徐慶

（常州機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 常州 213164）

一、信息化建設(shè)對(duì)高校財(cái)務(wù)管理的意義

信息化建設(shè)是高校財(cái)務(wù)管理手段改革的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)管理效率的提高已得到普遍認(rèn)可，運(yùn)用信息化方式管理高校財(cái)務(wù)同樣對(duì)其意義重大。

1、信息系統(tǒng)的建設(shè)提高了會(huì)計(jì)信息披露的及時(shí)性和充分性

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)大多數(shù)由手工完成，很多會(huì)計(jì)信息的記錄缺乏時(shí)效性，且因上傳到總賬系統(tǒng)再反映為管理信息的程序比較復(fù)雜，會(huì)計(jì)披露的可靠性都不是很理想。如果構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)，將所有發(fā)生的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，并同步到總賬模塊和管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)隨時(shí)向財(cái)務(wù)部門之外的信息需求者提供財(cái)務(wù)信息，并且可以通過(guò)校園財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)方便地查詢到所需要的各種信息。對(duì)管理者來(lái)說(shuō)，對(duì)每天發(fā)生的財(cái)務(wù)事項(xiàng)有精確的掌握，從而做出有針對(duì)性的調(diào)整政策和工作議程安排，不僅增強(qiáng)了財(cái)務(wù)人員、行政管理人員、科研人員、教師和學(xué)生之間的信息溝通，提高了財(cái)務(wù)服務(wù)水平，也同時(shí)促進(jìn)了學(xué)校整體管理水平的提高，是一舉多得的管理方式。

2、實(shí)現(xiàn)了資源共享，明顯地提高財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量和效率

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的基本要求是構(gòu)建全面的信息處理體系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。在財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)上，不同職責(zé)崗位的財(cái)務(wù)人員在記賬、審核、制單、結(jié)賬、報(bào)表等環(huán)節(jié)都可以實(shí)現(xiàn)同步操作，并通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限的控制，使各個(gè)環(huán)節(jié)的不相容職責(zé)分離，互相監(jiān)督和牽制，保證財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。全面推行信息化財(cái)務(wù)管理后，能夠做到與人事、資產(chǎn)、后勤等管理部門的銜接，對(duì)后期的賬務(wù)處理如查賬、審計(jì)等都提供了非常大的便利，通過(guò)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢，迅速地調(diào)取以往的會(huì)計(jì)憑證，節(jié)約了資源，減少賬簿查詢耗費(fèi)的人力、物力，降低了成本，提高了財(cái)務(wù)管理工作的效率。

3、促進(jìn)財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能的提高和整體素質(zhì)的提升

現(xiàn)代信息化系統(tǒng)不僅要求單位為財(cái)務(wù)部門配備足夠的硬件設(shè)備，以順利推行財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的構(gòu)建，同時(shí)也對(duì)從事財(cái)務(wù)工作的會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求。一方面需要通過(guò)培訓(xùn)等方式了解和掌握新引入的信息化系統(tǒng)的操作技能，并在事務(wù)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，不斷地提出新的管理需求，完善已上線的信息系統(tǒng)，以更好地為財(cái)務(wù)工作服務(wù)。另一方面要求財(cái)務(wù)人員及時(shí)更新已有的專業(yè)知識(shí)體系，結(jié)合所在高校財(cái)務(wù)工作的特點(diǎn)，補(bǔ)充財(cái)務(wù)知識(shí)，總結(jié)工作中的得與失，并通過(guò)與同事之間的交流與學(xué)習(xí)，提高獨(dú)立處理會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的能力。多重要求的推動(dòng)，毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)使財(cái)務(wù)部門的整體素質(zhì)得到很大的提升。

二、我國(guó)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

目前，大部分高校財(cái)務(wù)都構(gòu)建了信息化處理系統(tǒng)，并充分地運(yùn)用到管理工作中。但還是存在很多制約信息化系統(tǒng)管理效率的問(wèn)題。

1、部分高校領(lǐng)導(dǎo)思想意識(shí)薄弱，對(duì)財(cái)務(wù)信息化未給予足夠的關(guān)注

在我國(guó)現(xiàn)階段教育體制下，一般意義上的高校經(jīng)費(fèi)是由財(cái)政部劃撥，很少有自己?jiǎn)为?dú)的預(yù)算外收入，也無(wú)需承擔(dān)過(guò)重的支出壓力。這種非市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的發(fā)展機(jī)制，使很多高校領(lǐng)導(dǎo)潛意識(shí)里認(rèn)為高校的花費(fèi)有財(cái)政支撐，無(wú)需在財(cái)務(wù)管理上給予過(guò)多的關(guān)注，只要把財(cái)政部或其他管理部門要求的信息提供完全就足夠了，經(jīng)常憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)與能力決定高校財(cái)政資金的分配與使用。這種錯(cuò)誤的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)直接影響了財(cái)務(wù)管理工作的效果，忽視財(cái)務(wù)信息在學(xué)校發(fā)展管理決策中的作用，也因此忽視了財(cái)務(wù)信息化的作用。最明顯的后果就是經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息與教育信息化發(fā)生沖突，教學(xué)與管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)雙贏。

2、財(cái)務(wù)信息化所需的專業(yè)人才短缺，出現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題導(dǎo)致工作癱瘓

隨著高校發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，大部門高校都會(huì)研發(fā)與使用自己專屬的一套財(cái)務(wù)信息處理系統(tǒng)。雖然理論上這種信息處理系統(tǒng)會(huì)更切合高校管理需要和工作需求，但同時(shí)也會(huì)有另一個(gè)問(wèn)題的存在。那就是典型的高校人員技術(shù)知識(shí)兩極分化——懂信息系統(tǒng)程序的人，缺乏全面的財(cái)務(wù)管理知識(shí)；富有財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)的人，計(jì)算機(jī)技術(shù)不符合要求。在出現(xiàn)程序化問(wèn)題時(shí)，僅靠財(cái)務(wù)部門人員經(jīng)常無(wú)法處理，需要配置專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)團(tuán)隊(duì)，時(shí)刻待命解決財(cái)務(wù)系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)信息。而在兩個(gè)部門的溝通過(guò)程中，又會(huì)出現(xiàn)信息傳達(dá)的弊端，信息不對(duì)稱導(dǎo)致的理解偏差不僅不利于問(wèn)題的解決，還會(huì)給雙方帶來(lái)工作上的困擾，財(cái)務(wù)工作經(jīng)常出現(xiàn)停滯狀態(tài)。財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的匱乏從根本上限制了財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)程。

3、財(cái)務(wù)工作的傳統(tǒng)組織模式，阻礙財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)

雖然引進(jìn)并推廣了現(xiàn)代信息化管理系統(tǒng)，但高校的事業(yè)單位性質(zhì)使很多配套的組織結(jié)構(gòu)無(wú)法同步跟進(jìn)。其中高校財(cái)務(wù)工作組織模式就是一大障礙。因?yàn)樗且罁?jù)功能活動(dòng)劃分層級(jí)組織，根據(jù)各項(xiàng)常規(guī)作業(yè)流程，將財(cái)務(wù)模塊劃分為現(xiàn)金、賬務(wù)、資金管理、預(yù)算與費(fèi)用、財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)復(fù)核等，同時(shí)管理者也被加入到財(cái)務(wù)工作活動(dòng)層級(jí)，以管理與掌控整個(gè)財(cái)務(wù)活動(dòng)。這種傳統(tǒng)的管理模式最典型的表現(xiàn)就是決策處理所需的信息是通過(guò)層級(jí)上報(bào)與下批的循環(huán)來(lái)實(shí)現(xiàn)，要求財(cái)務(wù)工作環(huán)境非常穩(wěn)定。隨著高校財(cái)務(wù)工作涉及內(nèi)容的逐漸擴(kuò)張，非常規(guī)的及時(shí)性項(xiàng)目越來(lái)越多，財(cái)務(wù)管理難度加大，財(cái)務(wù)信息層層上送的方式嚴(yán)重影響了信息的時(shí)效性，無(wú)法與現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理相適應(yīng)，不同人員、部門之間信息溝通與數(shù)據(jù)處理也會(huì)受到極大的限制，財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)名不副實(shí)。

4、財(cái)務(wù)管理軟件的功能不全，信息系統(tǒng)存在安全隱患

信息系統(tǒng)的建設(shè)不是一蹴而就的事，需要在實(shí)務(wù)中不斷地提出新的需求，進(jìn)行系統(tǒng)的更新與維護(hù)。很多高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)后期的開(kāi)放與維護(hù)重視不足，財(cái)務(wù)管理軟件功能不夠強(qiáng)大，還不能完全滿足業(yè)務(wù)處理的需要。尤其是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)尚未建立統(tǒng)一的規(guī)則，部門之間的信息共享有限，部門編碼、教職工編碼、科研項(xiàng)目編碼等通用信息沒(méi)有統(tǒng)一的編碼規(guī)則，導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集和處理口徑不一致，容易出現(xiàn)各方面的矛盾，財(cái)務(wù)提供信息的可信度降低。另外，信息系統(tǒng)的安全保護(hù)措施不全面。對(duì)財(cái)務(wù)部門人員未設(shè)置嚴(yán)格的管理權(quán)限，沒(méi)有充分體現(xiàn)不同崗位職責(zé)之間的互相監(jiān)督，存在財(cái)務(wù)部門員工和外部用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行非法修改的現(xiàn)象，使財(cái)務(wù)信息泄露，或致使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)感染病毒，管理系統(tǒng)癱瘓，給學(xué)校造成較大損失。

5、沒(méi)有做好內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的銜接

高校財(cái)務(wù)管理推行信息化后，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的范圍和重點(diǎn)必然會(huì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制要求每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都經(jīng)過(guò)重復(fù)記錄和重復(fù)數(shù)據(jù)的調(diào)整工作，這與信息化推崇的降低重復(fù)、提高效率相矛盾，如果不順應(yīng)信息化系統(tǒng)的要求和發(fā)展特點(diǎn)，仍堅(jiān)持原來(lái)的監(jiān)督會(huì)計(jì)職能為主，未調(diào)整原有的授權(quán)與批準(zhǔn)制度，忽視信息的數(shù)字化控制、信息的輸出控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的流程就會(huì)限制信息技術(shù)的應(yīng)用范圍與深度，從而產(chǎn)生一系列的問(wèn)題。

三、改善我國(guó)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的建議

1、高校領(lǐng)導(dǎo)決策者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，支持財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不僅是技術(shù)層面的問(wèn)題，是對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的一次變革，首先需要管理觀念上的轉(zhuǎn)變。從宏觀上講，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)涉及高校管理與發(fā)展的方方面面，需要各項(xiàng)工作的融合與部門之間的配合。這種環(huán)境的營(yíng)造需要領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)揮牽頭作用，重視和支持財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，抓好管理制度的制定、貫徹和落實(shí)，給予足夠的人力、物力和財(cái)力配備，加大信息化推動(dòng)的宣傳力度，使各個(gè)層級(jí)的相關(guān)人員真正了解和認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)信息化，確保高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)有序推進(jìn)。

2、提高財(cái)務(wù)人員全面素質(zhì)，培養(yǎng)高校財(cái)務(wù)復(fù)合型人才

良好的信息化系統(tǒng)還需要人力資源的支持，直接操作人員的素質(zhì)和能力是信息化系統(tǒng)運(yùn)用效率的關(guān)鍵性因素。所以，推進(jìn)信息化建設(shè)，除了要有計(jì)算機(jī)設(shè)備等硬件和財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件的全面配置外，更需要具有專業(yè)技術(shù)人員。第一，高校財(cái)務(wù)在聘用人才時(shí)就強(qiáng)調(diào)同時(shí)兼具計(jì)算機(jī)操作能力和扎實(shí)全面的會(huì)計(jì)理論知識(shí)。第二，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提供交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，重視財(cái)務(wù)人員的后續(xù)教育，培養(yǎng)復(fù)合型人才，使他們充分掌握信息化所要求的工作技能，清楚地了解信息技術(shù)帶來(lái)的各種管理結(jié)構(gòu)和工作手段上的變化，重新界定工作職責(zé)。

3、優(yōu)化財(cái)務(wù)工作組織模式，順應(yīng)信息化管理要求

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理工作的全面性的變革，為適應(yīng)全新的管理方式，需要財(cái)務(wù)組織模式的相應(yīng)變化。首先，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)全面分析信息化系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理流程的改變，總結(jié)與以往傳統(tǒng)管理方式的不同點(diǎn)和相同之處，構(gòu)思新的業(yè)務(wù)處理流程，重新設(shè)置或優(yōu)化組織模式，在保證不相容崗位職責(zé)分離、相互監(jiān)督的前提下，加快信息流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)處理的順暢性。其次，應(yīng)發(fā)揮信息化共享的優(yōu)勢(shì)，盡量壓縮組織結(jié)構(gòu)的層級(jí)數(shù)，嘗試建立扁平化的組織模式，提高財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性，為高校發(fā)展決策提供有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息。

4、完善財(cái)務(wù)信息安全性策略，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

信息系統(tǒng)的安全性需要從兩方面同時(shí)著手。一是工作人員操作上的安全控制策略。在財(cái)務(wù)人員的權(quán)限設(shè)置上必須嚴(yán)格規(guī)范，除了利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件本身的安全控制，加設(shè)防火墻等措施，還需要人為地設(shè)置合理的用戶賬號(hào)、權(quán)限和密碼，對(duì)工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)教育，保證財(cái)務(wù)信息的安全。同時(shí)，要求財(cái)務(wù)人員知悉基本的查殺病毒程序，進(jìn)行常規(guī)地系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)更新，保證業(yè)務(wù)處理的正確性。二是配置系統(tǒng)維護(hù)人員，全程關(guān)注系統(tǒng)的使用情況，及時(shí)安裝、發(fā)布系統(tǒng)補(bǔ)丁程序，對(duì)殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)，維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)的安全性。

5、創(chuàng)新財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，適應(yīng)內(nèi)部控制的變化

首先，應(yīng)該制定信息規(guī)范制度，打破部門局域內(nèi)部的信息規(guī)則壁壘，統(tǒng)一信息編碼方式，使信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)具有交換性和可比性，保證數(shù)據(jù)信息共享，方便對(duì)數(shù)據(jù)信息的全面監(jiān)控。其次，根據(jù)信息化管理系統(tǒng)帶來(lái)的業(yè)務(wù)流程的改變，更新內(nèi)部控制制度，確定新的業(yè)務(wù)控制重點(diǎn)，包括信息化系統(tǒng)中的崗位責(zé)任制、數(shù)據(jù)管理職責(zé)考核、內(nèi)部審計(jì)制度等。同時(shí)強(qiáng)調(diào)由專門的內(nèi)部控制職能部門監(jiān)督落實(shí)制度和規(guī)范，找出控制薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)控制過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)更正，確保財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全可靠。

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