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        六西格瑪理論在圖書館管理中的應(yīng)用

        2012-08-21 01:24:08
        圖書館研究 2012年1期
        關(guān)鍵詞:六西格瑪流程圖書館

        周 武

        (畢節(jié)學(xué)院圖書館,貴州 畢節(jié) 551700)

        六西格瑪理論是在總結(jié)全面質(zhì)量管理成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,提煉了其中流程管理技巧的精華和最行之有效的方法,已成為一種提高企業(yè)業(yè)績(jī)與競(jìng)爭(zhēng)力的管理模式。摩托羅拉、惠普、西門子、索尼、東芝等眾多跨國(guó)企業(yè)均采取這個(gè)管理理論并取得了卓越的管理成效。六西格瑪管理是基于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和遠(yuǎn)景設(shè)計(jì)的系統(tǒng)解決問題的方法,可在圖書采編、文獻(xiàn)傳遞服務(wù)、圖書館人力資源建設(shè)等圖書館管理活動(dòng)中加以運(yùn)用。本文以圖書館文獻(xiàn)傳遞服務(wù)為例,引進(jìn)六西格瑪管理理論,加強(qiáng)文獻(xiàn)傳遞的流程管理,可消除服務(wù)中的缺陷,更好地滿足讀者的需求。

        1 六西格瑪理論概述

        西格瑪是希臘字母 “σ”的中文譯音,統(tǒng)計(jì)學(xué)用來表示標(biāo)準(zhǔn)偏差,即數(shù)據(jù)的離散程度。六西格瑪即“6σ”,表示一種水平的質(zhì)量。它意味著產(chǎn)品均值與目標(biāo)值還存在僅1.5σ的偏離,產(chǎn)品差錯(cuò)率僅為百萬分之三點(diǎn)四。六西格瑪不僅是一種業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量管理方法,而且也是一種有效提高服務(wù)流程的管理方法。任何一個(gè)工藝程序或服務(wù)過程的質(zhì)量水平都可用幾個(gè)西格瑪表示,“σ”前面的數(shù)字越高說明過程的執(zhí)行情況越好。

        六西格瑪?shù)膶?shí)施包括定義、測(cè)量、分析、改進(jìn)和控制五個(gè)步驟。定義就是確認(rèn)問題和需求,設(shè)立項(xiàng)目目標(biāo);測(cè)量就是根據(jù)項(xiàng)目的表現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)測(cè)量系統(tǒng),進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集;分析是在測(cè)量的基礎(chǔ)上確認(rèn)因果關(guān)系,找出關(guān)鍵原因;改進(jìn)是在分析的基礎(chǔ)上提出并驗(yàn)證措施,并將措施標(biāo)準(zhǔn)化;控制即讓改進(jìn)的項(xiàng)目按規(guī)定運(yùn)行,校正不合規(guī)定的運(yùn)行。六西格瑪管理以數(shù)據(jù)為依據(jù),消除造成缺陷的環(huán)節(jié),進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。六西格瑪管理追求的目標(biāo)是產(chǎn)品或服務(wù)的缺陷率僅為百萬分之三點(diǎn)四。這一管理的核心價(jià)值觀可概括為:用戶導(dǎo)向、數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、全員參與、持續(xù)改進(jìn)和追求卓越。

        2 圖書館運(yùn)用六西格瑪管理的意義

        提高服務(wù)質(zhì)量,構(gòu)建讀者滿意的圖書館,是圖書館追求的目標(biāo)。在圖書館加強(qiáng)管理、提高員工素質(zhì)的背景下,圖書館服務(wù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度越來越高,但也存在信息服務(wù)的技術(shù)質(zhì)量不穩(wěn)定、功能質(zhì)量易波動(dòng)、服務(wù)時(shí)效性和適時(shí)性差、服務(wù)的針對(duì)性不強(qiáng)以及服務(wù)主動(dòng)性不夠等問題。以讀者為導(dǎo)向,以效益為中心,在圖書館內(nèi)推行全過程管理,可發(fā)現(xiàn)有缺陷的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),通過改進(jìn),提高讀者滿意度,從而構(gòu)建圖書館的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

        2.1 實(shí)施六西格瑪管理有利于吸引更多的讀者利用圖書館資源

        六西格瑪是以用戶為中心,關(guān)注用戶的需求,是根據(jù)用戶的需求確定管理項(xiàng)目,將重點(diǎn)放在用戶最關(guān)心、對(duì)組織影響最大的方面。六西格瑪管理以提高用戶滿意度為宗旨,可降低組織資源成本。六西格瑪理論在圖書館管理中的應(yīng)用,使圖書館管理者更關(guān)注讀者的需求,建立以讀者為中心新型服務(wù)模式,以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)流程提高了讀者的滿意度,從而使現(xiàn)實(shí)讀者更愿意走進(jìn)圖書館,利用圖書館的資源,同時(shí)在現(xiàn)實(shí)讀者的宣傳和引導(dǎo)下,大量潛在讀者成為圖書館的現(xiàn)實(shí)讀者??傊?,六西格瑪管理抓住了影響讀者滿意度的關(guān)鍵質(zhì)量要素進(jìn)行系統(tǒng)改進(jìn),提高讀者忠誠(chéng)度,降低讀者流失率。

        2.2 實(shí)施六西格瑪管理有利于發(fā)現(xiàn)工作中的不足

        六西格瑪管理改變了以往以主觀想象為前提的管理模式,通過數(shù)據(jù)收集與分析,能幫助管理者轉(zhuǎn)變思維方式,實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化。在圖書館工作中,由于主客觀原因,圖書館工作不可避免地會(huì)出現(xiàn)各種失誤和錯(cuò)誤。采用六西格瑪管理方法,依據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行決策,達(dá)到了消除或減少工作差錯(cuò)的目的。六西格瑪管理使管理成為一種可測(cè)量、數(shù)字化的科學(xué)管理方法,通過數(shù)據(jù)的分析,可發(fā)現(xiàn)工作中的不足和導(dǎo)致出錯(cuò)的原因,進(jìn)而提出可行的改進(jìn)方案,減少錯(cuò)誤的發(fā)生。

        2.3 實(shí)施六西格瑪管理有利于提高館員素質(zhì)

        六西格瑪管理是一個(gè)“發(fā)現(xiàn)問題,分析問題,解決問題,不斷創(chuàng)新”的過程。在這個(gè)過程中,理念的普及、方法和技術(shù)的培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)的交流等在圖書館內(nèi)部得到全面推行。六西格瑪管理是建立在廣泛溝通基礎(chǔ)上的,能夠營(yíng)造出一種真正支持團(tuán)隊(duì)合作的管理結(jié)構(gòu)和環(huán)境,突破了職能部門設(shè)置所帶來的藩籬,通過無邊界合作完成六西格瑪項(xiàng)目。館員在工作中通過運(yùn)用六西格瑪管理方法,能夠分享圖書館內(nèi)部其他部門、其他人員的知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn),實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)移,使館員整體素質(zhì)得到提高。

        3 六西格瑪管理理論在圖書館文獻(xiàn)傳遞服務(wù)應(yīng)用中的流程設(shè)計(jì)

        六西格瑪管理是一種將理論應(yīng)用于實(shí)踐的方法,通過定義、測(cè)量、分析、改進(jìn)、控制五個(gè)階段,打造科學(xué)的服務(wù)流程,以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量和效益的雙贏。如圖1所示,筆者以文獻(xiàn)流通服務(wù)為例,通過定義、測(cè)量、分析、改進(jìn)、控制五個(gè)步驟,發(fā)現(xiàn)存在的問題,找到解決問題的方法,以實(shí)現(xiàn)提高文獻(xiàn)傳遞服務(wù)效率的目標(biāo)。

        3.1 讀者對(duì)文獻(xiàn)流通服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)

        美國(guó)通用電氣公司首席執(zhí)行官杰克·韋爾奇曾說過,最好的六西格瑪管理方案不是從內(nèi)部開始的,而是從外部開始的。文獻(xiàn)傳遞服務(wù)是圖書館面向讀者開展的基本服務(wù)內(nèi)容,用戶的滿意度最終體現(xiàn)文獻(xiàn)傳遞服務(wù)的效果。讀者對(duì)文獻(xiàn)傳遞服務(wù)的評(píng)價(jià),我們可以通過發(fā)放調(diào)查問卷的方式而獲得。從讀者的需求和讀者對(duì)圖書館文獻(xiàn)傳遞服務(wù)的意見可以看出,讀者對(duì)圖書館流通服務(wù)的真實(shí)感受及其理想期望,以此作為圖書館應(yīng)用六西格瑪管理的方向。

        3.2 定義

        此階段屬于項(xiàng)目的選擇階段,確定讀者群和讀者的需求,用統(tǒng)計(jì)方法選擇要改進(jìn)的項(xiàng)目,找出對(duì)讀者最重要的事項(xiàng)。在文獻(xiàn)流通服務(wù)工作中,就是要找到讀者反映最突出的問題,從而制定項(xiàng)目計(jì)劃,確立項(xiàng)目責(zé)任以及項(xiàng)目目標(biāo),改進(jìn)服務(wù)流程。

        3.3 測(cè)量

        測(cè)量階段是定義階段的后續(xù)活動(dòng),是銜接下一個(gè)階段(分析階段)的橋梁和紐帶。測(cè)量階段的主要工作有:收集流通服務(wù)中讀者反饋信息,明確讀者在流通服務(wù)中的需求,掌握流通服務(wù)流程的缺陷。圖書館提供的服務(wù)測(cè)量與制造業(yè)對(duì)產(chǎn)品的測(cè)量不同,其流程具有隱形性,量化的難度較大,盡量將定性描述向定量描述轉(zhuǎn)化,對(duì)讀者的定性描述要轉(zhuǎn)化為定量評(píng)價(jià)指標(biāo),這樣才能對(duì)流通服務(wù)過程進(jìn)行管理。一般采用讀者滿意度測(cè)評(píng)、等級(jí)打分等方法,可按照讀者的年齡、性別、學(xué)歷和到館次數(shù)對(duì)偏差指標(biāo)進(jìn)行測(cè)量分析,確定讀者反饋的信息和圖書館服務(wù)欠缺的地方。

        3.4 分析

        分析階段的主要工作是對(duì)測(cè)量階段所得數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,找出問題的主要原因、確定關(guān)鍵因素,以減少改進(jìn)階段的變量個(gè)數(shù)??蛇x擇使用簡(jiǎn)單的圖表工具統(tǒng)計(jì)方法,分析圖書館流通服務(wù)中產(chǎn)品和流程存在的有關(guān)問題,探究服務(wù)缺陷發(fā)生的根本原因,找出瑕疵發(fā)生的最重要根源。

        3.5 改進(jìn)

        在基于分析界定得出的關(guān)鍵因素的基礎(chǔ)之上,對(duì)一些潛在的解決方案運(yùn)用實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)等工具進(jìn)行分析,尋找到最優(yōu)改進(jìn)方案,然后實(shí)施。為解決圖書館流通服務(wù)中存在的問題,在分析問題癥結(jié)的基礎(chǔ)上,找到一個(gè)成本效益合理、具有可操作性的最佳解決方案。在改進(jìn)過程中,可擬訂幾個(gè)可供選擇的改進(jìn)方案,通過討論并多方征求意見,從中挑選出最理想的改進(jìn)方案。如:可對(duì)原有流程進(jìn)行局部的改進(jìn);在原有流程問題較多的情況下,也可以重新進(jìn)行流程設(shè)計(jì),推出新的服務(wù)流程。

        3.6 控制

        對(duì)改進(jìn)效果進(jìn)行評(píng)估驗(yàn)證,判斷解決方案是否有效、項(xiàng)目目標(biāo)是否如期達(dá)到,并對(duì)結(jié)果進(jìn)行測(cè)量和監(jiān)視,根據(jù)需要形成標(biāo)準(zhǔn)等,以維持過程改進(jìn)的成果,并尋求進(jìn)一步提高改進(jìn)結(jié)果的持續(xù)改進(jìn)方法。在改進(jìn)過程中,通過測(cè)量每一個(gè)過程有多少個(gè)缺陷,每個(gè)缺陷偏離完美有多遠(yuǎn),便能系統(tǒng)地分析并消除它們,盡可能接近“零缺陷”。在該過程中,全部改進(jìn)活動(dòng)的結(jié)果和成績(jī)必須記錄在案,作為背景材料和基本數(shù)據(jù)進(jìn)行保存,以備將來的維護(hù)或改進(jìn)之用。

        4 圖書館實(shí)施六西格瑪管理的措施

        4.1 建立六西格瑪執(zhí)行小組

        圖書館實(shí)施六西格瑪管理,應(yīng)成立專門的項(xiàng)目組,開展基于六西格瑪理論的管理。小組成員由六西格瑪管理專家、圖書館管理者、圖書館館員、讀者組成。領(lǐng)導(dǎo)者的重視是圖書館推行六西格瑪管理的關(guān)鍵。圖書館管理者要大膽創(chuàng)新,在讀者服務(wù)工作中積極運(yùn)用六西格瑪管理理論,提高圖書館的讀者服務(wù)水平。

        4.2 樹立以讀者為中心的服務(wù)理念,提高讀者滿意度

        堅(jiān)持以讀者為中心的服務(wù)理念,提高讀者滿意度,是圖書館運(yùn)用六西格瑪管理理論的前提。在讀者的參與下,圖書館才有可能了解其服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣及效率的高低。要提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量,使讀者滿意,圖書館就要以讀者為中心,了解讀者需求,發(fā)現(xiàn)存在的主要問題,進(jìn)而改進(jìn)并不斷完善服務(wù)。一是圖書館管理者要樹立以人為本的管理理念。在圖書館管理與服務(wù)中,要尊重讀者、理解讀者、關(guān)心讀者。圖書館規(guī)章制度的制定要體現(xiàn)以人為本的管理思想,盡量從方便讀者的角度謀劃圖書館事業(yè)的發(fā)展。二是館員要為讀者提供人性化的服務(wù),用熱情的服務(wù)態(tài)度、嫻熟的服務(wù)技能幫助讀者獲取所需文獻(xiàn)。三是圖書館要為讀者創(chuàng)造和提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境,讓讀者感受到圖書館是他們學(xué)習(xí)、求知的最好場(chǎng)所,是他們接受終身教育的最好選擇。

        4.3 注重讀者調(diào)查工作,以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)開展管理

        用數(shù)據(jù)說話是六西格瑪管理理念和原則的一個(gè)突出的特點(diǎn)。數(shù)據(jù)既是測(cè)量的結(jié)果,也是分析和決策的依據(jù)。圖書館管理者要加強(qiáng)各種數(shù)據(jù)的收集和整理工作,尤其要針對(duì)讀者需求和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì),為六西格瑪理論在圖書館的應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過數(shù)據(jù)分析,可有效地發(fā)現(xiàn)問題,分析問題產(chǎn)生的原因,從而找到解決問題的辦法。六西格瑪管理的口號(hào)是“不斷改進(jìn)和突破,追求卓越”。從滿足讀者需要的角度出發(fā),在對(duì)現(xiàn)有的做法和流程進(jìn)行詳細(xì)、全面和量化的分析之后,按六西格瑪?shù)姆椒ú粩嗟剡M(jìn)行改進(jìn)和突破,以實(shí)現(xiàn)服務(wù)的無缺陷。

        4.4 循序漸進(jìn)地實(shí)施六西格瑪管理

        圖書館采取六西格瑪管理方法進(jìn)行管理,應(yīng)按照循序漸進(jìn)的原則進(jìn)行。讀者對(duì)圖書館的服務(wù)要求在不斷變化之中,在某一階段,圖書館實(shí)施六西格瑪管理以后,讀者的滿意度提高了,但隨著讀者需求的變化,其對(duì)圖書館提出了更高的要求,圖書館又要利用六西格瑪管理方法針對(duì)讀者新要求進(jìn)行管理。因此,圖書館需要廣泛宣傳、推廣改進(jìn)方案,實(shí)行連續(xù)的六西格瑪管理辦法。通過多種途徑加強(qiáng)館員學(xué)習(xí)和教育,提高館員服務(wù)技能,把六西格瑪理論的實(shí)施當(dāng)成一個(gè)品牌加以宣傳,堅(jiān)定實(shí)施的決心。圖書館改進(jìn)措施長(zhǎng)期化,才能追求卓越,才能滿足讀者的需求。

        5 結(jié)束語(yǔ)

        六西格瑪管理理論在企業(yè)的成功運(yùn)用,不但提高了用戶的滿意度,而且給企業(yè)的發(fā)展帶來了廣闊的空間。圖書館作為非營(yíng)利性組織,也應(yīng)大膽地利用六西格瑪管理理論,重點(diǎn)加強(qiáng)讀者服務(wù)工作的管理。在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動(dòng)下,圖書館的發(fā)展遇到了更多的挑戰(zhàn),圖書館要想提高競(jìng)爭(zhēng)力,就必須不斷學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)。應(yīng)用六西格瑪管理理論,加強(qiáng)讀者調(diào)查研究,以調(diào)查數(shù)據(jù)為依據(jù),發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)阻礙圖書館事業(yè)發(fā)展的因素,進(jìn)而提出改進(jìn)措施,減少或消除影響圖書館發(fā)展的內(nèi)外因素,是圖書館實(shí)施六西格瑪管理的根本目的。

        [1]劉鵬年.論六西格瑪方法在圖書館管理中的應(yīng)用[J].當(dāng)代圖書館,2010(2):10-11,49.

        [2]焦秋陽(yáng),柴雅凌,袁寧.六西格瑪理論在圖書館中的應(yīng)用[J].情報(bào)科學(xué),2008(3):428-430.

        [3]王宇陽(yáng).基于六西格瑪?shù)膱D書館借書流程重組[J].物流工程與管理,2011(3):157-158.

        [4]李易寧.六西格瑪在圖書館質(zhì)量管理中應(yīng)用的可行性研究[J].情報(bào)科學(xué),2011(4);520-523.

        [5]毛曉菲.淺析六西格瑪管理理念在圖書館工作中的應(yīng)用[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011(5):55-56.

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