【摘 要】檔案管理學(xué)是一門歷史悠久的古老學(xué)科。隨著世界步入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理學(xué)也面臨著信息技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)。本文就檔案管理信息化的內(nèi)涵及推進(jìn)進(jìn)行了初步的探討，并就其注意的問題提出幾點(diǎn)意見。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;信息化

1.檔案管理信息化的內(nèi)涵

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃與組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。其涵括四個(gè)方面的內(nèi)容；第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三、實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四、必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案安全問題形勢嚴(yán)峻

2.1網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患

網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地。任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展很快，新的技術(shù)不斷推動(dòng)新的應(yīng)用，而安全技術(shù)是一種在對抗中發(fā)展的技術(shù)，它總是滯后的，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)的脆弱性。目前，我國信息安全技術(shù)研究與應(yīng)用起步很晚，技術(shù)防范能力不強(qiáng)，許多系統(tǒng)處于不設(shè)防狀態(tài)中。

2.2電子文件的信息共享，帶來了一些不安全因素

以計(jì)算機(jī)為載體的電子文件檔案，不同于以紙質(zhì)為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和人員成分的限制隨意閱讀，這種電子文件的共享性是其運(yùn)作環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時(shí)，也對電子文件帶來不安全和泄密因素。如不采取措施，則可使網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備讀取在網(wǎng)絡(luò)上的文件，致使一些保密文件泄密。

2.3組織管理的隱患

據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計(jì)算機(jī)安全培訓(xùn)，他們?nèi)狈τ?jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識，缺乏對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識，致使網(wǎng)站遭到攻擊。而從事信息產(chǎn)業(yè)的公司沒有精力對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行人力和物力的投入，很多站點(diǎn)的管理人員都是新手，在操作中出現(xiàn)漏洞，使入侵者獲得控制權(quán)。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案信息安全的對策

3.1管理方面的對策

加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，提高檔案人員的網(wǎng)絡(luò)管理水平。檔案信息電子化是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，檔案管理人員要充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)化中的檔案信息，不能認(rèn)為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。檔案管理人員自身要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感和危機(jī)感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識。檔案管理人員要更新知識、技能，努力學(xué)習(xí)掌握檔案現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面的技術(shù)。加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員轉(zhuǎn)化;同時(shí)，檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵(lì)專業(yè)技術(shù)人才。要通過在職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。從法律法規(guī)和規(guī)章制度上保障檔案信息的安全?！吨腥A人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)，對檔案信息安全作了明確規(guī)定。各級檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定、完善一些制度，比如:電子文件的接收、保管、檢索、查詢、網(wǎng)絡(luò)安全等制度，使法律法規(guī)具有可操作性，形成計(jì)算機(jī)管理檔案信息的安全保障體系。

3.2技術(shù)方面的對策

實(shí)體安全防護(hù)和防電磁輻射技術(shù)。光盤作為目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下最基本的存儲(chǔ)介質(zhì)，它本身的質(zhì)量也決定著檔案的真實(shí)性、可靠性，購買時(shí)一定要符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的光盤。用來作為電子檔案的光盤必須是只讀，只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除信息，這種特性可以有效地防止用戶更改電子檔案內(nèi)容，保持電子檔案的原始性和真實(shí)性。無論是太陽光還是人工光對光盤都有影響，因此存放光盤的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的同時(shí)，必須滿足避光的要求;與紙質(zhì)文件一樣，光盤的保護(hù)也必須防火防盜;磁場對于光盤有干擾作用，必須遠(yuǎn)離磁場。訪問控制是網(wǎng)絡(luò)安全防范和保護(hù)的主要策略，它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問。訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略之一。根據(jù)訪問控制的內(nèi)容可分為入網(wǎng)訪問控制和網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制兩種。

3.3硬件防護(hù)技術(shù)

(1)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。對電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)，電子檔案載體，極易受到環(huán)境的影響，因此，應(yīng)當(dāng)定期檢測和拷貝，檢測每年進(jìn)行一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量應(yīng)不少于10%為宜;拷貝應(yīng)每四年一次，要求多重備份，以防數(shù)據(jù)丟失，并且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于四年。對于電子檔案的檢測和拷貝，必須建立相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作。

(2)加密技術(shù)。電子檔案的特殊性，決定了它的非公開性。采用加密技術(shù)可以確保電子檔案內(nèi)容的非公開性，電子檔案的加密方法有很多，加密的強(qiáng)度基本上由加密使用的密鑰長度來決定。收發(fā)文通常采用“雙密鑰碼”，網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對密鑰:一個(gè)是公開的加密密鑰，一個(gè)是嚴(yán)格保密的接密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解秘密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)文，而只有收方才能獲得這些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三方很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子檔案具有很好的保護(hù)效果。

4.推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程中需要注意的問題

4.1遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)規(guī)范，加強(qiáng)法律意識

在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位的特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法極其有害。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對信息系統(tǒng)的長遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。

4.2注重信息安全

檔案涉及行業(yè)利益和國家利益，特加是涉及國家秘密的檔案關(guān)系到國家安全。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。在建設(shè)中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下，按照國家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)開展工作。檔案實(shí)體與信息的安全是檔案部門的工作性質(zhì)所決定的，因國家信任所系，因國家部門生存所系，檔案工作者必須把檔案安全與保密工作的職責(zé)當(dāng)作“本職”與“天職”，恪守職守。

5.綜合利用檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)是長期堅(jiān)持不懈、不斷發(fā)展的重點(diǎn)技術(shù)之一。將這些技術(shù)綜合、集成應(yīng)用是檔案管理的特點(diǎn)。就電子文檔而言，時(shí)至今日，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存它的風(fēng)險(xiǎn)一點(diǎn)也不比其它介質(zhì)少。保存電子文檔風(fēng)險(xiǎn)巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠地原則。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，積極構(gòu)建電子檔案時(shí)必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機(jī)整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢。引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺階。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

［１］董雪梅.數(shù)字水印及其在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用[J].北京檔案，2004，(01).