南通農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 濮海坤 張海英

我國辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展綜述

南通農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 濮海坤 張海英

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的信息交流方式已經(jīng)不能滿足企事業(yè)單位對大量信息進行有效傳遞和處理的需要，因而急切地希望把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用到企事業(yè)單位的日常工作中，只有這樣才能滿足企事業(yè)單位對自動化辦公的管理需求。本文主要說明了研究辦公自動化系統(tǒng)的意義，分析了我國辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展情況，重點闡述了我國辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢。

辦公自動化系統(tǒng)；發(fā)展趨勢；綜述

辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)，是發(fā)達國家為解決單位辦公業(yè)務(wù)急劇增長的問題，而開發(fā)的一種綜合技術(shù)。這種技術(shù)是將計算機、網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化辦公手段有機結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前最具生命力的技術(shù)領(lǐng)域，也是現(xiàn)代人類社會進步的主要標(biāo)志之一。辦公自動化系統(tǒng)是指運用先進的技術(shù)，結(jié)合高度發(fā)達的辦公設(shè)備，自動化地處理各種各樣的辦公信息。即將一個機構(gòu)的所有辦公用的計算機和所有辦公設(shè)備進行連接，通過連接，機構(gòu)成員可在不同時間和不同地點辦公，從而使各種信息得到充分利用，大大提高辦事效率和質(zhì)量。

1.辦公自動化系統(tǒng)研究的意義

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，各行各業(yè)的信息化進程不斷加快，在日常工作中，人們通過計算機處理各種各樣的業(yè)務(wù)，收集各種各樣的數(shù)據(jù)，匯總各種各樣的信息。目前，OA辦公系統(tǒng)已在企業(yè)、高校和政府部門被普遍應(yīng)用，開發(fā)OA辦公系統(tǒng)已成為越來越多的企事業(yè)單位的急切需求。

實施辦公自動化系統(tǒng)可幫助企事業(yè)單位實現(xiàn)信息資源的共享；增強員工協(xié)同工作的能力；強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督管理；實現(xiàn)有關(guān)行政事務(wù)的自動化處理，從而促進管理電子化、自動化、規(guī)范化。具體來說，辦公自動化系統(tǒng)實施的意義主要有：

一是實施辦公自動化系統(tǒng)，有利于建立通信平臺和信息發(fā)布平臺。OA系統(tǒng)可以建立企事業(yè)單位的通信平臺和信息發(fā)布平臺，從而規(guī)范信息傳遞流程，加快內(nèi)部信息的流轉(zhuǎn)速度，不斷提高辦事效率；還可以有效傳遞內(nèi)部規(guī)章制度、技術(shù)信息、通知、會議安排等信息，使職工第一時間了解企業(yè)的發(fā)展情況。

二是實施辦公自動化系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)工作流程自動化。OA系統(tǒng)可以使公文管理、檔案管理、會議通知等均采用電子化流轉(zhuǎn)方式。這樣就不用拿著文件、審批單據(jù)在部門之間跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，減少工作中的復(fù)雜環(huán)節(jié)，提高辦公效率。

三是實施辦公自動化系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)分布式辦公。OA系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)使工作人員在家中、汽車上、火車上、賓館內(nèi)甚至世界各個角落隨時辦公，從而有利于改變傳統(tǒng)的集中辦公模式，擴大了辦公區(qū)域，節(jié)約了辦事時間，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流，從而提高了辦公效率。

四是實施辦公自動化系統(tǒng)，有利于節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出。OA系統(tǒng)可實現(xiàn)無紙化辦公，即將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，一些公文的辦理，相關(guān)事務(wù)的審批都通過網(wǎng)絡(luò)進行操作，從而節(jié)省辦公經(jīng)費，尤其大大節(jié)省電話費、復(fù)印費、打印費和辦公用紙的費用，真正能夠?qū)崿F(xiàn)管理現(xiàn)代化。

五是實施辦公自動化系統(tǒng)，有利于增強領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控能力。OA系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)可強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，提高了領(lǐng)導(dǎo)對組織的控制力，使領(lǐng)導(dǎo)及時有效監(jiān)控各部門、各個員工的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時解決問題，從而減少差錯、防止低效辦公。

六是實施辦公自動化系統(tǒng)，有利于搭建知識管理平臺。OA系統(tǒng)可系統(tǒng)地利用企事業(yè)單位的信息資源，提高企事業(yè)單位內(nèi)部的創(chuàng)新能力、增強員工的快速反應(yīng)能力、提升工作人員的能力和素質(zhì)。

2.我國辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展

在我國，辦公自動化系統(tǒng)研究和實踐，經(jīng)過了很長一段時間的沉寂，從最近幾年才呈現(xiàn)迅猛的發(fā)展勢頭，尤其是政府上網(wǎng)工程的開展，似乎在一夜之間，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成了政府機關(guān)、企事業(yè)單位、高等院校、科研院所等單位的必備工具。我們不能否認，計算機網(wǎng)絡(luò)、多媒體、數(shù)據(jù)庫和自動化技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正在徹底改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的生活觀念和工作觀念，從而為以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、協(xié)同工作為目標(biāo)的辦公自動化提供了廣闊的發(fā)展空間。

20世紀(jì)80年代中期，我國辦公自動化系統(tǒng)得到了發(fā)展。具體來看，我國辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展經(jīng)歷了三個階段：

第一階段，20世紀(jì)80年代中期到20世紀(jì)90年代中期，即第一代OA系統(tǒng)，以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，可以進行電子化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作，即將辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式轉(zhuǎn)向比特方式，但沒有良好功能的應(yīng)用系統(tǒng)支持，仍然是以個人辦公為主，信息還是比較孤立的。

第二階段，20世紀(jì)90年代中期到21世紀(jì)初期，即第二代OA系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和協(xié)同辦公技術(shù)為主要特征，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理向信息處理的飛躍。在這個階段可以使辦公流程自動化，即將收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)向工作流自動化方式，這樣使員工協(xié)同工作成為可能，大大提高了工作效率。

第三階段，21世紀(jì)初期至今，即第三代OA系統(tǒng)，以“知識管理”為主要特征，可以實現(xiàn)信息處理向知識處理的飛躍?，F(xiàn)階段的辦公自動化系統(tǒng)是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和協(xié)同辦公技術(shù)日趨完善，以網(wǎng)絡(luò)為中心，以工作流為主要存儲和處理對象的OA系統(tǒng)，能確確實實實現(xiàn)工作流程自動化，極大地提高單位辦公效率和辦公質(zhì)量。

3.我國辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢

目前國內(nèi)的辦公自動化系統(tǒng)進入第三階段，即協(xié)同辦公階段，而且知識管理也已在多家企業(yè)部署，但知識管理的功能未能真正顯示，這是因為大家不想貢獻自己的知識和技能。這就說明了要實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的知識管理功能，這不是一個簡單的問題，而涉及單位內(nèi)部管理的深層次問題。所以就目前我國企事業(yè)單位內(nèi)部管理的現(xiàn)狀來看，我國的辦公自動化系統(tǒng)尚未全面進入知識管理階段，即尚未全面進入到第三代OA系統(tǒng)，所以未來辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展就是著重對第三代OA系統(tǒng)進行完善和優(yōu)化，即充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的知識管理功能。

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和協(xié)同辦公等核心技術(shù)的發(fā)展、完善和成熟；隨著網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的升級、換代，實施OA系統(tǒng)的企事業(yè)單位的資源、信息異地共享和交互將更便利、更有效、更快捷。所以，隨著科學(xué)技術(shù)不斷地發(fā)展和進步，OA系統(tǒng)的內(nèi)容也將會不斷地充實和完善，即未來的OA系統(tǒng)所設(shè)計的內(nèi)容將更全面、更合理、更完善、更有效。

目前所設(shè)計的辦公自動化系統(tǒng)都具有個性化、開放性和動態(tài)性等特征，這些特征就決定了在辦公活動中難免會遇到網(wǎng)絡(luò)不安全、軟件功能不全面等問題。所以未來的OA系統(tǒng)必將著重解決這些問題，并側(cè)重對OA系統(tǒng)安全性、可靠性、開放性、高效性的研究。

現(xiàn)在，無論是企業(yè)、事業(yè)單位，還是機關(guān)團體，都會有許許多多的文件要處理，復(fù)雜的工作流程要安排，各種各樣的決定要作出。這樣擁有一套智能化、信息化的辦公系統(tǒng)，對辦公人員和領(lǐng)導(dǎo)者來說，都是十分必須的。這樣，未來的辦公自動化系統(tǒng)實施前景將更加廣闊。

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