崔 蕾，劉亞瓊，賈 鵬

（濟(jì)南市歷城區(qū)水務(wù)局，山東 濟(jì)南 250100）

水利工程檔案是水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是工程審計(jì)、質(zhì)量評(píng)定、竣工驗(yàn)收的依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案一般采用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室中，檢索與維護(hù)十分不便，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的數(shù)字化開(kāi)始普及，與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制、輔助設(shè)計(jì)、智能模擬并能實(shí)現(xiàn)快速信息交換、資源共享等優(yōu)點(diǎn)，檔案的數(shù)字化建設(shè)不但是檔案管理的客觀需要，而且是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化的重要途經(jīng)。

1 數(shù)字化檔案的特點(diǎn)

1.1 數(shù)字化

數(shù)字化是數(shù)字檔案的基本特征。檔案的數(shù)字化是指將傳統(tǒng)檔案中重要的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，并與收集的電子文件一起進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)與管理，即通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)字掃描技術(shù)，將需歸檔的文件，組織成數(shù)據(jù)庫(kù)資源，從而為壓縮存儲(chǔ)空間、改進(jìn)信息的組織方式、提高檢索速度、方便工程監(jiān)督管理等奠定基礎(chǔ)。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)化

在數(shù)字檔案中，檔案信息的組織形式從原先紙張的順序方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯拥?、網(wǎng)狀的組織方式。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用為檔案信息的直接存取提供了可能性，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，檔案信息可以按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，從而可實(shí)現(xiàn)高效檢索。

1.3 傳輸網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是數(shù)字檔案的重要基礎(chǔ)。如果網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善，數(shù)字檔案將失去大部分功能。信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸使數(shù)字檔案超越了時(shí)空限制，使工程的各參與方由查閱紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢栽谌魏螘r(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)聯(lián)網(wǎng)的終端查閱、更新水利工程數(shù)字檔案，從而大大縮短了檔案的檢索時(shí)間。

2 存在問(wèn)題

2.1 建設(shè)的局限性

水利工程檔案的數(shù)字化建設(shè)，必須以完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)是“按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來(lái)組織、存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的倉(cāng)庫(kù)”，而目前，水利工程數(shù)字化沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，按照不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)往往千差萬(wàn)別，按照相同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)也由于各種原因不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的兼容，造成數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)只能在某一項(xiàng)目或某一區(qū)域使用，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面共享。

2.2 建設(shè)的滯后性

水利工程檔案在工程建設(shè)的各個(gè)階段生成，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，而大多數(shù)的檔案數(shù)字化建設(shè)將工程竣工做為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，利用竣工前資料驗(yàn)收將檔案一次性整理齊全并全部數(shù)字化，數(shù)字化的進(jìn)程滯后于工程建設(shè)，不利于工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全的實(shí)時(shí)控制，使檔案數(shù)字化管理的意義大打折扣。

2.3 建設(shè)中的安全性問(wèn)題

數(shù)字化檔案的產(chǎn)生、歸檔、管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專(zhuān)用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行。而在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)利用等過(guò)程中，需要在網(wǎng)上對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換、存貯和訪問(wèn)，檔案數(shù)據(jù)的安全已成為檔案數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。

3 水利工程檔案數(shù)字化管理建議

3.1 完善數(shù)字化建設(shè)中的組織建設(shè)

1）組織機(jī)構(gòu)建設(shè)。組織機(jī)構(gòu)反映一個(gè)組織系統(tǒng)中各子系統(tǒng)之間或各元素之間的指令關(guān)系，一個(gè)水利工程項(xiàng)目的參與方包括業(yè)主方、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位以及有關(guān)的政府行政管理部門(mén)等等，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，就需要明確各部門(mén)在數(shù)字化建設(shè)中的指令關(guān)系，并根據(jù)水利工程特點(diǎn)，選擇使用職能組織機(jī)構(gòu)、線性組織機(jī)構(gòu)或矩陣組織機(jī)構(gòu)，繪制項(xiàng)目結(jié)構(gòu)圖、組織結(jié)構(gòu)圖及合同結(jié)構(gòu)圖等。

2）工作任務(wù)及職能分工的數(shù)字化建設(shè)。業(yè)主方和項(xiàng)目的設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在檔案的數(shù)字化建設(shè)中有各自不同的管理任務(wù)。為此，各方應(yīng)明確在投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、合同管理、組織與協(xié)調(diào)等方面的職能與分工。檔案數(shù)字化管理的職能由提出問(wèn)題、籌劃、決策、執(zhí)行及檢查五個(gè)環(huán)節(jié)組成。不同部門(mén)應(yīng)根據(jù)各自的職能分工參與到以上五個(gè)環(huán)節(jié)中去。如監(jiān)理單位通過(guò)對(duì)施工單位上報(bào)的數(shù)據(jù)與合同計(jì)劃數(shù)據(jù)對(duì)比，提出施工進(jìn)度拖后的問(wèn)題，業(yè)主方召開(kāi)調(diào)度會(huì)議，召集各方對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行籌劃并進(jìn)行決策，施工單位執(zhí)行決策方案，監(jiān)理單位對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行檢查，工程按時(shí)完工，通過(guò)履行各方職能，項(xiàng)目的進(jìn)度得到合理控制。

3）工作流程的數(shù)字化建設(shè)。水利工程的工作流程包括投資控制、進(jìn)度控制、合同管理、付款和設(shè)計(jì)變更等流程。工作流程的數(shù)字化可以將水利工程建設(shè)過(guò)程中的多種信息納入計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，用數(shù)字化的控制信息將水利工程建設(shè)過(guò)程整合為一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合。然而數(shù)字化工作流程只是一種工具，需要配備高素質(zhì)的工作人員才能最大程度地發(fā)揮其作用。

3.2 建立并完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

1）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)要具有開(kāi)放性。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的開(kāi)放性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是水利工程檔案數(shù)據(jù)信息收集過(guò)程要開(kāi)放。收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，收集工作的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)是工程檔案價(jià)值的保證。水利工程的各參與方不僅要按照檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的預(yù)置要求完成收集工作，還要根據(jù)工程的實(shí)際需要擴(kuò)大收集廣度，豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容。二是水利工程檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用要開(kāi)放。隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，水利工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)工作重心應(yīng)從注重檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向檔案內(nèi)容的開(kāi)發(fā)利用。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)不但可以服務(wù)于項(xiàng)目各參與方的項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)對(duì)水利工程的監(jiān)督與審計(jì)，而且能夠通過(guò)檔案信息的傳播和共享，增加檔案的價(jià)值。

2）建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系。首先，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建過(guò)程中應(yīng)優(yōu)先考慮采用已被廣泛接受和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）。其次，構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)體系的各標(biāo)準(zhǔn)之間要相互聯(lián)系、約束與補(bǔ)充，從而構(gòu)成統(tǒng)一的系統(tǒng)。再次，標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。標(biāo)準(zhǔn)在一定時(shí)期內(nèi)存在先進(jìn)性，但隨著各方面情況的發(fā)展，原有標(biāo)準(zhǔn)逐漸不適用于新的要求，這就需要對(duì)原有標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行可持續(xù)的維護(hù)。

3）檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)管理。水利工程檔案的數(shù)字化管理不應(yīng)作為一個(gè)靜態(tài)的成果體現(xiàn)，而是一種動(dòng)態(tài)的過(guò)程控制，通過(guò)組織建設(shè)及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的完善，實(shí)現(xiàn)水利工程建設(shè)過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)通過(guò)人的處理又反作用于工程，以數(shù)據(jù)的循環(huán)帶動(dòng)工程的發(fā)展，從而將整個(gè)工程的安全、進(jìn)度、質(zhì)量等管理過(guò)程在數(shù)字化的作用下，模擬成為一個(gè)多元并存的和諧系統(tǒng)。

水利工程建設(shè)具有周期性，而檔案管理工作是沒(méi)有終點(diǎn)的，檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)不僅要為水利工程建設(shè)的全過(guò)程服務(wù)，還要具備工程完工后的數(shù)據(jù)處理、信息交換、資源共享等功能。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)管理就要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性管理，做到各個(gè)時(shí)期檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一和新舊數(shù)據(jù)的連續(xù)和繼承。

4）數(shù)據(jù)庫(kù)的安全建設(shè)。檔案信息對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計(jì)劃、有步驟、分階段地進(jìn)行檔案的數(shù)字化共享。首先應(yīng)對(duì)已有的檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，除了最大可能地保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將機(jī)密性的檔案盡可能不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。其次建立檔案信息共享和檔案信息保密等級(jí)制度，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的保密等級(jí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的訪問(wèn)控制。

4 結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展、適應(yīng)新時(shí)期水利工程建設(shè)的新舉措、新要求，通過(guò)加強(qiáng)檔案數(shù)字化組織建設(shè)及完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)，數(shù)字化檔案將更好的服務(wù)于水利工程建設(shè)。