陳帥，劉玉秀，胡新勇

中國人民解放軍南京軍區(qū)南京總醫(yī)院醫(yī)務部，江蘇 南京 210002

醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)是面向醫(yī)院，支持其綜合辦公業(yè)務的集成化信息系統(tǒng)。隨著醫(yī)院的技術和規(guī)模不斷發(fā)展壯大，各臨床、職能科室的業(yè)務模式不斷改進，醫(yī)院傳統(tǒng)的手工辦公模式已經不能滿足日益發(fā)展的管理需求。該系統(tǒng)將醫(yī)院的人員、業(yè)務流程、信息、組織機構與辦公自動化技術及設備集成為一個有機的系統(tǒng)。我國辦公自動化起步較晚，20世紀70年代從國外傳入，20世紀80年代開始發(fā)展[1]。2005年，中國醫(yī)院協(xié)會醫(yī)院管理專業(yè)委員會對482所醫(yī)院（其中三級醫(yī)院272所、二級醫(yī)院189所、其他類醫(yī)院21所）信息管理系統(tǒng)（HIS）的上線情況進行了調查，結果顯示醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的上線比例為38.79%（其中已有占29.18%，在建占9.61%）[2]。

1 資料來源

本研究以“醫(yī)院辦公自動化”為關鍵詞，在CNKI數據庫進行跨庫檢索，時間跨度從1979～2012年。經檢索，共檢索到文章34篇，其中期刊文獻31篇；碩士學位論文2篇；會議論文1篇。本文主要針對醫(yī)院辦公自動化相關期刊文獻進行文獻研究，因此34篇文章全部納入。

2 結果

2.1 文獻計量分析

2.1.1 文獻年度、地域及期刊分布情況

在發(fā)表文獻年度方面，我國對“醫(yī)院辦公自動化”進行研究并刊載的文獻數量總體偏少，在CNKI數據庫僅有34篇，而且在年度數量分布上沒有明顯規(guī)律性的特點，呈現(xiàn)不均勻狀態(tài)，2000～2002年僅有2篇，之后逐年增加，2008～2011年的文獻數量達到17篇（見表1）。

表1 發(fā)表文獻的年度分布表

在發(fā)表文獻地域方面，研究論文主要來自經濟發(fā)達的沿海地區(qū)，特別是廣東省、江蘇省，湖北省及北京地區(qū)，其中，廣東7篇（占20.6%）、江蘇4篇（占11.8%）、湖北3篇（占8.8%）、北京3篇（占8.8%）。黑龍江省、安徽省、上海市等9個省市各發(fā)表文章1篇（見表2）。

表2 發(fā)表文獻的地區(qū)分布

在發(fā)表文獻期刊方面，前6位期刊分別為《醫(yī)學信息》（5篇）、《中國醫(yī)院管理》（2 篇）、《中國數字醫(yī)學》（2 篇）、《中國醫(yī)療設備》（2 篇）、《醫(yī)療設備信息》（2 篇）、《福建電腦》（2篇）。其中，除《中國醫(yī)院管理》為醫(yī)院管理類學術期刊雜志，其余均為信息醫(yī)學或醫(yī)療設備類學術期刊雜志（見表3）。

表3 發(fā)表文獻的期刊分布

2.1.2 文獻內容結構情況

在1979～2012年期間已發(fā)表的醫(yī)院辦公自動化的相關論文中，關于辦公自動化的理論性文章最多，包括介紹該系統(tǒng)的概念，國內外發(fā)展歷程、實現(xiàn)功能等，共計13篇。其次是各個醫(yī)院應用辦公自動化的經驗交流類文章，共計11篇。其中，廣東、江浙地區(qū)的醫(yī)院占大多數，這與表2中的文獻發(fā)表地區(qū)統(tǒng)計結果相一致。另外，還有9篇是醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)設計類文章（見表4）。

表4 發(fā)表文獻的內容結構

2.2 醫(yī)院辦公自動化的效果評價

在醫(yī)院辦公自動化效果評價的文章中，基本上肯定了該系統(tǒng)發(fā)揮的積極作用和取得的社會經濟效益，能夠規(guī)范和完善醫(yī)院管理部門內部的業(yè)務流程、操作模式和管理模式，提高醫(yī)院人員的管理能力、協(xié)同能力和知識管理能力，規(guī)范醫(yī)院的管理流程對醫(yī)院的管理和發(fā)展可以起到潤滑劑的作用，從而大大提高了醫(yī)院的綜合管理能力[3]。暨南大學附屬第一醫(yī)院[4]與廣州紅帆電腦科技有限公司合作，利用雙方優(yōu)勢構建了醫(yī)院整體信息化平臺，形成了19個標準流程，覆蓋了95%的行政事務，全院176名中層干部已經將OA（Office Automation）作為行政工作的工具；呈報件的處理速度由14 d縮短為3 d，每份公文平均處理時間由原來的28 d縮短為5 d；信息傳閱量亦大幅提高，目前已超7000次；10多個科室在這個平臺之上搭建了本科室工作或信息發(fā)布平臺。郭雪清[5]等認為醫(yī)院實施辦公自動化有利于推進醫(yī)院的信息化進程，有利于提高機關工作人員的整體素質和領導者的信息管理與決策能力。胡桂周[6]等認為辦公自動化是醫(yī)院各管理系統(tǒng)的核心部分，只有實現(xiàn)辦公自動化后，依托醫(yī)院管理系統(tǒng)（HIS）平臺，在功能上延伸到臨床科室應用領域中，開發(fā)和建立各種相關的臨床應用系統(tǒng)，快速有效地實現(xiàn)臨床化驗、影像、檢查結果的一體化，從質上提高醫(yī)療技術水平。研究表明上線辦公自動化系統(tǒng)對于醫(yī)院的信息化整體建設和醫(yī)院整體工作效益的提高都有著積極的推進作用，同時，也發(fā)現(xiàn)了由于該系統(tǒng)在應用中尚待完善的一些配套制度和其存在的問題。

3 討論

3.1 醫(yī)院辦公自動化與國家衛(wèi)生政策

辦公自動化自20世紀70年代末80年代初在我國提出，到現(xiàn)在已有近30年的發(fā)展歷史[7]。辦公自動化系統(tǒng)在我國醫(yī)院的應用與研究近10年才發(fā)展起來，雖然衛(wèi)生部沒有出臺推廣醫(yī)院辦公自動化的相關政策，但是近幾年關于醫(yī)院信息化的相關研究及在醫(yī)療機構的實施與公立醫(yī)院的改革密切相關。在經濟全球化、社會信息化的進程中，我國醫(yī)院已進入了數字化和信息化時代，各種醫(yī)院管理信息系統(tǒng)和醫(yī)療臨床信息系統(tǒng)正在普及。醫(yī)院信息化使醫(yī)院工作流程發(fā)生了改變和創(chuàng)新，并使醫(yī)院得到了全面發(fā)展。醫(yī)院信息系統(tǒng)一般可分成兩部分：一是滿足管理要求的管理信息系統(tǒng)；二是滿足臨床醫(yī)療要求的臨床信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)包括OA、門診掛號、門診收費、住院登記、住院收費、設備管理、醫(yī)務統(tǒng)計、輔助決策支持等系統(tǒng)。臨床信息系統(tǒng)包括門診醫(yī)生工作站、病區(qū)醫(yī)生工作站、病區(qū)護士工作站、合理用藥系統(tǒng)、臨床檢驗系統(tǒng)、醫(yī)學影像系統(tǒng)、手術麻醉系統(tǒng)、重癥監(jiān)護系統(tǒng)等。2007年衛(wèi)生部統(tǒng)計信息中心對全國3765所醫(yī)院（其中：三級以上663家；三級以下3102家）進行信息化現(xiàn)狀調查，結果顯示：共有567所醫(yī)院應用OA，所占比例為15.06%[2]。2008年5月，在國家衛(wèi)生部發(fā)布的《中國醫(yī)院信息化發(fā)展研究報告（白皮書）》中指出，包括辦公自動化系統(tǒng)在內的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)（HIS）存在發(fā)展不平衡，應用深度廣度有差異等問題。曹榮桂[8]認為信息化是保障公立醫(yī)院改革的重要手段，醫(yī)院現(xiàn)有的業(yè)務流程和管理模式已經不能適應新形勢和新需求，只有通過打造高效的醫(yī)院信息平臺，以此促進醫(yī)院學科建設、人才培養(yǎng)、醫(yī)教研協(xié)調發(fā)展，其中重點是不斷深化醫(yī)院信息技術的綜合應用水平和醫(yī)院管理者的信息管理能力。2011年11月，國家衛(wèi)生部印發(fā)了《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則（2011年版）》[9]，其中特別強調醫(yī)院信息系統(tǒng)（如辦公信息管理、患者咨詢服務、自助服務等）能夠連續(xù)、系統(tǒng)、準確地采集、存儲、傳遞、處理相關的信息，為醫(yī)院管理、臨床醫(yī)療和服務提供包括決策支持在內的技術支撐。

3.2 醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展存在的問題

3.2.1 應用深度不強

自20世紀70年代初期開始應用辦公自動化以來，大體經歷了3個階段，第1個階段是辦公過程中打字機、復印機及傳真機等現(xiàn)代化設備的應用；第2個階段是計算機、打印機等先進設備廣泛用于辦公過程中的文字表格處理及財務人事等的信息管理；第3個階段是計算機網絡技術的發(fā)展，辦公實現(xiàn)了文件共享、網絡打印共享及網絡數據庫管理等。從辦公自動化發(fā)展的過程可以看出，大多數醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)尚處于信息積累過程中，決策功能有待提高。人們把辦公自動化只是理解為先進技術和設備的使用，目的是為提高工作效率，而忽略了辦公自動化建設的本質——提高管理機構決策效能的重要內容。

3.2.2 整合程度不高

目前大多數醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的整合程度不高[10]，即系統(tǒng)功能單一，辦公一體化意識欠缺，特別是與醫(yī)院HIS脫節(jié)，導致資源浪費。HIS最大可能地采集和匯聚了醫(yī)療機構的大部分信息資源和醫(yī)學記錄，并涵蓋了各方面工作的基礎數據和文檔信息。辦公自動化系統(tǒng)沒有與HIS進行有效接入，直接導致大量的重復投入與重復勞動，耗費了不必要的投入。而且目前已建的辦公自動化系統(tǒng)往往關注某種單項功能的實現(xiàn)，在辦公流程整合上存在空白。醫(yī)院內部的信息系統(tǒng)種類繁多，沒有形成集醫(yī)院辦公、業(yè)務處理、綜合查詢、輔助決策等諸多模塊，并整合醫(yī)院其他信息系統(tǒng)為一體的辦公自動化綜合網絡平臺。

3.2.3 醫(yī)院思想觀念轉變滯后

傳統(tǒng)管理思想轉變的滯后，特別是醫(yī)院領導對實施OA系統(tǒng)重要性認識不夠，沒有意識到內部管理成本的降低是醫(yī)院競爭力的源泉，即辦公自動化是醫(yī)院內部管理信息化的內核[11]。醫(yī)院對OA及協(xié)同辦公、知識管理、信息共享等概念的普及宣傳力度不強，新理念從認識到接受本身也需要一個漫長的過程。

3.2.4 信息管理人才缺乏

醫(yī)院信息化管理人才的缺乏制約了辦公自動化的發(fā)展。醫(yī)院沒有針對信息化專業(yè)技術人才的培養(yǎng)激勵制度，加之體制及待遇方面的問題，人才流失嚴重，不能滿足辦公自動化的正常維護。

3.2.5 法律問題

相關法律法規(guī)整體滯后在一定程度上制約了OA系統(tǒng)的拓展。目前對于單位內部信息的公開還沒有相應的法律法規(guī)支撐，因此很多醫(yī)院僅將OA系統(tǒng)放在內網使用。

3.3 醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)實施的基本策略

醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)是在計算機和通訊技術的基礎上，專門為醫(yī)院行政、醫(yī)療、護理、教學、科研、后勤等工作提供充分和準確的信息而開發(fā)的管理系統(tǒng)。通過與醫(yī)院其他業(yè)務系統(tǒng)（如HIS、PACS等）的聯(lián)接和數據交互，可搭建起醫(yī)院綜合性的協(xié)同辦公管理平臺。系統(tǒng)的設計要求具有前瞻性、集成性、高效性、可移植性、開放性、安全性和可管理性[12]。

3.3.1 注重系統(tǒng)整體規(guī)劃

辦公自動化建設首先要根據醫(yī)院自身具體情況整體規(guī)劃，在明確OA系統(tǒng)建設目標、內容、規(guī)模等各種需求的基礎上，明確提出建設目的和基本框架。結合醫(yī)院信息化建設的現(xiàn)狀和需求，秉持數字化醫(yī)院建設的先進理念，從建、管、用3個方面入手，堅持“頂層設計、分步實施；滿足必需、適度冗余；標準先行、安全為本；智能管理、科學發(fā)展”的原則。

3.3.2 堅持培訓提升能力

OA系統(tǒng)建設的目的在于使用，這也對醫(yī)院相關工作人員的應用能力提出更高要求，醫(yī)院應針對不同層級用戶的關注點以及所必須使用的功能模塊差異，有側重的進行培訓。培訓方式可以采取現(xiàn)場講解與模擬演練相結合的辦法，并通過分級培訓，使醫(yī)院人員素質提升，從而強化運行效力[13]。

3.3.3 重視基礎功能建設

辦公自動化系統(tǒng)不僅要在應用上滿足當前醫(yī)院辦公所需，特別是文字處理、文檔管理、電子報表、郵件、文檔的整理、分類歸檔、檢索等業(yè)務工作模塊功能，還要強化決策分析及輔助決策功能的應用與開發(fā)，建立一個集內部通訊、信息發(fā)布、協(xié)同工作、知識管理、輔助辦公、綜合查詢和決策支持為一體的協(xié)同辦公系統(tǒng)，真正提高院領導的管理水平和員工的工作效率。

3.3.4 加強信息人才隊伍建設[14]

醫(yī)院辦公自動化實施過程中需要具有計算機知識背景的專業(yè)技術人員進行日常維護和管理工作，能夠及時排除硬件故障并保障辦公自動化的穩(wěn)定運行。

3.3.5 經費保障

在經費投入上，醫(yī)院每年可按一定比例撥出一定的預算專門用于辦公自動化建設方面，作為保障計算機、服務器及網絡設備等基礎設施購買的支持。

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