葉 斌YE Bin 王曉稼WANG Xiao-jia 吳國萍WU Guo-ping□

隨著國家檔案法規(guī)的落實和開展評審等級醫(yī)院及醫(yī)院自身管理科學化、規(guī)范化進程的需要，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院現(xiàn)代化建設中發(fā)揮著越來越大的作用，而且隨著信息化技術的快速發(fā)展，檔案信息資源受到人們的重視。醫(yī)院個人技術檔案是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，是衛(wèi)生技術人員在長期的醫(yī)療實踐、教學和科研活動中，積累的大量技術資料，是衛(wèi)生技術人員經(jīng)過創(chuàng)造勞動所取得的，有醫(yī)學科學價值和經(jīng)濟、社會效益的科學技術研究結果[1]。因此，如何實現(xiàn)和加強醫(yī)院個人技術檔案的信息化管理，將成為促進醫(yī)院發(fā)展的有力保證。

醫(yī)院個人技術檔案管理的現(xiàn)狀

筆者所在醫(yī)院于2005年著手建立醫(yī)院個人技術檔案，檔案全部為紙質檔案，一人一檔，總計建立個人技術檔案680卷。雖然是醫(yī)院的核心檔案資源之一，但其本身并不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，醫(yī)務人員甚至院領導往往對個人技術檔案和檔案工作認識不夠、重視不足，以致在管理模式、信息化建設、檔案管理制度等方面存在著很多缺陷。

1.個人技術檔案管理由科教科管理人員兼管，未納入醫(yī)院檔案管理范疇。管理人員流動性也比較大，事務多，缺乏檔案專業(yè)知識和創(chuàng)新意識，導致文件材料歸檔和分類整理不及時，造成個人技術檔案管理、收集、整理、利用等工作環(huán)節(jié)脫節(jié)。

2.未實現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)院的迅猛發(fā)展，信息技術已成為醫(yī)院發(fā)展的核心，廣泛應用于管理工作中，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)也在發(fā)展中逐步完善，但個人技術檔案管理因未納入醫(yī)院檔案管理工作中，因此，仍然停留在人工手動管理模式，管理模式相對滯后，與衛(wèi)生部數(shù)字化示范醫(yī)院的稱號有一定的差距。

3.無獨立存儲空間，不符合檔案存檔要求。個人技術檔案多年來一直放在科教科辦公室內，沒有單獨的檔案室，致使檔案用房緊張、狹小，不符合檔案保管條件，而這些檔案資料隨著年限的增加數(shù)量逐漸增多，原先以辦公室作為檔案存放處的做法，已無法滿足發(fā)展的要求。

4.沒有形成規(guī)范、合理的個人技術檔案歸檔、保存利用等管理制度。結果導致個人技術檔案不完整、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)大量缺失，無法真實反映衛(wèi)生技術人員的實際情況。在衛(wèi)生技術人員晉升、任免、推薦榮譽等方面失去參考價值，給醫(yī)院各項審核、審批工作帶來諸多不便。

醫(yī)院個人技術檔案實施信息化建設的必要性

1.能夠改善醫(yī)院個人技術檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，數(shù)量越來越多，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項溫度、濕度控制和防蟲防火工作，但是個人技術檔案由于未納入醫(yī)院檔案管理，所以無法達到有關規(guī)定的保管要求?？梢韵胂螅S著時間的推移，每年醫(yī)務人員技術檔案內容的不斷添加，卷數(shù)的不斷增多，以辦公室局限的地方保管個人技術檔案以無法滿足增長的要求。所以建立個人技術檔案信息管理系統(tǒng)成為一種必然的趨勢。

2.有利于保護珍貴的檔案原件，減少重要資料丟失的風險。將醫(yī)務人員的各類檔案進行信息化處理后，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用而造成原件的損壞，以達到保護檔案原件的目的。還可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。以筆者所在醫(yī)院為例，從個人技術檔案建檔以來，因個人技術檔案管理不規(guī)范，借閱人未及時歸還相關資料，而導致技術檔案遺失2卷，檔案中內容資料遺失3次。檔案遺失將給檔案補全工作帶來很大的難題。通過個人技術檔案信息管理系統(tǒng)，進行檔案查詢、瀏覽、打印等操作，將會杜絕遺失情況的再次發(fā)生。

3.信息化建設是提高工作效率的重要手段。運用計算機數(shù)據(jù)庫技術代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工方法對醫(yī)生技術檔案進行管理，能夠減少人工操作環(huán)節(jié)上造成的誤差，信息可靠、全面、快捷，使個人技術檔案管理工作更科學，更規(guī)范。高效的個人技術檔案管理系統(tǒng)的應用必將取代傳統(tǒng)的手工、機械的重復勞動，自動生成數(shù)據(jù)和圖表，能夠大大降低管理人員的勞動強度，提高工作效率。管理人員可以將精力和時間花在宏觀控制與管理規(guī)律的探索上，從而提高管理工作的效率和決策水平。

4.信息化建設為醫(yī)院人事決策提供重要依據(jù)。醫(yī)院個人技術檔案管理系統(tǒng)的建立，為選拔人才提供科學依據(jù)，系統(tǒng)真實記錄了衛(wèi)生技術人員成長的軌跡，為早期識別人才、進一步培養(yǎng)人才和人才管理提供及時、準確、可靠的信息。管理者可以便捷地掌握醫(yī)生業(yè)務技術信息、工作表現(xiàn)、個人業(yè)績以及技術能力測評情況，從而為選拔醫(yī)務骨干提供了績效考評的準確數(shù)據(jù)，克服在選拔人才上憑印象做決策的弊病，做到合理評聘，量材用人。

醫(yī)院個人技術檔案信息化的內容

因為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的特殊性，專業(yè)技術人員的檔案應當反映技術人員的個性特點和專業(yè)能力，具體內容應包括如下幾類：考核類，包括專業(yè)技術人員年度考核表、工作人員年度職業(yè)道德考核表；教育培訓類：包括學歷、學位、各類培訓證明材料；獎懲類：包括獎勵、懲處結果證明材料；論著成果類：包括論著期刊、成果獎勵證明材料。如上涵蓋了職業(yè)能力、職業(yè)生涯和職業(yè)信譽的衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案，在體現(xiàn)醫(yī)院的人才梯隊、結構比例、技術力量等方面實力的同時，還能更好地為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據(jù)、憑證和參考[2]。

醫(yī)院個人技術檔案信息化建設的實現(xiàn)路徑

1.建立個人技術檔案的信息化管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)是個人技術檔案信息化建設實施的核心。首先，對系統(tǒng)進行需求分析，得出該系統(tǒng)應具備的管理功能，根據(jù)軟件的功能需求，分析系統(tǒng)開發(fā)需要解決系統(tǒng)總體設計技術、數(shù)據(jù)庫設計技術、報表生成、網(wǎng)絡技術、網(wǎng)絡安全技術和查詢技術等關鍵技術。其次，在軟件系統(tǒng)的需求分析與關鍵技術分析的基礎上，按照軟件工程的思想對軟件系統(tǒng)進行總體設計，主要設計內容應包括利用醫(yī)院內部局域網(wǎng)實現(xiàn)遠程信息錄入更新、檢索、瀏覽、下載和傳輸，實現(xiàn)信息資源共享，提高科研信息利用率[3]。

2.設置衛(wèi)生技術人員個人技術檔案管理端口。個人管理端口是信息化管理系統(tǒng)的構建基礎，是個人技術檔案信息收集的重要手段，方便衛(wèi)生技術人員錄入和更新自己的檔案信息，減輕單由管理人員錄入信息的工作量和工作壓力；也保證信息能及時、原始、真實、準確、完整地錄入系統(tǒng)，實時更新信息[3]。衛(wèi)生技術人員可以利用掃描儀掃描、數(shù)碼相機拍攝和計算機加工轉化等技術手段，將本人的專業(yè)技術人員年度考核表；學歷、學位、各類培訓證明材料；獎勵、專利證明材料；論著期刊、成果獎勵證明材料等常用的檔案資料制成PDF文件或JPG格式的圖片文件，形成電子檔案，上傳至檔案信息系統(tǒng)。

3.信息化建設必須遵循檔案管理的基本原則?；A性信息突出準確性，嚴格信息的審查制度，加強對電子文件原始性、真實性的認定和管理；動態(tài)性信息突出時效性，不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加技術人員的個性特點、專業(yè)能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度；經(jīng)驗性信息突出指導性，盡量具有探索性和超前性，強化檔案編研能力；政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執(zhí)行服務，最好與現(xiàn)行的人事系統(tǒng)建立有機的聯(lián)系，做好數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕涌凇Ｊ谷耸孪到y(tǒng)中的定性型信息可以用技術檔案中的定量型數(shù)據(jù)來進一步說明，以利于直觀、客觀地反映人員的技術成長過程。

4.完善檔案基礎設施建設。加快計算機硬件設備的升級，完善信息系統(tǒng)功能。良好的硬件設施是檔案管理的物質保障，只有在不斷升級計算機硬件的基礎上，進一步挖掘開發(fā)辦公自動化和檔案管理軟件功能，才能適應信息技術的發(fā)展，做好個人技術檔案管理工作。如海量存儲技術的出現(xiàn)，為檔案電子文件的實時歸檔和遷移提供了物質保障；計算機數(shù)據(jù)庫全文檢索技術的實現(xiàn)，為全文檔案檢索提供技術支撐；數(shù)字認證簽名技術的完善，為科研電子文件的信息安全提供保障；網(wǎng)格技術的發(fā)展，為數(shù)字檔案信息資源共享和為用戶提供安全、高效、高質量的服務創(chuàng)造條件[4]。

5.要提供有效的方法，保證數(shù)據(jù)的安全。建立和完善檔案信息安全管理制度，并認真付諸實施，把安全至上的理念轉化到檔案管理各個環(huán)節(jié)中去。注意檔案管理的信息安全問題，實施電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度，異地備份保管；完善檔案利用安全保密制度，處理好檔案開放和公開與信息安全的關系，解決好使用權和管理權問題；采取有效措施和技術手段，對檔案數(shù)據(jù)庫實施有效的保護，建立檔案數(shù)據(jù)管理維護制度等等。

總之，醫(yī)院個人技術檔案的管理，是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，個人技術檔案管理工作展示醫(yī)院醫(yī)療隊伍的專業(yè)技術水平，合理開發(fā)個人技術檔案的存儲方式及利用價值，實現(xiàn)技術檔案的信息化建設是必經(jīng)之路。根據(jù)個人技術檔案自身的特點，在實際工作中不斷探索，構建一套適合醫(yī)院管理實際的信息化系統(tǒng)，改善醫(yī)院個人技術檔案管理的現(xiàn)狀，使管理現(xiàn)代化、服務工作科學化，為醫(yī)院的建設和發(fā)展提供高質量的服務。

1 李艷.醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術科技檔案管理[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2007,9(11)

2 李偉.淺談衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案信息化管理[J].金山，2011,(4)：73

3 梅虹，王力寧，韋艾凌，等.加強醫(yī)院科研檔案管理 促進科研信息利用[J].中醫(yī)藥管理雜，2010,18(1)：32-34

4 金波，徐忠勇，鄭維.高?？蒲须娮游臋n歸檔管理探究[J].蘭臺論壇，2009,(2)：2-3