梅 玲

（深圳美術(shù)館圖書(shū)室，廣東 深圳 518021）

1 引言

編目工作是圖書(shū)館核心業(yè)務(wù)之一，傳統(tǒng)圖書(shū)編目工作比較繁瑣，內(nèi)容多，工作量大。20世紀(jì)90年代，隨著機(jī)讀目錄的出現(xiàn)，使編目工作發(fā)生了重大變化，有的圖書(shū)館甚至將整個(gè)編目業(yè)務(wù)外包，使原有工作極大簡(jiǎn)化，整個(gè)編目的實(shí)際流程也與傳統(tǒng)編目有很大區(qū)別。計(jì)算機(jī)編目的廣泛應(yīng)用改變了傳統(tǒng)編目流程，許多手工作業(yè)變成計(jì)算機(jī)錄入作業(yè)，而較繁重的索引及統(tǒng)計(jì)工作由計(jì)算機(jī)直接完成。近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目的快速發(fā)展，編目業(yè)務(wù)外包越來(lái)越普遍，再一次使編目工作發(fā)生重要變革，也使編目流程發(fā)生重大變化。流程再造在圖書(shū)館行業(yè)中的應(yīng)用便是應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化圖書(shū)館管理的一種有效方法。通過(guò)分析流程的特點(diǎn)和規(guī)律，找出流程中的關(guān)鍵點(diǎn)、薄弱點(diǎn)，然后對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化處理或是全新再造，以求縮短新書(shū)入庫(kù)時(shí)間，減少流程中的功耗，提高目錄質(zhì)量，以便更好地提高編目工作效率。

2 流程分析的理論依據(jù)

美國(guó)管理學(xué)家米切爾·漢默（Michael Hammer）和詹姆斯·錢(qián)皮（James Champy）總結(jié)了各國(guó)企業(yè)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，提出了“企業(yè)流程再造”（Business Process Reengineering，BPR）學(xué)說(shuō)，并進(jìn)一步提出將以職能為中心的傳統(tǒng)企業(yè)改造成以流程為中心的新型企業(yè)的概念。這是管理的創(chuàng)新，國(guó)內(nèi)有人將之稱為新的管理革命[1]。我國(guó)圖書(shū)館行業(yè)在借鑒企業(yè)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，也進(jìn)行了流程再造的嘗試。較早的論述和典型實(shí)踐為上海圖書(shū)館?？娖浜品治隽藝?guó)外和我國(guó)香港、臺(tái)灣一些圖書(shū)館運(yùn)用BPR的案例，并指出BPR在新上海圖書(shū)館的應(yīng)用值得研究和借鑒[2]。編目工作是圖書(shū)館的基礎(chǔ)和核心工作，有了圖書(shū)館目錄，讀者服務(wù)才能夠有序進(jìn)行。編目工作是一項(xiàng)包括文獻(xiàn)分類(lèi)、加工、著錄及目錄組織等一系列復(fù)雜的多程序勞動(dòng)。我國(guó)圖書(shū)館行業(yè)曾流行的系統(tǒng)分析法便包含了許多流程分析方法。對(duì)編目流程的系統(tǒng)化分析，促進(jìn)了編目自動(dòng)化的應(yīng)用。即通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)編目流程進(jìn)行系統(tǒng)化的分析，找出編目的輸入、輸出過(guò)程和結(jié)果，為設(shè)計(jì)計(jì)算機(jī)編目程序提供依據(jù)。編目流程的分析有助于編目工作的管理。

流程就是過(guò)程，是做事情的順序，是一系列相關(guān)的人類(lèi)活動(dòng)或操作，有意識(shí)地產(chǎn)生一種特定結(jié)果。企業(yè)流程是跨越時(shí)間和空間的有序的工作活動(dòng)，它有始點(diǎn)和終點(diǎn)，并有明確的輸入和輸出。流程有4個(gè)基本要素：活動(dòng)、活動(dòng)的邏輯關(guān)系、活動(dòng)的實(shí)現(xiàn)方式和活動(dòng)的承擔(dān)者。編目流程有著特有的輸入、輸出和工作過(guò)程，其結(jié)果包括目錄和加工后的圖書(shū)。企業(yè)流程按處理對(duì)象可分為實(shí)物流程、信息流程，一般情況下按流程的性質(zhì)可分為管理流程、營(yíng)運(yùn)流程等。營(yíng)運(yùn)活動(dòng)是為了滿足顧客的需求和實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)，管理活動(dòng)作為一種工具性活動(dòng)來(lái)提高營(yíng)運(yùn)活動(dòng)的效率。編目流程相對(duì)要簡(jiǎn)化許多，沒(méi)有企業(yè)流程那么復(fù)雜，可結(jié)合編目工作的特點(diǎn)，借鑒企業(yè)流程的多種分析方法，如流程圖、PERT模型、關(guān)鍵路線法等。

3 編目流程分析、管理和再造

圖書(shū)館編目流程是整個(gè)圖書(shū)館工作流程的一部分，上接圖書(shū)采購(gòu)，下為圖書(shū)流通部門(mén)提供書(shū)目等管理圖書(shū)的工具，是較關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。欲分析編目流程必須先確定本部門(mén)要達(dá)到的目標(biāo)，然后有目的地進(jìn)行分析，減少工作的盲目性。

3.1 流程圖分析

流程圖具有直觀、結(jié)構(gòu)清楚、易于識(shí)別的優(yōu)點(diǎn)。圖1是傳統(tǒng)編目流程，圖2是計(jì)算機(jī)編目流程，圖3是網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)編目流程。

圖1 傳統(tǒng)編目流程

圖2 計(jì)算機(jī)編目流程

圖3 網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)編目流程

編制流程圖是對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行一次細(xì)致分析和考察的過(guò)程，對(duì)流程的每個(gè)步驟、環(huán)節(jié)，都要按操作順序、內(nèi)容、方法、人員安排認(rèn)真地記錄和描述，將整個(gè)流程完整地記錄下來(lái)。一般情況下，流程圖越詳細(xì)越便于對(duì)整個(gè)工作的分析，從中找出編目流程的變化規(guī)律以及一些關(guān)鍵因素。另外，從不同時(shí)期流程圖還可清楚看出其演變過(guò)程，如從圖1至圖3可以看到傳統(tǒng)編目到聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目的工作演變過(guò)程以及一些變化規(guī)律[3]。

3.2 流程的評(píng)價(jià)

僅僅形成流程圖并不夠，還需用各種分析方法，取得對(duì)流程更深層次的認(rèn)識(shí)。5W1H法即是一種應(yīng)用廣泛的評(píng)價(jià)、分析流程方法。通過(guò)對(duì)流程各工種、環(huán)節(jié)的6個(gè)方面，即原因（Why）、對(duì)象（What）、地點(diǎn)（Where）、時(shí)間（When）、人員（Who）、方法（How）的分析，每個(gè)方面要按順序提出4個(gè)問(wèn)題，即現(xiàn)狀、為什么、能否改善、應(yīng)該怎么樣，從而確定該工程或工序是否取消，在時(shí)間、地點(diǎn)、人員上是否可重新安排或合并，工作方法能否簡(jiǎn)化，據(jù)此對(duì)流程提出優(yōu)化方法。5W1H既可評(píng)價(jià)原流程，也可分析評(píng)價(jià)改造后的流程，這種方法要發(fā)動(dòng)大家的智慧，仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智，共同謀劃，然后由主管部門(mén)統(tǒng)一決策。編目工作包含許多工作步驟，每步又包含小的工序和操作規(guī)程，可以說(shuō)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)都或多或少地影響著整個(gè)流程，有時(shí)將一個(gè)小的工作順序加以調(diào)整，可能對(duì)整個(gè)編目工作效率產(chǎn)生意想不到的效果。如采購(gòu)中每包都有清單則驗(yàn)收方便，許多包共用一個(gè)清單，驗(yàn)收時(shí)間會(huì)長(zhǎng)許多；又如聯(lián)機(jī)編目中查重成為非常重要的工作步驟，如何既快又準(zhǔn)地查重決定著數(shù)據(jù)的錄入速度。因此，在分析流程過(guò)程中必須重視細(xì)節(jié)，重視每一操作過(guò)程，仔細(xì)分析，找出最佳的工作順序和操作方法，以便取得實(shí)際效果[4]。

3.3 用時(shí)分析

運(yùn)用 PERT（Program Evaluation Review Technique）對(duì)流程各環(huán)節(jié)、工種所用時(shí)間進(jìn)行分析。這項(xiàng)工作必須由非常熟悉編目工作的人員輔助進(jìn)行，首先依時(shí)間順序?qū)⒘鞒讨兴新肪€按網(wǎng)絡(luò)圖形繪出，通過(guò)對(duì)流程中各工種、各環(huán)節(jié)所耗時(shí)間按最樂(lè)觀用時(shí)、最可能用時(shí)、最悲觀用時(shí)、最早可能開(kāi)始的時(shí)間和最遲必須開(kāi)始的時(shí)間等幾種情形進(jìn)行估計(jì)，找出關(guān)鍵路線（CPM），然后分析如何提高關(guān)鍵路線的效率，消除瓶頸堵塞現(xiàn)象；并努力挖掘其他路線的潛力，縮短富余時(shí)間，將人財(cái)物協(xié)調(diào)運(yùn)用，最終求得在相同條件下縮短流程周期，或相同時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，降低人財(cái)物的消耗。PERT模型是科學(xué)分析時(shí)間的典型方法，廣泛應(yīng)用于建筑等大型工程的工期分析管理。由于自動(dòng)化編目軟件的廣泛應(yīng)用，編目流程不斷簡(jiǎn)化，耗時(shí)分析也相對(duì)簡(jiǎn)化，但對(duì)編目耗時(shí)的重視是一如既往的。從驗(yàn)收到移交典藏，各工序的繁重程度、輸送方式、運(yùn)送距離等因素影響著整個(gè)編目流程的耗時(shí)，通過(guò)耗時(shí)分析還可為定額管理提供數(shù)據(jù)，從而使管理更加規(guī)范。

3.4 質(zhì)量分析

質(zhì)量管理是編目流程中的重要工作，圖書(shū)的加工及生產(chǎn)的產(chǎn)品目錄質(zhì)量如何，直接關(guān)系到館藏分類(lèi)排架和讀者的檢索效果。聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目使目錄的質(zhì)量大大提高，對(duì)編目質(zhì)量的管理發(fā)生一些改變，審校工作越來(lái)越重要。編目質(zhì)量主要包括分類(lèi)標(biāo)引是否準(zhǔn)確、符合本館實(shí)際，著錄是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，圖書(shū)的加工是否合乎要求等一系列內(nèi)容。通過(guò)對(duì)流程各工種、環(huán)節(jié)對(duì)質(zhì)量影響情況的分析，可據(jù)以制定編目規(guī)則和細(xì)則來(lái)保證工作質(zhì)量。如：圖書(shū)加工細(xì)則；分類(lèi)、標(biāo)引細(xì)則；著錄規(guī)范及特殊情況、特殊文字的著錄；校對(duì)細(xì)則等。通過(guò)進(jìn)行誤差統(tǒng)計(jì)，確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，作為管理辦法應(yīng)用；通過(guò)建立改錯(cuò)文檔，對(duì)錯(cuò)誤及時(shí)分析，防止差錯(cuò)的再次發(fā)生。為提高員工質(zhì)量意識(shí)，必須注重對(duì)操作人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，讓有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)好各種操作規(guī)則、細(xì)則，熟練掌握編目技能。

3.5 組織運(yùn)行方式分析

編目工作組織方法有獨(dú)立作業(yè)（除一些簡(jiǎn)單手工操作外一人獨(dú)立完成整個(gè)流程的任務(wù)）、多人按步驟分工合作按批流水作業(yè)或多批同時(shí)作業(yè)等。以上方法各有利弊，如獨(dú)立作業(yè)易明確個(gè)人責(zé)任，但總體效率低；流水作業(yè)專(zhuān)業(yè)化強(qiáng)、效率高，如果每批書(shū)數(shù)量過(guò)大則流程循環(huán)周期太長(zhǎng)。現(xiàn)代編目工作流程按圖2、圖3所示共有手工、機(jī)編、輸出產(chǎn)品等許多步驟，每個(gè)步驟又包含許多操作，通過(guò)對(duì)流程的評(píng)價(jià)、時(shí)間和質(zhì)量分析結(jié)果的運(yùn)用，按實(shí)際情況，合理組織本部門(mén)的人員，分配好各項(xiàng)工作，有條不紊地完成任務(wù)，達(dá)到最佳狀態(tài)，即是組織工作的最終目的。

一些大學(xué)圖書(shū)館在聯(lián)合編目系統(tǒng)開(kāi)始運(yùn)行后，分析并改進(jìn)了編目系統(tǒng)流程，對(duì)原流程重組為CALIS著錄、校對(duì)和套編、套編校對(duì)4大部分，并對(duì)工作人員合理安排，大大提高了工作效率[5]。

3.6 影響編目流程的要素

影響編目流程的要素主要包括上游采訪部門(mén)的影響，圖書(shū)采購(gòu)的時(shí)間是否均衡、文獻(xiàn)采購(gòu)的質(zhì)量等對(duì)編目有直接的影響；下游流通部門(mén)的影響，流通部是編目部的服務(wù)對(duì)象，其分類(lèi)排架方式、咨詢服務(wù)的方法和內(nèi)容對(duì)編目提出直接的要求；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)編目的期望和要求，編目部人員技術(shù)因素對(duì)流程的影響；編目流程的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容對(duì)流程的影響；本部門(mén)環(huán)境對(duì)流程的影響共5個(gè)方面。中小型圖書(shū)館一般將采訪、編目合一，說(shuō)明采編聯(lián)系的緊密性。目前一些圖書(shū)館正在進(jìn)行采編業(yè)務(wù)外包的試行，有人通過(guò)對(duì)采編流程的分析，提出將流程簡(jiǎn)化為：驗(yàn)收（含分編數(shù)據(jù)校驗(yàn)、圖書(shū)加工質(zhì)量驗(yàn)收）→典藏移送，來(lái)提高圖書(shū)館工作效率。（見(jiàn)圖4）。

圖4 采編簡(jiǎn)化流程

將原流程中的事務(wù)性勞動(dòng)全部外包給圖書(shū)供應(yīng)服務(wù)商，簡(jiǎn)化了采編工作，增強(qiáng)了管理職能[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

由于受傳統(tǒng)和習(xí)慣影響，可能對(duì)編目流程的分析產(chǎn)生一定阻力，例如工作人員已習(xí)慣于本流程，不愿改變；對(duì)流程的分析可能損害一些人的利益；不能發(fā)現(xiàn)流程的缺陷等都將成為流程分析管理的阻力。為消除這些不利因素，我們可以先運(yùn)用系統(tǒng)評(píng)價(jià)方法5W1H對(duì)原流程進(jìn)行評(píng)價(jià)，然后明確目標(biāo)，取得領(lǐng)導(dǎo)支持，群策群力，將阻力減到最小，共同完成編目流程的分析和再造任務(wù)。

[1] 王玉香.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)型大學(xué)圖書(shū)館BPR構(gòu)想[J].情報(bào)科學(xué)，2011（6）：863-866.

[2] 徐軍華.關(guān)于國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館開(kāi)展BPR的案例述評(píng)[J].情報(bào)雜志，2009（10）：203-206.

[3] 周明華.編目工作流程設(shè)計(jì)中的幾種關(guān)系處理[J].圖書(shū)情報(bào)知識(shí)，2005（12）：52-55.

[4] 姜天笑.淺談科技查新工作中的5W1H分析法[J].情報(bào)探索，2011（5）：96-97.

[5] 錢(qián)紅紅，等.匯文系統(tǒng)圖書(shū)編目流程與工作環(huán)節(jié)優(yōu)化[J].圖書(shū)與情報(bào)，2005（5）：77-78.

[6] 程敏，沈引，萬(wàn)國(guó)珍.高校圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包之SWOT分析[J].圖書(shū)館理論與實(shí)踐，2009（9）：98-100.