田志輝

(邯鄲職業(yè)技術學院財務處，河北 邯鄲 056005)

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。高校會計檔案既是學校在教學、科研、行政管理、后勤服務中經(jīng)濟活動的歷史紀錄，又是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟信息資源，會計檔案是否真實、齊全、準確、完整，將直接影響到高校會計檔案管理的質(zhì)量以及高等教育事業(yè)的健康發(fā)展。會計檔案具體包括:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等會計憑證;總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬等會計賬簿;月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附注及文字說明等其他財務報告;還有其他如:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、實行會計電算化單位的軟件數(shù)據(jù)資料、程序資料及存儲于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件等，均應視同會計檔案統(tǒng)一管理。

一、高校會計檔案管理中存在的問題

1.會計檔案管理沒有做到專人專職負責

高校財務部門普遍存在人員不足，大多數(shù)學校都是由會計主管人員兼職會計檔案的裝訂及保管工作，沒有專門的人員負責文件的收發(fā)、傳遞、歸檔，就造成了有關人員手中都有檔案資料各自為政。會計人員保管會計憑證、會計賬簿;負責報表編制的人員保管會計報表;負責工資的人員保管工資資料;負責公積金的人員保管公積金的賬冊、資料;負責基本建設賬務處理的人員保管基本建設的相關賬冊，合同等資料，而文件更是誰負責的就在誰的手上。沒有做到統(tǒng)一保管，統(tǒng)一管理，這樣就不能保證會計資料的完整性。

2.會計檔案管理沒有做到設立專門庫房

現(xiàn)在大部分高校的會計檔案存放在辦公室，在各自經(jīng)辦人員的手中，沒有配備專門的房屋和專用柜，缺乏會計檔案資料存放的安全性。存放在辦公室的會計檔案存在易丟失、潮濕、污損的問題，不符合檔案管理的防盜、防火、防潮、防蟲、防塵、防霉、防光的“七防”要求。而磁性介質(zhì)還要防熱、防凍、防磁，存放在辦公室中，也不符合會計檔案管理的要求。

3.會計檔案管理存在資料收集不齊全

會計檔案包括各種會計憑證、會計賬薄、財務報告等和其他類材料。部分高校在收集存檔會計檔案資料時，只把會計憑證類、會計賬薄類、財務報告類整理歸檔，對于許多上級下發(fā)的文件沒有歸檔;基本建設財務當中的立項文件、合同、協(xié)議、審計報告等資料也沒有歸檔;特別是會計電算化下的財務系統(tǒng)軟件、電子文件、程序文件、備份文件等磁性介質(zhì)重要資料，沒有按照會計檔案的要求及時備份和歸檔保存。

4.會計檔案管理中存在會計檔案保管不規(guī)范

各高校每年形成的會計檔案，在年度終了后，應當由財會機構暫時保管一年，期滿后填制會計檔案移交清冊，向檔案機構辦理移交手續(xù)，由本單位檔案機構統(tǒng)一保管?？墒?，在實際工作中，許多學校為了自己方便查閱，往往過了保管期限還沒有移交存檔。還有的學校只是按照規(guī)定的期限移交會計憑證、會計賬簿，而對自己需要經(jīng)常用到的會計報表、工資資料、合同、協(xié)議等會計資料不移交，或者幾年移交一次。

各高校應當建立會計檔案借閱登記制度，本單位人員調(diào)閱，應經(jīng)會計機構負責人同意。外單位人員調(diào)閱，應經(jīng)校長或主管財務的副校長審批，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。可許多學校沒有建立會計檔案借閱登記清冊，認為大部分都是本單位人員查閱，一般沒有問題，而外單位調(diào)閱的時候基本沒有，本著省事的態(tài)度，就沒有建立會計檔案借閱登記清冊。

5.會計檔案的鑒定銷毀工作滯后

會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。對于保管期滿的會計檔案，除了還有繼續(xù)保存價值的應當單獨抽出立卷外，其余需要銷毀的，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)上級主管單位和單位領導批準后進行銷毀。而在實際工作中，高校對會計檔案的鑒定銷毀工作普遍滯后。財務部門對鑒定保存到期的會計檔案是否還存在繼續(xù)保存的價值，不敢輕易下結論，害怕一旦鑒定有誤，銷毀了有價值的檔案，會造成無法挽回的損失，本著謹慎的原則，會計檔案不予鑒定銷毀或被無限期地后延。

二、高校會計檔案管理工作中存在問題的解決辦法

1.會計檔案的歸檔保管要專職專人

高校的會計檔案管理工作應當指定專門會計人員負責全面財務檔案管理，并保持相對穩(wěn)定。會計檔案管理人員負責會計檔案的收集、裝訂、分類、歸檔及保管、銷毀工作。應定期從各經(jīng)辦人員手中收集會計檔案，及時裝訂歸檔，編寫存檔目錄和分類卡片。會計檔案管理人員應當建立健全會計檔案的管理制度，建立會計檔案清冊，將會計檔案的內(nèi)容、保管期限、存放地點等內(nèi)容登記清楚;建立會計檔案借閱登記清冊，做好會計檔案的借閱登記;建立會計檔案移交清冊，及時完整地將會計檔案移交到檔案部門;建立會計檔案銷毀清冊，配合檔案部門完成會計檔案的鑒定銷毀工作。建立健全會計檔案的管理工作，提出合理化建議。

2.做好會計檔案管理工作中的保密工作

做好會計檔案管理工作中的保密工作，重點是會計檔案的庫房管理。會計檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建，即使現(xiàn)在大部分學校不具備這個條件，也應做到以下三點:第一，不應將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。第二，庫房建設要做到“七防”，設施齊全。第三，應盡量做到庫房和閱覽室分開。會計檔案庫房應由會計檔案管理人員專人管理，制定庫房管理制度，無關人員一律禁止入內(nèi)。

3.會計檔案資料的收集要完整及時

會計檔案包括會計憑證類、會計賬薄類、財務報告類和其他類。因此會計資料的收集要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資資料、采購合同、各種維修協(xié)議合同、項目立項批文、各種監(jiān)理、檢測等合同和審計報告以及上級下發(fā)的各種文件，還應包括電算化會計下的財務核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結構、電子文件、程序文件、備份文件等磁性介質(zhì)重要資料。會計數(shù)據(jù)的備份應規(guī)定間隔一定的時間就備份一次，會計數(shù)據(jù)應分別存儲于兩個以上不同的地點。

4.會計檔案的調(diào)閱、移交應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理

各高校應當建立會計檔案借閱登記制度，本單位人員調(diào)閱，應經(jīng)會計機構負責人同意。外單位人員調(diào)閱，應當持本單位介紹信，注明調(diào)閱內(nèi)容，經(jīng)校長或主管財務的副校長審批，方可辦理調(diào)閱手續(xù)，與介紹信調(diào)閱內(nèi)容無關的檔案不予提供。調(diào)閱會計檔案，不得拆散原卷冊，不得在案卷中標記、涂畫，不得抽換和拆封，不得攜帶出檔案室。需抄錄和復制的憑證，由會計機構負責人簽署意見報經(jīng)領導批準。所有調(diào)閱的會計檔案，均應認真履行登記、簽字手續(xù)，并限期歸還。檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時進行補救。

各高校應當建立會計檔案移交清冊，會計部門按規(guī)定保管會計檔案一年期滿后，應當及時編制會計檔案移交清冊，及時完整地將會計檔案移交到本單位檔案部門，由檔案部門統(tǒng)一管理。

5.會計檔案的鑒定銷毀要嚴密

對保管期限已滿的會計檔案，單位檔案人員要提出銷毀意見和鑒定申請，擬制鑒定計劃，提交給鑒定小組。單位財務機構按分工分別審閱會計檔案的內(nèi)容及特征，進行初步鑒定，嚴格審查并編制“會計檔案銷毀清冊”，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，以書面形式報經(jīng)主管部門批準后銷毀。經(jīng)批準銷毀的會計檔案中，屬于未了解的債權債務原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案機構保管到結清債權債務時為止，并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。項目正在建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

銷毀會計檔案時，應由檔案機構和財會機構共同派員監(jiān)銷，還要有審計部門人員參加監(jiān)督。銷毀前，按會計檔案銷毀清冊所列項目逐一核對。銷毀后，要在銷毀清冊上簽章，歸入檔案。

6.建立會計檔案監(jiān)督管理長效機制

各高校應加強對會計檔案管理工作的監(jiān)督管理，可申請由同級或上級審計部門每年對會計檔案管理工作進行例行檢查。檢查財務部門的會計檔案管理制度是否建立健全，對會計檔案的收集、整理、裝訂、立卷是否完整、規(guī)范，對超過保管期限的材料給出合理化建議，移交會計檔案是否及時、手續(xù)是否齊全、會計資料是否完整。檢查會計檔案鑒定銷毀工作是否按規(guī)定時間進行，并采用抽檢的方式對會計檔案鑒定質(zhì)量進行審查。

總之，會計檔案是高校檔案的一個重要組成部分，會計檔案管理的規(guī)范與否，也反映了一個學校財務管理水平的高低。因此既要加強檔案管理人員隊伍的建設，又要提高會計檔案管理人員素質(zhì)修養(yǎng)，切實增強會計檔案管理人員的法制意識，積極參加會計檔案整理和管理的業(yè)務知識培訓學習，不斷規(guī)范管理會計檔案流程，改善保管條件，確保會計檔案的安全性及完整性，為單位財務工作、審計工作和制定經(jīng)濟決策提供有力保障。

［1］李萍.高校會計檔案鑒定銷毀滯后原因分析與對策［J］.機電兵船檔案，2006，(5):42～43

［2］楊虹.會計電算化與企業(yè)內(nèi)部控制［J］.中國農(nóng)業(yè)會計，2007，(01)