石河子大學(xué) MBA中心廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院 行政辦公室 謝 耘

Excel在微小企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用

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廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院 行政辦公室 謝 耘

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要組件，具有數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策等多種功能，被廣泛運(yùn)用于管理、檔案、統(tǒng)計(jì)、財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域?；贓xcel在數(shù)據(jù)方面的強(qiáng)大功能，開發(fā)新的人力資源管理工作小軟件，可以有效提高工作效率，有利于日人力資源管理工作的順利進(jìn)行。

一、人員信息管理

許多小型企業(yè)的人員信息管理工作通常都由企業(yè)的文員或會計(jì)兼任。在實(shí)際工作中，大多數(shù)文員或會計(jì)通常采取筆記形式或流水賬的做法，工作效率低下，信息備存不便，而且資料容易丟失，人力資源管理工作無法滿足企業(yè)的正常需要。利用Excel表格，錄入所有人員的信息，包括員工的基本信息、簡歷、能力、員工的狀態(tài)等，可以有效提人員信息管理工作的效率。在人員信息錄入中各類信息的格式、分類要統(tǒng)一，否則直接影響信息的提取、計(jì)算和分析。如，日期應(yīng)選擇單元格格式中的日期分類，并做好相關(guān)的備案工作。需要注意的是，在下次或他人錄入時，人員信息的數(shù)據(jù)格式應(yīng)保持一致。

Excel最大的作用就是避免重復(fù)無意義的工作，使用鼠標(biāo)拖動，可加入人員編號。編號應(yīng)將員工所在的部門、到企業(yè)的時間等信息用編碼的形式做統(tǒng)一標(biāo)記。Excel可以任意插入多個表，人員信息表錄入完成后，人力資源管理者根據(jù)工作需要，在其他表中還可錄入人員工資、考核成績、社保等年度浮動數(shù)據(jù)組成新的Excel表。這些新表可以通過姓名，利用Vlookup函數(shù)相互查找，方便了員工的工資、社保等數(shù)據(jù)的記錄、備份、查詢和分析。

二、人員勞資管理

勞資管理中最重要的是工資的計(jì)算和發(fā)放。用Excel列出小時、金額，加上簡單的公式很容易算出各項(xiàng)勞務(wù)的費(fèi)用。將每項(xiàng)的勞務(wù)費(fèi)用均以分表的形式表達(dá)出來。再通過Vlookup函數(shù)將最后的合計(jì)數(shù)調(diào)用到主表（工資發(fā)放表）中即可得到人員的具體工資。值班、加班、各類補(bǔ)助、績效工資等各個分表記錄了詳細(xì)的計(jì)算過程，便于查詢和備份?；竟べY、社?？劭睢⒖鄱惪筛鶕?jù)文件設(shè)計(jì)相應(yīng)的函數(shù)即可計(jì)算得到。

Excel中函數(shù)的設(shè)計(jì)應(yīng)簡單、明了，常用的函數(shù)應(yīng)備案。在具體的函數(shù)設(shè)計(jì)過程中，通常采用分步描寫的方法設(shè)計(jì)，以便清晰地表達(dá)函數(shù)的整個運(yùn)算過程，還能保證特殊數(shù)據(jù)處理結(jié)果的正確性。筆者以計(jì)算年終獎為例，應(yīng)考慮當(dāng)月工資數(shù)的扣款數(shù)及免扣款的項(xiàng)目，以免誤算年終獎。最穩(wěn)妥的辦法是先將各類數(shù)值分類，再考慮加上工資的數(shù)額及免扣稅項(xiàng)目，再進(jìn)行最后的計(jì)算，以確保計(jì)算結(jié)果的準(zhǔn)確性。

三、人員考勤等日常事務(wù)管理

人員考勤管理等日常事務(wù)管理是人力資源管理工作的一塊重要組成部分。該項(xiàng)工作的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的效益和發(fā)展?？记诒淼闹谱飨鄬Χ砸唵涡?。首先定義到崗、早退、遲到、曠工、補(bǔ)休、請假等各類出勤情況的代碼。如，A＝到崗，B=早退……最后統(tǒng)計(jì)時只需運(yùn)行COUNTIF（ ）函數(shù)即可。

需要注意的是，為便于調(diào)用考勤年、月信息，年月必須分別單獨(dú)存放，如年份存放在I1單元格、月份存放在T1單元格，然后單擊數(shù)據(jù)→有效性菜單命令，在彈出的數(shù)據(jù)有效性對話框中，單擊設(shè)置選項(xiàng)卡，在其中選擇允許后面的序列選項(xiàng)，并且在下面的來源文本框中輸入公式“＝年份”，關(guān)閉此對話框即可。同樣以此類推定義月份。從而確?？记谔鞌?shù)與客觀日期保持一致，考勤數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。定義年份、月份的Excel窗口如圖1所示。

圖 1 Excel中年份、月份定義界面

其他日常事務(wù)管理，如人員的安排、物資的領(lǐng)取、會務(wù)的處理均可通過人員信息表、考勤表，再配合相應(yīng)的函數(shù)在Excel中方便、快捷地進(jìn)行處理。

四、人事事務(wù)工作

人事管理工作包括員工招聘入職、報表編制以及年審工作等工作，小型企業(yè)所涉及的人事事務(wù)工作較于大型國企等單位而言相對簡單一些，但仍然要處理各類繁瑣、多變的人事事務(wù)工作，只是過程略顯簡單。報表更是需要Excel進(jìn)行運(yùn)算、保存，并且月月備份的重要資料。需要注意的是，報表的格式應(yīng)根據(jù)國家統(tǒng)一的月度、季度、年度報表格式來填報，所涉及的范圍應(yīng)包含人員，勞資、社保等信息。報表的正確填報直接關(guān)系到企業(yè)年度審核、社保審核等一系列年審工作。Excel還可以在勞動合同文本設(shè)定、人事通知、人員培訓(xùn)等方面發(fā)揮獨(dú)特的作用。各類人力資源的Excel模版可通過網(wǎng)絡(luò)下載，企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況，合理、有效地運(yùn)用Excel的相關(guān)功能對人力資源進(jìn)行管理，將會對企業(yè)辦公業(yè)務(wù)效率的提高產(chǎn)生的重要作用。

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