王 淼

（黑龍江省司法警官學(xué)院）

一、高校干部人事檔案利用的現(xiàn)狀

高校干部人事檔案的利用主要有組織人事等部門(mén)利用檔案和個(gè)人利用檔案兩方面。一方面，組織人事等部門(mén)利用干部檔案是高校干部人事檔案利用工作的最主要形式。在選拔任用干部、干部外調(diào)政審、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)晉升、工資晉級(jí)、落實(shí)待遇、評(píng)優(yōu)選模、辦理退休及引進(jìn)人才等幾乎所有干部人事工作中，都需要查閱干部檔案，了解干部的真實(shí)全面的情況。干部檔案為干部人事工作的公平、公正提供了可靠的依據(jù)。另一方面，個(gè)人利用干部檔案是高校干部人事檔案利用工作的重要組成部分。高校注重師資隊(duì)伍建設(shè)，干部報(bào)考在職人員碩士學(xué)位申請(qǐng)、碩士研究生或博士研究生的比較多，需從干部檔案中復(fù)印學(xué)習(xí)成績(jī)表、論文評(píng)議書(shū)、授予學(xué)位決定等有關(guān)學(xué)歷、學(xué)位材料。另外，還有出國(guó)、公證等需利用個(gè)人檔案。

二、影晌高校干部人事檔案利用的原因

（一）過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密性，利用檔案手續(xù)繁瑣

干部檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，必須嚴(yán)格按照保密制度管理和利用干部檔案。但是，有的高校過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，人為地給干部檔案蒙上了一層神秘的面紗。利用一次檔案需部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、組織部、人事處、分管校領(lǐng)導(dǎo)等幾個(gè)部門(mén)蓋章簽字，手續(xù)十分繁瑣，大大影響了檔案的利用，也違背了檔案利用“以人為本”的原則。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

干部人事檔案管理人員應(yīng)該是專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人才。有的高校由于檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不足，把這個(gè)重要崗位作為安置站，安排一些別的崗位不好安置的人，導(dǎo)致檔案管理水平不高，影響了檔案的利用。一方面，個(gè)別管理者業(yè)務(wù)不熟不精，提供利用不能一次到位，需先查檢索，再找檔案，再按類(lèi)目查找所需內(nèi)容，甚至不能提供出全面真實(shí)的情況。另一方面，高校普遍存在檔案管理現(xiàn)代化水平低、利用靠原始手工操作、效率低下的問(wèn)題。

（三）檔案信息不全面、不準(zhǔn)確

由于種種原因，干部檔案中的信息存在不準(zhǔn)確、不全面的情況。例如，個(gè)別干部受利益驅(qū)動(dòng)，年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，使利用者難辨真?zhèn)巍?/p>

（四）觀念陳舊、思想保守

目前高校的干部人事檔案管理方法，大多還局限于“看堆式”的管理，重管理，輕服務(wù)，方法繁瑣，反應(yīng)較慢，現(xiàn)代化管理水平不高，干部人事檔案利用工作滯后于干部人事制度改革的進(jìn)程。

三、提高干部人事檔案服務(wù)效能的途徑

（一）更新觀念，強(qiáng)化制度，刪繁就簡(jiǎn)

首先，根據(jù)上級(jí)規(guī)定和本校的實(shí)際情況建章立制，搞好制度建設(shè)、制度創(chuàng)新，在確保檔案安全保密的情況下，刪繁就簡(jiǎn)，簡(jiǎn)化利用手續(xù)。其次，要揭開(kāi)檔案的神秘面紗，加大宣傳力度，有條件、有范圍地增加檔案的透明度?？梢圆扇n案有關(guān)制度上校園網(wǎng)等方式，增強(qiáng)干部的檔案意識(shí)，使干部了解檔案工作，特別是為檔案的保密和利用奠定良好的外部環(huán)境。

（二）全面收集，認(rèn)真鑒別，信息準(zhǔn)確

首先，建立收集網(wǎng)絡(luò)。高校多數(shù)因機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、人員縮編，干部檔案管理人員不足，必須建立以組織人事部門(mén)為主，其他處室機(jī)關(guān)和系院為輔的信息員隊(duì)伍，形成縱橫交錯(cuò)的信息收集網(wǎng)絡(luò)；同時(shí)，建立檔案材料上交制度，使材料形成部門(mén)能主動(dòng)上交檔案材料，充分發(fā)揮信息員的作用，使收集材料的主次渠道暢通，確保干部材料完整及時(shí)收集入檔。

其次，擴(kuò)大收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。隨著高校內(nèi)部管理體制改革的不斷深化，干部檔案原有的十類(lèi)內(nèi)容已不能滿(mǎn)足其歷史地、全面地反映干部情況的要求，也不能滿(mǎn)足檔案利用的要求。對(duì)此，可將干部的發(fā)明創(chuàng)造、論文論著、科研成果等反映其業(yè)績(jī)及能力的材料收集歸檔，使檔案成為能全面立體地反映干部個(gè)性特點(diǎn)和能力的信息庫(kù)。

第三，認(rèn)真鑒別，去偽存真。組織人事部門(mén)可根據(jù)有關(guān)政策，共同對(duì)檔案中的信息進(jìn)行審核確認(rèn)，杜絕年齡越來(lái)越小、工齡越來(lái)越長(zhǎng)的現(xiàn)象，保證檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、唯一性。

（三）認(rèn)真學(xué)習(xí)，強(qiáng)化素質(zhì)，提高水平

讓利用者感受到良好的服務(wù)環(huán)境，享受到良好的服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理人員素質(zhì)是關(guān)鍵，必須要強(qiáng)化三種素質(zhì)，即政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，努力提高服務(wù)水平。

（四）拓展渠道，主動(dòng)適應(yīng)，動(dòng)態(tài)服務(wù)

干部檔案利用的目的，就是要把“死檔案”變成“活信息”，因此，拓展利用服務(wù)渠道，開(kāi)發(fā)人才信息資源，是每個(gè)干部檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。我們要主動(dòng)適應(yīng)干部工作、人才工作的要求，不能處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，靜態(tài)服務(wù)為動(dòng)態(tài)服務(wù)。根據(jù)學(xué)校中心工作的需要，對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合分析，有數(shù)據(jù)、有分析，真正激活人才庫(kù)，為學(xué)校的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。例如，可以對(duì)每年流出人才的相關(guān)信息綜合后進(jìn)行分析，為學(xué)校調(diào)整人才政策提供參考；也可以分類(lèi)別、分層次對(duì)干部、教師、輔導(dǎo)員隊(duì)伍等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，如對(duì)干部隊(duì)伍的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，能夠直觀地了解干部隊(duì)伍現(xiàn)狀，包括年齡層次、學(xué)歷層次、職稱(chēng)層次、女干部、非黨干部比例等，可以為學(xué)校制定干部政策提供依據(jù)。