□ 文/羅愛珍 江鵬

正確的物資分類和編碼在現(xiàn)代軟件管理物資過程中顯得格外重要。如果沒有物資分類和編碼，我們就不能用計(jì)算機(jī)對(duì)物資進(jìn)行管理。物資分類和編碼如果不正確，我們?cè)谖镔Y管理的過程中就會(huì)造成混亂：一是遺漏采購物資而缺貨，嚴(yán)重影響石油企業(yè)的生產(chǎn)和生活；二是會(huì)造成庫存積壓浪費(fèi)大量資金。物資和編碼的關(guān)系是一一對(duì)應(yīng)的。

物資分類和編碼

物資分類是將物資劃分為不同類別，對(duì)重要物資和非重要物資在整個(gè)物流過程中進(jìn)行差異化管理。物資編碼是指在計(jì)算機(jī)軟件管理物資的過程中，給所有物資編制號(hào)碼，使物資有它自己的身份證編碼。編碼是將所有軟件模塊串在一起的主線，物資所有信息都是依附在編碼上才能在軟件中運(yùn)行。軟件初始化最重要的工作是給物資編碼。軟件使用最大的優(yōu)點(diǎn)就是能將物資的各種信息永久保留，并能快捷地隨時(shí)查尋物資的歷史信息進(jìn)行管理分析，此外，還可從軟件中導(dǎo)出各種報(bào)表為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。

中國石油物資分類和編碼

自上世紀(jì)末，中國石油行業(yè)開始嘗試使用簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)軟件管理物資，當(dāng)時(shí)匯集各油田物資方面的專家對(duì)整個(gè)石油系統(tǒng)物資進(jìn)行分類和制定編碼：石油物資分為60個(gè)大類，每個(gè)大類又分為無數(shù)個(gè)中類，中類下面又分無數(shù)小類，小類下面是品名。其中大類是2位編碼、中類是2位編碼、小類是2位編碼、品名是2位編碼，到名稱已經(jīng)占據(jù)了8位編碼。后幾位編碼，不同的油田有不同的編法，有的是隨機(jī)的，有的是有嚴(yán)格的規(guī)定。編碼總位數(shù)是14位，最近有些油田因?yàn)槲粩?shù)不夠用而升級(jí)為18位，和中國居民身份證位數(shù)相同。

中國石油海外公司的物資分類和編碼

中國石油的大多數(shù)海外公司是和西方石油公司進(jìn)行聯(lián)合作業(yè)的，這些海外公司已經(jīng)將中國石油的管理經(jīng)驗(yàn)和西方石油公司的管理方法進(jìn)行了有效的結(jié)合。在中國石油海外公司中，蘇丹1/2/4項(xiàng)目是8位編碼，委內(nèi)瑞拉是8位編碼，北部扎旗是8位編碼，而哈薩克斯坦PK項(xiàng)目是5位編碼。這幾個(gè)海外公司只按聯(lián)合公司的實(shí)際情況進(jìn)行了簡(jiǎn)單一級(jí)分類。而蘇丹六區(qū)、3/7區(qū)，蘇丹煉油廠，阿塞拜疆等海外石油公司則完全按照中國石油物資管理的要求進(jìn)行分類和編碼，編碼是14位數(shù)。這些公司都能用計(jì)算機(jī)管理好物資的整個(gè)流程。

哈薩克斯坦PK公司正在使用SAP軟件管理物資，所有物資只簡(jiǎn)單分成38個(gè)大類，編碼位數(shù)僅5位，到目前為止PK公司整個(gè)油田物資已達(dá)到66,332個(gè)編碼。所有的編碼都是隨機(jī)的，物資描述是兩種語言（英語和俄語），兩種語言的應(yīng)用比全中文的國內(nèi)油田管理更為復(fù)雜。哈薩克斯坦PK公司軟件管理覆蓋物資流程的全過程。

建議對(duì)策

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的不斷升級(jí)和發(fā)展，中國石油的物資分類和編碼能否與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行精簡(jiǎn)化管理是值得思考和探討的。物資分類分到大類是合理的。中國石油集團(tuán)公司目前物資分為60大類，前兩位編碼作為大類已經(jīng)足夠使用。中類、小類4位數(shù)的編碼可以取消，強(qiáng)化物資名稱描述。在軟件管理中，如果需要重要物資信息，只要按名稱查詢，這類物資所有品種、規(guī)格和型號(hào)的物資都會(huì)顯示在列表中?，F(xiàn)在的計(jì)算機(jī)軟件非常智能，名稱排列同樣會(huì)按相同的物資規(guī)格大小顯示在一起，也可導(dǎo)出相應(yīng)的報(bào)表；如果需要類別方面的信息，到大類已經(jīng)足夠。國內(nèi)外多家公司的實(shí)踐證明：物資編碼的位數(shù)是8位至14位比較合理。

用一個(gè)復(fù)雜的物資分類和編碼，需要人員長期固定工作在一個(gè)崗位才能熟練地運(yùn)用好。物資分類和編碼最常用的人員是日常操作計(jì)算機(jī)物資采辦管理的人員。這些人員的崗位屬于重要崗位，按照現(xiàn)代化企業(yè)管理要求必須執(zhí)行輪崗制。繼續(xù)按照現(xiàn)有的物資分類和編碼方法會(huì)大大降低工作能效。中國石油作為現(xiàn)代化的國際化企業(yè)，在管理中的一些小小改變最終可能大大提高效率，節(jié)約成本。