)，高校的檔案管理工作必然會(huì)伴隨校園網(wǎng)的建設(shè)而形成新的趨勢(shì)。

第一，高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。高校檔案館要以收藏大容量，高密度，聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)的電子檔案介質(zhì)為今后收藏的主要方向[6]。電子檔案是一種全新的檔案類型，通過計(jì)算機(jī)介質(zhì)存儲(chǔ)并被編為計(jì)算機(jī)代碼而被識(shí)別。電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)被不同地方的用戶借閱，又可以不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案需要占用大量的庫(kù)房和空間；同時(shí)高校通過建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，將全校每個(gè)時(shí)期不同方面的檔案存儲(chǔ)在一個(gè)大容量數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶在通過授權(quán)以后可以通過校園網(wǎng)登陸數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行查閱。

第二，檔案收集的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。傳統(tǒng)的檔案收集是個(gè)人或集體通過記錄的方式，而未來的檔案收集方式則完全可以通過網(wǎng)絡(luò)。用戶通過登陸相應(yīng)的管理系統(tǒng)完善個(gè)人的信息，并通過網(wǎng)絡(luò)將個(gè)人信息傳輸?shù)綄W(xué)校的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)通過特定的編碼方式對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，管理人員完全可以在終端計(jì)算機(jī)前對(duì)檔案進(jìn)行管理，這個(gè)過程中不需要人員的面對(duì)面，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)和校園網(wǎng)絡(luò)。

第三，全國(guó)高校間信息共享和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。由于每個(gè)高校自己的數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸建立和完善，同時(shí)由于各大高校間的交流逐漸頻繁，未來的高?？梢酝ㄟ^校園網(wǎng)的互聯(lián)實(shí)現(xiàn)資料的共享。未來由于逐漸實(shí)現(xiàn)校園間的信息共享，還需要建立一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案采用相同的格式，相同的編碼轉(zhuǎn)準(zhǔn)，相同的存儲(chǔ)格式，而且采用統(tǒng)一的管理軟件，這就使檔案的借閱的人員在不同的地區(qū)可以通過相同的方式對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的資料進(jìn)行無障礙查閱。

第四，檔案的價(jià)值的挖掘和利用的深化。高校檔案是社會(huì)重要的信息和科技資源，傳統(tǒng)的高校檔案應(yīng)用的范圍比較有限，只限于校內(nèi)人員的使用；在未來應(yīng)該將一些無涉密的檔案面向社會(huì)的共享，將一些非涉密的資料同社會(huì)大眾的數(shù)據(jù)庫(kù)連接，社會(huì)上的企業(yè)和個(gè)人可以通過相關(guān)的資料解決企業(yè)和個(gè)人面臨的問題，因此未來需要對(duì)檔案的潛在價(jià)值加以深化和利用，讓社會(huì)享受到網(wǎng)絡(luò)化資源共享的好處。

3.未來高校檔案管理的特點(diǎn)

3.1檔案管理過程的數(shù)字化

隨著辦公自動(dòng)化的逐漸普及和實(shí)現(xiàn)，同時(shí)由于通信技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的不斷進(jìn)步，促使未來檔案管理逐漸呈現(xiàn)管理數(shù)字化的特點(diǎn)。檔案管理數(shù)字化指的是未來檔案在收集、整理、復(fù)制、搜索以及統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，均由計(jì)算機(jī)輔助來完成并自動(dòng)存儲(chǔ)到大型數(shù)據(jù)庫(kù)，管理員對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3.2管理工具的現(xiàn)代化

未來數(shù)字化的檔案管理完全基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子化的檔案管理完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，檔案數(shù)字化的特點(diǎn)決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度[5]。計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等電子設(shè)備逐漸被高校檔案管理人員采用，同時(shí)檔案的，存儲(chǔ)技術(shù)和保護(hù)技術(shù)也在更新?lián)Q代，管理工具的現(xiàn)代化提升了檔案管理的效率和檔案工作的準(zhǔn)確率，因此未來的檔案管理工具將會(huì)逐漸成為完全電子化。

3.3工作人員的復(fù)合化

未來的檔案管理離不開專業(yè)的管理人才，傳統(tǒng)的管理人才已經(jīng)不適應(yīng)未來的檔案管理工作的特點(diǎn)，因此未來檔案管理工作的人員需要具備不同的技能，這些技能不僅包括堅(jiān)定的政治素質(zhì)、高學(xué)歷的檔案管理專業(yè)背景、具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，還要求未來的檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和堅(jiān)實(shí)的外語基礎(chǔ)，特別是現(xiàn)在我國(guó)大學(xué)同外國(guó)大學(xué)的交流越來越頻繁，很多需要?dú)w檔的文件都是其他語言，這就要求高校從事檔案管理的人員要具備堅(jiān)實(shí)的外語能力。因此，未來的檔案管理人員是具備多種技能的復(fù)合型管理人員。 [科]

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