黃 鸝，宋換新，龔 丹，蘇開科，劉學(xué)英

(長江大學(xué)期刊社，湖北 荊州 434023)

用Excel軟件輔助快速生成期刊目次頁

黃 鸝，宋換新，龔 丹，蘇開科，劉學(xué)英

(長江大學(xué)期刊社，湖北 荊州 434023)

為提高期刊目次頁生成的效率，借助Excel軟件，通過添加方正書版排版命令，在欄目編輯、期責(zé)任編輯和排版員的共同合作中，快速生成了期刊目次頁，在工作實(shí)踐中取得了良好的效果。

期刊；目次頁；Excel軟件；方正書版排版

在期刊編輯排版的過程中，期刊目次頁的生成過程是比較繁瑣的工作，需要排版員在多個應(yīng)用軟件之間頻繁切換，工作量較大，容易出現(xiàn)人為錯誤。為提高目次頁的生成效率和準(zhǔn)確性，筆者結(jié)合《石油天然氣學(xué)報》雜志具體的出版流程，在實(shí)際工作中摸索出利用Excel軟件輔助生成期刊目次頁的方法，極大地降低了工作強(qiáng)度，提高了生成目次頁的準(zhǔn)確性。

1 期刊目次頁排版準(zhǔn)備工作

1)欄目編輯 期刊一般采用欄目編輯負(fù)責(zé)制，即每個編輯負(fù)責(zé)一個欄目。欄目編輯一般都會使用Word、Excel等辦公軟件。欄目編輯對每篇文章加工完成后，將作者名、文章標(biāo)題名、分類號、實(shí)際頁數(shù)等信息用Excel表格報送給期責(zé)任編輯，將加工好的文章發(fā)給排版員排版。

2)期責(zé)任編輯 期責(zé)任編輯由欄目編輯輪流擔(dān)任，負(fù)責(zé)當(dāng)期已編好文章的匯總和目次頁Excel頁碼的編排等工作。匯總后的Excel表格內(nèi)容見圖1(只列舉了4篇文章的例子)。表1中F列“雜志頁碼”是通過Excel表格的計算功能實(shí)現(xiàn)的：單元格F2的數(shù)字是雜志首篇文章的起始頁碼，即數(shù)字1，在單元格F3里輸入“=E2+F2”，然后回車，即生成數(shù)字“7”。接下來將光標(biāo)放在單元格F3的右下角，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)椤?”形狀時，雙擊鼠標(biāo)，即可生成所有頁碼。

圖1 期責(zé)任編輯用Excel表格提交給排版員的目次頁資料

3)排版員 排版員在裝有方正書版排版系統(tǒng)的專用計算機(jī)上排版，修改各個校次的校樣文件，匯總當(dāng)期所有已排版稿件；同時做好中文目次頁和英文目次頁文件，最后打包發(fā)送給印刷廠印刷。

2 期刊目次頁生成的通常作法

1)作法1 期責(zé)任編輯將圖1所示資料提交給排版員，排版員開始逐篇上頁碼，同時將文章的標(biāo)題、作者信息復(fù)制后，再打開目次頁文件，將內(nèi)容粘貼進(jìn)去。具體過程如下：打開每一篇文章的小樣文件(*.fbd)；拷貝標(biāo)題名、作者名；粘貼到目錄文件(*.fbd)；在標(biāo)題名后加上排版命令“漢體小五楷體居右排”；在作者名后加上命令“漢體小五書宋”；在括號內(nèi)輸入頁碼。

如果一期有30篇文章，就要重復(fù)30次這個過程。待所有文章標(biāo)題名、作者名信息都粘貼到目次頁文件中后，再將圖1中的頁碼逐一填到目次頁文件中，之后再逐個給出排版命令進(jìn)行排版，最后生成目次頁。

2)作法2 直接在目次頁文件中手工輸入文章的標(biāo)題名、作者名、頁碼，輸入完這些信息后，再統(tǒng)一加排版命令，生成目次頁。

上述2種作法，作法1的過程繁瑣，但準(zhǔn)確率高，可不用逐字校對標(biāo)題名和作者名，但必須認(rèn)真核對頁碼，耗時較多；作法2的速度稍快，但需要期責(zé)任編輯逐字校對。

3 期刊目次頁快速生成的Excel輔助作法

為了提高工作效率，在工作實(shí)踐中探索了如何利用Excel軟件[1]來輔助快速生成期刊目次頁的作法，步驟如下：

步1 期責(zé)任編輯將圖1所示表格復(fù)制后，打開另一個工作表，將圖1表格選擇性粘貼，選擇數(shù)值方式粘貼，這樣F列中的公式就不再帶入新表，只保留F列中的數(shù)值大小。保留“標(biāo)題名”列，“作者名”列和“雜志頁碼”列，再添加一些空白列(圖2中的A，C，E，G列)。

圖2 添加了排版命令的目次頁(Excel表格)

步2 將方正書版排版系統(tǒng)中的命令“漢體小五書宋”拷貝到單元格A2，將光標(biāo)放在單元格A2右下角，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)椤?”形狀時，雙擊鼠標(biāo)，即可將該命令填充至A列；再將光標(biāo)移至A列最后一個單元格的右下角處，例如移至圖2中的單元格A5處，在顯示的浮動框中點(diǎn)擊向下的黑色箭頭，打開下拉菜單，選擇復(fù)制，此時A2至A5就全部填充好“漢體小五書宋”這一排版命令了。

步3 按照步2的方式，在C列、E列、G列添加如圖2所示的內(nèi)容，至此，就生成了Excel表格形式的目次頁。

步4 將圖2所示Excel文件發(fā)送給排版員，排版員選中A2～G5區(qū)域并拷貝，再打開方正書版排版系統(tǒng)進(jìn)行粘貼，結(jié)果見圖3，即完成目次頁的初步生成工作，生成*.fbd的目次頁文件。

步5 排版員對該文件(見圖3)進(jìn)行補(bǔ)充加工，即可完成目次頁成品文件的生成(見圖4)。

圖3 由Excel表格轉(zhuǎn)換到方正書版排版系統(tǒng)的目次頁

圖4 通過排版生成的目次頁

4 使用效果

通過Excel軟件，將期刊目次頁生成的工作分散到各個欄目編輯；然后由期責(zé)任編輯匯總，添加排版命令，快速生成目次頁的初稿；再交由排版員具體加工，使得目次頁生成效率大幅提高。以30篇文章的目次頁生成為例，排版員收到期責(zé)任編輯提交的目次頁文件后，只需不到2min的時間就可以完成成品目次頁的生成工作。

[1]劉丹，陶則熙. Excel 2007 實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用大全：精華版[M]. 上海：上?？茖W(xué)普及出版社，2008.

[編輯] 洪云飛

10.3969/j.issn.1673-1409(N).2012.06.040

TP391.13

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1673-1409(2012)06-N120-02