陳婷

(福建師范大學(xué)協(xié)和學(xué)院，福建 福州 350108)

一、辦公自動(dòng)化給高校辦公工作格局帶來(lái)的變化

辦公室是學(xué)校日常辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)內(nèi)是綜合、協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)的行政部門，對(duì)外是學(xué)校精神面貌的展示窗口，在工作中擔(dān)任著輔助決策、參謀助手、中樞紐帶等職能，是高校不可或缺的重要職能部門。辦公自動(dòng)化的發(fā)展帶來(lái)信息科技現(xiàn)代化在辦公領(lǐng)域中的廣泛運(yùn)用，對(duì)先前傳統(tǒng)的辦公方式和制度都帶來(lái)了極大的沖擊，逐步推行辦公室自動(dòng)化，對(duì)規(guī)范工作制度、提高辦公室的工作效率和質(zhì)量都有極大作用，使辦公室日常工作向科學(xué)化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

1.信息的收集和查詢

輔助領(lǐng)導(dǎo)做好參謀、決策是辦公室的重要工作職責(zé)之一，傳統(tǒng)辦公要求辦公人員經(jīng)常讀書(shū)、看報(bào)，收集各類重大信息、素材，做好有關(guān)輔助決策信息的歸檔、處理，以便隨時(shí)查閱和輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參謀，提供有效的決策方案。辦公自動(dòng)化是一種高效率的人機(jī)系統(tǒng)，通過(guò)以計(jì)算機(jī)為核心的辦公設(shè)備進(jìn)行處理，可以快速地對(duì)各類信息

二、辦公自動(dòng)化在高校辦公中的具體運(yùn)用

三、辦公自動(dòng)化在高校辦公中的發(fā)展建設(shè)

傳統(tǒng)辦公格局向辦公自動(dòng)化的發(fā)展勢(shì)在必行，是高校改革發(fā)展的必然趨勢(shì)。如何做好傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)渡，科學(xué)、合理地實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)型是高校辦公發(fā)展建設(shè)的重要任務(wù)。

1.提高認(rèn)識(shí)，完善各項(xiàng)辦公軟、硬件設(shè)備

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大、高校辦公任務(wù)的日益增加，高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化發(fā)展是高校改革的必然趨勢(shì)，推行辦公自動(dòng)化是加強(qiáng)高?，F(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容，應(yīng)納入高校全局建設(shè)的整體規(guī)劃中。在實(shí)際工作運(yùn)行中，應(yīng)根據(jù)學(xué)生規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置等做好統(tǒng)籌規(guī)劃和分步實(shí)施，不斷完善各項(xiàng)辦公軟、硬件設(shè)備的采購(gòu)，并定期落實(shí)好系統(tǒng)更新和后期維護(hù)，以“方便快捷、安全高效”為原則做好辦公自動(dòng)化的推行。

2.深化意識(shí)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

信息化建設(shè)發(fā)展日新月異，更新?lián)Q代頻繁。在辦公自動(dòng)化的實(shí)際運(yùn)行中，必須嚴(yán)格建立各項(xiàng)規(guī)章制度以保證辦公系統(tǒng)的高效、穩(wěn)定運(yùn)行。逐步建立辦公系統(tǒng)的安全性、信息的有效性、日常管理的規(guī)范性等方面的工作職責(zé)和使用制度，做到有章可循、獎(jiǎng)罰分明。采用辦公自動(dòng)化，可以將學(xué)校的常規(guī)工作、校務(wù)公開(kāi)等通過(guò)網(wǎng)絡(luò)公示，使學(xué)校的管理工作規(guī)范化、透明化、民主化。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)根據(jù)辦公運(yùn)行的實(shí)際變化情況與時(shí)俱進(jìn)，做好調(diào)查研究并及時(shí)完善修訂，確保規(guī)章制度的有效性和可操作性。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)，提高辦公人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公自動(dòng)化是人機(jī)智能化系統(tǒng)工程，是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和軟件運(yùn)行來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的傳遞和功能的轉(zhuǎn)化。有道是：再高級(jí)的系統(tǒng)設(shè)備也需要人工來(lái)操作運(yùn)用，操作得當(dāng)將有助于提高工作效率，操作不當(dāng)則將給工作帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。這樣精細(xì)、嚴(yán)格的工作狀態(tài)和復(fù)雜、高技術(shù)的辦公裝備，就要求辦公人員除了具備一定的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)知識(shí)水平外，還需要具備現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的知識(shí)以及熟悉辦公自動(dòng)化發(fā)展所需的計(jì)算機(jī)知識(shí)、英語(yǔ)水平、辦公軟件操作、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)用等技術(shù)。因此，為了更好地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化真正服務(wù)于工作、服務(wù)于人民，必須強(qiáng)化辦公人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、相關(guān)部門間的工作經(jīng)驗(yàn)交流等，提高辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使之更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的需求。

4.凈化環(huán)境，加強(qiáng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)監(jiān)管

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為辦公自動(dòng)化的一個(gè)重要功能，對(duì)辦公環(huán)境提出了嚴(yán)格的要求。隨著全社會(huì)計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、資源共享等平臺(tái)日益成熟，微博、QQ群、貼吧等信息發(fā)布渠道日益增多，雖然信息的暢通渠道可以方便學(xué)校了解校情民意、集思廣益，但同時(shí)也必須注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的凈化，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的監(jiān)管，避免個(gè)別群體惡意制造不良輿論環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)黑客入侵等危害辦公信息安全。

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