申雪倩

（唐山學(xué)院，河北 唐山063000）

隨著計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日新月異，世界進入了信息化時代，因而我們的思維方式和工作方法隨之有了新的變化，檔案工作也不例外。傳統(tǒng)的檔案工作模式受到新的挑戰(zhàn)，信息化成為檔案工作發(fā)展的必然方向，而隨之產(chǎn)生的電子檔案成為檔案管理工作的重點。要做好電子檔案的管理工作，我們應(yīng)深入了解電子檔案的優(yōu)勢，分析其存在的一些新問題，重點對其做好安全防護，這樣才能保證檔案信息化工作的順利開展。

一、與紙質(zhì)檔案相比電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案是以磁性材料為載體的資料，是由電子文件轉(zhuǎn)化而來的，它包括數(shù)字、圖形及文本信息，可以記錄在計算機能閱讀的任何一種介質(zhì)上。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，它是一種新的檔案類型，主要存在以下優(yōu)點。

（1）信息存儲量大。電子檔案載體主要為磁盤、光盤等磁性介質(zhì)，存儲空間大，信息密度高，信息量十分豐富，被稱為“海量存儲”［1］，大量的資料、信息存儲在很少的載體上，體積小，對保存場地的面積要求不高，與紙質(zhì)檔案相比，可以大大節(jié)省保存空間，又可以簡化管理工作。

（2）檢索快捷，使用方便。電子檔案的檢索、讀取、使用都借助于計算機系統(tǒng)，信息處理效率很高。利用電子檔案數(shù)據(jù)庫來進行檔案管理工作，無論對其進行錄入、檢索等操作都十分簡單易行，省去了紙質(zhì)檔案人工翻找、查閱的時間，大大提高了工作效率［2］。

（3）信息存儲形式多樣。如今計算機及網(wǎng)絡(luò)普及發(fā)展迅速，多媒體技術(shù)也日臻成熟，這都為電子檔案發(fā)展提供了有力支持，使得電子檔案的表現(xiàn)形式越來越多樣，可以通過文字、圖像、音頻等多種形式來再現(xiàn)歷史活動詳情，改變了紙質(zhì)文件用文字記載的單一方式。信息的圖、文、音、像并茂，可以更大程度地維護檔案作為歷史資料的真實性［3］。

（4）高度的信息資源共享性。紙質(zhì)檔案受其自身條件的限制，利用面較窄，無法跨越空間而同時被多人加以利用。電子檔案作為網(wǎng)絡(luò)資源的一種，可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，在最短時間內(nèi)到達(dá)檔案使用者手中，還可以在不同時間、不同地點被多人使用，或是不斷進行復(fù)制，可以達(dá)到高度的資源共享。

（5）保存上有一定的優(yōu)越性。紙質(zhì)檔案一般體積較大，易受多種不利因素影響，館藏成本較高，如果檔案保存條件達(dá)不到要求，容易造成檔案資源的流失。而電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，不易受鼠害侵?jǐn)_，不會造成空氣污染，占用空間小，不需要投入大量人力、財力進行分類、排序組卷、裝訂等工作，維護工作方便安全。

二、電子檔案的自身特點使其在管理中存在一定問題

（一）電子檔案的數(shù)字化形態(tài)對技術(shù)、設(shè)備具有很強的依賴性

電子檔案是由電子文件形成的，對設(shè)備有很強的依賴性。它的形成、傳輸、存儲、利用等過程都是借助于計算機來實現(xiàn)的，離開了計算機的軟硬件系統(tǒng)，電子檔案就無法生成、傳遞和識別。另外，作為精確度極高的一種信息載體，電子檔案對應(yīng)用環(huán)境的要求很高，不同的計算機和軟件，能支持的電子檔案類型也不相同，如果不采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就會導(dǎo)致電子檔案在更換設(shè)備或是原設(shè)備更新、升級時因為無法兼容而不能讀?。?］。

（二）電子檔案信息和載體可分離的特性使其原始性和真實性受到威脅

電子文件是在計算機中產(chǎn)生和處理的，這樣就造成了電子檔案中信息與載體的分離。檔案信息的存儲位置、具體內(nèi)容、保有數(shù)量等都極易發(fā)生變化，對其內(nèi)容進行復(fù)制、刪除、修改很方便，而且不留痕跡；同時，電子檔案在進行傳遞、使用等過程中，也存在隱蔽性，完全泄密而可以不被察覺。這些給電子檔案的原始性與真實性帶來了極大影響。而原始性是檔案的基本屬性，電子檔案的特點使其在原始價值方面容易受到質(zhì)疑［5］。

（三）網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給電子檔案的安全帶來隱患

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展完善，電子檔案的信息內(nèi)容可以通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)共享，使用戶可以方便地閱讀、使用檔案內(nèi)容，充分對檔案資源加以利用，這是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性、包容性所帶來的便利。但另一方面，網(wǎng)絡(luò)的開放性也為電子檔案的安全帶來極大風(fēng)險，主要表現(xiàn)在：不經(jīng)授權(quán)進行訪問，冒充合法用戶，干擾系統(tǒng)正常運行，傳播病毒，竊取檔案內(nèi)容等等［6］，這些都是電子檔案所面臨的安全隱患，都會給檔案工作帶來巨大損失。

（四）電子檔案載體內(nèi)在性能不穩(wěn)定對保存環(huán)境要求較高

相比之下，紙張的保存壽命可達(dá)千年，而電子檔案由磁性載體和光盤承載，受環(huán)境影響很大，極易退磁、消磁甚至出現(xiàn)變形、損壞等，壽命不過數(shù)十年。而且，電子檔案的損壞無法通過直觀被發(fā)現(xiàn)，只能由具體設(shè)備檢出，很容易造成管理人員的疏忽，導(dǎo)致檔案信息的丟失［7］。影響電子檔案載體耐久性的因素很多，很復(fù)雜，稍有不慎就可能造成檔案的損失。

三、采取合理措施提高電子檔案的安全性

（一）采取長期可存取技術(shù)，保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確

電子檔案的來源和形成環(huán)境以及內(nèi)容格式上不盡相同，這些差異必然會導(dǎo)致在以后的轉(zhuǎn)換還原時，所采用的技術(shù)及方法上的不同。另外，電子檔案形成一段時間之后，就必然會面臨計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級或是更新?lián)Q代，很可能出現(xiàn)有內(nèi)容讀不出的問題。因此，應(yīng)采取相應(yīng)的措施解決這些問題。第一，在進行電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺上都能適應(yīng)的文本文件格式，消除由于技術(shù)演變進化所帶來的負(fù)面影響；第二，將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計成通用型、開放型，使其能夠在多種不同類型的硬件及操作系統(tǒng)平臺上得到支持；第三，采用轉(zhuǎn)換軟件，當(dāng)應(yīng)用的設(shè)備與保存的電子檔案在技術(shù)上脫節(jié)時，對檔案進行相應(yīng)轉(zhuǎn)換，使二者始終保持兼容；第四，可以將過時的電子檔案通過載體轉(zhuǎn)換技術(shù)適時地轉(zhuǎn)移到縮微品或紙張上，不再用計算機進行讀?。?］。

（二）避免電子檔案的更改，保持其原始性

為了保證電子檔案的參考價值，必須以原始形成的格式進行還原顯示時，具體措施有：第一，保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與之相關(guān)的軟件及整個應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案儲存在一起；第二，制作并保存原始檔案的電子圖像，以靜態(tài)圖像為依據(jù)，保留下電子檔案形成時的原始面貌，避免因為各種原因造成檔案內(nèi)容的更改與失真；第三，保存電子檔案的打印輸出件或縮微片，磁介質(zhì)與光盤等都不能作為電子檔案的永久性載體，對特別重要的電子檔案，要同時保存紙質(zhì)打印件或縮微片，保證可以通過其他途徑獲得電子檔案的原始形態(tài)［7］。

（三）加強網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

在現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對電子檔案安全防護的措施和手段有：

（1）訪問控制。其主要任務(wù)是保證電子檔案的信息不被非法訪問和非法使用。可以通過入網(wǎng)訪問控制，規(guī)定哪些用戶可以登陸服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫，控制用戶所能訪問的內(nèi)容，并且要限定用戶對這些資源所能進行的操作，避免電子檔案的拷貝和刪改等［4］。

（2）加密及簽署技術(shù)。這一技術(shù)的目的是確保不宜公開的內(nèi)容的保密性。作為電子檔案及數(shù)據(jù)庫機密性的主要措施，它可以通過多種加密算法來加以實施，對電子檔案的真實性進行驗證［4］，以確認(rèn)其內(nèi)容是否被篡改或偽造，一般包括證書式簽名和手寫數(shù)字式簽名兩種方式。

（3）防止黑客入侵。其中包括以下幾方面：建立防火墻，這是阻止黑客訪問的屏障，通過建立網(wǎng)絡(luò)邊界通信監(jiān)控系統(tǒng)，達(dá)到保障網(wǎng)絡(luò)安全的目的；漏洞掃描技術(shù)，它可以自動檢測計算機安全脆弱點，發(fā)現(xiàn)容易被黑客利用的漏洞及時地排除；入侵檢測，這是對計算機和網(wǎng)絡(luò)資源的惡意使用行為進行識別和相應(yīng)處理的過程，它可以幫助系統(tǒng)對付網(wǎng)絡(luò)攻擊，提高信息安全性；防寫措施，即將電子檔案及數(shù)據(jù)庫設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，使用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改或復(fù)制和打印［5］。

（四）做好電子檔案載體的物理保護，延長其使用壽命

第一，要控制適宜的溫濕度，溫度應(yīng)保持在15～27℃，濕度應(yīng)控制在40%～60%，并且保持這種溫濕度的相對穩(wěn)定；第二，要做好防塵工作，保持電子檔案保存環(huán)境的清潔，嚴(yán)禁觸摸光盤信息部分，使用后應(yīng)存放于盒子中，不要隨手放置；第三，電子檔案在保存和使用過程中，一定要遠(yuǎn)離磁場，可用軟鐵或鎳合金等制成箱柜，屏蔽磁場；第四，光線和有害氣體會對電子檔案載體造成傷害，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的防范措施，減少或避免這種損害［6］，例如，安裝窗簾、遮陽板，采用防紫外線的特殊玻璃，遠(yuǎn)離化學(xué)實驗室、工礦企業(yè)等。

（五）從人為因素上全面做好電子檔案的科學(xué)使用及保管

電子檔案的保護歸根結(jié)底還是由工作人員來進行，必須從這一方面加強管理，避免因人為疏漏造成電子檔案的損傷。

（1）建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度和保管制度。在對電子檔案進行歸檔時，要做好各方面的檢查，保證電子檔案的完整性和真實性，觀察物理方面有無損傷，檢驗使用程序是否標(biāo)準(zhǔn)，有沒有感染病毒等等；在保存過程中，應(yīng)對電子檔案做保護處理，使之處于“只讀”狀態(tài)，防止信息的失真，并且注意對可能出現(xiàn)損傷的載體及時進行修復(fù)。另外，還要做好電子檔案的拷貝收藏，避免因某一份載體的損壞而導(dǎo)致檔案的丟失［4］。

（2）建立電子檔案管理信息系統(tǒng)。電子檔案形成后，可能因載體轉(zhuǎn)換和格式變換而發(fā)生改變，因此，必須建立相應(yīng)的記錄，記載檔案的形成、管理和使用情況，記錄系統(tǒng)應(yīng)具有實時記錄的功能，隨時自動記錄所需信息，必要時還應(yīng)輔以人工記錄，保證記錄的真實有效。

（3）完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施。在軟件方面，檔案管理部門要與軟件研發(fā)部門加強合作，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，達(dá)到信息資源共享，還要及時修復(fù)軟件的安全漏洞，隨時對防火墻和防毒軟件進行升級，做好安全等級訪問限制，保證檔案的真實性［5］；硬件方面，要完善電子檔案和計算機設(shè)備的保存設(shè)施，做好防盜措施，及時升級計算機系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)備，確保電子檔案信息在保存、傳輸和使用中的安全。

（4）加強教育，提高從業(yè)人員素質(zhì)。電子檔案具有十分重要的價值，從業(yè)人員的素質(zhì)對檔案質(zhì)量的影響很大，所以應(yīng)把好人員這一關(guān)，禁止缺乏職業(yè)道德、工作不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的人參與管理。要建立一整套嚴(yán)格的審查制度，從源頭上保證從業(yè)人員的道德品質(zhì)，從而維護電子檔案的安全［8］。

電子檔案在檔案工作中起到越來越重要的作用，它的普及已經(jīng)成為一種趨勢，為了保證其可靠性和長期有效性，我們已經(jīng)總結(jié)了許多經(jīng)驗，采取了相應(yīng)的技術(shù)措施，但這還不夠，還不能對電子檔案安全形成完善的保護體系，因此，需要研究更為先進的技術(shù)，更為完善的管理措施，使電子檔案作為社會的有用資源長久地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

［1］ 常鳳霞．淺議電子檔案與紙質(zhì)檔案的差異［J］．大慶社會科學(xué)，2008（2）：133－134．

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［3］ 楊貞．?dāng)?shù)字時代電子檔案與紙質(zhì)檔案并存［J］．城建檔案，2010（3）：41－42．

［4］ 陳劍．電子檔案的安全維護［J］．現(xiàn)代情報，2005（9）：143－145．

［5］ 王萍．電子檔案管理面臨的問題及對策［J］．蘭臺世界，2007（9）：38－39．

［6］ 梁兵．關(guān)于電子檔案保護的思考［J］．云南檔案，2003（4）：22－24．

［7］ 于雅萍．關(guān)于電子檔案保存與維護的策略研究［J］．華章，2011（9）：236．

［8］ 張良．電子文檔安全與保密的管理和技術(shù)探討［J］．安徽建筑工業(yè)學(xué)院學(xué)報：自然科學(xué)版，2007，15（6）：95－98．