董麗麗

1高校檔案與中原經(jīng)濟(jì)區(qū)

中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)已經(jīng)列入國(guó)家“十二五”規(guī)劃，是國(guó)家區(qū)域經(jīng)濟(jì)調(diào)整和發(fā)展的一件大事，在河南發(fā)展史上具有“里程碑”意義。實(shí)現(xiàn)中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)目標(biāo)，關(guān)鍵是發(fā)揮各類人才的積極性、創(chuàng)造性，發(fā)揮科學(xué)技術(shù)在發(fā)展中的驅(qū)動(dòng)作用。就這層意義而言，承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)三大職能的高等學(xué)校，在中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)中居于十分重要的基礎(chǔ)地位，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身所具有的人才優(yōu)勢(shì)、科技創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)，全力為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)服務(wù)。

高等學(xué)校在其教學(xué)、科研及管理等活動(dòng)中形成的檔案，涵蓋各個(gè)層面，既是高校運(yùn)行的重要保證，又是運(yùn)行結(jié)果的表征，因而，成為高校戰(zhàn)略性資源。在“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則之下，作為高等學(xué)校歷史財(cái)富的重要載體、現(xiàn)實(shí)實(shí)力的表現(xiàn)載體，高校檔案發(fā)揮著“以檔存史，以檔利民，以檔資政”的重要作用。高等學(xué)校在中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)中的地位和高校檔案的作用，共同決定了高校檔案必須服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)。

現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，為實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息的社會(huì)共享，提供了有利的前提條件。以檔案數(shù)字化和檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化為契機(jī)，加快高校檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和接收、傳遞、存儲(chǔ)、提供利用的一體化，在互聯(lián)網(wǎng)上建立高校檔案網(wǎng)站，形成為用戶服務(wù)的信息平臺(tái)，拓展高校檔案信息服務(wù)的空間，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息高度共享，將推動(dòng)高校檔案為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供直接服務(wù)的進(jìn)程。這種直接服務(wù)，從其邏輯過(guò)程來(lái)說(shuō)，首先，要在思想上樹(shù)立“大服務(wù)”的意識(shí)，變高校檔案間接為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為直接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)；其次，是實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化，在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)的高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為高校檔案社會(huì)共享創(chuàng)造條件；最后，是發(fā)揮高校人才檔案、科技檔案集中的優(yōu)勢(shì)，建立高校檔案聯(lián)盟，為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供集成支持。

2樹(shù)立“大服務(wù)”觀念，直接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)

高等學(xué)校檔案服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)，有兩種途徑：間接服務(wù)和直接服務(wù)。

從高等學(xué)校檔案最現(xiàn)實(shí)的服務(wù)功能來(lái)看，學(xué)校檔案形成于學(xué)校教學(xué)、科研和管理的運(yùn)行過(guò)程，首位功能是為高等學(xué)校自身的建設(shè)和發(fā)展直接服務(wù)。高等學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的成果，體現(xiàn)在其人才培養(yǎng)、科學(xué)研究與技術(shù)開(kāi)發(fā)、社會(huì)服務(wù)職能的實(shí)現(xiàn)上。通過(guò)其三大職能的實(shí)現(xiàn)，高等學(xué)校為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)作出直接貢獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案間接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)。

無(wú)疑，這種間接服務(wù)是高等學(xué)校檔案的自身地位所決定的，是必然的。然而，僅滿足于這種間接服務(wù)而“止步不前”，既不能充分發(fā)揮高等學(xué)校檔案及其管理所擁有的人才、科技信息含量、設(shè)備等優(yōu)勢(shì)，又與中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)的客觀要求不相適應(yīng)。高等學(xué)校培養(yǎng)人才的數(shù)量、質(zhì)量和人才分布狀況，科學(xué)技術(shù)研究開(kāi)發(fā)的領(lǐng)域、能力、成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，學(xué)校自身所擁有的人才和能夠?yàn)橹性?jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)服務(wù)的其他財(cái)富的狀況等，都反映在高校檔案當(dāng)中，可以通過(guò)檔案開(kāi)發(fā)利用而直接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)。要使高校檔案直接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)，高校檔案工作者就必須樹(shù)立“大服務(wù)”觀念，不斷增強(qiáng)社會(huì)公共服務(wù)能力，完善檔案利用體系。

首先，要自覺(jué)把高校檔案工作放到河南以至全國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的大局中來(lái)認(rèn)識(shí)、來(lái)思考，圍繞中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)確定的新任務(wù)、新目標(biāo)，科學(xué)謀劃?rùn)n案工作的思路。堅(jiān)持原有服務(wù)領(lǐng)域深化和新服務(wù)領(lǐng)域拓展并重，即深化為高校自身建設(shè)和發(fā)展服務(wù)這一傳統(tǒng)領(lǐng)域的服務(wù)內(nèi)涵，同時(shí)，開(kāi)拓直接為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供檔案服務(wù)的新領(lǐng)域。

實(shí)現(xiàn)高校檔案直接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)，就必須在繼承傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式方法基礎(chǔ)上，充分利用新技術(shù)新手段，推進(jìn)檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，提升檔案工作科學(xué)化水平，使檔案工作更好地適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展變化。

3實(shí)現(xiàn)基于內(nèi)容管理的高校檔案信息化

高校檔案目前以紙質(zhì)檔案和實(shí)體檔案等直讀載體記錄的信息為主，另有數(shù)字載體信息、模擬載體信息等，總體上，屬于非結(jié)構(gòu)化信息。作為原生信息，高校檔案具有較強(qiáng)的管理和科技創(chuàng)新的支持優(yōu)勢(shì)，但傳統(tǒng)落后的檔案管理意識(shí)、手段和方式使日益豐富的檔案信息資源長(zhǎng)期“束之高閣”。充分利用高校檔案信息化所具有的網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)、人才優(yōu)勢(shì)、硬件設(shè)施優(yōu)勢(shì)、組織優(yōu)勢(shì)，加快實(shí)現(xiàn)基于內(nèi)容管理的高校檔案信息化建設(shè)，將為高校檔案直接服務(wù)中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供必備的信息基礎(chǔ)條件。

基于內(nèi)容管理思想的文檔網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是不同類型信息統(tǒng)一存儲(chǔ)、管理、綜合檢索、發(fā)布的系統(tǒng)平臺(tái)。對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息，傳統(tǒng)的解決方案是利用數(shù)字化技術(shù)，采取以數(shù)據(jù)庫(kù)存取為中心，以鏈接存取等手段為輔的技術(shù)措施，局部解決問(wèn)題。而內(nèi)容管理則是注重信息含義的管理，它忽略了信息載體因素，更多地考慮了數(shù)據(jù)和信息的意義和語(yǔ)義，其管理過(guò)程包括直讀載體信息到機(jī)讀載體信息全過(guò)程的管理。

數(shù)字化是信息化的起步，是內(nèi)容管理的基礎(chǔ)。因此，首先，要把高校檔案中處于主體地位的非結(jié)構(gòu)化檔案加以結(jié)構(gòu)化、數(shù)字化，即經(jīng)過(guò)一系列附加信息如結(jié)構(gòu)、屬性、取值、操作范圍和相互關(guān)系等加以約束，使其形成數(shù)據(jù)，具有特定的含義，具有對(duì)內(nèi)容的表達(dá)，以作為內(nèi)容加以管理。然后，對(duì)異構(gòu)信息進(jìn)行同一化整合處理，建立多種文檔和媒體格式的支持平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的數(shù)字文件檔案管理系統(tǒng)，完成電子文件處理和歸檔、文件與檔案數(shù)字化、文檔著錄標(biāo)引和統(tǒng)計(jì)、電子文件與檔案收集、多媒體信息采集存取、數(shù)字檔案信息安全存儲(chǔ)、數(shù)字檔案信息加工處理等功能，實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化信息的存取和傳遞以及信息內(nèi)容的集成。

知識(shí)化是信息化的方向，對(duì)知識(shí)對(duì)象的管理是內(nèi)容管理的高級(jí)形式。知識(shí)對(duì)象除包含附加規(guī)則的信息外，還具有回答特定問(wèn)題的功能，將使高校檔案在直接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮出最大的作用，是高校檔案基于內(nèi)容管理的信息化建設(shè)中需要特別關(guān)注的問(wèn)題。

4建設(shè)基于互聯(lián)網(wǎng)的高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展背景下，社會(huì)需要綜合化、多樣化和便捷化的檔案信息服務(wù)。為此，需要建設(shè)基于互聯(lián)網(wǎng)的高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建高校檔案在線服務(wù)支持系統(tǒng)，為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)平臺(tái)。高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，可以按照整合內(nèi)部信息資源、建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)、建設(shè)檔案信息網(wǎng)站并加以開(kāi)發(fā)利用幾個(gè)步驟，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。

整合高校內(nèi)部信息資源。目前，各高校已經(jīng)陸續(xù)建設(shè)了教務(wù)管理信息系統(tǒng)、科研管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、學(xué)生管理信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，有各自的信息管理平臺(tái)，形成相互交錯(cuò)的信息關(guān)系，其問(wèn)題在于不能實(shí)現(xiàn)信息共享。雖然，這些信息尚未形成高校檔案，但是，毫無(wú)疑問(wèn)，其中，包含著能夠直接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)、經(jīng)整理歸集后必然形成檔案的信息，并且，其具有實(shí)時(shí)性的優(yōu)勢(shì)。因此，應(yīng)當(dāng)在“大檔案”觀念之下，加以科學(xué)整合，以期實(shí)現(xiàn)為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供適時(shí)信息服務(wù)，提高檔案信息資源的使用效率和效益。為此，應(yīng)在統(tǒng)一的技術(shù)體系下，建立涵蓋高校內(nèi)教學(xué)、科研、管理等各類信息應(yīng)用系統(tǒng)的相互連接，實(shí)現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)信息的訪問(wèn)、接入、交流和共享，有效解決高校內(nèi)部的“信息孤島”問(wèn)題。

建立高校檔案共享數(shù)據(jù)庫(kù)。依托政府檔案行政機(jī)構(gòu)、高等教育行政機(jī)構(gòu)的支持、指導(dǎo)，將實(shí)現(xiàn)了基于內(nèi)容管理的數(shù)字化、信息化的高校檔案集中存儲(chǔ)于一個(gè)共享的數(shù)據(jù)庫(kù)中，高校的檔案機(jī)構(gòu)之間通過(guò)權(quán)限分配來(lái)使用數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。建立高校檔案共享數(shù)據(jù)庫(kù)，目的在于解決高校與高校之間的“信息孤島”問(wèn)題。

構(gòu)建高校檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、檢索與利用功能。通過(guò)高校檔案網(wǎng)站，發(fā)布高校各類檔案信息，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，為檔案用戶提供在線的高校檔案利用服務(wù)；同時(shí)，以用戶需求為出發(fā)點(diǎn)，增強(qiáng)網(wǎng)站的服務(wù)功能，提供檔案用戶根據(jù)需要定制檔案的服務(wù)。對(duì)于高校之外的用戶，應(yīng)當(dāng)遵循便利、不泄密的原則，通過(guò)權(quán)限分配來(lái)共享高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和高校檔案在線服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建，既能夠簡(jiǎn)化檔案利用的手續(xù)，方便檔案用戶的利用，又能夠節(jié)約檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)成本和社會(huì)成本，提高高校檔案直接服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)的利用效率。

5組建高校檔案聯(lián)盟，集成支持中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)

計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新，從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案管理和交流方式，為高校檔案部門在優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的前提下，進(jìn)行檔案信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享提供了技術(shù)支撐。以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)，以共同服務(wù)于中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)為目標(biāo)，依托檔案學(xué)會(huì)等學(xué)術(shù)組織，組建同時(shí)具備虛擬組織和實(shí)體組織雙重特征的高校檔案聯(lián)盟，是高校檔案為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供集成支持的一種可行選擇。這實(shí)際上是高校檔案管理體制、機(jī)制的創(chuàng)新，即高校檔案管理由傳統(tǒng)的“校校分割”的“分散式”管理，向“校校聯(lián)合”的“一體化”的綜合管理模式演變。

在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校之間早已不再是封閉的獨(dú)立個(gè)體，各種形式、各種層次的校際合作，已經(jīng)成為常態(tài)。與這種高校之間客觀存在的現(xiàn)實(shí)關(guān)系相適應(yīng)，高校檔案部門、檔案工作者也必須把所擁有的檔案信息資源當(dāng)做一個(gè)整體來(lái)對(duì)待，打破各自獨(dú)立、封閉管理的模式，實(shí)現(xiàn)跨校、跨地區(qū)的協(xié)作，使高校檔案形成一個(gè)開(kāi)放的、有機(jī)的信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)整體。這就需要建立統(tǒng)一的高校檔案合作機(jī)制、管理與協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)各個(gè)高校之間的檔案工作關(guān)系，并對(duì)高校檔案共享數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和運(yùn)行提供指導(dǎo)。高校檔案聯(lián)盟，就是基于高校檔案共享數(shù)據(jù)庫(kù)的高校檔案合作、管理與協(xié)調(diào)機(jī)制。

（作者單位：鄭州航院檔案科來(lái)稿日期：2012-08-15）